ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/CWNGO/2026 dot. usługi polegającej na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FELB.06.14-IZ.00-0002/25 - Centrum wsparcia NGO - podregion gorzowski
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026”, świadczona przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w terminie od listopada 2026 do marca 2027 r.
Wydarzenie obejmuje 4 zjazdy weekendowe ( łącznie 8 dni / 4 weekendy) dla szacowanej grupy 16 uczestników każdorazowo ( w tym ok 14 przedstawicieli NGO + 2 osoby z Centrum Wsparcia NGO).
Harmonogram zjazdów:
Zjazd I: 07-08 listopada 2026 r. ,
Zjazd II: 05-06 grudnia 2026 r.,
zjazd III i IV: w I kwartale 2027 r. (dokładne daty zostaną podane z wyprzedzeniem).
W ramach usługi Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia podczas każdego zjazdu:
- jednej sali szkoleniowej przez dwa dni (łącznie 16 godzin dydaktycznych - po 8 godzin dziennie),
- dwóch serwisów kawowych w trybie ciągłym,
- jednej kolacji,
- dwóch obiadów,
- noclegu ze śniadaniem dla 16 uczestników.
Zadania wykonawcy:
Zadanie 1 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji - zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym na łącznie 8 dni ( 4 weekendy) w trakcie 4 zjazdów szkoleniowych (po 16 godzin dydaktycznych na jeden zjazd).
Sala szkoleniowa musi spełniać wymagania bhp i przepisy przeciwpożarowe. Sala w ustawieniu przy stołach (stoły ustawione w rzędach) powinna pomieścić 16 osób oraz dodatkowy stół dla prowadzącego szkolenie, w pobliżu którego musi być gniazdko elektryczne. Sala powinna być wyposażona w:
- Dostęp do bezprzewodowego Internetu,
- Tablicę, flipchart
- Rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny (bądź rozwiązanie alternatywne, typu biała, pusta ściana) zapewniający czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych dla wszystkich uczestników, a w szczególności tym najdalej siedzącymi od ekranu,
- Ogrzewanie,
- Standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi,
- Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
Zadanie 2 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków – zapewnienie wyżywienia oraz organizacji serwisu kawowego w trybie ciągłym podczas 4 zjazdów szkoleniowych (łącznie 8 dni) dla szacowanej grupy 16 osób każdorazowo, według następującego standardu:
I dzień szkolenia:
1) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 10:00 do godziny 18:00 (w osobnej sali na posiłki lub na sali warsztatowej):
- Napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów (cukier, cytryna, mleko zwykłe, mleko bez laktozy),
- Napoje zimne: woda gazowana i niegazowana min. 1 litr na każdego uczestnika,
- Minimum dwa rodzaje ciasta, ciasteczek, itp. - około 150 g dla każdej osoby
- Serwetki, naczynia, sztućce
2) Obiad o godz. 14:00, który będzie zawierać następujące dania:
- Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska),
- Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie),
- Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru),
- Napoje zimne i gorące,
3) Kolacja standardowa o godz. 19:00, która będzie zawierać:
- 1 danie gorące min. 250 g na osobę,
- Pieczywo i dodatki: pieczywo jasne i ciemne (min. 100 g na osobę), masło, serek śmietankowy, sosy,
- Półmisek różnego rodzaju wędlin min. 100 g na osobę,
- Półmisek różnego rodzaju serów min. 80 g na osobę,
- Świeże warzywa, sałatka warzywna min. 150 g na osobę,
- Napoje zimne i gorące
Podczas obiadu i kolacji uczestnicy szkolenia będą umiejscowieni przy jednym łączonym stole z zachowaniem swobody poruszania się.
II dzień szkolenia:
1) Śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem obiektu w godz. 8:00-9:00.
2) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 9:00 do godziny 15:00 ( o składnikach analogicznych jak w dniu pierwszym).
3) Obiad o godz. 13:00 winien zawierać następujące dania:
- Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska),
- Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie),
- Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru),
- Napoje zimne i gorące.
Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu oraz przekaże informacje dotyczące sali. Zamawiający w trybie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Zamawiający najpóźniej 2 dni przed planowanym zjazdem poda ostateczną liczbę uczestników szkolenia oraz poda ostateczną liczbę zestawów wyżywienia typu wegańskie/wegeteriańskie. Wykonawca ma obowiązek na bieżąco uzupełniać, dokładać wszelkie elementy serwisu, które się kończą, utrzymywać porządek, zapewnić dostępność serwisu przez cały określony w harmonogramie czas trwania przerwy.
Wymagania ciągłości: wykonawca zapewni serwis w ramach serwisu kawowego w trybie ciągłym, co oznacza stałą dostępność wszystkich elementów menu oraz obsługi na wyznaczonym stanowisku serwowania przez cały czas trwania szkolenia. Opis każdego dania musi być sporządzony w sposób jednoznaczny i czytelny, tak aby uczestnicy mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami dietetycznymi.
