Zapytanie ofertowe na usługę organizacji wizyty studyjnej do Danii
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.03-IP.06-0035/25 - Rozwój Potencjału Partnera Społecznego – Prcodawców Lubelszczyzny Lewiatan
W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji wizyty studyjnej
dla uczestników projektu do Danii.
Zamówienie dotyczyć będzie:
organizacji 1 wizyty studyjnej 3-dniowej dla 20 osób.
Kierunek i termin wyjazdu:
Wizyta studyjna – Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r.
Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji wizyty. W
przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem,
iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego.
Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizytę studyjną należeć będzie w szczególności:
1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników wizyty studyjnej, obejmująca
zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego.
Zakres usługi obejmuje w szczególności:
• Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony, tj. łącznie 20 biletów lotniczych w obie strony
dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasie:
- Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa)
• Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników
wizyty studyjnej.
• Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami
za bagaż rejestrowany (główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych.
• Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym
i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe
oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podróży.
• Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w
pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty.
• Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do
akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu.
• Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem wizyty studyjnej
ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami
niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany
jest uwzględnić w cenie możliwość jednokrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego
uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych.
• W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wizyty studyjnej
nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca.
• Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach
dotyczących realizacji przelotów dla wizyty studyjnej.
2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników wizyty studyjnej oraz pokrycie wszystkich kosztów
przejazdów w miejscu realizacji wizyty.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania.
• Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywności
przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez
Zamawiającego.
• Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty.
• Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników wizyty studyjnej.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Miejsca noclegowe na dwie doby podczas wizyty studyjnej dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób , w
hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych.
• Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone, co najmniej w:
a) pojedyncze łóżka,
b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę,
c) suszarkę do włosów,
d) komplet ręczników,
e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odzieży,
f) klimatyzację,
g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi,
h) telewizor.
Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów
telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyty studyjnej ani innych
kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub
innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio
z hotelem.
• Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych
z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących
w miejscu realizacji wizyty studyjnej.
4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej przez cały okres pobytu w miejscu
realizacji wizyty.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Dwa śniadania w hotelu, trzy obiady oraz dwie kolacje. Obiady i kolacje mogą być organizowane poza
hotelem.
• Posiłki będą spełniać co najmniej następujące wymagania:
a) śniadania powinny mieć formę śniadania kontynentalnego lub bufetu (szwedzkiego stołu). Każdy
uczestnik powinien mieć dostęp do soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz napojów
gorących (kawy i herbaty). Menu śniadania powinno odpowiadać standardowemu menu serwowanemu
w danym obiekcie klientom komercyjnym i obejmować produkty mięsne, mleczne oraz warzywne.
Wykonawca zapewni możliwość wyboru śniadania wegetariańskiego.
b) obiady powinny odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym lokalu klientom
komercyjnym i obejmować możliwość wyboru dania mięsnego lub wegetariańskiego. Do każdego obiadu
należy zapewnić napój.
c) kolacje powinny uwzględniać lokalną lub regionalną kuchnię kraju, w którym realizowana jest dana
wizyta.
d) Wykonawca zapewni uczestnikom możliwość wyboru posiłków wegetariańskich.
5) Zapewnienie pakietu ubezpieczeniowego dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej, zgłoszonych
uprzednio przez Zamawiającego. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres związany
z realizacją wizyty studyjnej, tj. od momentu rozpoczęcia podróży z Polski, przez cały okres pobytu
za granicą, do momentu zakończenia podróży powrotnej do Polski.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na sumę ubezpieczenia wynoszącą
co najmniej 130 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 100 000
zł na osobę.
• Ubezpieczenie bagażu na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 4 000 zł na osobę.
Miejsce realizacji
Kraj: Dania, Miejscowość: Kopenhaga
FERS.04.03-IP.06-0035/25 - Rozwój Potencjału Partnera Społecznego – Prcodawców Lubelszczyzny Lewiatan
W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji wizyty studyjnej
dla uczestników projektu do Danii.
