Przeprowadzenie audytu organizacyjnego i procesowego ZPEC Sp. z o.o.
Notice description
Opis i specyfikacja:
Szanowni Państwo,
Zabrzańskie Przedsiębiorstwo
Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty
na zadanie realizacji zamówienia pn.: „Przeprowadzenie audytu organizacyjnego i
procesowego ZPEC Sp. z o.o.”
Niniejsze rozeznanie rynku prowadzone
jest w celu:
1. oszacowania wartości planowanego
zamówienia;
2. weryfikacji możliwości oraz
warunków jego realizacji;
3. ustalenia realnego harmonogramu
realizacji zamówienia;
4. rozpoznania potencjalnych
wykonawców oraz przedstawionych przez nich warunków realizacji zamówienia;
5. wyłonienia podmiotów, które mogą
zostać zaproszone do dalszych negocjacji dotyczących warunków realizacji
zamówienia i złożenia oferty ostatecznej.
1. Informacje o Zamawiającym
ZPEC Sp. z o.o. jest
przedsiębiorstwem komunalnym prowadzącym działalność w sektorze ciepłowniczym. Spółka
zatrudnia około 110 pracowników. Szczegółowe dane dotyczące struktury
organizacyjnej, liczby stanowisk, dokumentacji wewnętrznej oraz procesów
zostaną udostępnione wykonawcy wybranemu w ramach właściwego postępowania.
2. Cel zapytania
ZPEC sp. z o.o. zaprasza do złożenia
oferty na przeprowadzenie audytu organizacyjnego i procesowego, którego
celem jest:
·
poprawa
efektywności działania Spółki;
·
usprawnienie
kluczowych procesów zarządczych i operacyjnych;
·
uporządkowanie
struktury organizacyjnej oraz podziału kompetencji;
·
poprawa
komunikacji i współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi;
·
uporządkowanie
zasad zarządzania personelem;
·
aktualizacja
opisów i wartościowaniu stanowisk pracy;
·
przygotowanie
rekomendacji możliwych do wdrożenia w przedsiębiorstwie komunalnym.
Audyt ma charakter systemowy, nie
obejmuje oceny indywidualnych pracowników.
3. Zakres planowanego zamówienia
Zamówienie będzie obejmowało dwa
etapy, które należy wycenić odrębnie. Realizacja obu etapów będzie objęta
planowanym zamówieniem.
ETAP I — diagnoza organizacyjna i
procesowa
Przewidywany okres realizacji: 4–6
tygodni.
Zakres etapu I będzie obejmował w
szczególności:
a.
analizę
struktury organizacyjnej i podziału odpowiedzialności,
b.
analizę
regulaminu organizacyjnego, zakresów działania komórek oraz innych dokumentów
wewnętrznych;
c.
analizę
kluczowych procesów zarządczych i operacyjnych,
d.
identyfikację
powielających się, nieprzypisanych lub nieefektywnie rozdzielonych zadań;
e.
diagnozę
komunikacji wewnętrznej i współpracy między pionami i komórkami
organizacyjnymi;
f.
analizę
zasad zarządzania personelem,
g.
analizę
przekazanych przez Zamawiającego wyników samooceny pracowników;
h.
identyfikację
ryzyka organizacyjnego i komunikacyjnego,
i.
przeprowadzenie
wywiadów z Zarządem oraz osobami kierującymi komórkami organizacyjnymi;
j.
przygotowanie
rekomendacji oraz modelu docelowego.
Rezultaty:
a) raport z diagnozy organizacyjnej i
procesowej;
b) uproszczona mapa kluczowych procesów;
c) lista rekomendacji wraz z określeniem
ich priorytetów;
d)
propozycja
docelowego modelu organizacyjnego;
e)
mapa
drogowa wdrażania rekomendowanych zmian;
f)
prezentacja
wyników przed Zarządem Spółki.
Etap II – uporządkowanie stanowisk i
wartościowanie pracy
Przewidywany okres realizacji: 4–8
tygodni.
