ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 50/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi AGRITECHNICA 2027, Hanower, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi AGRITECHNICA 2027, Hanower, Niemcy, które odbędą się w dniach 14-20 listopada 2027r. w Hanowerze, Niemcy.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – Wald-Gold Sp. z o.o., NIP 5430007639.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach AGRITECHNICA 2027, Hanower, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 30 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 30 m2 (+/-2m2), o wymiarach 5mx6m, stoisko otwarte z dwóch stron (preferowane narożne);
• wymagana lokalizacja: Hala 5;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata rejestracyjna, opłata AUMA, wpis do katalogu wystawców, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna, utylizacja odpadów i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• pakiet medialny BASIC;
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów AGRITECHNICA 2027 (Stand structure version Exclusive (corner stand) lub rozwiązanie równoważne) zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• wyposażenie podstawowe:
• system zabudowy stoiska bezkolumnowego (megawall lub różnoważny), biały;
• ściana tylna i boczna z prześwitem, wysokość 250 cm;
• ściany w całości pokryte pełnokolorowymi drukami cyfrowymi (materiałowymi);
• wykładzina w kolorze szarym (pokryta folią);
• zaplecze 2 m² z drążkiem na ubrania, 2 półkami (ok. 30 x 100 cm), koszem na śmieci i gniazdkiem elektrycznym;
• konstrukcja dodatkowa wysokość 350 cm, szerokość ok. 150 cm, długość ok. 300 cm – ścianka wystawowa z konstrukcją wysuniętą w przestrzeń stoiska, na przedniej ścianie konstrukcji baner materiałowy z nadrukiem cyfrowym o wymiarach 144,5 x 348 cm;
• meble:
• 1 stół biały; 3 krzesła białe; 1 lada informacyjna, podświetlenie LED, biała, z przodu z nadrukiem cyfrowym; 1 stojak na broszury; 1 hoker barowy;
• oświetlenie: 1 reflektor na 3 m² powierzchni użytkowej;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
logo firmy, zdjęcia produktów oraz zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność – na ścianach stoiska, zgodnie z opisem powyżej;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 19:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Brańsk - targi AGRITECHNICA 2027, Messegelände, 30521 Hannover-Döhren-Wülfel, Niemcy – Brańsk;
• szacowana wielkość ładunku: 1 paleta 120x120, o wadze do 800kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 19:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hanower – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, max czas lotu 5 godzin, wylot z Warszawy 13.11.2027r. (do godz. 12:00), wylot z Hanoweru 21.11.2027r
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
• w przypadku akceptacji przez Wnioskodawcę dopuszcza się również transport kombinowany drogą lotniczą i kolejową.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 13-21.11.2027r. (8 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów AGRITECHNICA 2027, Messegelände, 30521 Hannover-Döhren-Wülfel, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi AGRITECHNICA 2027, Hanower, Niemcy, które odbędą się w dniach 14-20 listopada 2027r. w Hanowerze, Niemcy.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – Wald-Gold Sp. z o.o., NIP 5430007639.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach AGRITECHNICA 2027, Hanower, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 30 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 30 m2 (+/-2m2), o wymiarach 5mx6m, stoisko otwarte z dwóch stron (preferowane narożne);
• wymagana lokalizacja: Hala 5;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata rejestracyjna, opłata AUMA, wpis do katalogu wystawców, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna, utylizacja odpadów i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• pakiet medialny BASIC;
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów AGRITECHNICA 2027 (Stand structure version Exclusive (corner stand) lub rozwiązanie równoważne) zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• wyposażenie podstawowe:
• system zabudowy stoiska bezkolumnowego (megawall lub różnoważny), biały;
• ściana tylna i boczna z prześwitem, wysokość 250 cm;
• ściany w całości pokryte pełnokolorowymi drukami cyfrowymi (materiałowymi);
• wykładzina w kolorze szarym (pokryta folią);
• zaplecze 2 m² z drążkiem na ubrania, 2 półkami (ok. 30 x 100 cm), koszem na śmieci i gniazdkiem elektrycznym;
• konstrukcja dodatkowa wysokość 350 cm, szerokość ok. 150 cm, długość ok. 300 cm – ścianka wystawowa z konstrukcją wysuniętą w przestrzeń stoiska, na przedniej ścianie konstrukcji baner materiałowy z nadrukiem cyfrowym o wymiarach 144,5 x 348 cm;
• meble:
• 1 stół biały; 3 krzesła białe; 1 lada informacyjna, podświetlenie LED, biała, z przodu z nadrukiem cyfrowym; 1 stojak na broszury; 1 hoker barowy;
• oświetlenie: 1 reflektor na 3 m² powierzchni użytkowej;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
logo firmy, zdjęcia produktów oraz zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność – na ścianach stoiska, zgodnie z opisem powyżej;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 19:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Brańsk - targi AGRITECHNICA 2027, Messegelände, 30521 Hannover-Döhren-Wülfel, Niemcy – Brańsk;
• szacowana wielkość ładunku: 1 paleta 120x120, o wadze do 800kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 19:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hanower – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, max czas lotu 5 godzin, wylot z Warszawy 13.11.2027r. (do godz. 12:00), wylot z Hanoweru 21.11.2027r
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
• w przypadku akceptacji przez Wnioskodawcę dopuszcza się również transport kombinowany drogą lotniczą i kolejową.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 13-21.11.2027r. (8 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów AGRITECHNICA 2027, Messegelände, 30521 Hannover-Döhren-Wülfel, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-09-08 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
