Usługa kompleksowej organizacji i obsługi wizyty do Brukseli (Belgia)
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.03-IP.06-0003/24 - Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne
Konfederacja Lewiatan zaprasza do składania ofert na realizację zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty do Brukseli w Belgii dalej („Wizyta”)
1. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumencie: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest dofinansowane z Unii Europejskiej w ramach projektu pt.: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne (nr: FERS.04.03-IP.06-0003/24).
2. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest realizacja zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty w Belgii (Bruksela) (dalej „Wizyta”)
3. Kod CPV:
• 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
• 55100000-1 – Usługi hotelarskie
• 63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
4. Termin realizacji Usługi oraz informacja o uczestnikach
4.1 Wizyta odbędzie się w terminie: 30 września – 1 października 2026 r.
Potwierdzenie terminu nastąpi najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą.
4.2 Liczba uczestników: 20 osób
Rekrutacja uczestników Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego.
Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników Wizyty najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą.
4.3 W przypadku, gdy wskazanym przez Zamawiającego uczestnikiem Wizyty jest osoba z niepełnosprawnością związaną ze specjalnymi potrzebami, Zamawiający wraz z listą uczestników przekazuje tę informację Wykonawcy, który zobowiązany jest do organizacji pobytu z uwzględnieniem tych potrzeb.
4.4 Zamawiający dopuszcza zmianę terminu Wizyty wskazanego w pkt 4.1, w tym zmianę terminu realizacji poza okres 30 września - 1 października 2026 r., a także modyfikację (zmniejszenie) liczby Uczestników lub zmianę osób biorących udział w Wizycie. Z zastrzeżeniem przypadków siły wyższej, zmiany te mogą zostać zgłoszone nie później niż 48 godzin przed terminem rozpoczęcia Wizyty.
5. Miejsce Wizyty
• Kraj: Belgia
• Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela
• Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczegółowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adresów, w których odbędą się spotkania najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem Wizyty.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie później niż na 3 dni przed planowym terminem Wizyty.
6. Ramowy plan Wizyty
Dzień pierwszy
Spotkanie na lotnisku Okęcie w Warszawie
*ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca
ok. 7:15 Wylot z Warszawy (lotnisko Chopina)
9:25 Przylot do Brukseli (lotnisko Zaventem)
10:00 Przejazd z lotniska do hotelu i pozostawienie bagaży. Zameldowanie zgodnie z godzinami obowiązującymi w hotelu
12:00 Lunch
13:00-16:30 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników
17:00 Udział w konferencji - adres:
Residence Palace
Rue de la Loi 155
1040 Brussels
22.00 Powrót do hotelu
Dzień drugi
9:00 Śniadanie
10:00 Wymeldowanie z hotelu i pozostawienie bagaży w hotelu
10:00-12:00 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników
12:00 Lunch
14:30 Przejazd na lotnisko
ok. 16:55 Wylot z Brukseli (lotnisko Zaventem) i przylot na Lotnisko Okęcie w Warszawie
*ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca
7. Przygotowanie Wizyty
7.1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej 5 dni od dnia podpisania umowy:
1) propozycję godzin przelotów,
2) co najmniej 3 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego,
3) propozycje restauracji, w których uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu,
4) harmonogram oraz czas przejazdów na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środków transportu.
7.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o których mowa w pkt. 7.1, w terminie 2 dni od ich otrzymania. W przypadku ich zgłoszenia Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni do przedstawienia kolejnych dwóch propozycji, które będą uwzględniały uwagi Zamawiającego.
8. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę
8.1 Transport
8.1.1 Bilety lotnicze
1) Rezerwacja i zakup biletów lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) z opcją bagażu podręcznego dla uczestników Wizyty;
2) Wylot z i powrót na lotnisko Chopina w Warszawie;
3) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem)
4) Dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca dostarczy bilety papierowe do siedziby Zamawiającego najpóźniej 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem Wizyty;
8.1.2 Transport lokalny w Brukseli (Belgia) oraz transfery lotniskowe
1) Transfer w trakcie Wizyty pomiędzy lotniskiem, hotelem oraz poszczególnymi lokalizacjami w trakcie Wizyty:
a. Wykonawca zapewni transfer 20 uczestników Wizyty z lotniska do hotelu oraz z hotelu albo ostatniej lokalizacji programu na lotnisko.
b. Transfer powrotny musi zapewniać przyjazd na lotnisko co najmniej 2 godziny przed odlotem.
c. Transfery lotniskowe zostaną zrealizowane jednym busem, minibusem albo autokarem posiadającym co najmniej 20 miejsc pasażerskich, nie licząc kierowcy i opiekuna grupy, oraz odpowiednią przestrzeń bagażową.
d. Jeżeli czas przejścia pieszego pomiędzy hotelem a daną lokalizacją lub pomiędzy kolejnymi lokalizacjami nie przekracza 15 minut, grupa będzie przemieszczać się pieszo.
e. Zamawiający dopuszcza po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym transport publiczny lub licencjonowane taxi, jeżeli będzie to dogodniejsze albo uzasadnione organizacyjnie. Wykonawca zapewni bilety i pokryje koszty przejazdów. Taxi nie może zastąpić planowanego wspólnego transferu całej grupy z lotniska i na lotnisko, z wyjątkiem sytuacji awaryjnej.
f. Pojazdy muszą być sprawne technicznie, klimatyzowane, wyposażone w pasy bezpieczeństwa oraz posiadać wymagane prawem zezwolenia, licencje i ubezpieczenia.
g. Wykonawca pokrywa wszystkie koszty transportu, w tym paliwa, kierowców, opłat drogowych i parkingowych. W przypadku zgłoszenia takiej potrzeby zapewni również pojazd dostosowany do przewozu osoby z niepełnosprawnością ruchową.
h. W przypadku awarii Wykonawca niezwłocznie zapewni pojazd zastępczy albo inny odpowiedni środek transportu, bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego i uczestników.
8.2 Wyżywienie uczestników
8.2.1 Wykonawca zapewni uczestnikom Wizyty wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem następujących założeń:
a) dzień pierwszy:
• obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu.
b) dzień drugi:
• śniadanie w hotelu.
• obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu.
8.2.2 Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić specjalne preferencje żywieniowe uczestników Wizyty, o których Zamawiający informuje Wykonawcę przekazując listę uczestników Wizyty.
8.3 Zakwaterowanie
8.3.1 Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestników Wizyty, w hotelu:
a) co najmniej trzygwiazdkowym (3*);
b) położonym w Brukseli, w rejonie Dzielnicy Europejskiej (European Quarter), tj. w lokalizacji umożliwiającej dojście pieszo od głównego wejścia hotelu do ronda Roberta Schumana (Rond-point Robert Schuman) w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
8.3.2 Zakwaterowanie uczestników Wizyty w pokojach jednoosobowych z łazienką i toaletą.
8.3.3 Zakwaterowanie wszystkich uczestników Wizyty w tym samym hotelu.
8.3.4 Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników Wizyty, kosztów minibaru ani kosztów związanych np. z udostępnieniem płatnej telewizji.
8.4 Personel
8.4.1 Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę czuwającą nad prawidłowym przebiegiem Wizyty, w tym w szczególności zobowiązany jest do organizacji jej w ten sposób, że osoba dedykowana opiece nad Uczestnikami wizyty obecna jest wraz z nimi w Brukseli pozostając z nimi w bezpośrednim kontakcie.
8.5 Ubezpieczenie
8.5.1 Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników Wizyty na czas przejazdów (w dwie strony) i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika będzie obejmować:
a) koszty leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL – polisa od kwoty min. 20.000 EURO),
b) następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa od kwoty min. 10.000 PLN),
c) utrata bagażu podróżnego - polisa od kwoty min.1.000 PLN.
Miejsce realizacji
Kraj: Belgia, Miejscowość: Bruksela
FERS.04.03-IP.06-0003/24 - Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne
Konfederacja Lewiatan zaprasza do składania ofert na realizację zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty do Brukseli w Belgii dalej („Wizyta”)
1. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w dokumencie: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest dofinansowane z Unii Europejskiej w ramach projektu pt.: Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne (nr: FERS.04.03-IP.06-0003/24).
2. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest realizacja zamówienia polegającego na kompleksowej organizacji i obsłudze wizyty w Belgii (Bruksela) (dalej „Wizyta”)
3. Kod CPV:
• 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
• 55100000-1 – Usługi hotelarskie
• 63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
4. Termin realizacji Usługi oraz informacja o uczestnikach
4.1 Wizyta odbędzie się w terminie: 30 września – 1 października 2026 r.
Potwierdzenie terminu nastąpi najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą.
4.2 Liczba uczestników: 20 osób
Rekrutacja uczestników Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego.
Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników Wizyty najpóźniej 5 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy z Wykonawcą.
4.3 W przypadku, gdy wskazanym przez Zamawiającego uczestnikiem Wizyty jest osoba z niepełnosprawnością związaną ze specjalnymi potrzebami, Zamawiający wraz z listą uczestników przekazuje tę informację Wykonawcy, który zobowiązany jest do organizacji pobytu z uwzględnieniem tych potrzeb.
4.4 Zamawiający dopuszcza zmianę terminu Wizyty wskazanego w pkt 4.1, w tym zmianę terminu realizacji poza okres 30 września - 1 października 2026 r., a także modyfikację (zmniejszenie) liczby Uczestników lub zmianę osób biorących udział w Wizycie. Z zastrzeżeniem przypadków siły wyższej, zmiany te mogą zostać zgłoszone nie później niż 48 godzin przed terminem rozpoczęcia Wizyty.
5. Miejsce Wizyty
• Kraj: Belgia
• Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela
• Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczegółowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adresów, w których odbędą się spotkania najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem Wizyty.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie później niż na 3 dni przed planowym terminem Wizyty.
6. Ramowy plan Wizyty
Dzień pierwszy
Spotkanie na lotnisku Okęcie w Warszawie
*ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca
ok. 7:15 Wylot z Warszawy (lotnisko Chopina)
9:25 Przylot do Brukseli (lotnisko Zaventem)
10:00 Przejazd z lotniska do hotelu i pozostawienie bagaży. Zameldowanie zgodnie z godzinami obowiązującymi w hotelu
12:00 Lunch
13:00-16:30 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników
17:00 Udział w konferencji - adres:
Residence Palace
Rue de la Loi 155
1040 Brussels
22.00 Powrót do hotelu
Dzień drugi
9:00 Śniadanie
10:00 Wymeldowanie z hotelu i pozostawienie bagaży w hotelu
10:00-12:00 Indywidualne spotkania według potrzeb uczestników
12:00 Lunch
14:30 Przejazd na lotnisko
ok. 16:55 Wylot z Brukseli (lotnisko Zaventem) i przylot na Lotnisko Okęcie w Warszawie
*ostateczną trasę i godzinę wylotu proponuje wykonawca
7. Przygotowanie Wizyty
7.1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej 5 dni od dnia podpisania umowy:
1) propozycję godzin przelotów,
2) co najmniej 3 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego,
3) propozycje restauracji, w których uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu,
4) harmonogram oraz czas przejazdów na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środków transportu.
7.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o których mowa w pkt. 7.1, w terminie 2 dni od ich otrzymania. W przypadku ich zgłoszenia Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni do przedstawienia kolejnych dwóch propozycji, które będą uwzględniały uwagi Zamawiającego.
8. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę
8.1 Transport
8.1.1 Bilety lotnicze
1) Rezerwacja i zakup biletów lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) z opcją bagażu podręcznego dla uczestników Wizyty;
2) Wylot z i powrót na lotnisko Chopina w Warszawie;
3) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem)
4) Dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca dostarczy bilety papierowe do siedziby Zamawiającego najpóźniej 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem Wizyty;
8.1.2 Transport lokalny w Brukseli (Belgia) oraz transfery lotniskowe
1) Transfer w trakcie Wizyty pomiędzy lotniskiem, hotelem oraz poszczególnymi lokalizacjami w trakcie Wizyty:
a. Wykonawca zapewni transfer 20 uczestników Wizyty z lotniska do hotelu oraz z hotelu albo ostatniej lokalizacji programu na lotnisko.
