Kompleksowa obsługa organizacyjno-logistyczna cyklu 10 jednodniowych warsztatów, obejmująca zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia dla mentora i uczestników, a w Części II także możliwość zapewnienia noclegu mentora, w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.12-IP.04-0008/24 - Akademia Rozwoju Usług Publicznych
Część 1
Z uwagi na limit znaków w polu opisu przedmiotu zamówienia w BK2021 poniżej przedstawiono skrócony opis. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji Części I określono w pliku „Zapytanie ofertowe nr 4/ARUP/2026” załączonym do ogłoszenia.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa organizacyjno-logistyczna jednodniowych warsztatów, obejmująca zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia dla mentora i uczestników, w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych, nr um. FERS.04.12-IP.04-0008/24.
Usługa realizowana będzie każdorazowo w dniu warsztatu i ma zapewniać warunki umożliwiające sprawne przeprowadzenie zajęć w formule stacjonarnej (ok. 7 godzin), w szczególności poprzez udostępnienie sali spełniającej wymagania Zamawiającego, zapewnienie wyposażenia i infrastruktury obiektu niezbędnej do prowadzenia spotkania oraz obsługę gastronomiczną (serwisy kawowe i obiad).
1. Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia (obiad + 2 serwisy kawowe) dla mentora i uczestników jednodniowych warsztatów.
2. Wykonawca musi zapewnić:
2.1. Wyżywienie w dniu warsztatu:
a. 2 serwisy kawowe w dniu warsztatu – dla maksymalnie 10 os. Przerwa kawowa powinna zawierać: kawę z ekspresu, herbatę czarną, zieloną, mleko, cukier, wrzątek, cytrynę, wodę mineralną niegazowaną i gazowaną, ciastka cukiernicze/ciasta lub inne słodkie przekąski (minimum 5 rodzajów), owoce sezonowe (minimum 2 rodzaje) wg potrzeb uczestników. Serwis kawowy musi być dostępny do końca spotkania i na bieżąco uzupełniany. Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w której odbywa się warsztat.
b. dwudaniowy obiad wraz z zimnymi napojami w dniu warsztatu dla maksymalnie 10 os., w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: zupa – 300 ml, mięso 100–150 g po przygotowaniu, ziemniaki/ryż/makaron/kasza – 200 g, surówki różne – 150 g oraz sok, woda mineralna.
W przypadku warsztatów realizowanych w godzinach popołudniowych lub wieczornych może wystąpić potrzeba podania obiadu w późniejszych godzinach, np. około godz. 18:00, stosownie do harmonogramu danego warsztatu.
Dopuszcza się, aby obiad był serwowany w innym budynku niż sala warsztatowa, pod warunkiem, że odległość między nimi nie przekracza 300 metrów, liczona drogą dostępną dla ruchu pieszego.
Dopuszcza się, aby obiad był serwowany w sali szkoleniowej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia konieczności przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego odpowiadającego gramaturze dania mięsnego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych uczestników.
2.2. Salę warsztatową o powierzchni co najmniej 25 m2 spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego warsztatu wynosi 7 godzin. Sala musi być wyposażona w:
– dostęp do światła dziennego, na lub powyżej poziomu gruntu, z zachowaniem stosunku powierzchni okien do powierzchni podłogi na sali wynoszącego co najmniej 1:10,
– krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 10 os.,
– rzutnik i niezbędne przejściówki/adaptery (mini HDMI, micro HDMI, USB-C),
– warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik,
– bezprzewodowy pilot prezentacji multimedialnych,
– ekran lub tablicę multimedialną,
– flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek), pisaki (min. 4 w trzech kolorach),
– miejsce do przyklejania plansz, plastelinę, masę mocującą lub taśmę do ścian,
– bezpłatny Internet umożliwiający oglądanie transmisji wideo w czasie rzeczywistym,
– co najmniej 3 sprawne gniazdka elektryczne,
– 2 listwy/przedłużacze umożliwiające uczestnikom podłączenie komputerów; jeśli gniazdka są tylko z jednej strony sali, listwy/przedłużacze muszą umożliwiać podłączenie do prądu z różnych części sali.
2.3. Dostępność architektoniczną dla osób z niepełnosprawnością ruchową (np. winda, bezprogowe wejścia, szerokie drzwi, przestrzeń manewrowa) obejmującą salę warsztatową, toalety, jadalnię oraz ciągi komunikacyjne łączące te przestrzenie.
Brak zapewnienia dostępności zgodnej z powyższymi wymaganiami skutkować będzie niepodpisaniem protokołu odbioru usługi oraz uznaniem usługi za niewykonaną, co oznacza brak podstawy do zapłaty wynagrodzenia.
2.3.1. Zamawiający zastrzega prawo weryfikacji spełnienia wymagań dostępności architektonicznej na etapie realizacji poszczególnych warsztatów, przed ich potwierdzeniem lub najpóźniej przed ich realizacją.
2.3.2. W ramach weryfikacji Zamawiający może wezwać Wykonawcę do przesłania aktualnej dokumentacji fotograficznej obiektu wskazanego do realizacji danego warsztatu. Szczegółowy zakres wymaganej dokumentacji fotograficznej, w tym dokumentowania wejścia, ciągów komunikacyjnych, sali, toalety, windy/pochylni oraz miejsca spożywania posiłku, określono w załączonym zapytaniu ofertowym. Zdjęcia muszą przedstawiać aktualny stan obiektu. Wykonawca dołącza krótką informację (1–3 zdania), które przestrzenie będą wykorzystywane.
