Usługa biegłego rewidenta, który dokona badania sprawozdań rozliczeniowych/rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projektu pn. RozwijaMY Jasło!
Notice description
Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi biegłego rewidenta, który dokona badania (weryfikacji i oceny sporządzonych przez Miasto Jasło sprawozdań rozliczeniowych/ rocznych oraz sprawozdania końcowego (i ich ewentualnych korekt) z realizacji projektu pn. RozwijaMY Jasło! realizowanego w okresie od 7.03.2024 r. do 31.03.2029 r. Badaniem objętych będzie siedem sprawozdań, w tym: trzy sprawozdania rozliczeniowe, trzy sprawozdania roczne oraz jedno sprawozdanie końcowe. Każde sprawozdanie będzie rozliczeniem wykorzystania środków dotacji w projekcie. Sprawozdania będą wypełniane przez pracowników Urzędu Miasta w Jaśle. Dołączany do nich będzie wykaz poniesionych wydatków, obejmujący wydatki bieżące oraz inwestycyjne w tym m.in.: wynagrodzenia dodatkowe, delegacje, zakup usług budowlanych, zakup materiałów i wyposażenia, zakup usług pozostałych, przekazane w ramach projektu dotacje celowe na realizację zadań w ramach projektu oraz środki grantowe na rzecz NGOs i osób fizycznych. Sprawozdania będą sporządzone według udostępnionego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej wzoru stanowiącego załącznik nr 3 oraz załącznik nr 4 (arkusz Excel) do niniejszego zapytania.
Sprawozdania wraz z zestawieniem dokumentów księgowych za dany okres powinny być zweryfikowane i zatwierdzone przez niezależnego biegłego rewidenta w formie protokołów - wzór - załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. W ramach projektu, zaplanowano 7 sprawozdań, w tym:
1) Trzy sprawozdania rozliczeniowe (po 1 sprawozdaniu za 2026 r., 2027 r., 2028 r.) - zawierające zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków,
2) Trzy sprawozdania roczne za 2026 r., 2027 r., 2028 r. - zawierające rozliczenie wykorzystania środków dotacji otrzymanych w danym roku oraz zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków;
3) Jedno sprawozdanie końcowe - zwierające rozliczenie wykorzystania wszystkich otrzymanych
w ramach projektu środków oraz dokumentację potwierdzającą poniesienie pozostałych wydatków, przewidzianych do refundacji w ramach ostatniej transzy dotacji.
Wykonawca będzie poinformowany o konieczności weryfikacji i zatwierdzenia sprawozdania (oraz ewentualnej korekty) z odpowiednim wyprzedzeniem.
Termin weryfikacji i zatwierdzenia sprawozdania przez rewidenta, bądź firmę audytorską: nie później niż 7 dni kalendarzowych od otrzymania sprawozdania.
Zamawiana usługa będzie obejmowała:
1. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło rocznego sprawozdania odpowiednio za 2026 rok, 2027 rok, 2028 rok (trzy sprawozdania roczne). Sprawozdanie roczne zawierające rozliczenie wykorzystanych środków dotacji otrzymanych w poprzednim roku Beneficjent powinien złożyć do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej w terminie do 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego.
2. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło sprawozdania rozliczeniowego -
trzy sprawozdania rozliczeniowe (po jednym sprawozdaniu za 2026 r., 2027 r., 2028 r.). Sprawozdanie rozliczeniowe Miasto Jasło ma obowiązek złożyć do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo – rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności.
3. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło sprawozdania końcowego
z realizacji projektu (jedno sprawozdanie końcowe z realizacji projektu). Sprawozdanie końcowe
z realizacji projektu, zawierające rozliczenie wykorzystania dotacji powinien być złożony do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej w terminie do 3 miesięcy od zakończenia realizacji projektu.
4. W razie wystąpienia błędów w sprawozdaniach o których mowa w pkt. 1 do 3, na wniosek KIK-OP, Beneficjent przekazuje do KIK-OP, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tego wniosku, poprawione wersje sprawozdania sporządzone w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej. W przypadku wystąpienia w sprawozdaniu błędów, których poprawa wymaga ponownej weryfikacji przez biegłego rewidenta, termin ten ulega przedłużeniu do 10 dni roboczych.
