Sukcesywne dostawy opakowań, wyrobów jednorazowego użytku oraz serwetek na potrzeby hoteli i obiektów GK PHH
Notice description
Opis i specyfikacja:
Zapytanie ofertowe
Zamawiający
oczekuje, że Oferenci zapoznają się dokładnie z treścią niniejszego Zapytania.
Oferent ponosi ryzyko niedostarczenia wszystkich wymaganych informacji i
dokumentów, oraz przedłożenia oferty nieodpowiadającej wymaganiom określonym
przez Zamawiającego.
I.
Informacje
ogólne – Zamawiający
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.
ul. Komitetu Obrony Robotników 39G,
02-148 Warszawa
NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774
Zamawiający oświadcza, że posiada
status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o
przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j.
Dz. U. 2023 poz. 1790). Oświadczenie składa się na podstawie art. 4c wyżej
wymienionej ustawy.
Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje
się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
z 11 września 2019 r.
Zapytanie ofertowe na sukcesywne dostawy opakowań,
wyrobów jednorazowych i serwetek na potrzeby Grupy Kapitałowej PHH
Prowadzone na podstawie Jednolitych
Zasad Zakupowych GK PHH w trybie podstawowym.
II.
Opis
przedmiotu zamówienia
1.
Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy opakowań,
wyrobów jednorazowego użytku oraz serwetek na potrzeby obiektów hotelowych
Zamawiającego, realizowane na podstawie bieżących zamówień składanych w okresie
obowiązywania umowy.
2.
Zakres
asortymentowy obejmuje w szczególności:
CZĘŚĆ I
·
kubki i kufle, w tym kubki papierowe z pokrywkami oraz
wyroby rPET/PP;
·
pojemniki i pudełka do dań, sosów, sałatek, kanapek i
produktów na wynos;
·
talerze i miski;
·
sztućce i zestawy sztućców;
·
słomki, mieszadełka, patyczki, wykałaczki i pozostały
asortyment typu finger food;
·
folie, torby
CZĘŚĆ
II
·
serwetki, w tym serwetki celulozowe, fizelinowe, do
dyspenserów oraz etui/kieszonki na sztućce;
oraz pozostałe pozycje wskazane w
Arkuszu cenowym.
3.
Szczegółowy asortyment, parametry produktów, jednostki
miary, obiekty oraz szacunkowe zapotrzebowanie określają Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy / zestawienie
zapotrzebowania. Parametry wskazane w załączniku należy traktować
jako wymagane lub równoważne, z zachowaniem wskazanych cech funkcjonalnych i
jakościowych.
4.
Ilości wskazane w Arkuszu cenowym mają charakter
szacunkowy i służą porównaniu ofert oraz określeniu przewidywanej skali
zamówienia. Nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do zakupu pełnych ilości.
Rzeczywiste zamówienia będą wynikały z bieżącego zapotrzebowania obiektów.
5.
Zamawiający zastrzega możliwość zamawiania wyłącznie
części pozycji asortymentowych oraz zmian ilości pomiędzy pozycjami/obiektami,
z zachowaniem cen jednostkowych i warunków umowy.
III.
Okres
obowiązywania umowy, miejsca i zasady dostaw
1.
Planowany okres obowiązywania umowy: 24 miesiące od
dnia jej zawarcia
2.
Dostawy będą
realizowane sukcesywnie do obiektów wskazanych w Załączniku nr 1, na podstawie
zamówień składanych przez upoważnione osoby.
3.
Wykonawca powinien wskazać standardowy termin
realizacji dostawy od momentu złożenia zamówienia. Rekomendowane wymaganie: nie
dłużej niż 3 dni robocze, o ile dla danej pozycji Zamawiający nie uzgodni
inaczej.
4.
Ceny
jednostkowe powinny obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia, w tym
opakowanie, transport, rozładunek i dostawę do wskazanego obiektu, bez
dodatkowych opłat logistycznych, z zastrzeżeniem warunków wskazanych w umowie.
5.
Dostawy powinny być realizowane w opakowaniach
zbiorczych zapewniających bezpieczeństwo, higienę i niepogorszenie jakości
produktów w transporcie i magazynowaniu.
Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu
informacje i dokumentację dotyczącą oferowanych i dostarczanych produktów, w
zakresie niezbędnym do potwierdzenia ich zgodności z wymaganiami określonymi w
niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz obowiązującymi przepisami prawa
IV.
Wymagania
formalne, jakościowe, handlowe i ESG
1.
Oferowany asortyment musi być fabrycznie nowy,
pełnowartościowy, wolny od wad fizycznych i prawnych, dopuszczony do obrotu i –
jeżeli dotyczy – przeznaczony do kontaktu z żywnością.
2.
