Dostawa, wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu CRM dla działu sprzedaży
Notice description
Nazwa: System CRM
Opis: Dostawa, wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu CRM dla działu sprzedaży - Wartość łączna
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
Zapytanie ofertowe
Dostawa, wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu CRM
dla działu sprzedaży
I.
Zamawiający
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. ul.
Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa zarejestrowany w rejestrze
przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774,
NIP: 5222482605, REGON: 016046030, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 PLN
Zaprasza do udziału w
postępowaniu, dla którego nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia
11 września 2019 roku.
II.
Przedmiot Zamówienia
Wybór, dostawa, konfiguracja, wdrożenie
oraz utrzymanie centralnego systemu CRM (Customer Relationship Management) dla
centralnego działu sprzedaży PHH i obiektów Grupy PHH, wraz z integracjami,
migracją danych, szkoleniami oraz wsparciem powdrożeniowym.
Celem Zamawiającego jest wdrożenie
jednolitego, centralnego narzędzia CRM wspierającego procesy sprzedażowe,
relacje z klientami B2B, raportowanie oraz zarządzanie procesem sprzedaży w
skali całej Grupy Kapitałowej PHH.
Szczegółowy Opis
Przedmiotu Zmówienia stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego.
III.
Termin składania ofert
1. Składanie
ofert nastąpi do dnia – 24.11.2026 r. do
godziny 12:00:00 za pośrednictwem platformy zakupowej OPEN NEXUS
2. Zamawiający
informuje, że składane oferty do czasu upłynięcia terminu składania ofert
pozostają zaszyfrowane bez możliwości ich odczytania.
3. Otwarcie
ofert nie jest jawne.
IV.
Termin realizacji zamówienia
Planowany termin podpisania umowy –
po zakończeniu postępowania zakupowego.
Okres obowiązywania: 24 miesiące
V.
Zasady składania ofert
1. Oferta
musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zaproszeniu do składania
ofert.
2. Ofertę
składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w
formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Oferta
musi zostać sporządzona w języku polskim.
4. Wykonawca
ma prawo złożyć tylko jedną ofertę podstawową wypełniając odpowiednio formularz
oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik
nr 2.
5. Oferta
oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez
umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do
podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w
stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym
lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie
oryginału lub kopii powinno być dołączone do składanych dokumentów lub
niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika
z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
6. Pozostałe
wymagane dokumenty należy dołączyć do oferty w formie elektronicznej, opatrzone
podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy lub w
postaci skanów dokumentów podpisanych własnoręcznie. W przypadku przedkładania
kopii dokumentów wymagane jest ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez
Wykonawcę.
7. Zamawiający
będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego,
jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 19.11.2026 r. do godz.
12:00.
8. Treść
zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH
Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich
Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora
pytania.
9. Wszelkie
zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez
kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie
prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego
przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.
VI.
Kryterium wyboru ofert oraz sposób
oceniania
Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą
liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:
1. cena – waga 50%
C=Cn/Co*50
o
C - ilość punktów uzyskanych w kryterium cena
o
Cn – Cena najniższa ze wszystkich ofert
o
Co – Cena analizowanej oferty
o
50 – waga kryterium „Cena”
2.
Integracja systemowa – 15 pkt
Ocena zostanie przyznana na podstawie zakresu i jakości
integracji oferowanego systemu CRM w szczególności w zakresie możliwości
pobierania raportów w różnych formatach, ich automatycznego przetwarzania oraz
implementacji danych w ujednoliconym formacie w systemie CRM
Punktacja (0–15 pkt):
o
15 punktów w przypadku pełnej integracji narzędzia z
raportami generowanymi z PMS (Opera v5; Opera Cloud; RH2; Prohot; S4H; Softor)
o
0 punktów w przypadku braku pełnej
integracji systemowej
3.
Zarządzanie kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym –
15 pkt
3.1.
Ocena zostanie przyznana na podstawie funkcjonalności
oferowanego systemu w zakresie zarządzania kontaktami i leadami, w tym
możliwości tworzenia indywidualnych portfolio klientów z przypisaniem do dedykowanego
opiekuna sprzedażowego, prowadzenia pełnej historii interakcji (rozmowy
telefoniczne, korespondencja e-mailowa, spotkania) we wszystkich obiektach, a
także automatycznego przypisywania leadów, segmentacji kontaktów oraz prowadzenia
notatek dotyczących potencjału klienta.
