ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 52/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług transportu osób na targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług transportu osób na Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja, które odbędą się w dniach 26-27.05.2027 r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Salon de l’herbe et des fourrages 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza zewnętrzna: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda.
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej zewnętrznej: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda;
• wymiary stoiska: moduł ekspozycyjny 20mx10m, działki demonstracyjne 70mx70m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z 4 stron, zlokalizowane na otwartym terenie trawiastym (pola pokazowe);
• pokrycie opłat wymaganych przez Organizatora targów i innych tj. opłata rejestracyjna/wpisowa, dostęp do aplikacji targowej dla wystawców (Profield Events), pakiet 50 zaproszeń elektronicznych dla klientów (e-invitations), pakiet wejściówek dla personelu obsługującego stoisko (Pass exposant) wraz z dodatkowymi kartami wstępu dla delegacji handlowej (Pass supplémentaire);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o parametrach 230V / 3kW / 15A, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• konstrukcja namiotowa o wymiarach 5mx5m o następujących parametrach: stabilny stelaż odpowiedni dla warunków atmosferycznych, możliwość modułowego otwarcia/rozszczelnienia ścian frontowych w celu swobodnego przepływu odwiedzających, wysokość w świetle wejście ok. 2,20 – 2,40 m, wysokość całkowita w szczycie ok. 4,50 – 5,00 m, poszycie dachowe: trudnopalne, wodoodporne, o wysokiej gramaturze, kolorystyka: neutralna, estetyczna biel;
• wyposażenie stoiska – meble o wysokiej odporności na warunki zewnętrzne:
- lada recepcyjna: profesjonalna, stabilna lada recepcyjna (zlokalizowana przy wejściu do namiotu), wymiary 100cmx40cm, szafka w środku zamykana na klucz,
- zewnętrzna strefa rozmów handlowych (meble ogrodowe/targowe):
o stoły zewnętrzne: 2 sztuki stabilnych, okrągłych stołów konferencyjno-ogrodowych (odpornych na wilgoć i promieniowanie UV), wykonanych z PVC, wymiar 90x70cm;
o krzesła zewnętrzne: 8 sztuk ergonomicznych krzeseł wykonanych z PVC (po 4 krzesła przypisane do każdego z 2 stołów;
o maszty flagowe: 4 sztuki profesjonalnych, wysokich masztów flagowych - teleskopowych (ewentualnie segmentowych), wykonanych z aluminium, posiadających obrotowe ramię, o wysokości 5,75 m każdy, z możliwością opuszczania i podniesienia flagi (flagi przygotowywane we własnym zakresie);
- zaplecze socjalne o wymiarach ok. 1,5x2 m, wysokość ok. 2m (w namiocie), wyposażone w 2 gniazda przyłączeniowe, lodówkę, ekspres do kawy, czajnik elektryczny oraz szafkę zamykaną na klucz;
- elektryka: dystrybucja energii z przyłącza głównego (2 gniazda w skrzynce/rozdzielnicy 230V/3kW/15A) rozprowadzone za pomocą zestawu bezpiecznych przedłużaczy bębnowych i listew zasilających (min. 3 sztuki). Łącznie wymaganych min. 6 punktów poboru energii;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
wolnostojący roll-up ustawiony przy wejściu na stoisko z logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 11:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Zabłudów (siedziba Wnioskodawcy - Trawiasta 1, 16-060 Zabłudów) – targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 (lokalizacja targów: Nouvoitou (35560), Francja).
• opis eksponatów: maszyny zielonkowe i komunalne;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 pełne tiry - 13,6m (1 TIR ok. 7 ton, 1 TIR ok 5 ton);
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na 2 dni przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Paryż – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 24.05.2027 r. (do godz. 11:00), lot powrotny: wylot z Paryża w dniu 28.05.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług transportu osób na Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 Nouvoitou, Francja, które odbędą się w dniach 26-27.05.2027 r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – SAMASZ SP. Z O.O, NIP 9661592976.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Salon de l’herbe et des fourrages 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza zewnętrzna: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda.
