Zapytanie ofertowe na usługę organizacji 3 wizyt studyjnych do Danii, Hiszpanii i Francji
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.03-IP.06-0035/25 - Rozwój Potencjału Partnera Społecznego – Prcodawców Lubelszczyzny Lewiatan
W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji 3 wizyt studyjnych dla uczestników projektu do Danii, Hiszpanii i Francji.
Zamówienie dotyczyć będzie:
organizacji 3 wizyt studyjnych 3-dniowych dla 20 osób każda.
Kierunki i terminy wyjazdów:
I. Wizyta studyjna – Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r.
II. Wizyta studyjna – Hiszpania, miejsce: Madryt, termin: 9 - 11 marca 2027 r.
III. Wizyta studyjna – Francja, miejsce: Paryż, termin: 22 - 24 września 2027 r.
Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji poszczególnych wizyt. W przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego.
Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizyty studyjne należeć będzie w szczególności:
1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników trzech wizyt studyjnych, obejmująca zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego.
Zakres usługi obejmuje w szczególności:
• Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony dla każdej z trzech wizyt studyjnych, tj. łącznie 60 biletów lotniczych w obie strony dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasach:
- Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa)
- Polska (Warszawa) - Hiszpania (Madryt) - Polska (Warszawa)
- Polska (Warszawa) - Francja (Paryż) - Polska (Warszawa)
• Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych.
• Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami za bagaż rejestrowany główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych.
• Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podroży.
• Dla każdej z trzech wizyt studyjnych Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty.
• Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, odrębnie dla każdej wizyty studyjnej, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu.
• Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem każdej wizyty studyjnej ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie możliwość dwukrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych.
• W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom danej wizyty studyjnej nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca.
• Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących realizacji przelotów dla każdej z trzech wizyt studyjnych.
2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych oraz pokrycie wszystkich kosztów przejazdów w miejscu realizacji wizyty.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania.
• Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywność przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez Zamawiającego.
• Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty.
• Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Miejsca noclegowe na dwie doby podczas każdej z trzech wizyt studyjnych dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób na każdą wizytę, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych.
• Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone co najmniej w:
a) pojedyncze łózka
b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę,
c) suszarkę do włosów,
d) komplet ręczników,
e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odziez3y,
f) klimatyzację,
g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi,
h) telewizor.
• Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyt studyjnych ani innych kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio z hotelem.
• Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących w miejscu realizacji każdej z trzech wizyt studyjnych.
4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych przez cały okres pobytu w miejscu realizacji danej wizyty.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Dwa śniadania w hotelu, trzy obiady oraz dwie kolacje. Obiady i kolacje mogą być organizowane poza hotelem.
• Posiłki będą spełniać co najmniej następujące wymagania:
a) śniadania powinny mieć formę śniadania kontynentalnego lub bufetu (szwedzkiego stołu). Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz napojów gorących (kawy i herbaty). Menu śniadania powinno odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym obiekcie klientom komercyjnym i obejmować produkty mięsne, mleczne oraz warzywne. Wykonawca zapewni możliwość wyboru śniadania wegetariańskiego.
b) obiady powinny odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym lokalu klientom komercyjnym i obejmować możliwość wyboru dania mięsnego lub wegetariańskiego. Do każdego obiadu należy zapewnić napój.
c) kolacje powinny uwzględniać lokalną lub regionalną kuchnię kraju, w którym realizowana jest dana wizyta.
d) Wykonawca zapewni uczestnikom możliwość wyboru posiłków wegetariańskich.
5) Zapewnienie pakietu ubezpieczeniowego dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych, zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres związany z realizacją danej wizyty studyjnej, tj. od momentu rozpoczęcia podroży z Polski, przez cały okres pobytu za
granicą, do momentu zakończenia podroży powrotnej do Polski.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 130 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 100 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie bagażu na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 4 000 zł na osobę.
Miejsce realizacji
Kraj: Dania, Miejscowość: Kopenhaga
Kraj: Francja, Miejscowość: Paryż
Kraj: Hiszpania, Miejscowość: Madryt
FERS.04.03-IP.06-0035/25 - Rozwój Potencjału Partnera Społecznego – Prcodawców Lubelszczyzny Lewiatan
W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji 3 wizyt studyjnych dla uczestników projektu do Danii, Hiszpanii i Francji.