Oferowane opakowania oraz wyroby jednorazowego użytku
muszą spełniać wszystkie mające zastosowanie wymogi prawa Unii Europejskiej
oraz prawa krajowego, obowiązujące w okresie trwania umowy, w szczególności
dotyczące opakowań, produktów jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych oraz
materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością.
3.
W szczególności
Wykonawca zapewnia zgodność – w zakresie mającym zastosowanie do oferowanego
asortymentu – z:
·
Rozporządzeniem (UE) 2025/40 (PPWR), w sprawie
opakowań i odpadów opakowaniowych, z uwzględnieniem terminów rozpoczęcia
stosowania poszczególnych wymagań
·
Dyrektywą (UE) 2019/904 (SUP) – w szczególności w
zakresie ograniczeń wprowadzania do obrotu, oznakowania i innych obowiązków
dotyczących danego asortymentu;
·
Rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004 – w zakresie
ogólnych wymagań bezpieczeństwa materiałów do kontaktu z żywnością;
·
Rozporządzeniem (UE) nr 10/2011 – w przypadku wyrobów
z tworzyw sztucznych;
·
Innymi przepisami prawa mającymi zastosowanie do
danego produktu.
4.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zgodność
dostarczanego asortymentu z wymaganiami obowiązującymi w okresie realizacji
umowy, z uwzględnieniem terminów rozpoczęcia stosowania poszczególnych wymagań
wynikających ze zmiany przepisów lub wejścia w życie nowych regulacji.
5.
W przypadku zmiany wymagań prawnych mających wpływ na
oferowany asortyment Wykonawca zobowiązany jest odpowiednio dostosować
produkt/opakowanie lub zaproponować rozwiązanie zapewniające jego dalszą
zgodność z prawem.
6.
Wykonawca zobowiązany jest posiadać dokumentację i
informacje dotyczące oferowanych produktów/opakowań, odpowiednie do ich rodzaju
i wymagań.
7.
Na żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi w
szczególności:
a)
specyfikację produktu;
b) kartę
produktu;
c) informacje
o składzie materiałowym;
d) informacje
o masie jednostkowej;
e) informacje
o rodzaju zastosowanego materiału lub tworzywa;
f)
informacje o zawartości materiału pochodzącego z
recyklingu;
g) deklarację
zgodności;
h) dokumentację
dotyczącą kontaktu z żywnością;
i)
dokumentację dotyczącą innych właściwości produktu
wymaganych przepisami prawa lub niniejszym Zapytaniem ofertowym..
8.
Dokumentacja powinna umożliwiać jednoznaczne
przypisanie jej do konkretnej pozycji asortymentowej, w szczególności poprzez
nazwę, kod produktu, numer katalogowy lub inne oznaczenie pozwalające na jego
identyfikację.
9.
Wykonawca zobowiązany jest przekazać żądaną
dokumentację w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia otrzymania
żądania Zamawiającego, chyba że charakter dokumentu uzasadnia uzgodnienie
innego terminu.
10. W przypadku
gdy Wykonawca nie jest producentem produktu/opakowania, zobowiązany jest
pozyskać wymagane informacje i dokumenty od producenta lub innego właściwego
podmiotu.
11. Wykonawca
zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu raz na kwartał zestawienie produktów
dostarczonych w danym kwartale do poszczególnych obiektów Zamawiającego, w
terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia każdego kwartału kalendarzowego.
12. Zestawienie
powinno być przekazywane w formacie edytowalnym, w szczególności XLSX lub CSV,
z podziałem na poszczególne obiekty i pozycje asortymentowe oraz zawierać co
najmniej:
·
obiekt;
·
nazwę i kod produktu;
·
producenta;
·
ilość dostarczonego produktu;
·
jednostkę miary;
·
masę jednostkową danego produktu;
·
rodzaju materiału, a w przypadku produktów
zawierających tworzywa sztuczne – rodzaju zastosowanego tworzywa/polimeru.
13. Na żądanie
Zamawiającego Wykonawca uzupełni zestawienie o dostępne informacje dotyczące
zawartości materiału pochodzącego z recyklingu, jeżeli informacje te mają
zastosowanie do danego produktu.
14. Wykonawca
zobowiązany jest, na żądanie Zamawiającego, wyjaśnić stwierdzone rozbieżności,
uzupełnić brakujące dane lub skorygować zestawienie.
15. Wykonawca
odpowiada za kompletność, prawdziwość i aktualność przekazywanych danych.
16. W przypadku
gdy Wykonawca jest w stanie zapewnić przekazywanie zestawień z większą
częstotliwością lub w rozszerzonym zakresie danych, Zamawiający może uwzględnić
ten zakres w ramach kryterium oceny ofert określonego w pkt VI.