Zamówienie dotyczyć będzie:
organizacji 1 wizyty studyjnej 3-dniowej dla 20 osób.
Kierunek i termin wyjazdu:
Wizyta studyjna – Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r.
Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji wizyty. W
przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem,
iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego.
Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizytę studyjną należeć będzie w szczególności:
1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników wizyty studyjnej, obejmująca
zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego.
Zakres usługi obejmuje w szczególności:
• Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony, tj. łącznie 20 biletów lotniczych w obie strony
dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasie:
- Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa)
• Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników
wizyty studyjnej.
• Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami
za bagaż rejestrowany (główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych.
• Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym
i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe
oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podróży.
• Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w
pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty.
• Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do
akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu.
• Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem wizyty studyjnej
ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami
niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany
jest uwzględnić w cenie możliwość jednokrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego
uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych.
• W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wizyty studyjnej
nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca.
• Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach
dotyczących realizacji przelotów dla wizyty studyjnej.
2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników wizyty studyjnej oraz pokrycie wszystkich kosztów
przejazdów w miejscu realizacji wizyty.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania.
• Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywności
przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez
Zamawiającego.
• Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty.
• Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników wizyty studyjnej.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Miejsca noclegowe na dwie doby podczas wizyty studyjnej dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób , w
hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych.
• Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone, co najmniej w:
a) pojedyncze łóżka,
b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę,
c) suszarkę do włosów,
d) komplet ręczników,
e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odzieży,
f) klimatyzację,
g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi,
h) telewizor.
Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów
telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyty studyjnej ani innych
kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub
innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio
z hotelem.
• Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych
z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących
w miejscu realizacji wizyty studyjnej.
4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej przez cały okres pobytu w miejscu
realizacji wizyty.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Dwa śniadania w hotelu, trzy obiady oraz dwie kolacje. Obiady i kolacje mogą być organizowane poza
hotelem.
• Posiłki będą spełniać co najmniej następujące wymagania:
a) śniadania powinny mieć formę śniadania kontynentalnego lub bufetu (szwedzkiego stołu). Każdy
uczestnik powinien mieć dostęp do soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz napojów
gorących (kawy i herbaty). Menu śniadania powinno odpowiadać standardowemu menu serwowanemu
w danym obiekcie klientom komercyjnym i obejmować produkty mięsne, mleczne oraz warzywne.
Wykonawca zapewni możliwość wyboru śniadania wegetariańskiego.
b) obiady powinny odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym lokalu klientom
komercyjnym i obejmować możliwość wyboru dania mięsnego lub wegetariańskiego. Do każdego obiadu
należy zapewnić napój.
c) kolacje powinny uwzględniać lokalną lub regionalną kuchnię kraju, w którym realizowana jest dana
wizyta.
d) Wykonawca zapewni uczestnikom możliwość wyboru posiłków wegetariańskich.
5) Zapewnienie pakietu ubezpieczeniowego dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej, zgłoszonych
uprzednio przez Zamawiającego. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres związany
z realizacją wizyty studyjnej, tj. od momentu rozpoczęcia podróży z Polski, przez cały okres pobytu
za granicą, do momentu zakończenia podróży powrotnej do Polski.
W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na sumę ubezpieczenia wynoszącą
co najmniej 130 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 100 000
zł na osobę.
• Ubezpieczenie bagażu na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 4 000 zł na osobę.
Miejsce realizacji
Kraj: Dania, Miejscowość: Kopenhaga
Time limit for receipt of tenders
Fri Sep 18 21:59:59 GMT 2026
Location
Kraj: Dania, Miejscowość: Kopenhaga
Category assortment
Event planning
Travel
Travel
Buyer details
Pracodawcy Lubelszczyzny "Lewiatan"
ul. 1-go Maja 16
20-410 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9462342596
ul. 1-go Maja 16
20-410 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9462342596