2.3.3. Zamawiający wyznaczy termin odpowiedzi nie krótszy niż 24 godziny.
2.3.4. Brak przesłania dokumentacji w terminie lub przesłanie dokumentacji niepotwierdzającej spełnienia wymagań uprawnia Zamawiającego do:
a) odmowy potwierdzenia realizacji danego warsztatu we wskazanym obiekcie, oraz/lub
b) wezwania Wykonawcy do wskazania i zapewnienia obiektu spełniającego wymagania określone w zapytaniu ofertowym dla danego warsztatu, bez zmiany ceny i zakresu usługi.
W przypadku niezapewnienia obiektu spełniającego wymagania – warsztat nie zostaje zamówiony/potwierdzony, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.
3. Zamawiający w ciągu 14 dni od podpisania umowy przekaże Wykonawcy pierwszy harmonogram warsztatów, obejmujący okres co najmniej 30 kolejnych dni, zawierający w szczególności planowane daty warsztatów. Planowany okres realizacji warsztatów: wrzesień 2026 – grudzień 2026. Kolejne harmonogramy (aktualizacje), obejmujące dalszy okres realizacji warsztatów, Zamawiający będzie przekazywał sukcesywnie, nie później niż 10 dni kalendarzowych przed końcem okresu objętego aktualnym harmonogramem. Każdy kolejny harmonogram będzie obejmował okres co najmniej 30 kolejnych dni, z zastrzeżeniem, że ostatni harmonogram może obejmować krótszy okres, jeżeli do zakończenia planowanego okresu realizacji zamówienia pozostanie mniej niż 30 dni.
4. Wykonawca może zgłosić uwagi do harmonogramu (w szczególności brak dostępności obiektu w danym terminie) w terminie 2 dni roboczych od otrzymania harmonogramu/aktualizacji. Brak zgłoszenia uwag w tym terminie oznacza brak zastrzeżeń do planu.
5. W przypadku zgłoszenia braku dostępności Strony uzgodnią termin alternatywny nie dalszy niż 14 dni.
6. Zamawiający będzie potwierdzać terminy z harmonogramu sukcesywnie, poprzez wiadomość e-mail, z wyprzedzeniem co najmniej D dni kalendarzowych przed planowanym terminem warsztatu, gdzie D jest wartością zadeklarowaną przez Wykonawcę w ofercie. Wartość D nie może być większa niż 6 dni oraz mniejsza niż 3 dni.
7. Wykonawca, deklarując wartość D, zobowiązuje się do zapewnienia realizacji warsztatu na warunkach oferty (w szczególności ceny jednostkowe i zakres usług) przy potwierdzeniu wysłanym w terminie, o którym mowa w pkt 6.
8. Brak potwierdzenia warsztatu przez Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt 6 oznacza, że warsztat nie został zamówiony; Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym o utracone korzyści.
9. Dokładna liczba osób zostanie potwierdzona nie później niż 3 dni przed planowanym warsztatem. Zamawiający pokryje koszty wyżywienia zgodnie z przekazaną liczbą osób.
10. Podstawą rozliczenia są ceny jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy oraz faktyczna liczba osób potwierdzona przez Zamawiającego dla danego warsztatu. Rozliczenie będzie odbywać się miesięcznie, na podstawie protokołów odbioru usług. Szczegółowy sposób rozliczeń określa wzór umowy.
11. Ceny jednostkowe obejmują realizację usługi także przy małej liczbie uczestników. Wykonawca nie może uzależniać realizacji od minimalnej liczby zamówionych posiłków ani naliczać dopłat z tego tytułu.
12. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu i/lub miejsca warsztatu w ramach Części. Zmiana miejsca odbywa się za zgodą Wykonawcy. W przypadku zmiany terminu Zamawiający przekaże zaktualizowany harmonogram Wykonawcy.
13. Liczba uczestników warsztatu jest zmienna. Zamawiający przewiduje średnio ok. 4–5 uczestników na warsztat oraz 1 mentora; możliwa jest realizacja warsztatu także dla mniejszej liczby uczestników (np. 1–2 uczestników) + mentor, jak i większej – do 9 uczestników + mentor. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi niezależnie od liczby uczestników wskazanej w potwierdzeniu.
Miejsce realizacji usług:
• w obrębie miasta Łódź (województwo łódzkie), 5 warsztatów,
• w obrębie miasta Opoczno (województwo łódzkie), 1 warsztat,
• w obrębie miasta Bełchatów (województwo łódzkie), 1 warsztat,
• w obrębie miasta Wieluń (województwo łódzkie), 1 warsztat.
Łącznie 8 jednodniowych warsztatów w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: wieluński, Gmina: Wieluń, Miejscowość: Wieluń
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: bełchatowski, Gmina: Bełchatów, Miejscowość: Bełchatów
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: opoczyński, Gmina: Opoczno, Miejscowość: Opoczno
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Bałuty, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Górna, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Polesie, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Śródmieście, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Widzew, Miejscowość: Łódź
Część 2
Z uwagi na limit znaków w polu opisu przedmiotu zamówienia w BK2021 poniżej przedstawiono skrócony opis. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji Części II określono w pliku „Zapytanie ofertowe nr 4/ARUP/2026” załączonym do ogłoszenia.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa organizacyjno-logistyczna jednodniowych warsztatów, obejmująca zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia dla mentora i uczestników, w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS), Priorytet FERS.04, nr um. FERS.04.12-IP.04-0008/24.