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej zewnętrznej: 200 m² moduł ekspozycyjny oraz 2 działki demonstracyjne o powierzchni 4900 m² każda;
• wymiary stoiska: moduł ekspozycyjny 20mx10m, działki demonstracyjne 70mx70m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z 4 stron, zlokalizowane na otwartym terenie trawiastym (pola pokazowe);
• pokrycie opłat wymaganych przez Organizatora targów i innych tj. opłata rejestracyjna/wpisowa, dostęp do aplikacji targowej dla wystawców (Profield Events), pakiet 50 zaproszeń elektronicznych dla klientów (e-invitations), pakiet wejściówek dla personelu obsługującego stoisko (Pass exposant) wraz z dodatkowymi kartami wstępu dla delegacji handlowej (Pass supplémentaire);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o parametrach 230V / 3kW / 15A, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• konstrukcja namiotowa o wymiarach 5mx5m o następujących parametrach: stabilny stelaż odpowiedni dla warunków atmosferycznych, możliwość modułowego otwarcia/rozszczelnienia ścian frontowych w celu swobodnego przepływu odwiedzających, wysokość w świetle wejście ok. 2,20 – 2,40 m, wysokość całkowita w szczycie ok. 4,50 – 5,00 m, poszycie dachowe: trudnopalne, wodoodporne, o wysokiej gramaturze, kolorystyka: neutralna, estetyczna biel;
• wyposażenie stoiska – meble o wysokiej odporności na warunki zewnętrzne:
- lada recepcyjna: profesjonalna, stabilna lada recepcyjna (zlokalizowana przy wejściu do namiotu), wymiary 100cmx40cm, szafka w środku zamykana na klucz,
- zewnętrzna strefa rozmów handlowych (meble ogrodowe/targowe):
o stoły zewnętrzne: 2 sztuki stabilnych, okrągłych stołów konferencyjno-ogrodowych (odpornych na wilgoć i promieniowanie UV), wykonanych z PVC, wymiar 90x70cm;
o krzesła zewnętrzne: 8 sztuk ergonomicznych krzeseł wykonanych z PVC (po 4 krzesła przypisane do każdego z 2 stołów;
o maszty flagowe: 4 sztuki profesjonalnych, wysokich masztów flagowych - teleskopowych (ewentualnie segmentowych), wykonanych z aluminium, posiadających obrotowe ramię, o wysokości 5,75 m każdy, z możliwością opuszczania i podniesienia flagi (flagi przygotowywane we własnym zakresie);
- zaplecze socjalne o wymiarach ok. 1,5x2 m, wysokość ok. 2m (w namiocie), wyposażone w 2 gniazda przyłączeniowe, lodówkę, ekspres do kawy, czajnik elektryczny oraz szafkę zamykaną na klucz;
- elektryka: dystrybucja energii z przyłącza głównego (2 gniazda w skrzynce/rozdzielnicy 230V/3kW/15A) rozprowadzone za pomocą zestawu bezpiecznych przedłużaczy bębnowych i listew zasilających (min. 3 sztuki). Łącznie wymaganych min. 6 punktów poboru energii;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
wolnostojący roll-up ustawiony przy wejściu na stoisko z logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 11:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w obsłudze door-to-door na trasie: Zabłudów (siedziba Wnioskodawcy - Trawiasta 1, 16-060 Zabłudów) – targi Targi Salon de l’herbe et des fourrages 2027 (lokalizacja targów: Nouvoitou (35560), Francja).
• opis eksponatów: maszyny zielonkowe i komunalne;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 pełne tiry - 13,6m (1 TIR ok. 7 ton, 1 TIR ok 5 ton);
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na 2 dni przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Paryż – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 24.05.2027 r. (do godz. 11:00), lot powrotny: wylot z Paryża w dniu 28.05.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
Fri Sep 18 08:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