3.2.
Dodatkowo oceniane będzie wsparcie systemu w obszarze
zarządzania zespołem sprzedażowym, w szczególności dostępność raportów
sprzedażowych w czasie rzeczywistym, monitorowanie postępów działań
sprzedażowych oraz stopnia realizacji założonych celów (m.in. liczba telefonów,
spotkań), jak również funkcjonalności prognozowania wyników sprzedaży.
Punktacja (0-15 pkt.)
o
15 punktów w przypadku zakresu zarządzania kontaktami
opisanego w punkcie 3.1 i 3.2
o
10 punktów w przypadku ograniczonego zakresu zarządzania
kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym zgodnie z punktem 3.1
o
0 punktów - brak zarządzania kontaktami leadami oraz zespołem
sprzedażowym
4.
Automatyzacja procesów sprzedażowych i komunikacyjnych – 15
pkt:
Ocena zostanie przyznana na podstawie stopnia automatyzacji
procesów oferowanego systemu, w szczególności w zakresie automatyzacji
mailingów, przypomnień oraz zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,
obsługi follow-upów sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca
obowiązywania umów, a także funkcjonalności wspierających zarządzanie i
aktywizację kluczowych klientów (top accounts).
Punktacja (0–15 pkt):
o 15 punktów w przypadku
pełnej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych opisanych w
punkcie 4
o 10 punktów w przypadku
ograniczonej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z
uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C, obsługi follow-upów
sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca obowiązywania umów
o 0 punktów w przypadku braku
automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem
zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,
5. Wykorzystanie narzędzi AI do
identyfikacji i rekomendacji potencjalnych klientów – 5 pkt
Ocena zostanie przyznana na
podstawie zakresu i zaawansowania wykorzystania narzędzi opartych na sztucznej
inteligencji w oferowanym systemie, w szczególności w obszarze analizy
ogólnodostępnych źródeł internetowych w celu identyfikacji nowych firm, projektów
oraz inwestycji, a także zdolności systemu do automatycznego rekomendowania
potencjalnych klientów wraz z dostępnymi danymi kontaktowymi.
Punktacja (0–5 pkt):
o 5 punktów w przypadku
ograniczonego wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji
potencjalnych klientów:
Ø prognozy i rekomendacje AI
do generowania notatek sprzedażowych; zamiana komunikatów głosowych na tekst
Ø automatyczne wyszukiwanie
potencjalnych Klientów AI do analizy Internetu (nowe firmy, projekty,
inwestycje) i rekomendowania potencjalnych klientów wraz z kontaktem.
o 0 punktów w przypadku braku
wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji potencjalnych
klientów,
VII.
Wymagania formalne, merytoryczne i
handlowe
1. Wymogi
techniczne i formalne: przeniesienie pełni majątkowych praw autorskich do
wszystkich materiałów,
2. Dopuszczenie
wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia. udzielenie Zamówienia mogą
ubiegać się Wykonawcy, którzy:
o
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności
lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich
uprawnień;
o
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia;
o
nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie
zamówienia;
o
spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w
Załączniku nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia.
3. Odrzuceniu
podlega oferta, która:
1.
Odrzuceniu podlega oferta, która:
o
nie spełnia wymagań określonych w
niniejszym Zapytaniu
o
będzie złożona na zmodyfikowanym
formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz
oferty
o
zawiera błędy w obliczeniu ceny
powodujące istotne zmiany w treści oferty,
o
zawiera rażąco niską cenę w stosunku
do przedmiotu zamówienia,
o
zawiera omyłki polegające na
niezgodności z wymaganiami Zamawiającego,
o
została złożona przez Wykonawcę
podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu
o
jest nieważna na podstawie odrębnych
przepisów
W przypadku niedostarczenia
przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków
udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może
wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone
wraz z ofertą.
VIII.
Informacje o wymaganych oświadczeniach i
dokumentach
Zamawiający
wymaga złożenia następujących dokumentów:
o
Wypełniony formularz ofertowy stanowiący
Załącznik nr 2 (podpisany przez osobę upoważnioną).
o
podpisany Załącznik nr 3 – Wzór umowy
– stanowiący oświadczenie o akceptacji treści umowy.