17. W przypadku
produktów zawierających tworzywa sztuczne Wykonawca powinien wskazać rodzaj
zastosowanego tworzywa oraz – jeżeli dotyczy – zawartość materiału pochodzącego
z recyklingu.
18. Deklarowana
zawartość materiału pochodzącego z recyklingu powinna być możliwa do
potwierdzenia odpowiednią dokumentacją producenta lub innym wiarygodnym
dokumentem.
19. Wykonawca
nie może przekazywać Zamawiającemu informacji lub deklaracji dotyczących
właściwości środowiskowych produktu, które nie znajdują potwierdzenia w
posiadanej dokumentacji.
20. Zamawiający
wymaga zapewnienia stałej jakości produktów w okresie umowy. Zmiana producenta,
materiału lub istotnych parametrów zaoferowanej pozycji wymaga uprzedniego
poinformowania Zamawiającego. Jeżeli zmiana może mieć wpływ na zgodność
produktu z wymaganiami niniejszego Zapytania ofertowego, jego parametry
środowiskowe lub parametry, na podstawie których oferta została oceniona,
wymaga ona uprzedniej akceptacji Zamawiającego.
21. W przypadku
zmiany produktu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aktualne informacje i
dokumentację dotyczącą nowego produktu, jeżeli są wymagane zgodnie z niniejszym
Zapytaniem ofertowym
22. W przypadku
reklamacji jakościowej lub ilościowej Wykonawca zobowiązany będzie do
niezwłocznego uzupełnienia braków lub wymiany wadliwego asortymentu w terminie
uzgodnionym w umowie.
23. Jeżeli
Wykonawca poweźmie informację o niezgodności dostarczanego produktu z
wymaganiami prawa, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym
Zamawiającego oraz wskazać produkty, których niezgodność może dotyczyć.
V.
Wymagania
dla Wykonawcy
1.
Zamawiający wymaga złożenia co najmniej następujących
dokumentów, podpisanych przez osobę upoważnioną zgodnie z zasadami
postępowania:
·
wypełniony Załącznik nr 1 – Arkusz cenowy /
zestawienie zapotrzebowania, zawierający ceny jednostkowe netto, stawkę VAT,
wartości oraz dane oferowanego produktu;
·
formularz ofertowy / oświadczenie Wykonawcy;
·
wydruk KRS lub CEIDG;
·
pełnomocnictwo – jeżeli sposób reprezentacji tego
wymaga;
·
oświadczenie o akceptacji wzoru umowy;
·
dokument potwierdzający ubezpieczenie OC w zakresie
działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną wskazaną
przez Zamawiającego [KWOTA DO USTALENIA];
·
dla produktów, dla których ma to zastosowanie:
deklaracje zgodności/specyfikacje/karty produktu potwierdzające wymagania
prawne i materiałowe;
·
dokumenty wymagane do punktacji w kryterium
zrównoważonego rozwoju, zgodnie z pkt VI.
2.
Zamawiający może przed wyborem oferty żądać
dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień dotyczących parametrów oferowanych
produktów.
3.
Zamawiający może żądać próbek wybranych pozycji przed
wyborem oferty lub przed pierwszą dostawą.
VI.
KRYTERIA
OCENY OFERT
1.
Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą
łączną liczbę punktów.
·
Cena – waga 90%
C = Cn / Co × 90, gdzie: C – liczba
punktów w kryterium Cena; Cn – najniższa porównywana cena oferty; Co – cena
analizowanej oferty. Do porównania ofert przyjmuje się łączną wartość koszyka
kalkulacyjnego wynikającą z cen jednostkowych i szacunkowych ilości z
Załącznika nr 1.
·
Aspekty zrównoważonego rozwoju (ZR) – waga 10%
Liczba punktów w kryterium ZR
stanowi sumę punktów uzyskanych w poniższych pod kryteriach; maksymalnie 10
pkt.
Podkryterium
Sposób oceny
Maks. pkt
System zarządzania środowiskowego
wykonawcy
Brak systemu – 0 pkt; wdrożony
system zarządzania środowiskowego bez certyfikacji – 1 pkt; Certyfikowany
system zarządzania środowiskowego zgodny z ISO 14001 lub EMAS – 3 pkt.
Wymagany ważny dokument potwierdzający wdrożenie lub certyfikację system u
wykonawcy.
3
Zawartość materiału pochodzącego
z recyklingu (PCR)
Udział pozycji asortymentowych
zawierających materiał pochodzący z recyklingu (PCR) w całkowitej liczbie
pozycji asortymentowych wskazanych przez Zamawiającego w Załączniku nr 1 jako
pozycje, dla których zastosowanie materiału pochodzącego z recyklingu jest
możliwe.0% – 0 pkt; >0–10% – 1 pkt; >10% –20% – 2 pkt; >20% – 3 pkt.
