ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 66/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Opis zapytania
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z.o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron, narożne;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, inne wymagane, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany wykonane z paneli ściennych o wysokości min. 2,40 m;
• wykładzina standardowa, szara;
• wyposażenie stoiska: 4 krzesła, 1 stół okrągły, biały, 1 witryna przeszklona, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 5 punktów świetlnych nad panelami ściennymi, na których będą umieszczone grafiki;
• gniazda elektryczne: 1 gniazdko;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o grafiki podświetlane na obu ścianach wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości) w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38A, 15-113, Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong).
• Opis eksponatów: dermokosmetyki, suplementy diety;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• szacowana wartość eksponatów 1000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong – Warszawa (WAW) (przelot z jedną przesiadką, preferowany lot przez Helsinki), wylot z Warszawy 2 dni przed targami, lot powrotny: wylot z Hong Kongu w dniu po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w terminie zgodnym za zakupionymi biletami lotniczymi (4 noclegi);
• 1 pokój dwuosobowy lub 2 pokoje jednoosobowe (z łazienką);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien posiadać restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong; dojście z hotelu do miejsca targów max. 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla przejścia pieszo;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z.o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron, narożne;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, inne wymagane, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany wykonane z paneli ściennych o wysokości min. 2,40 m;
• wykładzina standardowa, szara;
• wyposażenie stoiska: 4 krzesła, 1 stół okrągły, biały, 1 witryna przeszklona, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 5 punktów świetlnych nad panelami ściennymi, na których będą umieszczone grafiki;
• gniazda elektryczne: 1 gniazdko;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o grafiki podświetlane na obu ścianach wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości) w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38A, 15-113, Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong).
• Opis eksponatów: dermokosmetyki, suplementy diety;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• szacowana wartość eksponatów 1000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong – Warszawa (WAW) (przelot z jedną przesiadką, preferowany lot przez Helsinki), wylot z Warszawy 2 dni przed targami, lot powrotny: wylot z Hong Kongu w dniu po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w terminie zgodnym za zakupionymi biletami lotniczymi (4 noclegi);
• 1 pokój dwuosobowy lub 2 pokoje jednoosobowe (z łazienką);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien posiadać restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong; dojście z hotelu do miejsca targów max. 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla przejścia pieszo;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Termin składania ofert
Wed Nov 04 09:00:00 GMT 2026
Lokalizacja
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Kategoria asortymentowa
Usługi hotelarskie
Organizacja imprez
Organizacja podróży
Usługi kurierskie i pocztowe
Usługi transportowe, logistyczne, spedycyjne i magazynowe
Usługi transportu pasażerskiego
Organizacja imprez
Organizacja podróży
Usługi kurierskie i pocztowe
Usługi transportowe, logistyczne, spedycyjne i magazynowe
Usługi transportu pasażerskiego
Dane nabywcy
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