Zakres etapu II będzie obejmował w szczególności:
a)
opracowanie
jednolitej metodyki sporządzania opisów stanowisk;
b)
przegląd
i aktualizacja opisów stanowisk pracy;
c)
opracowanie
albo dostosowanie metody wartościowania stanowisk do potrzeb Spółki;
d)
przeprowadzenie
wartościowania stanowisk pracy;
e)
opracowanie
matrycy stanowisk i wyników ich wartościowania;
f)
szczegółowe
mapowanie procesów wskazanych w wyniku diagnozy;
g)
przygotowanie
zasad okresowej aktualizacji opisów i wartościowania stanowisk;
h)
przeprowadzenie
warsztatu wdrożeniowego dla Zarządu i kadry kierowniczej.
Rezultaty etapu:
a)
jednolity
wzór opisu stanowiska,
b)
zaktualizowane
opisy stanowisk,
c)
opisana
i możliwa do ponownego zastosowania metoda wartościowania;
d)
matryca
wartościowania stanowisk,
e)
wyniki
wartościowania wraz z ich uzasadnieniem;
f)
instrukcja
aktualizacji opisów i wyników wartościowania;
g)
raport
końcowy;
h)
prezentacja
wyników i rekomendacji.
4. Zakładane metody realizacji
Zakłada się wykorzystanie co najmniej
następujących metod:
a)
analizy dokumentów;
b) wywiadów
indywidualnych lub grupowych;
c) warsztatów
procesowych;
d) analizy
wyników samooceny pracowników;
e) analizy
porównawczej;
f) triangulacji
danych pochodzących z różnych źródeł;
g) warsztatu
podsumowującego.
Podmiot przekazujący informację cenową
może zaproponować dodatkowe albo odmienne metody, jeżeli uzna je za uzasadnione
charakterem zamówienia.
5.
Zakładane wymagania wobec przyszłego wykonawcy
W celu możliwości realizacji
zamówienia Wykonawca powinien:
a)
posiadać doświadczenie w realizacji audytów oraz
procesów organizacyjnych i zarządczych;
b)
posiadać doświadczenie w projektach realizowanych
dla podmiotów publicznych, komunalnych albo przedsiębiorstw
infrastrukturalnych;
c)
posiadać doświadczenie w projektach HR (w tym w
opisach stanowisk, wartościowaniu);
d)
przedstawić opis liczby i charakteru projektów
zrealizowanych w okresie ostatnich pięciu lat;
e)
dysponować osobami posiadającymi niezbędne
doświadczenie, przewidzianych do realizacji zamówienia;
f)
przedstawić opis stosowanych metod prowadzenia
wywiadów, warsztatów i analiz jakościowych.
6.
Informacje wymagane od podmiotu
odpowiadającego na zaproszenie
Prosimy o przedstawienie w ofercie:
1.
opisu proponowanej metodyki realizacji;
2.
proponowanego harmonogramu Etapu I;
3.
proponowanego harmonogramu Etapu II;
4.
przewidywanego składu i liczebności zespołu;
5.
propozycji przewidywanej liczby wywiadów i
warsztatów;
6.
łącznej ceny netto i brutto za realizację Etapu
I;
7.
łącznej ceny netto i brutto za realizację Etapu
II;
8.
łącznej ceny netto i brutto za realizację całego
zamówienia;
9.
wskazania wszystkich kosztów dodatkowych, w tym
kosztów dojazdu, noclegów, materiałów oraz licencji – jeżeli występują;
10. proponowanego
sposobu rozliczenia;
11. terminu
ważności przedstawionej kalkulacji;
12. informacji o
doświadczeniu podmiotu i zespołu projektowego;
13. wykazu
przykładowych projektów o zbliżonym charakterze;
14. założeń
przyjętych przy kalkulacji ceny;
15. wskazania
elementów opisu, które mogą mieć istotny wpływ na ostateczną cenę zamówienia.
Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do należytej realizacji
wskazanego zakresu.
7. Sposób składania ofert
Informację cenową należy przekazać
wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego.
Dokumenty należy przekazać w formacie
PDF. Kalkulację ceny można dodatkowo przedstawić w edytowalnym arkuszu
kalkulacyjnym.
Ewentualne pytania dotyczące zakresu
rozeznania rynku należy składać za pośrednictwem platformy do dnia 08.09.2026 r. Zamawiający zastrzega, że pytania zadane po tym terminie może zostawić bez odpowiedzi.
Odpowiedzi i wyjaśnienia mające
znaczenie dla przygotowania kalkulacji zostaną przekazane wszystkim podmiotom
uczestniczącym w rozeznaniu rynku w jednakowy sposób.