Wykonawca zobowiązany jest wskazać w formularzu ofertowym pozycje
asortymentowe zawierające materiał pochodzący z recyklingu (PCR) oraz podać
deklarowany udział tego materiału w oferowanym produkcie.
3
Rozszerzony zakres raportowania
Standardowe zestawienie kwartalne
– 0 pkt; kwartalne zestawienie rozszerzone o dane materiałowe i środowiskowe
dla zamawianego asortymentu – 2 pkt; miesięczne zestawienie rozszerzone o
dane materiałowe i środowiskowe dla poszczególnych pozycji– 4 pkt.
4
Łączna punktacja: P = C + ZR. W
przypadku równej liczby punktów Zamawiający może zastosować dodatkowe
negocjacje lub zasady rozstrzygające określone w dokumentacji postępowania.
2.
W przypadku kryterium dotyczącego zawartości recyklatu
ocenie podlegają wyłącznie pozycje, dla których Wykonawca wskazał konkretny
produkt oferowany w ramach danej pozycji asortymentowej oraz dla których
deklarowana zawartość PCR może zostać potwierdzona dokumentacją producenta
produktu lub innym wiarygodnym dokumentem.
3.
Na potrzeby oceny kryterium dotyczącego zawartości
recyklatu Zamawiający określa w
Załączniku nr 1 pozycje asortymentowe, dla których zastosowanie materiału
pochodzącego z recyklingu jest możliwe i które są uwzględniane w kalkulacji
udziału
4.
W przypadku braku dokumentu potwierdzającego
deklarowaną zawartość PCR dana pozycja nie będzie uwzględniana jako pozycja
zawierająca PCR na potrzeby oceny kryterium.
5.
Dokument potwierdzający zawartość PCR powinien odnosić
się do konkretnego produktu wskazanego w ofercie, a nie wyłącznie do marki,
grupy produktowej lub linii produktowej.
6.
W przypadku kryterium dotyczącego systemu zarządzania
środowiskowego dokument potwierdzający wdrożenie systemu lub certyfikację i
powinien umożliwiać identyfikację podmiotu dla którego został wystawiony.
VII.
ZASADY
SKŁADANIA OFERT
1.
Oferta musi być sporządzona zgodnie z
wymaganiami niniejszego Zapytania ofertowego i w języku polskim.
2.
Oferta
zostanie złożona elektronicznie za pośrednictwem platformy zakupowej PHH – Open
Nexus, zgodnie z instrukcjami postępowania.
3.
Wykonawca
może złożyć jedną ofertę podstawową, obejmującą wymagany zakres postępowania.
4.
Oferta i wymagane oświadczenia powinny być
podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy; jeżeli wymagane –
kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5.
Pytania do treści postępowania należy kierować
wyłącznie przez platformę zakupową, w terminie umożliwiającym Zamawiającemu
udzielenie odpowiedzi przed terminem składania ofert.
VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1.
Termin składania ofert: [DATA] do godz. [GODZINA], za
pośrednictwem platformy zakupowej PHH.
2.
Otwarcie ofert nie jest jawne.
IX.
UWAGI
DODATKOWE
1.
Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert
zmienić treść Zapytania ofertowego lub przedłużyć termin składania ofert.
2.
Po ocenie formalnej i merytorycznej Zamawiający
dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych z Wykonawcami
spełniającymi warunki postępowania.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia
postępowania bez wyboru oferty na każdym etapie, bez podania przyczyny, na
zasadach wskazanych w dokumentacji.
4.
Wykonawca pozostaje związany ofertą przez minimum 60
dni od upływu terminu składania ofert.
5.
Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących treści
ofert, dokumentów potwierdzających parametry produktów oraz próbek wybranych
pozycji przed wyborem oferty lub przed pierwszą dostawą.
6.
Informacje przekazane w ramach postępowania mają
charakter poufny i mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu przygotowania i
złożenia oferty.
X.
ZAŁĄCZNIKI
·
Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia
·
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
·
Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy
·
Załącznik
nr 4 – Projekt umowy;
·
Załącznik nr 5 –Klauzula Informacyjna RODO;
·
Załącznik
nr 6 – Kodeks Postępowania Dostawców
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Aspekty ESG (zgodnie z treścią zapytania ofertowego)
Minimum logistyczne 300 zł (proszę potwierdzić)
Umowa (czy akceptują Państwo załączony draft umowy)
Polisa OC (proszę dołączyć kopie polisy lub oświadczenie)
Formularz Oferty (proszę wypełnić i załączyć plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan podpisany odręcznie)
Arkusz cenowy (proszę wypełnić i załączyć plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan podpisany odręcznie)
Zapytanie ofertowe
Zamawiający
oczekuje, że Oferenci zapoznają się dokładnie z treścią niniejszego Zapytania.