5. Weryfikacja sprawozdań rozliczeniowych, rocznych i końcowego będzie obejmować:
1) badanie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków,
2) badanie części finansowej sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego (wzór sprawozdania z realizacji projektu - Załącznik nr 3 wraz z rozliczeniem - załącznik nr 4 w załączeniu), w szczególności ocenę:
- prawidłowości dokonywania wydatków,
- stopnia realizacji budżetu w poszczególnych kategoriach,
- prawidłowości zakwalifikowania wydatków do kategorii wydatków bieżących i majątkowych,
- kwalifikowalności poniesionych wydatków w projekcie, zgodnie z Rozdziałem 6 Regulacji
w sprawie wdrażania Drugiej edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej dostępnych na stronie internetowej: https://www.programszwajcarski.gov.pl/media/120062/Regulacje_PL_II_edycja_SPPW_2022_05_06.pdf, Umową w sprawie Programu, oraz Regulaminem naboru projektów w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast jak również w przepisach z zakresu pomocy publicznej lub pomocy de minimis – o odniesieniu do działań, dla których dofinansowanie stanowi taką pomoc,
- zgodność kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi,
- kompletność dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
- zgodność wydatków w projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,
- zachowanie terminów związanych z ponoszeniem wydatków,
- zachowanie terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,
- poprawność dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
- poprawność przeliczeń kursowych (jeśli występują),
- poprawność dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.
3) kompletność i poprawność sprawozdań dotyczących zrealizowanych wydatków w projekcie.
Protokół z badań sprawozdań rozliczeniowych, rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projektu, sporządzany będzie na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Wszystkie strony protokołów z badania powinny być ponumerowane i parafowane przez członka zespołu wykonującego badanie. Wykonawca dostarczy każdy protokół z badania sprawozdania rozliczeniowego, rocznego oraz końcowego w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej (w formacie doc i pdf). Sprawozdania finansowe (okresowe, roczne, końcowe) wraz z protokołem kontroli biegłego rewidenta będą okresowo przedkładane do KIK-OP. Każde sprawozdania będzie stanowiło rozliczenie wykorzystania środków dotacji w ramach umowy i zawierać będzie informację o wydatkach w bieżącym raporcie poniesionych w ramach zamówień publicznych.
1. Zamawiający zastrzega, że dokumenty potrzebne do rozliczenia poszczególnych transz projektu znajdują się w Urzędzie Miasta w Jaśle, jego jednostce organizacyjnej Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, siedzibach Partnerów projektu, tj. Powiat Jasielski oraz Związek Gmin Dorzecza Wisłoki oraz Realizatora działania nr 1 projektu Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp.
z o.o. w Jaśle i zostanie udostępniana Wykonawcy podczas realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępnione będą na bieżąco, w kontaktach roboczych w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. Wykonawca musi zapewnić sobie sprzęt i oprogramowane komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne i transport lokalny. Zamawiający udostępni pomieszczenie biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy. Dopuszcza się realizację przedmiotu zamówienia w formie zdalnej po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego, np. w formie mailowej.
4. Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu na bieżąco uwagi i wnioski, ewentualne rekomendacje w sprawie usunięcia stwierdzonych podczas badania uchybień.
5. Zamawiający zastrzega, że badanie sprawozdań rozliczeniowych, rocznych oraz sprawozdania końcowego musi być oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, nie może zostać przeprowadzone w oparciu o próbę.
6. W razie wydania opinii zawierającej zastrzeżenia, co do prawidłowości lub rzetelności badanego sprawozdania, wydania o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne szczegółowe pisemne uzasadnienie ich przyczyn.
7. Ostateczny odbiór każdego z etapów zamówienia nastąpi po zweryfikowaniu i zaopiniowaniu bez uwag sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego oraz protokołu z badania stanowiącego przedmiot zamówienia danego etapu przez KIK-OP. W przypadku uwag zgłoszonych przez KIK-OP do przekazanej dokumentacji, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia
i wydania dokumentu korygującego (np. w formie sprostowania/aneksu do protokołu z badania).
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia/zwiększenia łącznej ilości sprawozdań rozliczeniowych/ rocznych podlegających badaniu (minimalna liczba raportów rozliczeniowych 1, maksymalna liczba 3).
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania korekty sprawozdań już sporządzonych, na każde wezwanie KIK-OP.