Zadanie 3 - Hotelarskie usługi noclegowe – zapewnienie noclegów ze śniadaniem ( 1 nocleg na zjazd, łącznie 4 noclegi dla każdego uczestnika szkolenia) w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych dla pojedynczego wykorzystania, z łazienką dla szacowanej grupy 16 osób. Obiekt wyposażony w salę wraz z wyposażeniem technicznym, zlokalizowany w promieniu do 40 km od miasta Gorzów Wielkopolski, z dogodnym dojazdem ( komunikacja publiczna/ prywatna , PKP, autobus), spełniający standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego jako najkrótsza trasa dojazdowa (samochodowa) od granicy administracyjnej miasta Gorzów Wielkopolski do adresu obiektu Wykonawcy, wyznaczona za pomocą darmowego i powszechnie dostępnego narzędzia Google Maps. Dodatkowo Wykonawca zapewni bieżące wsparcie personelu obiektu w zakresie obsługi technicznej sali oraz nadzoru i uzupełniania serwisu kawowego w trakcie trwania zjazdów.
Zasady zgłaszania uczestników i rozliczeń:
1. Zamawiający zastrzega, że ostateczna, faktyczna liczba uczestników każdego zjazdu (będących na szkoleniu i korzystających z noclegu oraz wyżywienia) zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed rozpoczęciem danego zjazdu.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie każdorazowo wyliczane na podstawie faktycznej liczby uczestników, którzy wzięli udział w danym zjeździe i skorzystali z usług.
3. Zamawiający nie ponosi kosztów za osoby zgłoszone wstępnie, które nie pojawią się na zjeździe i nie skorzystają z usług, o ile zmiana zostanie zgłoszona w wyżej wymienionym terminie.
Termin realizacji zamówienia: Od dnia podpisania umowy do 31 marca 2027 r.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubuskie, Powiat: Gorzów Wielkopolski, Gmina: Gorzów Wielkopolski, Miejscowość: Gorzów Wielkopolski
FELB.06.14-IZ.00-0002/25 - Centrum wsparcia NGO - podregion gorzowski
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu noclegu, wyżywienia i sal podczas realizacji wydarzenia „Szkoła Liderów 2026”, świadczona przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w terminie od listopada 2026 do marca 2027 r.
Wydarzenie obejmuje 4 zjazdy weekendowe ( łącznie 8 dni / 4 weekendy) dla szacowanej grupy 16 uczestników każdorazowo ( w tym ok 14 przedstawicieli NGO + 2 osoby z Centrum Wsparcia NGO).
Harmonogram zjazdów:
Zjazd I: 07-08 listopada 2026 r. ,
Zjazd II: 05-06 grudnia 2026 r.,
zjazd III i IV: w I kwartale 2027 r. (dokładne daty zostaną podane z wyprzedzeniem).
W ramach usługi Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia podczas każdego zjazdu:
- jednej sali szkoleniowej przez dwa dni (łącznie 16 godzin dydaktycznych - po 8 godzin dziennie),
- dwóch serwisów kawowych w trybie ciągłym,
- jednej kolacji,
- dwóch obiadów,
- noclegu ze śniadaniem dla 16 uczestników.
Zadania wykonawcy:
Zadanie 1 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji - zapewnienie sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym na łącznie 8 dni ( 4 weekendy) w trakcie 4 zjazdów szkoleniowych (po 16 godzin dydaktycznych na jeden zjazd).
Sala szkoleniowa musi spełniać wymagania bhp i przepisy przeciwpożarowe. Sala w ustawieniu przy stołach (stoły ustawione w rzędach) powinna pomieścić 16 osób oraz dodatkowy stół dla prowadzącego szkolenie, w pobliżu którego musi być gniazdko elektryczne. Sala powinna być wyposażona w:
- Dostęp do bezprzewodowego Internetu,
- Tablicę, flipchart
- Rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny (bądź rozwiązanie alternatywne, typu biała, pusta ściana) zapewniający czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych dla wszystkich uczestników, a w szczególności tym najdalej siedzącymi od ekranu,
- Ogrzewanie,
- Standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi,
- Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
Zadanie 2 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków – zapewnienie wyżywienia oraz organizacji serwisu kawowego w trybie ciągłym podczas 4 zjazdów szkoleniowych (łącznie 8 dni) dla szacowanej grupy 16 osób każdorazowo, według następującego standardu:
I dzień szkolenia:
1) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 10:00 do godziny 18:00 (w osobnej sali na posiłki lub na sali warsztatowej):
- Napoje gorące: kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów (cukier, cytryna, mleko zwykłe, mleko bez laktozy),
- Napoje zimne: woda gazowana i niegazowana min. 1 litr na każdego uczestnika,
- Minimum dwa rodzaje ciasta, ciasteczek, itp. - około 150 g dla każdej osoby
- Serwetki, naczynia, sztućce
2) Obiad o godz. 14:00, który będzie zawierać następujące dania:
- Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska),
- Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie),
- Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru),
- Napoje zimne i gorące,
3) Kolacja standardowa o godz. 19:00, która będzie zawierać:
- 1 danie gorące min. 250 g na osobę,
- Pieczywo i dodatki: pieczywo jasne i ciemne (min. 100 g na osobę), masło, serek śmietankowy, sosy,
- Półmisek różnego rodzaju wędlin min. 100 g na osobę,
- Półmisek różnego rodzaju serów min. 80 g na osobę,
- Świeże warzywa, sałatka warzywna min. 150 g na osobę,
- Napoje zimne i gorące
Podczas obiadu i kolacji uczestnicy szkolenia będą umiejscowieni przy jednym łączonym stole z zachowaniem swobody poruszania się.