Oferent ponosi ryzyko niedostarczenia wszystkich wymaganych informacji i
dokumentów, oraz przedłożenia oferty nieodpowiadającej wymaganiom określonym
przez Zamawiającego.
I.
Informacje
ogólne – Zamawiający
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.
ul. Komitetu Obrony Robotników 39G,
02-148 Warszawa
NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774
Zamawiający oświadcza, że posiada
status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o
przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j.
Dz. U. 2023 poz. 1790). Oświadczenie składa się na podstawie art. 4c wyżej
wymienionej ustawy.
Zaprasza do udziału w postępowaniu, dla którego nie stosuje
się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
z 11 września 2019 r.
Zapytanie ofertowe na sukcesywne dostawy opakowań,
wyrobów jednorazowych i serwetek na potrzeby Grupy Kapitałowej PHH
Prowadzone na podstawie Jednolitych
Zasad Zakupowych GK PHH w trybie podstawowym.
II.
Opis
przedmiotu zamówienia
1.
Przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy opakowań,
wyrobów jednorazowego użytku oraz serwetek na potrzeby obiektów hotelowych
Zamawiającego, realizowane na podstawie bieżących zamówień składanych w okresie
obowiązywania umowy.
2.
Zakres
asortymentowy obejmuje w szczególności:
CZĘŚĆ I
·
kubki i kufle, w tym kubki papierowe z pokrywkami oraz
wyroby rPET/PP;
·
pojemniki i pudełka do dań, sosów, sałatek, kanapek i
produktów na wynos;
·
talerze i miski;
·
sztućce i zestawy sztućców;
·
słomki, mieszadełka, patyczki, wykałaczki i pozostały
asortyment typu finger food;
·
folie, torby
CZĘŚĆ
II
·
serwetki, w tym serwetki celulozowe, fizelinowe, do
dyspenserów oraz etui/kieszonki na sztućce;
oraz pozostałe pozycje wskazane w
Arkuszu cenowym.
3.
Szczegółowy asortyment, parametry produktów, jednostki
miary, obiekty oraz szacunkowe zapotrzebowanie określają Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy / zestawienie
zapotrzebowania. Parametry wskazane w załączniku należy traktować
jako wymagane lub równoważne, z zachowaniem wskazanych cech funkcjonalnych i
jakościowych.
4.
Ilości wskazane w Arkuszu cenowym mają charakter
szacunkowy i służą porównaniu ofert oraz określeniu przewidywanej skali
zamówienia. Nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do zakupu pełnych ilości.
Rzeczywiste zamówienia będą wynikały z bieżącego zapotrzebowania obiektów.
5.
Zamawiający zastrzega możliwość zamawiania wyłącznie
części pozycji asortymentowych oraz zmian ilości pomiędzy pozycjami/obiektami,
z zachowaniem cen jednostkowych i warunków umowy.
III.
Okres
obowiązywania umowy, miejsca i zasady dostaw
1.
Planowany okres obowiązywania umowy: 24 miesiące od
dnia jej zawarcia
2.
Dostawy będą
realizowane sukcesywnie do obiektów wskazanych w Załączniku nr 1, na podstawie
zamówień składanych przez upoważnione osoby.
3.
Wykonawca powinien wskazać standardowy termin
realizacji dostawy od momentu złożenia zamówienia. Rekomendowane wymaganie: nie
dłużej niż 3 dni robocze, o ile dla danej pozycji Zamawiający nie uzgodni
inaczej.
4.
Ceny
jednostkowe powinny obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia, w tym
opakowanie, transport, rozładunek i dostawę do wskazanego obiektu, bez
dodatkowych opłat logistycznych, z zastrzeżeniem warunków wskazanych w umowie.
5.
Dostawy powinny być realizowane w opakowaniach
zbiorczych zapewniających bezpieczeństwo, higienę i niepogorszenie jakości
produktów w transporcie i magazynowaniu.
Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu
informacje i dokumentację dotyczącą oferowanych i dostarczanych produktów, w
zakresie niezbędnym do potwierdzenia ich zgodności z wymaganiami określonymi w
niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz obowiązującymi przepisami prawa
IV.
Wymagania
formalne, jakościowe, handlowe i ESG
1.
Oferowany asortyment musi być fabrycznie nowy,
pełnowartościowy, wolny od wad fizycznych i prawnych, dopuszczony do obrotu i –
jeżeli dotyczy – przeznaczony do kontaktu z żywnością.
2.
Oferowane opakowania oraz wyroby jednorazowego użytku
muszą spełniać wszystkie mające zastosowanie wymogi prawa Unii Europejskiej
oraz prawa krajowego, obowiązujące w okresie trwania umowy, w szczególności
dotyczące opakowań, produktów jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych oraz
materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością.