10. Biegły rewident, w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu, będzie ściśle współpracował z Instytucją Audytu lub inna upoważnioną instytucją krajową oraz stroną szwajcarską lub jednostką upoważnioną do działania w jego imieniu, w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla w/w instytucji oraz ewentualnego udostępnienia dokumentacji z przeprowadzonego badania.
11. Biegły rewident w miarę możliwości będzie obecny podczas całego badania sprawozdań finansowych w siedzibie Zamawiającego.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: jasielski, Gmina: Jasło, Miejscowość: Jasło
Sprawozdania wraz z zestawieniem dokumentów księgowych za dany okres powinny być zweryfikowane i zatwierdzone przez niezależnego biegłego rewidenta w formie protokołów - wzór - załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. W ramach projektu, zaplanowano 7 sprawozdań, w tym:
1) Trzy sprawozdania rozliczeniowe (po 1 sprawozdaniu za 2026 r., 2027 r., 2028 r.) - zawierające zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków,
2) Trzy sprawozdania roczne za 2026 r., 2027 r., 2028 r. - zawierające rozliczenie wykorzystania środków dotacji otrzymanych w danym roku oraz zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków;
3) Jedno sprawozdanie końcowe - zwierające rozliczenie wykorzystania wszystkich otrzymanych
w ramach projektu środków oraz dokumentację potwierdzającą poniesienie pozostałych wydatków, przewidzianych do refundacji w ramach ostatniej transzy dotacji.
Wykonawca będzie poinformowany o konieczności weryfikacji i zatwierdzenia sprawozdania (oraz ewentualnej korekty) z odpowiednim wyprzedzeniem.
Termin weryfikacji i zatwierdzenia sprawozdania przez rewidenta, bądź firmę audytorską: nie później niż 7 dni kalendarzowych od otrzymania sprawozdania.
Zamawiana usługa będzie obejmowała:
1. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło rocznego sprawozdania odpowiednio za 2026 rok, 2027 rok, 2028 rok (trzy sprawozdania roczne). Sprawozdanie roczne zawierające rozliczenie wykorzystanych środków dotacji otrzymanych w poprzednim roku Beneficjent powinien złożyć do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej w terminie do 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego.
2. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło sprawozdania rozliczeniowego -
trzy sprawozdania rozliczeniowe (po jednym sprawozdaniu za 2026 r., 2027 r., 2028 r.). Sprawozdanie rozliczeniowe Miasto Jasło ma obowiązek złożyć do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo – rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności.
3. Weryfikację i zatwierdzenie sporządzonego przez Miasto Jasło sprawozdania końcowego
z realizacji projektu (jedno sprawozdanie końcowe z realizacji projektu). Sprawozdanie końcowe
z realizacji projektu, zawierające rozliczenie wykorzystania dotacji powinien być złożony do KIK-OP w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej w terminie do 3 miesięcy od zakończenia realizacji projektu.
4. W razie wystąpienia błędów w sprawozdaniach o których mowa w pkt. 1 do 3, na wniosek KIK-OP, Beneficjent przekazuje do KIK-OP, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tego wniosku, poprawione wersje sprawozdania sporządzone w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej. W przypadku wystąpienia w sprawozdaniu błędów, których poprawa wymaga ponownej weryfikacji przez biegłego rewidenta, termin ten ulega przedłużeniu do 10 dni roboczych.
5. Weryfikacja sprawozdań rozliczeniowych, rocznych i końcowego będzie obejmować:
1) badanie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków,
2) badanie części finansowej sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego (wzór sprawozdania z realizacji projektu - Załącznik nr 3 wraz z rozliczeniem - załącznik nr 4 w załączeniu), w szczególności ocenę:
- prawidłowości dokonywania wydatków,
- stopnia realizacji budżetu w poszczególnych kategoriach,
- prawidłowości zakwalifikowania wydatków do kategorii wydatków bieżących i majątkowych,
- kwalifikowalności poniesionych wydatków w projekcie, zgodnie z Rozdziałem 6 Regulacji
w sprawie wdrażania Drugiej edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej dostępnych na stronie internetowej: https://www.programszwajcarski.gov.pl/media/120062/Regulacje_PL_II_edycja_SPPW_2022_05_06.pdf, Umową w sprawie Programu, oraz Regulaminem naboru projektów w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast jak również w przepisach z zakresu pomocy publicznej lub pomocy de minimis – o odniesieniu do działań, dla których dofinansowanie stanowi taką pomoc,
- zgodność kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi,
- kompletność dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
- zgodność wydatków w projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,
- zachowanie terminów związanych z ponoszeniem wydatków,
- zachowanie terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,
- poprawność dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
- poprawność przeliczeń kursowych (jeśli występują),
- poprawność dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.