Usługa realizowana będzie każdorazowo w dniu warsztatu i ma zapewniać warunki umożliwiające sprawne przeprowadzenie zajęć w formule stacjonarnej (ok. 7 godzin), w szczególności poprzez udostępnienie sali spełniającej wymagania Zamawiającego, zapewnienie wyposażenia i infrastruktury obiektu niezbędnej do prowadzenia spotkania oraz obsługę gastronomiczną (serwisy kawowe i obiad).
1. Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia (obiad + 2 serwisy kawowe) dla mentora i uczestników jednodniowych warsztatów.
2. Wykonawca musi zapewnić:
2.1. Wyżywienie w dniu warsztatu:
a) 2 serwisy kawowe – dla maksymalnie 10 os. Przerwa kawowa powinna zawierać: kawę z ekspresu, herbatę czarną i zieloną, mleko, cukier, wrzątek, cytrynę, wodę mineralną niegazowaną i gazowaną, ciastka cukiernicze/ciasta lub inne słodkie przekąski (minimum 5 rodzajów), owoce sezonowe (minimum 2 rodzaje). Serwis kawowy musi być dostępny do końca spotkania i na bieżąco uzupełniany. Przerwy kawowe są organizowane w sali lub przed salą, w której odbywa się warsztat.
b) dwudaniowy obiad wraz z zimnymi napojami – dla maksymalnie 10 os., w tym co najmniej na jedną osobę: zupa – 300 ml, mięso 100–150 g po przygotowaniu, ziemniaki/ryż/makaron/kasza – 200 g, surówki – 150 g oraz sok i woda mineralna.
W przypadku warsztatów realizowanych w godzinach popołudniowych lub wieczornych może wystąpić potrzeba podania obiadu w późniejszych godzinach, np. około godz. 18:00.
Obiad może być serwowany w innym budynku niż sala warsztatowa, jeżeli odległość nie przekracza 300 m, liczona drogą dostępną dla ruchu pieszego. Dopuszcza się także serwowanie obiadu w sali szkoleniowej.
Zamawiający może zgłosić konieczność przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego odpowiadającego gramaturze dania mięsnego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych uczestników.
2.2. Salę warsztatową o powierzchni co najmniej 25 m2, spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego warsztatu wynosi 7 godzin. Sala musi być wyposażona m.in. w:
– dostęp do światła dziennego, na lub powyżej poziomu gruntu, z zachowaniem stosunku powierzchni okien do powierzchni podłogi co najmniej 1:10,
– krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami dla 10 os.,
– rzutnik i niezbędne przejściówki/adaptery (mini HDMI, micro HDMI, USB-C),
– nagłośnienie i oświetlenie umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik,
– pilot do prezentacji, ekran lub tablicę multimedialną,
– flipchart z blokiem i pisakami,
– miejsce i materiały do przyklejania plansz,
– bezpłatny Internet,
– co najmniej 3 sprawne gniazdka oraz 2 listwy/przedłużacze umożliwiające podłączenie komputerów uczestników.
2.3. Dostępność architektoniczną dla osób z niepełnosprawnością ruchową (np. winda, bezprogowe wejścia, szerokie drzwi, przestrzeń manewrowa), obejmującą salę warsztatową, toalety, jadalnię oraz ciągi komunikacyjne łączące te przestrzenie.
Brak zapewnienia dostępności zgodnej z wymaganiami skutkuje niepodpisaniem protokołu odbioru usługi oraz uznaniem usługi za niewykonaną, co oznacza brak podstawy do zapłaty wynagrodzenia.
Zamawiający zastrzega prawo weryfikacji dostępności na etapie realizacji warsztatów, przed ich potwierdzeniem lub najpóźniej przed realizacją, w tym poprzez wezwanie do przesłania aktualnej dokumentacji fotograficznej. Szczegółowy zakres dokumentacji i sposób weryfikacji określono w załączonym zapytaniu ofertowym. Termin odpowiedzi nie będzie krótszy niż 24 godziny.
Brak dokumentacji w terminie lub brak potwierdzenia spełnienia wymagań uprawnia Zamawiającego do odmowy potwierdzenia realizacji warsztatu w danym obiekcie i/lub wezwania do wskazania obiektu spełniającego wymagania, bez zmiany ceny i zakresu usługi. W przypadku niezapewnienia takiego obiektu warsztat nie zostaje zamówiony/potwierdzony, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.
3. W ciągu 14 dni od podpisania umowy Zamawiający przekaże pierwszy harmonogram obejmujący co najmniej 30 kolejnych dni i planowane daty warsztatów. Planowany okres realizacji: wrzesień–grudzień 2026. Kolejne harmonogramy będą przekazywane nie później niż 10 dni kalendarzowych przed końcem okresu objętego aktualnym harmonogramem i będą obejmować co najmniej 30 kolejnych dni; ostatni może obejmować krótszy okres.
4. Wykonawca może zgłosić uwagi do harmonogramu, w szczególności brak dostępności obiektu, w terminie 2 dni roboczych od jego otrzymania. Brak uwag oznacza brak zastrzeżeń do planu.