II dzień szkolenia:
1) Śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem obiektu w godz. 8:00-9:00.
2) Serwis kawowy w trybie ciągłym od godziny 9:00 do godziny 15:00 ( o składnikach analogicznych jak w dniu pierwszym).
3) Obiad o godz. 13:00 winien zawierać następujące dania:
- Zupa: min. 250 ml na osobę (2 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańska/wegańska),
- Danie główne ciepłe: min. 300 g na osobę, w tym min. 150 g mięsa, ryby lub zamiennika wegetariańskiego/wegańskiego oraz dodatki skrobiowe (minimum 2 rodzaje dań głównych do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/wegańskie),
- Surówki: min. 150 g na osobę (dwa rodzaje do wyboru),
- Napoje zimne i gorące.
Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu oraz przekaże informacje dotyczące sali. Zamawiający w trybie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Zamawiający najpóźniej 2 dni przed planowanym zjazdem poda ostateczną liczbę uczestników szkolenia oraz poda ostateczną liczbę zestawów wyżywienia typu wegańskie/wegeteriańskie. Wykonawca ma obowiązek na bieżąco uzupełniać, dokładać wszelkie elementy serwisu, które się kończą, utrzymywać porządek, zapewnić dostępność serwisu przez cały określony w harmonogramie czas trwania przerwy.
Wymagania ciągłości: wykonawca zapewni serwis w ramach serwisu kawowego w trybie ciągłym, co oznacza stałą dostępność wszystkich elementów menu oraz obsługi na wyznaczonym stanowisku serwowania przez cały czas trwania szkolenia. Opis każdego dania musi być sporządzony w sposób jednoznaczny i czytelny, tak aby uczestnicy mogli dokonać wyboru zgodnie ze swoimi preferencjami dietetycznymi.
Zadanie 3 - Hotelarskie usługi noclegowe – zapewnienie noclegów ze śniadaniem ( 1 nocleg na zjazd, łącznie 4 noclegi dla każdego uczestnika szkolenia) w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych dla pojedynczego wykorzystania, z łazienką dla szacowanej grupy 16 osób. Obiekt wyposażony w salę wraz z wyposażeniem technicznym, zlokalizowany w promieniu do 40 km od miasta Gorzów Wielkopolski, z dogodnym dojazdem ( komunikacja publiczna/ prywatna , PKP, autobus), spełniający standardy dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego jako najkrótsza trasa dojazdowa (samochodowa) od granicy administracyjnej miasta Gorzów Wielkopolski do adresu obiektu Wykonawcy, wyznaczona za pomocą darmowego i powszechnie dostępnego narzędzia Google Maps. Dodatkowo Wykonawca zapewni bieżące wsparcie personelu obiektu w zakresie obsługi technicznej sali oraz nadzoru i uzupełniania serwisu kawowego w trakcie trwania zjazdów.
Zasady zgłaszania uczestników i rozliczeń:
1. Zamawiający zastrzega, że ostateczna, faktyczna liczba uczestników każdego zjazdu (będących na szkoleniu i korzystających z noclegu oraz wyżywienia) zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed rozpoczęciem danego zjazdu.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie każdorazowo wyliczane na podstawie faktycznej liczby uczestników, którzy wzięli udział w danym zjeździe i skorzystali z usług.
3. Zamawiający nie ponosi kosztów za osoby zgłoszone wstępnie, które nie pojawią się na zjeździe i nie skorzystają z usług, o ile zmiana zostanie zgłoszona w wyżej wymienionym terminie.
Termin realizacji zamówienia: Od dnia podpisania umowy do 31 marca 2027 r.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubuskie, Powiat: Gorzów Wielkopolski, Gmina: Gorzów Wielkopolski, Miejscowość: Gorzów Wielkopolski
Time limit for receipt of tenders
2026-10-23 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: lubuskie, Powiat: Gorzów Wielkopolski, Gmina: Gorzów Wielkopolski, Miejscowość: Gorzów Wielkopolski
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Wiatr w skrzydła
Urocza 7
66-400 Gorzów Wielkopolski
Województwo: lubuskie
Kraj: Polska
NIP: 5993247629
Urocza 7
66-400 Gorzów Wielkopolski
Województwo: lubuskie
Kraj: Polska
NIP: 5993247629