Zamówienie dotyczyć będzie:
organizacji 3 wizyt studyjnych 3-dniowych dla 20 osób każda.
Kierunki i terminy wyjazdów:
I. Wizyta studyjna – Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r.
II. Wizyta studyjna – Hiszpania, miejsce: Madryt, termin: 9 - 11 marca 2027 r.
III. Wizyta studyjna – Francja, miejsce: Paryż, termin: 22 - 24 września 2027 r.
Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji poszczególnych wizyt. W przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego.
Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizyty studyjne należeć będzie w szczególności:
1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników trzech wizyt studyjnych, obejmująca zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego.
Zakres usługi obejmuje w szczególności:
• Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony dla każdej z trzech wizyt studyjnych, tj. łącznie 60 biletów lotniczych w obie strony dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasach:
- Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa)
- Polska (Warszawa) - Hiszpania (Madryt) - Polska (Warszawa)
- Polska (Warszawa) - Francja (Paryż) - Polska (Warszawa)
• Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych.
• Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami za bagaż rejestrowany główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych.
• Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podroży.
• Dla każdej z trzech wizyt studyjnych Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty.
• Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, odrębnie dla każdej wizyty studyjnej, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu.
• Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem każdej wizyty studyjnej ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie możliwość dwukrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych.
• W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom danej wizyty studyjnej nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca.
• Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących realizacji przelotów dla każdej z trzech wizyt studyjnych.
2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych oraz pokrycie wszystkich kosztów przejazdów w miejscu realizacji wizyty.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania.
• Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywność przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez Zamawiającego.
• Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty.
• Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Miejsca noclegowe na dwie doby podczas każdej z trzech wizyt studyjnych dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób na każdą wizytę, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych.
• Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone co najmniej w:
a) pojedyncze łózka
b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę,
c) suszarkę do włosów,
d) komplet ręczników,
e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odziez3y,
f) klimatyzację,
g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi,
h) telewizor.
• Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyt studyjnych ani innych kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio z hotelem.
• Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących w miejscu realizacji każdej z trzech wizyt studyjnych.
4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych przez cały okres pobytu w miejscu realizacji danej wizyty.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Dwa śniadania w hotelu, trzy obiady oraz dwie kolacje. Obiady i kolacje mogą być organizowane poza hotelem.
• Posiłki będą spełniać co najmniej następujące wymagania:
a) śniadania powinny mieć formę śniadania kontynentalnego lub bufetu (szwedzkiego stołu). Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz napojów gorących (kawy i herbaty). Menu śniadania powinno odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym obiekcie klientom komercyjnym i obejmować produkty mięsne, mleczne oraz warzywne. Wykonawca zapewni możliwość wyboru śniadania wegetariańskiego.
b) obiady powinny odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym lokalu klientom komercyjnym i obejmować możliwość wyboru dania mięsnego lub wegetariańskiego. Do każdego obiadu należy zapewnić napój.
c) kolacje powinny uwzględniać lokalną lub regionalną kuchnię kraju, w którym realizowana jest dana wizyta.
d) Wykonawca zapewni uczestnikom możliwość wyboru posiłków wegetariańskich.
5) Zapewnienie pakietu ubezpieczeniowego dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych, zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres związany z realizacją danej wizyty studyjnej, tj. od momentu rozpoczęcia podroży z Polski, przez cały okres pobytu za
granicą, do momentu zakończenia podroży powrotnej do Polski.
W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni:
• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 130 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 100 000 zł na osobę.
• Ubezpieczenie bagażu na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 4 000 zł na osobę.
Miejsce realizacji
Kraj: Dania, Miejscowość: Kopenhaga
Kraj: Francja, Miejscowość: Paryż
Kraj: Hiszpania, Miejscowość: Madryt
Time limit for receipt of tenders
Thu Sep 03 21:59:59 GMT 2026
Location
Kraj: Dania
Kraj: Francja
Kraj: Hiszpania
Kraj: Francja
Kraj: Hiszpania
Category assortment
Event planning
Travel
Travel
Buyer details
Pracodawcy Lubelszczyzny "Lewiatan"
ul. 1-go Maja 16
20-410 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9462342596
ul. 1-go Maja 16
20-410 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9462342596