5. W przypadku zgłoszenia braku dostępności Strony uzgodnią termin alternatywny nie dalszy niż 14 dni.
6. Zamawiający będzie potwierdzać terminy z harmonogramu sukcesywnie e-mailem, z wyprzedzeniem co najmniej D dni kalendarzowych przed planowanym terminem warsztatu, gdzie D jest wartością zadeklarowaną przez Wykonawcę w ofercie i wynosi od 3 do 6 dni.
7. Wykonawca, deklarując D, zobowiązuje się do zapewnienia realizacji warsztatu na warunkach oferty przy potwierdzeniu wysłanym w terminie, o którym mowa powyżej.
8. Brak potwierdzenia warsztatu przez Zamawiającego w terminie oznacza, że warsztat nie został zamówiony; Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym o utracone korzyści.
9. Dokładna liczba osób zostanie potwierdzona nie później niż 3 dni przed planowanym warsztatem. Zamawiający pokryje koszty noclegu i wyżywienia zgodnie z przekazaną liczbą osób.
10. Podstawą rozliczenia są ceny jednostkowe wskazane w ofercie oraz faktyczna liczba osób potwierdzona przez Zamawiającego. Rozliczenie będzie odbywać się miesięcznie, na podstawie protokołów odbioru usług. Szczegółowy sposób rozliczeń określa wzór umowy.
11. Ceny jednostkowe obejmują realizację usługi także przy małej liczbie uczestników. Wykonawca nie może uzależniać realizacji od minimalnej liczby zamówionych posiłków ani naliczać dopłat z tego tytułu.
12. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu i/lub miejsca warsztatu w ramach Części. Zmiana miejsca odbywa się za zgodą Wykonawcy. W przypadku zmiany terminu Zamawiający przekaże zaktualizowany harmonogram.
13. Liczba uczestników warsztatu jest zmienna. Zamawiający przewiduje średnio ok. 4–5 uczestników oraz 1 mentora; możliwa jest realizacja warsztatu także dla 1–2 uczestników + mentor, jak i dla maks. 9 uczestników + mentor. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi niezależnie od liczby uczestników wskazanej w potwierdzeniu.
Dodatkowe wymagania dla Części II:
1. Nocleg dla mentora – w dniu poprzedzającym warsztat lub w dniu warsztatu dla 1 os., w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej 2-gwiazdkowego, w pokoju 1-osobowym, posiadającym pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, stały dostęp do wody mineralnej, 1 gniazdko, bezpłatny Internet, szklanki do napojów oraz możliwość zameldowania co najmniej od godz. 14:00.
2. Wyżywienie dla nocującego mentora:
a) jedna kolacja dla maks. 1 os. z ciepłymi i zimnymi napojami, obejmująca co najmniej: danie główne w formie gorącego posiłku – 250 g, pieczywo – 100 g, masło – 20 g, wędliny różne – 50 g, sery różne – 30 g, świeże warzywa, owoce – 100 g oraz kawa, herbata, soki i woda mineralna bez ograniczeń;
b) śniadanie dla maks. 1 os., obejmujące co najmniej: pieczywo – 150 g, parówki – 30 g, jajecznicę z 2 jaj, wędliny różne – 80 g, sery różne – 50 g, masło – 30 g, dżemy – 40 g, mleko ciepłe i zimne, świeże warzywa, soki, wodę mineralną, kawę i herbatę.
Zamawiający może zgłosić konieczność przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych osoby nocującej.
Obiekt zakwaterowania mentora może znajdować się w innym budynku niż miejsce realizacji warsztatu, pod warunkiem, że odległość pomiędzy obiektami nie przekracza 5 km.
Nocleg mentora wraz ze śniadaniem i kolacją będzie zamawiany w zależności od potrzeb Zamawiającego, w szczególności z uwzględnieniem godzin realizacji danego warsztatu.
Miejsce realizacji usług:
– w obrębie miasta Wrocław (województwo dolnośląskie) – 1 warsztat,
– w obrębie miasta Nowy Tomyśl (województwo wielkopolskie) – 1 warsztat.
W przypadku braku dostępności w terminie wynikającym z harmonogramu obiektu zlokalizowanego w granicach administracyjnych miasta Nowy Tomyśl i spełniającego pozostałe wymagania określone w zapytaniu ofertowym, dopuszcza się realizację warsztatu w innym obiekcie na terenie gminy Nowy Tomyśl. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wykazać brak dostępności obiektów spełniających wymagania na terenie miasta Nowy Tomyśl oraz uzyskać akceptację Zamawiającego dla proponowanego obiektu przed jego ostatecznym potwierdzeniem. Za wykazanie braku dostępności uznaje się przedstawienie informacji, np. maila odmownego od hotelu, o braku możliwości realizacji warsztatu w danym hotelu.
Łącznie: 2 jednodniowe warsztaty w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: wielkopolskie, Powiat: nowotomyski, Gmina: Nowy Tomyśl, Miejscowość: Nowy Tomyśl
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Fabryczna, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Krzyki, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Psie Pole, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Stare Miasto, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Śródmieście, Miejscowość: Wrocław
FERS.04.12-IP.04-0008/24 - Akademia Rozwoju Usług Publicznych
Część 1
Z uwagi na limit znaków w polu opisu przedmiotu zamówienia w BK2021 poniżej przedstawiono skrócony opis. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji Części I określono w pliku „Zapytanie ofertowe nr 4/ARUP/2026” załączonym do ogłoszenia.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa organizacyjno-logistyczna jednodniowych warsztatów, obejmująca zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia dla mentora i uczestników, w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych, nr um. FERS.04.12-IP.04-0008/24.
