ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 55/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Ho Chi Minh City, Wietnam w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Ho Chi Minh City, Wietnam, które odbędą się w sierpniu 2027r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Suempol Sp. z o.o., NIP 5432025328.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Ho Chi Minh City, Wietnam wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2) o wymiarach 4mx3m, stoisko otwarte z jednej strony;
• wymagana lokalizacja: hala lub sektor – owoce morza / seafood;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata rejestracyjna, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna, inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów typu Upgrade Shell Scheme lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• wyposażenie podstawowe:
• ściany systemowe;
• wykładzina;
• wyposażenie dodatkowe:
• TV Smart o przekątnej 55 cali, rozdzielczości 4K UHD (3840 × 2160 px), wyposażony w port USB oraz złącza HDMI, umożliwiające odtwarzanie materiałów bezpośrednio z nośnika USB oraz podłączenie komputera. Telewizor ustawiony na dedykowanym stojaku;
• meble:
• 1 lada informacyjna, 1 okrągły stół, 6 krzeseł składanych, 1 regał ekspozycyjny/półki ekspozycyjne, 1 kosz,1 gniazdo elektryczne;
• oświetlenie: zgodnie z ofertą Upgrade Shell Scheme lub równoważne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
fryz z nazwą wystawcy o wymiarach 4 m x 0,5 m (do potwierdzenia po akceptacji i ostatecznym potwierdzeniu rozmiaru stanowiska), banery promocyjne o wymiarach (preferowany roll-up, wymiary: 2 m x 0,9 m).
nadruki kolorowe na ścianach o wymiarach 11 m (szerokość) x 2 m (wysokość) z logo firmy, zdjęciami produktów oraz zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność – na ścianach stoiska, zgodnie z opisem powyżej;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę w obsłudze door-to-door na trasie: Bielsk Podlaski - targi VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, 799 Nguyen Van Linh Parkway, District 7, Ho Chi Minh City, Wietnam;
• szacowana wielkość ładunku: 2 palety 120x80, o wadze do 200 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 20 000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do Ho Chi Minh City, Wietnam.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Ho Chi Minh City – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, max czas lotu 19 godzin, wylot z Warszawy 3 dni przed planowaną datą targów, wylot z Ho Chi Minh City 1 dzień po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w sierpniu 2027r. w czasie trwania targów (5 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Saigon Exhibition & Convention Center, 799 Nguyen Van Linh Street, District 7, Ho Chi Minh City, Wietnam):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 40 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Wietnamu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 160 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Ho Chi Minh City, Wietnam, które odbędą się w sierpniu 2027r. (3 dni targowe).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Suempol Sp. z o.o., NIP 5432025328.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Ho Chi Minh City, Wietnam wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2) o wymiarach 4mx3m, stoisko otwarte z jednej strony;
• wymagana lokalizacja: hala lub sektor – owoce morza / seafood;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata rejestracyjna, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna, inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów typu Upgrade Shell Scheme lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• wyposażenie podstawowe:
• ściany systemowe;
• wykładzina;
• wyposażenie dodatkowe:
• TV Smart o przekątnej 55 cali, rozdzielczości 4K UHD (3840 × 2160 px), wyposażony w port USB oraz złącza HDMI, umożliwiające odtwarzanie materiałów bezpośrednio z nośnika USB oraz podłączenie komputera. Telewizor ustawiony na dedykowanym stojaku;
• meble:
• 1 lada informacyjna, 1 okrągły stół, 6 krzeseł składanych, 1 regał ekspozycyjny/półki ekspozycyjne, 1 kosz,1 gniazdo elektryczne;
• oświetlenie: zgodnie z ofertą Upgrade Shell Scheme lub równoważne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
fryz z nazwą wystawcy o wymiarach 4 m x 0,5 m (do potwierdzenia po akceptacji i ostatecznym potwierdzeniu rozmiaru stanowiska), banery promocyjne o wymiarach (preferowany roll-up, wymiary: 2 m x 0,9 m).
nadruki kolorowe na ścianach o wymiarach 11 m (szerokość) x 2 m (wysokość) z logo firmy, zdjęciami produktów oraz zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność – na ścianach stoiska, zgodnie z opisem powyżej;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w jedną stronę w obsłudze door-to-door na trasie: Bielsk Podlaski - targi VIETFISH – Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, 799 Nguyen Van Linh Parkway, District 7, Ho Chi Minh City, Wietnam;
• szacowana wielkość ładunku: 2 palety 120x80, o wadze do 200 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 20 000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do Ho Chi Minh City, Wietnam.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Ho Chi Minh City – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, max czas lotu 19 godzin, wylot z Warszawy 3 dni przed planowaną datą targów, wylot z Ho Chi Minh City 1 dzień po zakończeniu targów;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w sierpniu 2027r. w czasie trwania targów (5 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vietnam Fisheries International Exhibition 2027, Saigon Exhibition & Convention Center, 799 Nguyen Van Linh Street, District 7, Ho Chi Minh City, Wietnam):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 40 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Wietnamu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 160 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-09-30 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