3.
W szczególności
Wykonawca zapewnia zgodność – w zakresie mającym zastosowanie do oferowanego
asortymentu – z:
·
Rozporządzeniem (UE) 2025/40 (PPWR), w sprawie
opakowań i odpadów opakowaniowych, z uwzględnieniem terminów rozpoczęcia
stosowania poszczególnych wymagań
·
Dyrektywą (UE) 2019/904 (SUP) – w szczególności w
zakresie ograniczeń wprowadzania do obrotu, oznakowania i innych obowiązków
dotyczących danego asortymentu;
·
Rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004 – w zakresie
ogólnych wymagań bezpieczeństwa materiałów do kontaktu z żywnością;
·
Rozporządzeniem (UE) nr 10/2011 – w przypadku wyrobów
z tworzyw sztucznych;
·
Innymi przepisami prawa mającymi zastosowanie do
danego produktu.
4.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zgodność
dostarczanego asortymentu z wymaganiami obowiązującymi w okresie realizacji
umowy, z uwzględnieniem terminów rozpoczęcia stosowania poszczególnych wymagań
wynikających ze zmiany przepisów lub wejścia w życie nowych regulacji.
5.
W przypadku zmiany wymagań prawnych mających wpływ na
oferowany asortyment Wykonawca zobowiązany jest odpowiednio dostosować
produkt/opakowanie lub zaproponować rozwiązanie zapewniające jego dalszą
zgodność z prawem.
6.
Wykonawca zobowiązany jest posiadać dokumentację i
informacje dotyczące oferowanych produktów/opakowań, odpowiednie do ich rodzaju
i wymagań.
7.
Na żądanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi w
szczególności:
a)
specyfikację produktu;
b) kartę
produktu;
c) informacje
o składzie materiałowym;
d) informacje
o masie jednostkowej;
e) informacje
o rodzaju zastosowanego materiału lub tworzywa;
f)
informacje o zawartości materiału pochodzącego z
recyklingu;
g) deklarację
zgodności;
h) dokumentację
dotyczącą kontaktu z żywnością;
i)
dokumentację dotyczącą innych właściwości produktu
wymaganych przepisami prawa lub niniejszym Zapytaniem ofertowym..
8.
Dokumentacja powinna umożliwiać jednoznaczne
przypisanie jej do konkretnej pozycji asortymentowej, w szczególności poprzez
nazwę, kod produktu, numer katalogowy lub inne oznaczenie pozwalające na jego
identyfikację.
9.
Wykonawca zobowiązany jest przekazać żądaną
dokumentację w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia otrzymania
żądania Zamawiającego, chyba że charakter dokumentu uzasadnia uzgodnienie
innego terminu.
10. W przypadku
gdy Wykonawca nie jest producentem produktu/opakowania, zobowiązany jest
pozyskać wymagane informacje i dokumenty od producenta lub innego właściwego
podmiotu.
11. Wykonawca
zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu raz na kwartał zestawienie produktów
dostarczonych w danym kwartale do poszczególnych obiektów Zamawiającego, w
terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia każdego kwartału kalendarzowego.
12. Zestawienie
powinno być przekazywane w formacie edytowalnym, w szczególności XLSX lub CSV,
z podziałem na poszczególne obiekty i pozycje asortymentowe oraz zawierać co
najmniej:
·
obiekt;
·
nazwę i kod produktu;
·
producenta;
·
ilość dostarczonego produktu;
·
jednostkę miary;
·
masę jednostkową danego produktu;
·
rodzaju materiału, a w przypadku produktów
zawierających tworzywa sztuczne – rodzaju zastosowanego tworzywa/polimeru.
13. Na żądanie
Zamawiającego Wykonawca uzupełni zestawienie o dostępne informacje dotyczące
zawartości materiału pochodzącego z recyklingu, jeżeli informacje te mają
zastosowanie do danego produktu.
14. Wykonawca
zobowiązany jest, na żądanie Zamawiającego, wyjaśnić stwierdzone rozbieżności,
uzupełnić brakujące dane lub skorygować zestawienie.
15. Wykonawca
odpowiada za kompletność, prawdziwość i aktualność przekazywanych danych.
16. W przypadku
gdy Wykonawca jest w stanie zapewnić przekazywanie zestawień z większą
częstotliwością lub w rozszerzonym zakresie danych, Zamawiający może uwzględnić
ten zakres w ramach kryterium oceny ofert określonego w pkt VI.
17. W przypadku
produktów zawierających tworzywa sztuczne Wykonawca powinien wskazać rodzaj
zastosowanego tworzywa oraz – jeżeli dotyczy – zawartość materiału pochodzącego
z recyklingu.