Usługa realizowana będzie każdorazowo w dniu warsztatu i ma zapewniać warunki umożliwiające sprawne przeprowadzenie zajęć w formule stacjonarnej (ok. 7 godzin), w szczególności poprzez udostępnienie sali spełniającej wymagania Zamawiającego, zapewnienie wyposażenia i infrastruktury obiektu niezbędnej do prowadzenia spotkania oraz obsługę gastronomiczną (serwisy kawowe i obiad).
1. Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia (obiad + 2 serwisy kawowe) dla mentora i uczestników jednodniowych warsztatów.
2. Wykonawca musi zapewnić:
2.1. Wyżywienie w dniu warsztatu:
a. 2 serwisy kawowe w dniu warsztatu – dla maksymalnie 10 os. Przerwa kawowa powinna zawierać: kawę z ekspresu, herbatę czarną, zieloną, mleko, cukier, wrzątek, cytrynę, wodę mineralną niegazowaną i gazowaną, ciastka cukiernicze/ciasta lub inne słodkie przekąski (minimum 5 rodzajów), owoce sezonowe (minimum 2 rodzaje) wg potrzeb uczestników. Serwis kawowy musi być dostępny do końca spotkania i na bieżąco uzupełniany. Przerwy kawowe są organizowane przez Wykonawcę w sali lub ewentualnie przed salą, w której odbywa się warsztat.
b. dwudaniowy obiad wraz z zimnymi napojami w dniu warsztatu dla maksymalnie 10 os., w tym co najmniej, w przeliczeniu na jedną osobę: zupa – 300 ml, mięso 100–150 g po przygotowaniu, ziemniaki/ryż/makaron/kasza – 200 g, surówki różne – 150 g oraz sok, woda mineralna.
W przypadku warsztatów realizowanych w godzinach popołudniowych lub wieczornych może wystąpić potrzeba podania obiadu w późniejszych godzinach, np. około godz. 18:00, stosownie do harmonogramu danego warsztatu.
Dopuszcza się, aby obiad był serwowany w innym budynku niż sala warsztatowa, pod warunkiem, że odległość między nimi nie przekracza 300 metrów, liczona drogą dostępną dla ruchu pieszego.
Dopuszcza się, aby obiad był serwowany w sali szkoleniowej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia konieczności przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego odpowiadającego gramaturze dania mięsnego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych uczestników.
2.2. Salę warsztatową o powierzchni co najmniej 25 m2 spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego warsztatu wynosi 7 godzin. Sala musi być wyposażona w:
– dostęp do światła dziennego, na lub powyżej poziomu gruntu, z zachowaniem stosunku powierzchni okien do powierzchni podłogi na sali wynoszącego co najmniej 1:10,
– krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami zapewniające miejsca siedzące dla 10 os.,
– rzutnik i niezbędne przejściówki/adaptery (mini HDMI, micro HDMI, USB-C),
– warunki nagłośnienia i oświetlenia umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik,
– bezprzewodowy pilot prezentacji multimedialnych,
– ekran lub tablicę multimedialną,
– flipchart, blok do flipcharta (min. 15 kartek), pisaki (min. 4 w trzech kolorach),
– miejsce do przyklejania plansz, plastelinę, masę mocującą lub taśmę do ścian,
– bezpłatny Internet umożliwiający oglądanie transmisji wideo w czasie rzeczywistym,
– co najmniej 3 sprawne gniazdka elektryczne,
– 2 listwy/przedłużacze umożliwiające uczestnikom podłączenie komputerów; jeśli gniazdka są tylko z jednej strony sali, listwy/przedłużacze muszą umożliwiać podłączenie do prądu z różnych części sali.
2.3. Dostępność architektoniczną dla osób z niepełnosprawnością ruchową (np. winda, bezprogowe wejścia, szerokie drzwi, przestrzeń manewrowa) obejmującą salę warsztatową, toalety, jadalnię oraz ciągi komunikacyjne łączące te przestrzenie.
Brak zapewnienia dostępności zgodnej z powyższymi wymaganiami skutkować będzie niepodpisaniem protokołu odbioru usługi oraz uznaniem usługi za niewykonaną, co oznacza brak podstawy do zapłaty wynagrodzenia.
2.3.1. Zamawiający zastrzega prawo weryfikacji spełnienia wymagań dostępności architektonicznej na etapie realizacji poszczególnych warsztatów, przed ich potwierdzeniem lub najpóźniej przed ich realizacją.
2.3.2. W ramach weryfikacji Zamawiający może wezwać Wykonawcę do przesłania aktualnej dokumentacji fotograficznej obiektu wskazanego do realizacji danego warsztatu. Szczegółowy zakres wymaganej dokumentacji fotograficznej, w tym dokumentowania wejścia, ciągów komunikacyjnych, sali, toalety, windy/pochylni oraz miejsca spożywania posiłku, określono w załączonym zapytaniu ofertowym. Zdjęcia muszą przedstawiać aktualny stan obiektu. Wykonawca dołącza krótką informację (1–3 zdania), które przestrzenie będą wykorzystywane.
2.3.3. Zamawiający wyznaczy termin odpowiedzi nie krótszy niż 24 godziny.
2.3.4. Brak przesłania dokumentacji w terminie lub przesłanie dokumentacji niepotwierdzającej spełnienia wymagań uprawnia Zamawiającego do:
a) odmowy potwierdzenia realizacji danego warsztatu we wskazanym obiekcie, oraz/lub
b) wezwania Wykonawcy do wskazania i zapewnienia obiektu spełniającego wymagania określone w zapytaniu ofertowym dla danego warsztatu, bez zmiany ceny i zakresu usługi.
