Zamówienie I Konferencja Kielce
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.12-IP.04-0007/25 - Razem możemy więcej. Wzmocnienie organizacyjne i rzecznicze Porozumienia AUTYZM-POLSKA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyżywienia i noclegu dla min. 90 osób:
- zapewnienie usługi noclegowej,
- zapewnienie usługi restauracyjnej,
- zapewnienie sali konferencyjnej
Catering podczas konferencji
Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r.
Liczba uczestników: 120 osób/dzień
Obiad (dzień 1 i dzień 2)
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
• zupę (min. 0,25 l na osobę)
• drugie danie (min. 450–500 g na osobę), tj. ziemniaki lub ryż, lub kasza, lub makaron; dodatek mięsny, rybny lub jarski – min. 150 g; surówka – min. 150 g; woda lub sok – 200 ml
Kolacja (tylko dzień 1)
Serwowana w formie bufetu. Porcja na osobę powinna obejmować:
• minimum dwa dania podawane na ciepło
• minimum dwie przystawki (np. ryba, galaretka z drobiu)
• dania zimne: wędliny (3 rodzaje), sery (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), warzywa (min. 3 rodzaje)
• pieczywo mieszane, masło
• napoje zimne: sok owocowy (min. 0,2 l/os.), woda mineralna gazowana i niegazowana (min. 0,2 l/os.) – serwowane w dzbankach lub butelkach
• zestaw herbat czarnych i smakowych w saszetkach (min. 2 saszetki/os.), cukier, cytryna
Serwis kawowy (dzień 1 i dzień 2)
Podawany w formie ciągłej w sali konferencyjnej (lub w jej pobliżu), na 30 minut przed rozpoczęciem obrad (godzina ustalana każdorazowo z Zamawiającym). Porcja na osobę powinna obejmować minimum:
• zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki/os.)
• kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l/os.)
• cukier w saszetkach (min. 2 saszetki/os.)
• cytrynę pokrojoną w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka/os.)
• mleko serwowane w dzbankach
• wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2 l/os., serwowana w butelkach)
• sok owocowy (min. 0,2 l/os., serwowany w dzbankach)
• ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju/os.)
Zastawa
Wykonawca ma obowiązek serwować jedzenie i napoje w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania (szklane lub ceramiczne); nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
Wymagania ogólne dotyczące wyżywienia
Posiłki powinny być przygotowane w wersji mięsnej i wegetariańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi, a użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich uczestnikom. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania posiłków należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (obrusy, serwetki papierowe, zastawę ceramiczną, sztućce, szklanki do zimnych napojów) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie i stanowić jeden komplet.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym proces przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji i utrzymania czystości pomieszczeń, musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP.
Posiłki muszą uwzględniać diety specjalne (wegetariańska, wegańska, bezglutenowa) oraz czytelne oznaczenie alergenów, zgodnie ze zgłoszeniami uczestników przekazanymi wykonawcy przed wydarzeniem.
Wynajem sali konferencyjnej
Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r., 2 dni x 7 godzin
Wymagania dotyczące obiektu
• obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami
• na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi.
• obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w trakcie trwania konferencji
• sala konferencyjna powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co miejsce noclegu uczestników
• obiekt powinien posiadać salę konferencyjną zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowany jest catering
• sala powinna posiadać okna z możliwością zaciemnienia i doświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, posiadać system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor, flipchart, pisaki
• obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będą obiady/kolacje dla uczestników konferencji, zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana jest konferencja
Parametry sali głównej
• pojemność min. 120 osób
• powierzchnia min. 250 m² o wysokości minimum 3 metrów
• sala bez filarów/podpór ograniczających widoczność
• układ kabaretowy (stoliki + krzesła)
• dostępna dla osób z niepełnosprawnościami
• powierzchnia bez przeszkód architektonicznych.
• możliwość zapewnienia tłumaczenia symultanicznego (kabina tłumacza, system słuchawkowy)
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.
Zamawiający przewiduje możliwość organizacji części warsztatowej. Ostateczny zakres (liczba grup, liczba uczestników w grupie, wymagany podział sali lub odrębne sale) zostanie doprecyzowany na późniejszym etapie. Wykonawca powinien wskazać w ofercie, czy dysponuje możliwością:
• podziału sali głównej na mniejsze sekcje warsztatowe (z szybkim powrotem do konfiguracji plenarnej, bez długotrwałego demontażu), lub
• zapewnienia odrębnych sal warsztatowych w tym samym obiekcie co sala główna,
wraz ze wskazaniem maksymalnej liczby i pojemności takich sal/sekcji, jakimi dysponuje obiekt.