Wykonawca zobowiązany jest do
akceptacji wzoru umowy stanowiącego załącznik do Zapytania ofertowego. Wszelkie
uwagi i propozycje zmian do treści umowy należy zgłaszać do dnia.19.11.2026 r.
do godz. 12:00, tj. w terminie przewidzianym na składanie pytań do
Zapytania ofertowego.
Zamawiający zastrzega, że po upływie
terminu składania ofert nie przewiduje negocjowania ani wprowadzania zmian
do istotnych postanowień umowy.
o
Załącznik nr 4 – Klauzule
informacyjne dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu
Wykonawcy będącego osobą fizyczną (RODO) – PHH - podpisany przez osobę
upoważnioną.
o
pełnomocnictwo – jeżeli ofertę
podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty
należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub
kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);
o
dokument potwierdzający, że Wykonawca
jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej
działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną
przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 500 000 zł. W przypadku braku
polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia
Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od
odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy;
takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.
IX.
Uwagi dodatkowe
1. Zamawiający,
w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania
ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania
ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie
poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje
się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.
2. Zamawiający
po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie
negocjacji handlowych i prawnych:
3. negocjacje
mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu lub których
oferty nie zostały odrzucone,
a) negocjacje
mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu
z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę
(lub jedyną ofertę),
b) terminie
i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez
Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,
c) negocjacje
mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,
d) oferta
złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż
oferta złożona w postępowaniu,
4. Zaproszenie
do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.
5. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym
jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego
tytułu żadne roszczenia.
6. Zamawiający
nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
7. W
kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy
Kodeksu cywilnego.
8. Wykonawca
może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone
przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.
9. Wykonawca
pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania
ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
10. Wykonawca,
składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego
zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie
zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez
zamawiającego w ostatecznej treści umowy.
11. Zamawiający
może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
12. W
toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze
informacje odnośnie treści złożonych ofert.
13. Informacje
zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane
wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
14. Dokument
oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i
nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.
15. Zamawiający
nie ma obowiązku poinformowania Oferentów o wyniku postępowania.
X.
Załączniki
§ Załącznik nr 1 - Opis Przedmiotu
Zmówienia
§ Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy.
§ Załącznik nr 3 – Wzór umowy.
§ Załącznik nr 4 – Klauzula
informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu
Wykonawcy będącego osobą fizyczną (RODO)
§ Załącznik nr 5 – Kodeks Postępowania
Dostawców.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Integracja systemowa (- 15 punktów w przypadku pełnej integracji narzędzia z raportami generowanymi z PMS (Opera v5; Opera Cloud; RH2; Prohot; S4H; Softor)
- 0 punktów w przypadku braku pełnej integracji systemowej
)
Zarządzanie kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym (- 15 punktów w przypadku zakresu zarządzania kontaktami opisanego w punkcie 3.1 i 3.2
- 10 punktów w przypadku ograniczonego zakresu zarządzania kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym zgodnie z punktem 3.1
- 0 punktów - brak zarządzania kontaktami leadami oraz zespołem sprzedażowym)
Automatyzacja procesów sprzedażowych i komunikacyjnych (- 15 punktów w przypadku pełnej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych opisanych w punkcie 4
- 10 punktów w przypadku ograniczonej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C, obsługi follow-upów sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca obowiązywania umów
- 0 punktów w przypadku braku automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,)
Wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji potencjalnych klientów (- 5 punktów w przypadku wykorzystania narzędzi AI
- 0 punktów w przypadku braku wykorzystanie narzędzi AI )
Podpisany Załącznik nr 3 – Wzór umowy (akceptacja treści umowy)
Podpisany załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna (akceptacja Klauzuli informacyjnej)
Polisa OC (kopia polisy OC lub oświadczenie o przedstawieniu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną 500 000,00 zł przed podpisaniem umowy)
Opis: Dostawa, wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu CRM dla działu sprzedaży - Wartość łączna
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
Zapytanie ofertowe
Dostawa, wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu CRM
dla działu sprzedaży
I.
Zamawiający
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. ul.
Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa zarejestrowany w rejestrze
przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774,
NIP: 5222482605, REGON: 016046030, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 PLN
Zaprasza do udziału w
postępowaniu, dla którego nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia
11 września 2019 roku.