8. Zastrzeżenia Zamawiającego
1.
Niniejsze zaproszenie służy rozeznaniu rynku, w
szczególności oszacowaniu wartości planowanego zamówienia, weryfikacji
możliwości i warunków jego realizacji oraz rozpoznaniu potencjalnych
wykonawców.
2.
Niniejsze zaproszenie nie stanowi oferty w
rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego ani zobowiązania Zamawiającego do zawarcia
umowy. Art. 66 k.c. wiąże pojęcie oferty z oświadczeniem woli zawarcia
umowy określającym jej istotne postanowienia.
3.
Rozeznanie rynku nie stanowi postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy Prawo
zamówień publicznych.
4.
Przekazanie informacji w ramach rozeznania rynku,
w tym informacji cenowych, nie powoduje po stronie Zamawiającego obowiązku
zaproszenia danego podmiotu do dalszych rozmów lub negocjacji ani zawarcia z
nim umowy.
5.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproszenia
wybranych podmiotów uczestniczących w rozeznaniu rynku do negocjacji
dotyczących zakresu, warunków, harmonogramu oraz ceny realizacji zamówienia, a
następnie do złożenia oferty ostatecznej.
6.
Zamawiający może zwrócić się do uczestników
rozeznania o dodatkowe informacje, wyjaśnienie treści przekazanych materiałów
lub przyjętych założeń kalkulacyjnych.
7.
Podmioty uczestniczące w rozeznaniu rynku ponoszą
we własnym zakresie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem
informacji oraz udziałem w ewentualnych dalszych rozmowach, chyba że
Zamawiający postanowi inaczej.
8.
Zamawiający może w każdym czasie zakończyć
rozeznanie rynku bez dokonania wyboru wykonawcy i bez podania przyczyny.
9.
Informacje uzyskane w ramach rozeznania rynku
mogą zostać wykorzystane przez Zamawiającego w szczególności do oszacowania
wartości zamówienia, określenia jego zakresu i warunków, przygotowania dalszego
sposobu wyboru wykonawcy oraz wytypowania podmiotów, które mogą zostać
zaproszone do negocjacji.
W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.
Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Szanowni Państwo,
Zabrzańskie Przedsiębiorstwo
Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty
na zadanie realizacji zamówienia pn.: „Przeprowadzenie audytu organizacyjnego i
procesowego ZPEC Sp. z o.o.”
Niniejsze rozeznanie rynku prowadzone
jest w celu:
1. oszacowania wartości planowanego
zamówienia;
2. weryfikacji możliwości oraz
warunków jego realizacji;
3. ustalenia realnego harmonogramu
realizacji zamówienia;
4. rozpoznania potencjalnych
wykonawców oraz przedstawionych przez nich warunków realizacji zamówienia;
5. wyłonienia podmiotów, które mogą
zostać zaproszone do dalszych negocjacji dotyczących warunków realizacji
zamówienia i złożenia oferty ostatecznej.
1. Informacje o Zamawiającym
ZPEC Sp. z o.o. jest
przedsiębiorstwem komunalnym prowadzącym działalność w sektorze ciepłowniczym. Spółka
zatrudnia około 110 pracowników. Szczegółowe dane dotyczące struktury
organizacyjnej, liczby stanowisk, dokumentacji wewnętrznej oraz procesów
zostaną udostępnione wykonawcy wybranemu w ramach właściwego postępowania.
2. Cel zapytania
ZPEC sp. z o.o. zaprasza do złożenia
oferty na przeprowadzenie audytu organizacyjnego i procesowego, którego
celem jest:
·
poprawa
efektywności działania Spółki;
·
usprawnienie
kluczowych procesów zarządczych i operacyjnych;
·
uporządkowanie
struktury organizacyjnej oraz podziału kompetencji;
·
poprawa
komunikacji i współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi;
·
uporządkowanie
zasad zarządzania personelem;
·
aktualizacja
opisów i wartościowaniu stanowisk pracy;
·
przygotowanie
rekomendacji możliwych do wdrożenia w przedsiębiorstwie komunalnym.
Audyt ma charakter systemowy, nie
obejmuje oceny indywidualnych pracowników.
3. Zakres planowanego zamówienia
Zamówienie będzie obejmowało dwa
etapy, które należy wycenić odrębnie. Realizacja obu etapów będzie objęta
planowanym zamówieniem.