18. Deklarowana
zawartość materiału pochodzącego z recyklingu powinna być możliwa do
potwierdzenia odpowiednią dokumentacją producenta lub innym wiarygodnym
dokumentem.
19. Wykonawca
nie może przekazywać Zamawiającemu informacji lub deklaracji dotyczących
właściwości środowiskowych produktu, które nie znajdują potwierdzenia w
posiadanej dokumentacji.
20. Zamawiający
wymaga zapewnienia stałej jakości produktów w okresie umowy. Zmiana producenta,
materiału lub istotnych parametrów zaoferowanej pozycji wymaga uprzedniego
poinformowania Zamawiającego. Jeżeli zmiana może mieć wpływ na zgodność
produktu z wymaganiami niniejszego Zapytania ofertowego, jego parametry
środowiskowe lub parametry, na podstawie których oferta została oceniona,
wymaga ona uprzedniej akceptacji Zamawiającego.
21. W przypadku
zmiany produktu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aktualne informacje i
dokumentację dotyczącą nowego produktu, jeżeli są wymagane zgodnie z niniejszym
Zapytaniem ofertowym
22. W przypadku
reklamacji jakościowej lub ilościowej Wykonawca zobowiązany będzie do
niezwłocznego uzupełnienia braków lub wymiany wadliwego asortymentu w terminie
uzgodnionym w umowie.
23. Jeżeli
Wykonawca poweźmie informację o niezgodności dostarczanego produktu z
wymaganiami prawa, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym
Zamawiającego oraz wskazać produkty, których niezgodność może dotyczyć.
V.
Wymagania
dla Wykonawcy
1.
Zamawiający wymaga złożenia co najmniej następujących
dokumentów, podpisanych przez osobę upoważnioną zgodnie z zasadami
postępowania:
·
wypełniony Załącznik nr 1 – Arkusz cenowy /
zestawienie zapotrzebowania, zawierający ceny jednostkowe netto, stawkę VAT,
wartości oraz dane oferowanego produktu;
·
formularz ofertowy / oświadczenie Wykonawcy;
·
wydruk KRS lub CEIDG;
·
pełnomocnictwo – jeżeli sposób reprezentacji tego
wymaga;
·
oświadczenie o akceptacji wzoru umowy;
·
dokument potwierdzający ubezpieczenie OC w zakresie
działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną wskazaną
przez Zamawiającego [KWOTA DO USTALENIA];
·
dla produktów, dla których ma to zastosowanie:
deklaracje zgodności/specyfikacje/karty produktu potwierdzające wymagania
prawne i materiałowe;
·
dokumenty wymagane do punktacji w kryterium
zrównoważonego rozwoju, zgodnie z pkt VI.
2.
Zamawiający może przed wyborem oferty żądać
dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień dotyczących parametrów oferowanych
produktów.
3.
Zamawiający może żądać próbek wybranych pozycji przed
wyborem oferty lub przed pierwszą dostawą.
VI.
KRYTERIA
OCENY OFERT
1.
Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą
łączną liczbę punktów.
·
Cena – waga 90%
C = Cn / Co × 90, gdzie: C – liczba
punktów w kryterium Cena; Cn – najniższa porównywana cena oferty; Co – cena
analizowanej oferty. Do porównania ofert przyjmuje się łączną wartość koszyka
kalkulacyjnego wynikającą z cen jednostkowych i szacunkowych ilości z
Załącznika nr 1.
·
Aspekty zrównoważonego rozwoju (ZR) – waga 10%
Liczba punktów w kryterium ZR
stanowi sumę punktów uzyskanych w poniższych pod kryteriach; maksymalnie 10
pkt.
Podkryterium
Sposób oceny
Maks. pkt
System zarządzania środowiskowego
wykonawcy
Brak systemu – 0 pkt; wdrożony
system zarządzania środowiskowego bez certyfikacji – 1 pkt; Certyfikowany
system zarządzania środowiskowego zgodny z ISO 14001 lub EMAS – 3 pkt.
Wymagany ważny dokument potwierdzający wdrożenie lub certyfikację system u
wykonawcy.
3
Zawartość materiału pochodzącego
z recyklingu (PCR)
Udział pozycji asortymentowych
zawierających materiał pochodzący z recyklingu (PCR) w całkowitej liczbie
pozycji asortymentowych wskazanych przez Zamawiającego w Załączniku nr 1 jako
pozycje, dla których zastosowanie materiału pochodzącego z recyklingu jest
możliwe.0% – 0 pkt; >0–10% – 1 pkt; >10% –20% – 2 pkt; >20% – 3 pkt.
Wykonawca zobowiązany jest wskazać w formularzu ofertowym pozycje
asortymentowe zawierające materiał pochodzący z recyklingu (PCR) oraz podać
deklarowany udział tego materiału w oferowanym produkcie.