Wyposażenie techniczne
• nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe)
• ekran do wyświetlania prezentacji, projektor
• możliwość podłączenia własnego laptopa lub odczytu z pendrive'a
• klimatyzacja, dostęp do WiFi
• dostęp do zaplecza technicznego oraz obsługi technicznej dostępnej przez cały czas trwania wydarzenia
• obsługa techniczna sal podczas wydarzenia, tj. operator sprzętu, wsparcie prezentacyjne, obsługa nagłośnienia
Dodatkowe pomieszczenia
• szatnia dostępna dla uczestników przez cały czas trwania wydarzenia
• dodatkowa sala dla 10–30 osób, dostępna przez cały czas trwania konferencji, do wykorzystania na potrzeby organizatora, prelegentów lub spotkań roboczych
Pozostałe wymagania
• wykonawca zapewni rozmieszczenie i oznakowanie sal zgodnie z zasadami informacji i promocji projektów finansowanych ze środków projektu oraz przygotuje przestrzeń wystawienniczą zgodnie z ustalonym programem konferencji
Noclegi dla uczestników konferencji
Miejsce i termin realizacji: Kielce, noc z 2 na 3 grudnia 2026 r.
Liczba uczestników: minimum 90 osób (1 nocleg ze śniadaniem)
Wymagania
• standard obiektu min. 4* lub równoważny
• pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko); zamawiający przekaże wykonawcy wymaganą strukturę pokoi najpóźniej do 14 dni przed realizacją usługi
• wszyscy uczestnicy zakwaterowani w tym samym obiekcie
• pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny)
• WiFi w cenie pokoju
• ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie
• śniadanie kontynentalne w formie bufetu, w cenie pokoju - forma bufetu, powinno obejmować: dania ciepłe (np. jajecznica, omlet, naleśniki, parówki); dania zimne: pieczywo, masło, miód, dżem, wędliny, sery, jogurty, płatki śniadaniowe, warzywa; napoje: herbata, kawa, sok owocowy, woda mineralna
• rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00
• zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10:00
• obiekt dysponujący pokojami dostosowanymi dla osób z niepełnosprawnościami
• obiekt musi być pozbawiony barier architektonicznych i komunikacyjnych (windy, podjazdy dla wózków inwalidzkich, oznakowane toalety dla osób niepełnosprawnych) oraz dostosowany do potrzeb osób z innymi niepełnosprawnościami, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób, na rzecz których świadczona będzie usługa (Uczestników/czek) na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Zamawiającego, tj. np. rezygnacje Uczestników/czek z udziału w Projekcie. W konsekwencji zmniejszeniu/ zwiększeniu ulec może wartość przedmiotu zamówienia maksymalnie do 50% wartości Umowy.
Miejsce realizacji usługi: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r.
Szczegółowe informacje dotyczące postępowania znajdują się w załączniki Zapytanie ofertowe_konferencja Kielce.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: Kielce, Gmina: Kielce, Miejscowość: Kielce
FERS.04.12-IP.04-0007/25 - Razem możemy więcej. Wzmocnienie organizacyjne i rzecznicze Porozumienia AUTYZM-POLSKA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyżywienia i noclegu dla min. 90 osób:
- zapewnienie usługi noclegowej,
- zapewnienie usługi restauracyjnej,
- zapewnienie sali konferencyjnej
Catering podczas konferencji
Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r.
Liczba uczestników: 120 osób/dzień
Obiad (dzień 1 i dzień 2)
Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
• zupę (min. 0,25 l na osobę)
• drugie danie (min. 450–500 g na osobę), tj. ziemniaki lub ryż, lub kasza, lub makaron; dodatek mięsny, rybny lub jarski – min. 150 g; surówka – min. 150 g; woda lub sok – 200 ml
Kolacja (tylko dzień 1)
Serwowana w formie bufetu. Porcja na osobę powinna obejmować:
• minimum dwa dania podawane na ciepło
• minimum dwie przystawki (np. ryba, galaretka z drobiu)
• dania zimne: wędliny (3 rodzaje), sery (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), warzywa (min. 3 rodzaje)
• pieczywo mieszane, masło
• napoje zimne: sok owocowy (min. 0,2 l/os.), woda mineralna gazowana i niegazowana (min. 0,2 l/os.) – serwowane w dzbankach lub butelkach
• zestaw herbat czarnych i smakowych w saszetkach (min. 2 saszetki/os.), cukier, cytryna
Serwis kawowy (dzień 1 i dzień 2)
Podawany w formie ciągłej w sali konferencyjnej (lub w jej pobliżu), na 30 minut przed rozpoczęciem obrad (godzina ustalana każdorazowo z Zamawiającym). Porcja na osobę powinna obejmować minimum:
• zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki/os.)
• kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l/os.)
• cukier w saszetkach (min. 2 saszetki/os.)
• cytrynę pokrojoną w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka/os.)
• mleko serwowane w dzbankach
• wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2 l/os., serwowana w butelkach)
• sok owocowy (min. 0,2 l/os., serwowany w dzbankach)
• ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju/os.)
Zastawa
Wykonawca ma obowiązek serwować jedzenie i napoje w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania (szklane lub ceramiczne); nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
Wymagania ogólne dotyczące wyżywienia
Posiłki powinny być przygotowane w wersji mięsnej i wegetariańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi, a użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich uczestnikom. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania posiłków należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (obrusy, serwetki papierowe, zastawę ceramiczną, sztućce, szklanki do zimnych napojów) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie i stanowić jeden komplet.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym proces przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji i utrzymania czystości pomieszczeń, musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP.
