ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 49/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, które odbędą się w dniach 19–23 czerwca 2027 r. w Rotterdamie, Królestwo Niderlandów. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2) o wymiarach 3m x 3m,
• stoisko narożne – otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: Koszt wpisu do katalogu wystawców oraz opłaty rejestracyjne, wstęp na udział oraz wydanie identyfikatorów dla 3 osób (wystawców), koszty codziennego sprzątania oraz inne obowiązkowe opłaty;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów – Pakiet Basic shell scheme package z dodatkowymi elementami lub wariant stoiska równoważny z Pakietem Basic shell scheme package zgodnie z opisem poniżej;
• pomieszczenie socjalne o wymiarach 1mx1m o nazwie: Shell scheme storage room 1x1m;
• ściany stoiska o z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy (logo oraz nazwę firmy Prolab, elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+);
• Logo oraz nazwa firmy Prolab umieszone na hangarze reklamowym (górna zabudowa stoiska x 2), elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+ x2 na każdej ladzie oraz nadruki graficzne umieszczone na obu ścianach o wymiarach 3m x 3m.
• wykładzina dywanowa – w kolorze ciemnoszarym lub granatowym;
• wyposażenie stoiska – wymiary i kolory zgodnie z pakietem Basic shell scheme package:
1 biały kwadratowy stolik - wymiary:75cmx75cm (plastikowy), 4 białe krzesła (plastikowe) oraz 2 lady informacyjne lub 2 szafki w kolorze białym - wymiary: 100cmLx50cmWx100cmH (plastikowa lub drewniana) na potrzeby wystawienia urządzeń firmy oraz materiałów marketingowych , 1 gniazdko elektryczne (1 kW), 1 kosz na śmieci;
• oświetlenie stoiska: led zgodnie z pakietem Basic shell scheme package;
• telewizor co najmniej 40” LED Smart TV (USB port/HDMI) umieszczony na na ścianie (warunek konieczny);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
nadruki graficzne (kolor) umieszczone na obu ścianach o wymiarach 3m x 3m.
2 logotypy – nadruk (kolor) – logo oraz nazwa firmy Prolab, umiejscowione na hangarze reklamowym (górna zabudowa stoiska x 2), o wymiarach proporcjonalnych do górnej zabudowy stoiska;
elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+, umieszczone na każdej z dwóch lad.
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 9:00.
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, Polska – targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów (Ahoy Rotterdam) – Białystok siedziba firmy;
• rodzaj eksponatów: urządzenia firmy oraz eksponaty przeznaczone do prezentacji na stoisku wystawienniczym podczas wydarzenia targowego, 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: ok. 200 kg, waga przeliczeniowa (lądowa): ok. 260 kg. Transport realizowany drogą lądową wraz z obsługą logistyczną targów;
• szacowana wartość eksponatów 10 000 Euro;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 9:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Rotterdam, Królestwo Niderlandów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (Lotnisko Chopina – WAW)– Rotterdam (Lotnisko Rotterdam/Haga – RTM) lub Amsterdam (Lotnisko Amsterdam Schiphol – AMS) - Warszawa (Lotnisko Chopina – WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dniu 20 czerwca 2027 r.; wylot z Rotterdamu (Lotnisko Rotterdam/Haga – RTM )lub Amsterdamu (Lotnisko Amsterdam Schiphol – AMS) w dniu 24 czerwca 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 20 -24 czerwca 2027r. (4 noclegi),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027 adres targów: Rotterdam Ahoy Convention Centre, Ahoyweg 10, 3084 BD Rotterdam, Rotterdam, Królestwo Niderlandów:
a) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps ;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 150 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, które odbędą się w dniach 19–23 czerwca 2027 r. w Rotterdamie, Królestwo Niderlandów. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2) o wymiarach 3m x 3m,
• stoisko narożne – otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: Koszt wpisu do katalogu wystawców oraz opłaty rejestracyjne, wstęp na udział oraz wydanie identyfikatorów dla 3 osób (wystawców), koszty codziennego sprzątania oraz inne obowiązkowe opłaty;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów – Pakiet Basic shell scheme package z dodatkowymi elementami lub wariant stoiska równoważny z Pakietem Basic shell scheme package zgodnie z opisem poniżej;
• pomieszczenie socjalne o wymiarach 1mx1m o nazwie: Shell scheme storage room 1x1m;
• ściany stoiska o z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy (logo oraz nazwę firmy Prolab, elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+);
• Logo oraz nazwa firmy Prolab umieszone na hangarze reklamowym (górna zabudowa stoiska x 2), elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+ x2 na każdej ladzie oraz nadruki graficzne umieszczone na obu ścianach o wymiarach 3m x 3m.
• wykładzina dywanowa – w kolorze ciemnoszarym lub granatowym;
• wyposażenie stoiska – wymiary i kolory zgodnie z pakietem Basic shell scheme package:
1 biały kwadratowy stolik - wymiary:75cmx75cm (plastikowy), 4 białe krzesła (plastikowe) oraz 2 lady informacyjne lub 2 szafki w kolorze białym - wymiary: 100cmLx50cmWx100cmH (plastikowa lub drewniana) na potrzeby wystawienia urządzeń firmy oraz materiałów marketingowych , 1 gniazdko elektryczne (1 kW), 1 kosz na śmieci;
• oświetlenie stoiska: led zgodnie z pakietem Basic shell scheme package;
• telewizor co najmniej 40” LED Smart TV (USB port/HDMI) umieszczony na na ścianie (warunek konieczny);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
nadruki graficzne (kolor) umieszczone na obu ścianach o wymiarach 3m x 3m.
2 logotypy – nadruk (kolor) – logo oraz nazwa firmy Prolab, umiejscowione na hangarze reklamowym (górna zabudowa stoiska x 2), o wymiarach proporcjonalnych do górnej zabudowy stoiska;
elementy graficzne urządzeń BTS oraz Inkubatora AI30+, umieszczone na każdej z dwóch lad.
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 9:00.
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, Polska – targi International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027, Rotterdam, Królestwo Niderlandów (Ahoy Rotterdam) – Białystok siedziba firmy;
• rodzaj eksponatów: urządzenia firmy oraz eksponaty przeznaczone do prezentacji na stoisku wystawienniczym podczas wydarzenia targowego, 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: ok. 200 kg, waga przeliczeniowa (lądowa): ok. 260 kg. Transport realizowany drogą lądową wraz z obsługą logistyczną targów;
• szacowana wartość eksponatów 10 000 Euro;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 9:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Rotterdam, Królestwo Niderlandów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (Lotnisko Chopina – WAW)– Rotterdam (Lotnisko Rotterdam/Haga – RTM) lub Amsterdam (Lotnisko Amsterdam Schiphol – AMS) - Warszawa (Lotnisko Chopina – WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dniu 20 czerwca 2027 r.; wylot z Rotterdamu (Lotnisko Rotterdam/Haga – RTM )lub Amsterdamu (Lotnisko Amsterdam Schiphol – AMS) w dniu 24 czerwca 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 20 -24 czerwca 2027r. (4 noclegi),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów International Society of Blood Transfusion (ISBT) 2027 adres targów: Rotterdam Ahoy Convention Centre, Ahoyweg 10, 3084 BD Rotterdam, Rotterdam, Królestwo Niderlandów:
a) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps ;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 150 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-10-19 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