ETAP I — diagnoza organizacyjna i
procesowa
Przewidywany okres realizacji: 4–6
tygodni.
Zakres etapu I będzie obejmował w
szczególności:
a.
analizę
struktury organizacyjnej i podziału odpowiedzialności,
b.
analizę
regulaminu organizacyjnego, zakresów działania komórek oraz innych dokumentów
wewnętrznych;
c.
analizę
kluczowych procesów zarządczych i operacyjnych,
d.
identyfikację
powielających się, nieprzypisanych lub nieefektywnie rozdzielonych zadań;
e.
diagnozę
komunikacji wewnętrznej i współpracy między pionami i komórkami
organizacyjnymi;
f.
analizę
zasad zarządzania personelem,
g.
analizę
przekazanych przez Zamawiającego wyników samooceny pracowników;
h.
identyfikację
ryzyka organizacyjnego i komunikacyjnego,
i.
przeprowadzenie
wywiadów z Zarządem oraz osobami kierującymi komórkami organizacyjnymi;
j.
przygotowanie
rekomendacji oraz modelu docelowego.
Rezultaty:
a) raport z diagnozy organizacyjnej i
procesowej;
b) uproszczona mapa kluczowych procesów;
c) lista rekomendacji wraz z określeniem
ich priorytetów;
d)
propozycja
docelowego modelu organizacyjnego;
e)
mapa
drogowa wdrażania rekomendowanych zmian;
f)
prezentacja
wyników przed Zarządem Spółki.
Etap II – uporządkowanie stanowisk i
wartościowanie pracy
Przewidywany okres realizacji: 4–8
tygodni.
Zakres etapu II będzie obejmował w szczególności:
a)
opracowanie
jednolitej metodyki sporządzania opisów stanowisk;
b)
przegląd
i aktualizacja opisów stanowisk pracy;
c)
opracowanie
albo dostosowanie metody wartościowania stanowisk do potrzeb Spółki;
d)
przeprowadzenie
wartościowania stanowisk pracy;
e)
opracowanie
matrycy stanowisk i wyników ich wartościowania;
f)
szczegółowe
mapowanie procesów wskazanych w wyniku diagnozy;
g)
przygotowanie
zasad okresowej aktualizacji opisów i wartościowania stanowisk;
h)
przeprowadzenie
warsztatu wdrożeniowego dla Zarządu i kadry kierowniczej.
Rezultaty etapu:
a)
jednolity
wzór opisu stanowiska,
b)
zaktualizowane
opisy stanowisk,
c)
opisana
i możliwa do ponownego zastosowania metoda wartościowania;
d)
matryca
wartościowania stanowisk,
e)
wyniki
wartościowania wraz z ich uzasadnieniem;
f)
instrukcja
aktualizacji opisów i wyników wartościowania;
g)
raport
końcowy;
h)
prezentacja
wyników i rekomendacji.
4. Zakładane metody realizacji
Zakłada się wykorzystanie co najmniej
następujących metod:
a)
analizy dokumentów;
b) wywiadów
indywidualnych lub grupowych;
c) warsztatów
procesowych;
d) analizy
wyników samooceny pracowników;
e) analizy
porównawczej;
f) triangulacji
danych pochodzących z różnych źródeł;
g) warsztatu
podsumowującego.
Podmiot przekazujący informację cenową
może zaproponować dodatkowe albo odmienne metody, jeżeli uzna je za uzasadnione
charakterem zamówienia.
5.
Zakładane wymagania wobec przyszłego wykonawcy
W celu możliwości realizacji
zamówienia Wykonawca powinien:
a)
posiadać doświadczenie w realizacji audytów oraz
procesów organizacyjnych i zarządczych;
b)
posiadać doświadczenie w projektach realizowanych
dla podmiotów publicznych, komunalnych albo przedsiębiorstw
infrastrukturalnych;
c)
posiadać doświadczenie w projektach HR (w tym w
opisach stanowisk, wartościowaniu);
d)
przedstawić opis liczby i charakteru projektów
zrealizowanych w okresie ostatnich pięciu lat;
e)
dysponować osobami posiadającymi niezbędne
doświadczenie, przewidzianych do realizacji zamówienia;
f)
przedstawić opis stosowanych metod prowadzenia
wywiadów, warsztatów i analiz jakościowych.