3
Rozszerzony zakres raportowania
Standardowe zestawienie kwartalne
– 0 pkt; kwartalne zestawienie rozszerzone o dane materiałowe i środowiskowe
dla zamawianego asortymentu – 2 pkt; miesięczne zestawienie rozszerzone o
dane materiałowe i środowiskowe dla poszczególnych pozycji– 4 pkt.
4
Łączna punktacja: P = C + ZR. W
przypadku równej liczby punktów Zamawiający może zastosować dodatkowe
negocjacje lub zasady rozstrzygające określone w dokumentacji postępowania.
2.
W przypadku kryterium dotyczącego zawartości recyklatu
ocenie podlegają wyłącznie pozycje, dla których Wykonawca wskazał konkretny
produkt oferowany w ramach danej pozycji asortymentowej oraz dla których
deklarowana zawartość PCR może zostać potwierdzona dokumentacją producenta
produktu lub innym wiarygodnym dokumentem.
3.
Na potrzeby oceny kryterium dotyczącego zawartości
recyklatu Zamawiający określa w
Załączniku nr 1 pozycje asortymentowe, dla których zastosowanie materiału
pochodzącego z recyklingu jest możliwe i które są uwzględniane w kalkulacji
udziału
4.
W przypadku braku dokumentu potwierdzającego
deklarowaną zawartość PCR dana pozycja nie będzie uwzględniana jako pozycja
zawierająca PCR na potrzeby oceny kryterium.
5.
Dokument potwierdzający zawartość PCR powinien odnosić
się do konkretnego produktu wskazanego w ofercie, a nie wyłącznie do marki,
grupy produktowej lub linii produktowej.
6.
W przypadku kryterium dotyczącego systemu zarządzania
środowiskowego dokument potwierdzający wdrożenie systemu lub certyfikację i
powinien umożliwiać identyfikację podmiotu dla którego został wystawiony.
VII.
ZASADY
SKŁADANIA OFERT
1.
Oferta musi być sporządzona zgodnie z
wymaganiami niniejszego Zapytania ofertowego i w języku polskim.
2.
Oferta
zostanie złożona elektronicznie za pośrednictwem platformy zakupowej PHH – Open
Nexus, zgodnie z instrukcjami postępowania.
3.
Wykonawca
może złożyć jedną ofertę podstawową, obejmującą wymagany zakres postępowania.
4.
Oferta i wymagane oświadczenia powinny być
podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy; jeżeli wymagane –
kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5.
Pytania do treści postępowania należy kierować
wyłącznie przez platformę zakupową, w terminie umożliwiającym Zamawiającemu
udzielenie odpowiedzi przed terminem składania ofert.
VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT
1.
Termin składania ofert: [DATA] do godz. [GODZINA], za
pośrednictwem platformy zakupowej PHH.
2.
Otwarcie ofert nie jest jawne.
IX.
UWAGI
DODATKOWE
1.
Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert
zmienić treść Zapytania ofertowego lub przedłużyć termin składania ofert.
2.
Po ocenie formalnej i merytorycznej Zamawiający
dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych z Wykonawcami
spełniającymi warunki postępowania.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia
postępowania bez wyboru oferty na każdym etapie, bez podania przyczyny, na
zasadach wskazanych w dokumentacji.
4.
Wykonawca pozostaje związany ofertą przez minimum 60
dni od upływu terminu składania ofert.
5.
Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących treści
ofert, dokumentów potwierdzających parametry produktów oraz próbek wybranych
pozycji przed wyborem oferty lub przed pierwszą dostawą.
6.
Informacje przekazane w ramach postępowania mają
charakter poufny i mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu przygotowania i
złożenia oferty.
X.
ZAŁĄCZNIKI
·
Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia
·
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
·
Załącznik nr 3 – Arkusz cenowy
·
Załącznik
nr 4 – Projekt umowy;
·
Załącznik nr 5 –Klauzula Informacyjna RODO;
·
Załącznik
nr 6 – Kodeks Postępowania Dostawców
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Aspekty ESG (zgodnie z treścią zapytania ofertowego)
Minimum logistyczne 300 zł (proszę potwierdzić)
Umowa (czy akceptują Państwo załączony draft umowy)
Polisa OC (proszę dołączyć kopie polisy lub oświadczenie)
Formularz Oferty (proszę wypełnić i załączyć plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan podpisany odręcznie)
Arkusz cenowy (proszę wypełnić i załączyć plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub skan podpisany odręcznie)
Time limit for receipt of tenders
2026-11-04 09:00:00.0
Category assortment
Personal hygiene products
Kitchen accessories
Kitchen accessories
Buyer details
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o.