II.
Przedmiot Zamówienia
Wybór, dostawa, konfiguracja, wdrożenie
oraz utrzymanie centralnego systemu CRM (Customer Relationship Management) dla
centralnego działu sprzedaży PHH i obiektów Grupy PHH, wraz z integracjami,
migracją danych, szkoleniami oraz wsparciem powdrożeniowym.
Celem Zamawiającego jest wdrożenie
jednolitego, centralnego narzędzia CRM wspierającego procesy sprzedażowe,
relacje z klientami B2B, raportowanie oraz zarządzanie procesem sprzedaży w
skali całej Grupy Kapitałowej PHH.
Szczegółowy Opis
Przedmiotu Zmówienia stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego.
III.
Termin składania ofert
1. Składanie
ofert nastąpi do dnia – 24.11.2026 r. do
godziny 12:00:00 za pośrednictwem platformy zakupowej OPEN NEXUS
2. Zamawiający
informuje, że składane oferty do czasu upłynięcia terminu składania ofert
pozostają zaszyfrowane bez możliwości ich odczytania.
3. Otwarcie
ofert nie jest jawne.
IV.
Termin realizacji zamówienia
Planowany termin podpisania umowy –
po zakończeniu postępowania zakupowego.
Okres obowiązywania: 24 miesiące
V.
Zasady składania ofert
1. Oferta
musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zaproszeniu do składania
ofert.
2. Ofertę
składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w
formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Oferta
musi zostać sporządzona w języku polskim.
4. Wykonawca
ma prawo złożyć tylko jedną ofertę podstawową wypełniając odpowiednio formularz
oferty na platformie oraz formularz oferty Zamawiającego stanowiący Załącznik
nr 2.
5. Oferta
oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez
umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do
podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w
stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym
lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie
oryginału lub kopii powinno być dołączone do składanych dokumentów lub
niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika
z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
6. Pozostałe
wymagane dokumenty należy dołączyć do oferty w formie elektronicznej, opatrzone
podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy lub w
postaci skanów dokumentów podpisanych własnoręcznie. W przypadku przedkładania
kopii dokumentów wymagane jest ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez
Wykonawcę.
7. Zamawiający
będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego,
jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 19.11.2026 r. do godz.
12:00.
8. Treść
zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH
Open NEXUS na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich
Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora
pytania.
9. Wszelkie
zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez
kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie
prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego
przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.
VI.
Kryterium wyboru ofert oraz sposób
oceniania
Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą
liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:
1. cena – waga 50%
C=Cn/Co*50
o
C - ilość punktów uzyskanych w kryterium cena
o
Cn – Cena najniższa ze wszystkich ofert
o
Co – Cena analizowanej oferty
o
50 – waga kryterium „Cena”
2.
Integracja systemowa – 15 pkt
Ocena zostanie przyznana na podstawie zakresu i jakości
integracji oferowanego systemu CRM w szczególności w zakresie możliwości
pobierania raportów w różnych formatach, ich automatycznego przetwarzania oraz
implementacji danych w ujednoliconym formacie w systemie CRM
Punktacja (0–15 pkt):
o
15 punktów w przypadku pełnej integracji narzędzia z
raportami generowanymi z PMS (Opera v5; Opera Cloud; RH2; Prohot; S4H; Softor)
o
0 punktów w przypadku braku pełnej
integracji systemowej
3.
Zarządzanie kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym –
15 pkt
3.1.
Ocena zostanie przyznana na podstawie funkcjonalności
oferowanego systemu w zakresie zarządzania kontaktami i leadami, w tym
możliwości tworzenia indywidualnych portfolio klientów z przypisaniem do dedykowanego
opiekuna sprzedażowego, prowadzenia pełnej historii interakcji (rozmowy
telefoniczne, korespondencja e-mailowa, spotkania) we wszystkich obiektach, a
także automatycznego przypisywania leadów, segmentacji kontaktów oraz prowadzenia
notatek dotyczących potencjału klienta.
3.2.
Dodatkowo oceniane będzie wsparcie systemu w obszarze
zarządzania zespołem sprzedażowym, w szczególności dostępność raportów
sprzedażowych w czasie rzeczywistym, monitorowanie postępów działań
sprzedażowych oraz stopnia realizacji założonych celów (m.in. liczba telefonów,
spotkań), jak również funkcjonalności prognozowania wyników sprzedaży.
