ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 62/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi IBA 2027 Monachium, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi IBA 2027 Monachium, Niemcy, które odbędą się w dniach 24-28.10.2027r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe „Rogowski” s.c. B. Cholewicka i K. Łukasik, NIP 7180009330.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach IBA 2027, Monachium, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 14 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 14 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3,5 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: stoisko rogowe, otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, opłata AUMA, sprzątanie itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej i skrzynki rozdzielczej, pokrycie opłat za energię: przyłącze energii elektrycznej 3 kW.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów – Pakiet Complete Stand EKSKLUSIV lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany o wysokości 300 cm;
• wykładzina;
• elementy wyposażenia stoiska: 1 lada, 1 stół z 2 krzesłami, 1 kosz na śmieci;
• dodatkowe wyposażenie:
o 1 lada chłodniczo – wystawiennicza;
o 1 telewizor LED lub OLED, 65 cali, na statywie, z gniazdem HDMI oraz USB A lub USB C;
• rodzaj i parametry oświetlenia: oświetlenie LED neutralne minimum 1800 – 3000 lumenów, minimalnie 8 sztuk, punktowe, zawieszone nad ladą i elementami ekspozycji;
• 1 gniazdko elektryczne;
• zaplecze socjalne o wymiarach 100 x 100 x 250 cm;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o panel graficzny na ladę, podświetlany ze szkła hartowanego z nadrukiem UV montowany na stelażach z wbudowanym systemem LED;
o panele ścienne z podświetleniem LED od spodu, montowane na stelażach, z tematycznie zaprojektowaną grafiką (zdjęcia, logo, napisy) całościowo pokrywające ściany w tym:
logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w dwie strony (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Łomża (siedziba Wnioskodawcy - Narodowych Sił Zbrojnych 15, 18-400 Łomża) – targi IBA 2027 (lokalizacja targów: Trade Fair Center Messe München, Am Messesee 2, 81829, Monachium, Niemcy) – Łomża (siedziba Wnioskodawcy - Narodowych Sił Zbrojnych 15, 18-400 Łomża).
• opis eksponatów: próby technologiczne produktów;
• szacowana wielkość i waga ładunku: wymagany transport chłodniczy w warunkach temperatury kontrolowanej 2-6 stopni Celsjusza, z wydrukiem temperatury w trakcie transportu, 1 europaleta o wymiarach 120 × 80 cm (minimum 5 europalet);
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów (wymagany transport chłodniczy).
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Monachium – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 23.10.2027 r. w godzinach porannych, lot powrotny: wylot z Monachium w dniu 29.10.2027 r. w godzinach porannych;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego 2 x 23 kg (+ 2 x bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla trzech osób w dniach 23-29.10.2027 r. (6 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe z łazienkami;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów IBA 2027 (lokalizacja targów: Trade Fair Center Messe München, Am Messesee 2, 81829, Monachium, Niemcy:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi IBA 2027 Monachium, Niemcy, które odbędą się w dniach 24-28.10.2027r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe „Rogowski” s.c. B. Cholewicka i K. Łukasik, NIP 7180009330.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach IBA 2027, Monachium, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 14 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 14 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3,5 m / 4 m;
• preferowany układ stoiska: stoisko rogowe, otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, opłata AUMA, sprzątanie itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej i skrzynki rozdzielczej, pokrycie opłat za energię: przyłącze energii elektrycznej 3 kW.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów – Pakiet Complete Stand EKSKLUSIV lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany o wysokości 300 cm;
• wykładzina;
• elementy wyposażenia stoiska: 1 lada, 1 stół z 2 krzesłami, 1 kosz na śmieci;
• dodatkowe wyposażenie:
o 1 lada chłodniczo – wystawiennicza;
o 1 telewizor LED lub OLED, 65 cali, na statywie, z gniazdem HDMI oraz USB A lub USB C;
• rodzaj i parametry oświetlenia: oświetlenie LED neutralne minimum 1800 – 3000 lumenów, minimalnie 8 sztuk, punktowe, zawieszone nad ladą i elementami ekspozycji;
• 1 gniazdko elektryczne;
• zaplecze socjalne o wymiarach 100 x 100 x 250 cm;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o panel graficzny na ladę, podświetlany ze szkła hartowanego z nadrukiem UV montowany na stelażach z wbudowanym systemem LED;
o panele ścienne z podświetleniem LED od spodu, montowane na stelażach, z tematycznie zaprojektowaną grafiką (zdjęcia, logo, napisy) całościowo pokrywające ściany w tym:
logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w dwie strony (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Łomża (siedziba Wnioskodawcy - Narodowych Sił Zbrojnych 15, 18-400 Łomża) – targi IBA 2027 (lokalizacja targów: Trade Fair Center Messe München, Am Messesee 2, 81829, Monachium, Niemcy) – Łomża (siedziba Wnioskodawcy - Narodowych Sił Zbrojnych 15, 18-400 Łomża).
• opis eksponatów: próby technologiczne produktów;
• szacowana wielkość i waga ładunku: wymagany transport chłodniczy w warunkach temperatury kontrolowanej 2-6 stopni Celsjusza, z wydrukiem temperatury w trakcie transportu, 1 europaleta o wymiarach 120 × 80 cm (minimum 5 europalet);
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów (wymagany transport chłodniczy).
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Monachium – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 23.10.2027 r. w godzinach porannych, lot powrotny: wylot z Monachium w dniu 29.10.2027 r. w godzinach porannych;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego 2 x 23 kg (+ 2 x bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla trzech osób w dniach 23-29.10.2027 r. (6 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe z łazienkami;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów IBA 2027 (lokalizacja targów: Trade Fair Center Messe München, Am Messesee 2, 81829, Monachium, Niemcy:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-10-22 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