b. Transfer powrotny musi zapewniać przyjazd na lotnisko co najmniej 2 godziny przed odlotem.
c. Transfery lotniskowe zostaną zrealizowane jednym busem, minibusem albo autokarem posiadającym co najmniej 20 miejsc pasażerskich, nie licząc kierowcy i opiekuna grupy, oraz odpowiednią przestrzeń bagażową.
d. Jeżeli czas przejścia pieszego pomiędzy hotelem a daną lokalizacją lub pomiędzy kolejnymi lokalizacjami nie przekracza 15 minut, grupa będzie przemieszczać się pieszo.
e. Zamawiający dopuszcza po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym transport publiczny lub licencjonowane taxi, jeżeli będzie to dogodniejsze albo uzasadnione organizacyjnie. Wykonawca zapewni bilety i pokryje koszty przejazdów. Taxi nie może zastąpić planowanego wspólnego transferu całej grupy z lotniska i na lotnisko, z wyjątkiem sytuacji awaryjnej.
f. Pojazdy muszą być sprawne technicznie, klimatyzowane, wyposażone w pasy bezpieczeństwa oraz posiadać wymagane prawem zezwolenia, licencje i ubezpieczenia.
g. Wykonawca pokrywa wszystkie koszty transportu, w tym paliwa, kierowców, opłat drogowych i parkingowych. W przypadku zgłoszenia takiej potrzeby zapewni również pojazd dostosowany do przewozu osoby z niepełnosprawnością ruchową.
h. W przypadku awarii Wykonawca niezwłocznie zapewni pojazd zastępczy albo inny odpowiedni środek transportu, bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego i uczestników.
8.2 Wyżywienie uczestników
8.2.1 Wykonawca zapewni uczestnikom Wizyty wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem następujących założeń:
a) dzień pierwszy:
• obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu.
b) dzień drugi:
• śniadanie w hotelu.
• obiad: danie główne (możliwość wyboru z 2-3 dań, w tym 1 danie wegetariańskie), napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu.
8.2.2 Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić specjalne preferencje żywieniowe uczestników Wizyty, o których Zamawiający informuje Wykonawcę przekazując listę uczestników Wizyty.
8.3 Zakwaterowanie
8.3.1 Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestników Wizyty, w hotelu:
a) co najmniej trzygwiazdkowym (3*);
b) położonym w Brukseli, w rejonie Dzielnicy Europejskiej (European Quarter), tj. w lokalizacji umożliwiającej dojście pieszo od głównego wejścia hotelu do ronda Roberta Schumana (Rond-point Robert Schuman) w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
8.3.2 Zakwaterowanie uczestników Wizyty w pokojach jednoosobowych z łazienką i toaletą.
8.3.3 Zakwaterowanie wszystkich uczestników Wizyty w tym samym hotelu.
8.3.4 Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników Wizyty, kosztów minibaru ani kosztów związanych np. z udostępnieniem płatnej telewizji.
8.4 Personel
8.4.1 Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę czuwającą nad prawidłowym przebiegiem Wizyty, w tym w szczególności zobowiązany jest do organizacji jej w ten sposób, że osoba dedykowana opiece nad Uczestnikami wizyty obecna jest wraz z nimi w Brukseli pozostając z nimi w bezpośrednim kontakcie.
8.5 Ubezpieczenie
8.5.1 Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników Wizyty na czas przejazdów (w dwie strony) i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika będzie obejmować:
a) koszty leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL – polisa od kwoty min. 20.000 EURO),
b) następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa od kwoty min. 10.000 PLN),
c) utrata bagażu podróżnego - polisa od kwoty min.1.000 PLN.
Miejsce realizacji
Kraj: Belgia, Miejscowość: Bruksela
Time limit for receipt of tenders
2026-09-09 21:59:59.0
Location
Kraj: Belgia, Miejscowość: Bruksela
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Passenger transport services
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Passenger transport services
Buyer details
Konfederacja Lewiatan
Zbyszka Cybulskiego 5
00-727 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5262353400
Zbyszka Cybulskiego 5
00-727 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5262353400