Punktacja (0-15 pkt.)
o
15 punktów w przypadku zakresu zarządzania kontaktami
opisanego w punkcie 3.1 i 3.2
o
10 punktów w przypadku ograniczonego zakresu zarządzania
kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym zgodnie z punktem 3.1
o
0 punktów - brak zarządzania kontaktami leadami oraz zespołem
sprzedażowym
4.
Automatyzacja procesów sprzedażowych i komunikacyjnych – 15
pkt:
Ocena zostanie przyznana na podstawie stopnia automatyzacji
procesów oferowanego systemu, w szczególności w zakresie automatyzacji
mailingów, przypomnień oraz zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,
obsługi follow-upów sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca
obowiązywania umów, a także funkcjonalności wspierających zarządzanie i
aktywizację kluczowych klientów (top accounts).
Punktacja (0–15 pkt):
o 15 punktów w przypadku
pełnej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych opisanych w
punkcie 4
o 10 punktów w przypadku
ograniczonej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z
uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C, obsługi follow-upów
sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca obowiązywania umów
o 0 punktów w przypadku braku
automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem
zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,
5. Wykorzystanie narzędzi AI do
identyfikacji i rekomendacji potencjalnych klientów – 5 pkt
Ocena zostanie przyznana na
podstawie zakresu i zaawansowania wykorzystania narzędzi opartych na sztucznej
inteligencji w oferowanym systemie, w szczególności w obszarze analizy
ogólnodostępnych źródeł internetowych w celu identyfikacji nowych firm, projektów
oraz inwestycji, a także zdolności systemu do automatycznego rekomendowania
potencjalnych klientów wraz z dostępnymi danymi kontaktowymi.
Punktacja (0–5 pkt):
o 5 punktów w przypadku
ograniczonego wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji
potencjalnych klientów:
Ø prognozy i rekomendacje AI
do generowania notatek sprzedażowych; zamiana komunikatów głosowych na tekst
Ø automatyczne wyszukiwanie
potencjalnych Klientów AI do analizy Internetu (nowe firmy, projekty,
inwestycje) i rekomendowania potencjalnych klientów wraz z kontaktem.
o 0 punktów w przypadku braku
wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji potencjalnych
klientów,
VII.
Wymagania formalne, merytoryczne i
handlowe
1. Wymogi
techniczne i formalne: przeniesienie pełni majątkowych praw autorskich do
wszystkich materiałów,
2. Dopuszczenie
wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia. udzielenie Zamówienia mogą
ubiegać się Wykonawcy, którzy:
o
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności
lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich
uprawnień;
o
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia;
o
nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie
zamówienia;
o
spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w
Załączniku nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia.
3. Odrzuceniu
podlega oferta, która:
1.
Odrzuceniu podlega oferta, która:
o
nie spełnia wymagań określonych w
niniejszym Zapytaniu
o
będzie złożona na zmodyfikowanym
formularzu innym niż załączony przez Zamawiającego-Załącznik nr 2 – Formularz
oferty
o
zawiera błędy w obliczeniu ceny
powodujące istotne zmiany w treści oferty,
o
zawiera rażąco niską cenę w stosunku
do przedmiotu zamówienia,
o
zawiera omyłki polegające na
niezgodności z wymaganiami Zamawiającego,
o
została złożona przez Wykonawcę
podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu
o
jest nieważna na podstawie odrębnych
przepisów
W przypadku niedostarczenia
przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków
udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może
wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia, ale powinny być one złożone
wraz z ofertą.
VIII.
Informacje o wymaganych oświadczeniach i
dokumentach
Zamawiający
wymaga złożenia następujących dokumentów:
o
Wypełniony formularz ofertowy stanowiący
Załącznik nr 2 (podpisany przez osobę upoważnioną).
o
podpisany Załącznik nr 3 – Wzór umowy
– stanowiący oświadczenie o akceptacji treści umowy.
Wykonawca zobowiązany jest do
akceptacji wzoru umowy stanowiącego załącznik do Zapytania ofertowego. Wszelkie
uwagi i propozycje zmian do treści umowy należy zgłaszać do dnia.19.11.2026 r.
do godz. 12:00, tj. w terminie przewidzianym na składanie pytań do
Zapytania ofertowego.