6.
Informacje wymagane od podmiotu
odpowiadającego na zaproszenie
Prosimy o przedstawienie w ofercie:
1.
opisu proponowanej metodyki realizacji;
2.
proponowanego harmonogramu Etapu I;
3.
proponowanego harmonogramu Etapu II;
4.
przewidywanego składu i liczebności zespołu;
5.
propozycji przewidywanej liczby wywiadów i
warsztatów;
6.
łącznej ceny netto i brutto za realizację Etapu
I;
7.
łącznej ceny netto i brutto za realizację Etapu
II;
8.
łącznej ceny netto i brutto za realizację całego
zamówienia;
9.
wskazania wszystkich kosztów dodatkowych, w tym
kosztów dojazdu, noclegów, materiałów oraz licencji – jeżeli występują;
10. proponowanego
sposobu rozliczenia;
11. terminu
ważności przedstawionej kalkulacji;
12. informacji o
doświadczeniu podmiotu i zespołu projektowego;
13. wykazu
przykładowych projektów o zbliżonym charakterze;
14. założeń
przyjętych przy kalkulacji ceny;
15. wskazania
elementów opisu, które mogą mieć istotny wpływ na ostateczną cenę zamówienia.
Cena powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do należytej realizacji
wskazanego zakresu.
7. Sposób składania ofert
Informację cenową należy przekazać
wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego.
Dokumenty należy przekazać w formacie
PDF. Kalkulację ceny można dodatkowo przedstawić w edytowalnym arkuszu
kalkulacyjnym.
Ewentualne pytania dotyczące zakresu
rozeznania rynku należy składać za pośrednictwem platformy do dnia 08.09.2026 r. Zamawiający zastrzega, że pytania zadane po tym terminie może zostawić bez odpowiedzi.
Odpowiedzi i wyjaśnienia mające
znaczenie dla przygotowania kalkulacji zostaną przekazane wszystkim podmiotom
uczestniczącym w rozeznaniu rynku w jednakowy sposób.
8. Zastrzeżenia Zamawiającego
1.
Niniejsze zaproszenie służy rozeznaniu rynku, w
szczególności oszacowaniu wartości planowanego zamówienia, weryfikacji
możliwości i warunków jego realizacji oraz rozpoznaniu potencjalnych
wykonawców.
2.
Niniejsze zaproszenie nie stanowi oferty w
rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego ani zobowiązania Zamawiającego do zawarcia
umowy. Art. 66 k.c. wiąże pojęcie oferty z oświadczeniem woli zawarcia
umowy określającym jej istotne postanowienia.
3.
Rozeznanie rynku nie stanowi postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy Prawo
zamówień publicznych.
4.
Przekazanie informacji w ramach rozeznania rynku,
w tym informacji cenowych, nie powoduje po stronie Zamawiającego obowiązku
zaproszenia danego podmiotu do dalszych rozmów lub negocjacji ani zawarcia z
nim umowy.
5.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproszenia
wybranych podmiotów uczestniczących w rozeznaniu rynku do negocjacji
dotyczących zakresu, warunków, harmonogramu oraz ceny realizacji zamówienia, a
następnie do złożenia oferty ostatecznej.
6.
Zamawiający może zwrócić się do uczestników
rozeznania o dodatkowe informacje, wyjaśnienie treści przekazanych materiałów
lub przyjętych założeń kalkulacyjnych.
7.
Podmioty uczestniczące w rozeznaniu rynku ponoszą
we własnym zakresie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem
informacji oraz udziałem w ewentualnych dalszych rozmowach, chyba że
Zamawiający postanowi inaczej.
8.
Zamawiający może w każdym czasie zakończyć
rozeznanie rynku bez dokonania wyboru wykonawcy i bez podania przyczyny.
9.
Informacje uzyskane w ramach rozeznania rynku
mogą zostać wykorzystane przez Zamawiającego w szczególności do oszacowania
wartości zamówienia, określenia jego zakresu i warunków, przygotowania dalszego
sposobu wyboru wykonawcy oraz wytypowania podmiotów, które mogą zostać
zaproszone do negocjacji.
W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus pod nr 22 101 02 02, czynnym od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 17:00.
Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Time limit for receipt of tenders
2026-09-11 08:00:00.0
Category assortment
Consultancy
Buyer details
Zabrzańskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.