3) kompletność i poprawność sprawozdań dotyczących zrealizowanych wydatków w projekcie.
Protokół z badań sprawozdań rozliczeniowych, rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji projektu, sporządzany będzie na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Wszystkie strony protokołów z badania powinny być ponumerowane i parafowane przez członka zespołu wykonującego badanie. Wykonawca dostarczy każdy protokół z badania sprawozdania rozliczeniowego, rocznego oraz końcowego w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej (w formacie doc i pdf). Sprawozdania finansowe (okresowe, roczne, końcowe) wraz z protokołem kontroli biegłego rewidenta będą okresowo przedkładane do KIK-OP. Każde sprawozdania będzie stanowiło rozliczenie wykorzystania środków dotacji w ramach umowy i zawierać będzie informację o wydatkach w bieżącym raporcie poniesionych w ramach zamówień publicznych.
1. Zamawiający zastrzega, że dokumenty potrzebne do rozliczenia poszczególnych transz projektu znajdują się w Urzędzie Miasta w Jaśle, jego jednostce organizacyjnej Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, siedzibach Partnerów projektu, tj. Powiat Jasielski oraz Związek Gmin Dorzecza Wisłoki oraz Realizatora działania nr 1 projektu Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp.
z o.o. w Jaśle i zostanie udostępniana Wykonawcy podczas realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępnione będą na bieżąco, w kontaktach roboczych w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. Wykonawca musi zapewnić sobie sprzęt i oprogramowane komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne i transport lokalny. Zamawiający udostępni pomieszczenie biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy. Dopuszcza się realizację przedmiotu zamówienia w formie zdalnej po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego, np. w formie mailowej.
4. Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu na bieżąco uwagi i wnioski, ewentualne rekomendacje w sprawie usunięcia stwierdzonych podczas badania uchybień.
5. Zamawiający zastrzega, że badanie sprawozdań rozliczeniowych, rocznych oraz sprawozdania końcowego musi być oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, nie może zostać przeprowadzone w oparciu o próbę.
6. W razie wydania opinii zawierającej zastrzeżenia, co do prawidłowości lub rzetelności badanego sprawozdania, wydania o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne szczegółowe pisemne uzasadnienie ich przyczyn.
7. Ostateczny odbiór każdego z etapów zamówienia nastąpi po zweryfikowaniu i zaopiniowaniu bez uwag sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego oraz protokołu z badania stanowiącego przedmiot zamówienia danego etapu przez KIK-OP. W przypadku uwag zgłoszonych przez KIK-OP do przekazanej dokumentacji, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia
i wydania dokumentu korygującego (np. w formie sprostowania/aneksu do protokołu z badania).
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia/zwiększenia łącznej ilości sprawozdań rozliczeniowych/ rocznych podlegających badaniu (minimalna liczba raportów rozliczeniowych 1, maksymalna liczba 3).
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania korekty sprawozdań już sporządzonych, na każde wezwanie KIK-OP.
10. Biegły rewident, w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu, będzie ściśle współpracował z Instytucją Audytu lub inna upoważnioną instytucją krajową oraz stroną szwajcarską lub jednostką upoważnioną do działania w jego imieniu, w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla w/w instytucji oraz ewentualnego udostępnienia dokumentacji z przeprowadzonego badania.
11. Biegły rewident w miarę możliwości będzie obecny podczas całego badania sprawozdań finansowych w siedzibie Zamawiającego.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: jasielski, Gmina: Jasło, Miejscowość: Jasło
Time limit for receipt of tenders
2026-09-18 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: jasielski, Gmina: Jasło, Miejscowość: Jasło
Category assortment
Audit and controlling
Buyer details
Miasto Jasło
Rynek 12
38-200 Jasło
Województwo: podkarpackie
Kraj: Polska
NIP: 6851000345
Rynek 12
38-200 Jasło
Województwo: podkarpackie
Kraj: Polska
NIP: 6851000345