Zamawiający zastrzega, że po upływie
terminu składania ofert nie przewiduje negocjowania ani wprowadzania zmian
do istotnych postanowień umowy.
o
Załącznik nr 4 – Klauzule
informacyjne dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu
Wykonawcy będącego osobą fizyczną (RODO) – PHH - podpisany przez osobę
upoważnioną.
o
pełnomocnictwo – jeżeli ofertę
podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty
należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub
kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);
o
dokument potwierdzający, że Wykonawca
jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej
działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną
przez Zamawiającego w wysokości nie mniejszej niż 500 000 zł. W przypadku braku
polisy w momencie przesłania Oferty możliwe jest przesłanie oświadczenia
Oferenta, w którym zobowiązuje się do przedstawienia ubezpieczenia od
odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną przed podpisaniem umowy;
takie oświadczenie powinno być podpisane przez osobę upoważnioną.
IX.
Uwagi dodatkowe
1. Zamawiający,
w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania
ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania
ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie
poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje
się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.
2. Zamawiający
po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie
negocjacji handlowych i prawnych:
3. negocjacje
mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu lub których
oferty nie zostały odrzucone,
a) negocjacje
mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu
z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę
(lub jedyną ofertę),
b) terminie
i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez
Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,
c) negocjacje
mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,
d) oferta
złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż
oferta złożona w postępowaniu,
4. Zaproszenie
do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.
5. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym
jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego
tytułu żadne roszczenia.
6. Zamawiający
nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
7. W
kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy
Kodeksu cywilnego.
8. Wykonawca
może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone
przez Zamawiającego Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.
9. Wykonawca
pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania
ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
10. Wykonawca,
składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego
zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie
zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez
zamawiającego w ostatecznej treści umowy.
11. Zamawiający
może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
12. W
toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze
informacje odnośnie treści złożonych ofert.
13. Informacje
zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane
wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
14. Dokument
oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i
nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.
15. Zamawiający
nie ma obowiązku poinformowania Oferentów o wyniku postępowania.
X.
Załączniki
§ Załącznik nr 1 - Opis Przedmiotu
Zmówienia
§ Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy.
§ Załącznik nr 3 – Wzór umowy.
§ Załącznik nr 4 – Klauzula
informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu
Wykonawcy będącego osobą fizyczną (RODO)
§ Załącznik nr 5 – Kodeks Postępowania
Dostawców.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Integracja systemowa (- 15 punktów w przypadku pełnej integracji narzędzia z raportami generowanymi z PMS (Opera v5; Opera Cloud; RH2; Prohot; S4H; Softor)
- 0 punktów w przypadku braku pełnej integracji systemowej
)
Zarządzanie kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym (- 15 punktów w przypadku zakresu zarządzania kontaktami opisanego w punkcie 3.1 i 3.2
- 10 punktów w przypadku ograniczonego zakresu zarządzania kontaktami, leadami oraz zespołem sprzedażowym zgodnie z punktem 3.1
- 0 punktów - brak zarządzania kontaktami leadami oraz zespołem sprzedażowym)
Automatyzacja procesów sprzedażowych i komunikacyjnych (- 15 punktów w przypadku pełnej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych opisanych w punkcie 4
- 10 punktów w przypadku ograniczonej automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C, obsługi follow-upów sprzedażowych, generowania alertów dotyczących końca obowiązywania umów
- 0 punktów w przypadku braku automatyzacji procesów sprzedażowych i komunikacyjnych z uwzględnieniem zadań cyklicznych w relacjach B2B i B2C,)
Wykorzystanie narzędzi AI do identyfikacji i rekomendacji potencjalnych klientów (- 5 punktów w przypadku wykorzystania narzędzi AI
- 0 punktów w przypadku braku wykorzystanie narzędzi AI )
Podpisany Załącznik nr 3 – Wzór umowy (akceptacja treści umowy)
Podpisany załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna (akceptacja Klauzuli informacyjnej)
Polisa OC (kopia polisy OC lub oświadczenie o przedstawieniu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na ww. sumę gwarancyjną 500 000,00 zł przed podpisaniem umowy)
Time limit for receipt of tenders
2026-11-24 11:00:00.0
Category assortment
Licences and software
Buyer details
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o.