Posiłki muszą uwzględniać diety specjalne (wegetariańska, wegańska, bezglutenowa) oraz czytelne oznaczenie alergenów, zgodnie ze zgłoszeniami uczestników przekazanymi wykonawcy przed wydarzeniem.
Wynajem sali konferencyjnej
Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r., 2 dni x 7 godzin
Wymagania dotyczące obiektu
• obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami
• na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi.
• obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w trakcie trwania konferencji
• sala konferencyjna powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co miejsce noclegu uczestników
• obiekt powinien posiadać salę konferencyjną zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowany jest catering
• sala powinna posiadać okna z możliwością zaciemnienia i doświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, posiadać system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor, flipchart, pisaki
• obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będą obiady/kolacje dla uczestników konferencji, zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana jest konferencja
Parametry sali głównej
• pojemność min. 120 osób
• powierzchnia min. 250 m² o wysokości minimum 3 metrów
• sala bez filarów/podpór ograniczających widoczność
• układ kabaretowy (stoliki + krzesła)
• dostępna dla osób z niepełnosprawnościami
• powierzchnia bez przeszkód architektonicznych.
• możliwość zapewnienia tłumaczenia symultanicznego (kabina tłumacza, system słuchawkowy)
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.
Zamawiający przewiduje możliwość organizacji części warsztatowej. Ostateczny zakres (liczba grup, liczba uczestników w grupie, wymagany podział sali lub odrębne sale) zostanie doprecyzowany na późniejszym etapie. Wykonawca powinien wskazać w ofercie, czy dysponuje możliwością:
• podziału sali głównej na mniejsze sekcje warsztatowe (z szybkim powrotem do konfiguracji plenarnej, bez długotrwałego demontażu), lub
• zapewnienia odrębnych sal warsztatowych w tym samym obiekcie co sala główna,
wraz ze wskazaniem maksymalnej liczby i pojemności takich sal/sekcji, jakimi dysponuje obiekt.
Wyposażenie techniczne
• nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe)
• ekran do wyświetlania prezentacji, projektor
• możliwość podłączenia własnego laptopa lub odczytu z pendrive'a
• klimatyzacja, dostęp do WiFi
• dostęp do zaplecza technicznego oraz obsługi technicznej dostępnej przez cały czas trwania wydarzenia
• obsługa techniczna sal podczas wydarzenia, tj. operator sprzętu, wsparcie prezentacyjne, obsługa nagłośnienia
Dodatkowe pomieszczenia
• szatnia dostępna dla uczestników przez cały czas trwania wydarzenia
• dodatkowa sala dla 10–30 osób, dostępna przez cały czas trwania konferencji, do wykorzystania na potrzeby organizatora, prelegentów lub spotkań roboczych
Pozostałe wymagania
• wykonawca zapewni rozmieszczenie i oznakowanie sal zgodnie z zasadami informacji i promocji projektów finansowanych ze środków projektu oraz przygotuje przestrzeń wystawienniczą zgodnie z ustalonym programem konferencji
Noclegi dla uczestników konferencji
Miejsce i termin realizacji: Kielce, noc z 2 na 3 grudnia 2026 r.
Liczba uczestników: minimum 90 osób (1 nocleg ze śniadaniem)
Wymagania
• standard obiektu min. 4* lub równoważny
• pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko); zamawiający przekaże wykonawcy wymaganą strukturę pokoi najpóźniej do 14 dni przed realizacją usługi
• wszyscy uczestnicy zakwaterowani w tym samym obiekcie
• pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny)
• WiFi w cenie pokoju
• ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie
• śniadanie kontynentalne w formie bufetu, w cenie pokoju - forma bufetu, powinno obejmować: dania ciepłe (np. jajecznica, omlet, naleśniki, parówki); dania zimne: pieczywo, masło, miód, dżem, wędliny, sery, jogurty, płatki śniadaniowe, warzywa; napoje: herbata, kawa, sok owocowy, woda mineralna
• rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00
• zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10:00
• obiekt dysponujący pokojami dostosowanymi dla osób z niepełnosprawnościami
• obiekt musi być pozbawiony barier architektonicznych i komunikacyjnych (windy, podjazdy dla wózków inwalidzkich, oznakowane toalety dla osób niepełnosprawnych) oraz dostosowany do potrzeb osób z innymi niepełnosprawnościami, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób, na rzecz których świadczona będzie usługa (Uczestników/czek) na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Zamawiającego, tj. np. rezygnacje Uczestników/czek z udziału w Projekcie. W konsekwencji zmniejszeniu/ zwiększeniu ulec może wartość przedmiotu zamówienia maksymalnie do 50% wartości Umowy.
Miejsce realizacji usługi: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r.
Szczegółowe informacje dotyczące postępowania znajdują się w załączniki Zapytanie ofertowe_konferencja Kielce.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: Kielce, Gmina: Kielce, Miejscowość: Kielce
Time limit for receipt of tenders
2026-08-10 06:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: Kielce, Gmina: Kielce, Miejscowość: Kielce
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Fundacja Dialog
Kolejowa 26A
15-701 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5422709108
Kolejowa 26A
15-701 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5422709108