W przypadku niezapewnienia obiektu spełniającego wymagania – warsztat nie zostaje zamówiony/potwierdzony, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.
3. Zamawiający w ciągu 14 dni od podpisania umowy przekaże Wykonawcy pierwszy harmonogram warsztatów, obejmujący okres co najmniej 30 kolejnych dni, zawierający w szczególności planowane daty warsztatów. Planowany okres realizacji warsztatów: wrzesień 2026 – grudzień 2026. Kolejne harmonogramy (aktualizacje), obejmujące dalszy okres realizacji warsztatów, Zamawiający będzie przekazywał sukcesywnie, nie później niż 10 dni kalendarzowych przed końcem okresu objętego aktualnym harmonogramem. Każdy kolejny harmonogram będzie obejmował okres co najmniej 30 kolejnych dni, z zastrzeżeniem, że ostatni harmonogram może obejmować krótszy okres, jeżeli do zakończenia planowanego okresu realizacji zamówienia pozostanie mniej niż 30 dni.
4. Wykonawca może zgłosić uwagi do harmonogramu (w szczególności brak dostępności obiektu w danym terminie) w terminie 2 dni roboczych od otrzymania harmonogramu/aktualizacji. Brak zgłoszenia uwag w tym terminie oznacza brak zastrzeżeń do planu.
5. W przypadku zgłoszenia braku dostępności Strony uzgodnią termin alternatywny nie dalszy niż 14 dni.
6. Zamawiający będzie potwierdzać terminy z harmonogramu sukcesywnie, poprzez wiadomość e-mail, z wyprzedzeniem co najmniej D dni kalendarzowych przed planowanym terminem warsztatu, gdzie D jest wartością zadeklarowaną przez Wykonawcę w ofercie. Wartość D nie może być większa niż 6 dni oraz mniejsza niż 3 dni.
7. Wykonawca, deklarując wartość D, zobowiązuje się do zapewnienia realizacji warsztatu na warunkach oferty (w szczególności ceny jednostkowe i zakres usług) przy potwierdzeniu wysłanym w terminie, o którym mowa w pkt 6.
8. Brak potwierdzenia warsztatu przez Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt 6 oznacza, że warsztat nie został zamówiony; Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym o utracone korzyści.
9. Dokładna liczba osób zostanie potwierdzona nie później niż 3 dni przed planowanym warsztatem. Zamawiający pokryje koszty wyżywienia zgodnie z przekazaną liczbą osób.
10. Podstawą rozliczenia są ceny jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy oraz faktyczna liczba osób potwierdzona przez Zamawiającego dla danego warsztatu. Rozliczenie będzie odbywać się miesięcznie, na podstawie protokołów odbioru usług. Szczegółowy sposób rozliczeń określa wzór umowy.
11. Ceny jednostkowe obejmują realizację usługi także przy małej liczbie uczestników. Wykonawca nie może uzależniać realizacji od minimalnej liczby zamówionych posiłków ani naliczać dopłat z tego tytułu.
12. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu i/lub miejsca warsztatu w ramach Części. Zmiana miejsca odbywa się za zgodą Wykonawcy. W przypadku zmiany terminu Zamawiający przekaże zaktualizowany harmonogram Wykonawcy.
13. Liczba uczestników warsztatu jest zmienna. Zamawiający przewiduje średnio ok. 4–5 uczestników na warsztat oraz 1 mentora; możliwa jest realizacja warsztatu także dla mniejszej liczby uczestników (np. 1–2 uczestników) + mentor, jak i większej – do 9 uczestników + mentor. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi niezależnie od liczby uczestników wskazanej w potwierdzeniu.
Miejsce realizacji usług:
• w obrębie miasta Łódź (województwo łódzkie), 5 warsztatów,
• w obrębie miasta Opoczno (województwo łódzkie), 1 warsztat,
• w obrębie miasta Bełchatów (województwo łódzkie), 1 warsztat,
• w obrębie miasta Wieluń (województwo łódzkie), 1 warsztat.
Łącznie 8 jednodniowych warsztatów w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: wieluński, Gmina: Wieluń, Miejscowość: Wieluń
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: bełchatowski, Gmina: Bełchatów, Miejscowość: Bełchatów
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: opoczyński, Gmina: Opoczno, Miejscowość: Opoczno
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Bałuty, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Górna, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Polesie, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Śródmieście, Miejscowość: Łódź
Kraj: Polska, Województwo: łódzkie, Powiat: Łódź, Gmina: Łódź-Widzew, Miejscowość: Łódź
Część 2
Z uwagi na limit znaków w polu opisu przedmiotu zamówienia w BK2021 poniżej przedstawiono skrócony opis. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji Części II określono w pliku „Zapytanie ofertowe nr 4/ARUP/2026” załączonym do ogłoszenia.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa organizacyjno-logistyczna jednodniowych warsztatów, obejmująca zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia dla mentora i uczestników, w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS), Priorytet FERS.04, nr um. FERS.04.12-IP.04-0008/24.
Usługa realizowana będzie każdorazowo w dniu warsztatu i ma zapewniać warunki umożliwiające sprawne przeprowadzenie zajęć w formule stacjonarnej (ok. 7 godzin), w szczególności poprzez udostępnienie sali spełniającej wymagania Zamawiającego, zapewnienie wyposażenia i infrastruktury obiektu niezbędnej do prowadzenia spotkania oraz obsługę gastronomiczną (serwisy kawowe i obiad).
1. Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali warsztatowej oraz wyżywienia (obiad + 2 serwisy kawowe) dla mentora i uczestników jednodniowych warsztatów.
2. Wykonawca musi zapewnić:
2.1. Wyżywienie w dniu warsztatu:
a) 2 serwisy kawowe – dla maksymalnie 10 os. Przerwa kawowa powinna zawierać: kawę z ekspresu, herbatę czarną i zieloną, mleko, cukier, wrzątek, cytrynę, wodę mineralną niegazowaną i gazowaną, ciastka cukiernicze/ciasta lub inne słodkie przekąski (minimum 5 rodzajów), owoce sezonowe (minimum 2 rodzaje). Serwis kawowy musi być dostępny do końca spotkania i na bieżąco uzupełniany. Przerwy kawowe są organizowane w sali lub przed salą, w której odbywa się warsztat.
b) dwudaniowy obiad wraz z zimnymi napojami – dla maksymalnie 10 os., w tym co najmniej na jedną osobę: zupa – 300 ml, mięso 100–150 g po przygotowaniu, ziemniaki/ryż/makaron/kasza – 200 g, surówki – 150 g oraz sok i woda mineralna.
W przypadku warsztatów realizowanych w godzinach popołudniowych lub wieczornych może wystąpić potrzeba podania obiadu w późniejszych godzinach, np. około godz. 18:00.
Obiad może być serwowany w innym budynku niż sala warsztatowa, jeżeli odległość nie przekracza 300 m, liczona drogą dostępną dla ruchu pieszego. Dopuszcza się także serwowanie obiadu w sali szkoleniowej.
Zamawiający może zgłosić konieczność przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego odpowiadającego gramaturze dania mięsnego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych uczestników.
2.2. Salę warsztatową o powierzchni co najmniej 25 m2, spełniającą normy i zasady opisane aktualnymi przepisami prawa. Przewidziany czas każdego warsztatu wynosi 7 godzin. Sala musi być wyposażona m.in. w:
– dostęp do światła dziennego, na lub powyżej poziomu gruntu, z zachowaniem stosunku powierzchni okien do powierzchni podłogi co najmniej 1:10,
– krzesła i stoły lub krzesła z pulpitami dla 10 os.,
– rzutnik i niezbędne przejściówki/adaptery (mini HDMI, micro HDMI, USB-C),
– nagłośnienie i oświetlenie umożliwiające rejestrację audio-wideo, w tym co najmniej 1 sprawny głośnik,
– pilot do prezentacji, ekran lub tablicę multimedialną,
– flipchart z blokiem i pisakami,
– miejsce i materiały do przyklejania plansz,
– bezpłatny Internet,
– co najmniej 3 sprawne gniazdka oraz 2 listwy/przedłużacze umożliwiające podłączenie komputerów uczestników.
2.3. Dostępność architektoniczną dla osób z niepełnosprawnością ruchową (np. winda, bezprogowe wejścia, szerokie drzwi, przestrzeń manewrowa), obejmującą salę warsztatową, toalety, jadalnię oraz ciągi komunikacyjne łączące te przestrzenie.
Brak zapewnienia dostępności zgodnej z wymaganiami skutkuje niepodpisaniem protokołu odbioru usługi oraz uznaniem usługi za niewykonaną, co oznacza brak podstawy do zapłaty wynagrodzenia.
Zamawiający zastrzega prawo weryfikacji dostępności na etapie realizacji warsztatów, przed ich potwierdzeniem lub najpóźniej przed realizacją, w tym poprzez wezwanie do przesłania aktualnej dokumentacji fotograficznej. Szczegółowy zakres dokumentacji i sposób weryfikacji określono w załączonym zapytaniu ofertowym. Termin odpowiedzi nie będzie krótszy niż 24 godziny.
Brak dokumentacji w terminie lub brak potwierdzenia spełnienia wymagań uprawnia Zamawiającego do odmowy potwierdzenia realizacji warsztatu w danym obiekcie i/lub wezwania do wskazania obiektu spełniającego wymagania, bez zmiany ceny i zakresu usługi. W przypadku niezapewnienia takiego obiektu warsztat nie zostaje zamówiony/potwierdzony, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia.
3. W ciągu 14 dni od podpisania umowy Zamawiający przekaże pierwszy harmonogram obejmujący co najmniej 30 kolejnych dni i planowane daty warsztatów. Planowany okres realizacji: wrzesień–grudzień 2026. Kolejne harmonogramy będą przekazywane nie później niż 10 dni kalendarzowych przed końcem okresu objętego aktualnym harmonogramem i będą obejmować co najmniej 30 kolejnych dni; ostatni może obejmować krótszy okres.
4. Wykonawca może zgłosić uwagi do harmonogramu, w szczególności brak dostępności obiektu, w terminie 2 dni roboczych od jego otrzymania. Brak uwag oznacza brak zastrzeżeń do planu.
5. W przypadku zgłoszenia braku dostępności Strony uzgodnią termin alternatywny nie dalszy niż 14 dni.
6. Zamawiający będzie potwierdzać terminy z harmonogramu sukcesywnie e-mailem, z wyprzedzeniem co najmniej D dni kalendarzowych przed planowanym terminem warsztatu, gdzie D jest wartością zadeklarowaną przez Wykonawcę w ofercie i wynosi od 3 do 6 dni.
