ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 66/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z.o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron, narożne;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, inne wymagane, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany wykonane z paneli ściennych o wysokości min. 2,40 m;
• wykładzina standardowa, szara;
• wyposażenie stoiska: 4 krzesła, 1 stół okrągły, biały, 1 witryna przeszklona, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 5 punktów świetlnych nad panelami ściennymi, na których będą umieszczone grafiki;
• gniazda elektryczne: 1 gniazdko;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o grafiki podświetlane na obu ścianach wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości) w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38A, 15-113, Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong).
• Opis eksponatów: dermokosmetyki, suplementy diety;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• szacowana wartość eksponatów 1000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong – Warszawa (WAW) (przelot z jedną przesiadką, preferowany lot przez Helsinki), wylot z Warszawy 2 dni przed targami, lot powrotny: wylot z Hong Kongu w dniu po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w terminie zgodnym za zakupionymi biletami lotniczymi (4 noclegi);
• 1 pokój dwuosobowy lub 2 pokoje jednoosobowe (z łazienką);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien posiadać restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong; dojście z hotelu do miejsca targów max. 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla przejścia pieszo;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi Cosmoprof Asia 2027, Hong Kong, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z.o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron, narożne;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, inne wymagane, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany wykonane z paneli ściennych o wysokości min. 2,40 m;
• wykładzina standardowa, szara;
• wyposażenie stoiska: 4 krzesła, 1 stół okrągły, biały, 1 witryna przeszklona, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 5 punktów świetlnych nad panelami ściennymi, na których będą umieszczone grafiki;
• gniazda elektryczne: 1 gniazdko;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o grafiki podświetlane na obu ścianach wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości) w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38A, 15-113, Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong).
• Opis eksponatów: dermokosmetyki, suplementy diety;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• szacowana wartość eksponatów 1000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong – Warszawa (WAW) (przelot z jedną przesiadką, preferowany lot przez Helsinki), wylot z Warszawy 2 dni przed targami, lot powrotny: wylot z Hong Kongu w dniu po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w terminie zgodnym za zakupionymi biletami lotniczymi (4 noclegi);
• 1 pokój dwuosobowy lub 2 pokoje jednoosobowe (z łazienką);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien posiadać restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Cosmoprof Asia 2027 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention & Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wan Chai, Wan Chai District, Hong Kong; dojście z hotelu do miejsca targów max. 30 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla przejścia pieszo;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
Wed Nov 04 09:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