7. Wykonawca, deklarując D, zobowiązuje się do zapewnienia realizacji warsztatu na warunkach oferty przy potwierdzeniu wysłanym w terminie, o którym mowa powyżej.
8. Brak potwierdzenia warsztatu przez Zamawiającego w terminie oznacza, że warsztat nie został zamówiony; Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu roszczenia, w tym o utracone korzyści.
9. Dokładna liczba osób zostanie potwierdzona nie później niż 3 dni przed planowanym warsztatem. Zamawiający pokryje koszty noclegu i wyżywienia zgodnie z przekazaną liczbą osób.
10. Podstawą rozliczenia są ceny jednostkowe wskazane w ofercie oraz faktyczna liczba osób potwierdzona przez Zamawiającego. Rozliczenie będzie odbywać się miesięcznie, na podstawie protokołów odbioru usług. Szczegółowy sposób rozliczeń określa wzór umowy.
11. Ceny jednostkowe obejmują realizację usługi także przy małej liczbie uczestników. Wykonawca nie może uzależniać realizacji od minimalnej liczby zamówionych posiłków ani naliczać dopłat z tego tytułu.
12. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu i/lub miejsca warsztatu w ramach Części. Zmiana miejsca odbywa się za zgodą Wykonawcy. W przypadku zmiany terminu Zamawiający przekaże zaktualizowany harmonogram.
13. Liczba uczestników warsztatu jest zmienna. Zamawiający przewiduje średnio ok. 4–5 uczestników oraz 1 mentora; możliwa jest realizacja warsztatu także dla 1–2 uczestników + mentor, jak i dla maks. 9 uczestników + mentor. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi niezależnie od liczby uczestników wskazanej w potwierdzeniu.
Dodatkowe wymagania dla Części II:
1. Nocleg dla mentora – w dniu poprzedzającym warsztat lub w dniu warsztatu dla 1 os., w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej 2-gwiazdkowego, w pokoju 1-osobowym, posiadającym pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, stały dostęp do wody mineralnej, 1 gniazdko, bezpłatny Internet, szklanki do napojów oraz możliwość zameldowania co najmniej od godz. 14:00.
2. Wyżywienie dla nocującego mentora:
a) jedna kolacja dla maks. 1 os. z ciepłymi i zimnymi napojami, obejmująca co najmniej: danie główne w formie gorącego posiłku – 250 g, pieczywo – 100 g, masło – 20 g, wędliny różne – 50 g, sery różne – 30 g, świeże warzywa, owoce – 100 g oraz kawa, herbata, soki i woda mineralna bez ograniczeń;
b) śniadanie dla maks. 1 os., obejmujące co najmniej: pieczywo – 150 g, parówki – 30 g, jajecznicę z 2 jaj, wędliny różne – 80 g, sery różne – 50 g, masło – 30 g, dżemy – 40 g, mleko ciepłe i zimne, świeże warzywa, soki, wodę mineralną, kawę i herbatę.
Zamawiający może zgłosić konieczność przygotowania posiłku wegetariańskiego lub wegańskiego oraz uwzględnienia alergii pokarmowych osoby nocującej.
Obiekt zakwaterowania mentora może znajdować się w innym budynku niż miejsce realizacji warsztatu, pod warunkiem, że odległość pomiędzy obiektami nie przekracza 5 km.
Nocleg mentora wraz ze śniadaniem i kolacją będzie zamawiany w zależności od potrzeb Zamawiającego, w szczególności z uwzględnieniem godzin realizacji danego warsztatu.
Miejsce realizacji usług:
– w obrębie miasta Wrocław (województwo dolnośląskie) – 1 warsztat,
– w obrębie miasta Nowy Tomyśl (województwo wielkopolskie) – 1 warsztat.
W przypadku braku dostępności w terminie wynikającym z harmonogramu obiektu zlokalizowanego w granicach administracyjnych miasta Nowy Tomyśl i spełniającego pozostałe wymagania określone w zapytaniu ofertowym, dopuszcza się realizację warsztatu w innym obiekcie na terenie gminy Nowy Tomyśl. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wykazać brak dostępności obiektów spełniających wymagania na terenie miasta Nowy Tomyśl oraz uzyskać akceptację Zamawiającego dla proponowanego obiektu przed jego ostatecznym potwierdzeniem. Za wykazanie braku dostępności uznaje się przedstawienie informacji, np. maila odmownego od hotelu, o braku możliwości realizacji warsztatu w danym hotelu.
Łącznie: 2 jednodniowe warsztaty w ramach projektu Akademia Rozwoju Usług Publicznych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: wielkopolskie, Powiat: nowotomyski, Gmina: Nowy Tomyśl, Miejscowość: Nowy Tomyśl
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Fabryczna, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Krzyki, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Psie Pole, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Stare Miasto, Miejscowość: Wrocław
Kraj: Polska, Województwo: dolnośląskie, Powiat: Wrocław, Gmina: Wrocław-Śródmieście, Miejscowość: Wrocław
Time limit for receipt of tenders
Fri Aug 28 10:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Fundacja Instytut Spraw Obywatelskich
Pomorska 40
91-408 Łódź
Województwo: łódzkie
Kraj: Polska
NIP: 7251872505
Pomorska 40
91-408 Łódź
Województwo: łódzkie
Kraj: Polska
NIP: 7251872505
