Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.
Notice description
Nazwa: Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie
Opis: Przedmiot zamówienia obejmuje wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/UE/2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L2016, Nr 119, str.1) [dalej RODO] oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także wykonywanie wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonywania funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
Nr sprawy:O.270.2.2026.MB
ZAPYTANIE OFERTOWE
o
wartości mniejszej niż 170 000,00 zł netto, którego udzielenie jest wyłączone z
obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo
zamówień publicznych
ZAMEK KSIĄŻĄT POMORSKICH W SZCZECINIE
ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA:
Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie
I.
Zamawiający:
Zamek
Książąt Pomorskich w Szczecinie,
Tel.: 91
434 83 11,
Forma
prawna: wojewódzka osoba prawna – Instytucja Kultury,
Rodzaj
działalności podstawowej: Działalność domów i ośrodków kultury,
Regon: 810543200
NIP
: 851-020-72-76
Konto
bankowe: Bank Gospodarstwa Krajowego
O/Szczecin, ul. Tkacka 4 w Szczecinie,
Numer
rachunku: 56-1130-1176-0022-2047-7820-0001
Adres
strony internetowej prowadzonego postępowania:
https://platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin
II.
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiot
zamówienia obejmuje wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z
przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/UE/2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L2016, Nr 119, str.1) [dalej RODO] oraz ustawy z
dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych
osobowych, a także wykonywanie wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego
wykonywania funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Usługa
obejmuje m.in.:
a)
prowadzenie analizy i oceny ryzyka
przetwarzanych danych osobowych przez Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie oraz jej aktualizacja każdorazowo w przypadku zmian
procesów przetwarzania danych lub przepisów prawa mających wpływ na ocenę
ryzyka,
b)
informowanie administratora oraz pracowników, którzy przetwarzają dane
osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych
przepisów o ochronie danych i doradzanie
im w tej sprawie,
c)
monitorowanie przestrzegania wymogów
RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityki
administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków,
działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w
operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty oraz dokumentowanie wyników przeprowadzonych
czynności i przekazywanie Zamawiającemu zaleceń,
d)
monitorowanie zmian w prawie w zakresie
istotnym z punktu widzenia przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego
oraz w orzecznictwie sądów i rozstrzygnięciach organu nadzoru – informowanie
Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianach w prawie, a także
niezwłoczne informowanie o orzeczeniach i rozstrzygnięciach z zakresu ochrony
danych osobowych i ich skutku dla przetwarzania danych przez Zamawiającego, w
tym o konieczności dokonania zmiany w wewnętrznych procedurach Zamawiającego
lub w praktyce jego funkcjonowania wraz z przedstawieniem
skutków dla Zamawiającego oraz propozycji działań dostosowawczych,
e)
udzielanie na żądanie Zamawiającego
zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania
zgodnie z art. 35 RODO,
f)
opiniowanie stosowanych u Zamawiającego
klauzul umownych, projektów umów powierzania przetwarzania danych osobowych,
projektów procedur i regulacji wewnętrznych oraz klauzul informacyjnych przed
ich wdrożeniem – w zakresie, w jakim mogą one dotyczyć przetwarzania
danych osobowych i ich ochrony, w tym udzielanie odpowiedzi czy np. w danej
sytuacji niezbędne jest zawarcie umowy powierzenia, czy zaproponowana treść
jest zgodna z przepisami, a jeżeli nie to jakie należy wprowadzić zmiany, czy
treść danej klauzuli informacyjnej Zamawiającego jest adekwatna do sytuacji, w
której ma zostać wykorzystana oraz przedstawianie proponowanego
brzmienia zmian,
g)
prowadzenie ewidencji osób upoważnionych
do przetwarzania danych osobowych,
h)
rozpatrywanie wniosków o wydanie
upoważnień do przetwarzania danych, uczestniczenie w procesie wydawania tych
upoważnień,
i)
zgłoszenia naruszeń oraz przeprowadzanie
wewnętrznych postępowań wyjaśniających w przypadku powstałych naruszeń
przepisów o ochronie danych osobowych oraz ich ewidencjonowanie a
także udział w analizie każdego zgłoszonego naruszenia ochrony danych
osobowych, przygotowanie rekomendacji dalszego postępowania, ocena obowiązku
zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO oraz obowiązku zawiadomienia osób, których
dane dotyczą,
j)
podejmowanie odpowiednich działań w
przypadku wykrycia naruszeń w systemie ochrony danych osobowych,
k)
doradztwo Zamawiającemu oraz
czynny udział w toku postępowań kontrolnych, prowadzonych
przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub inne uprawnione organy, obejmujące
w szczególności przygotowywanie projektów wyjaśnień i odpowiedzi, udział w
czynnościach kontrolnych na wezwanie Zamawiającego, analizę wyników kontroli
oraz opracowanie i udział we wdrażaniu działań naprawczych i zaleceń
pokontrolnych,
l)
opracowywanie procedur i zasad
doskonalenia systemu ochrony danych osobowych na wszystkich stanowiskach pracy
u Zamawiającego, na których przetwarzane są dane osobowe oraz
ich bieżąca aktualizacja;
m)
współpracę z działem IT Zamawiającego w
zakresie tych obszarów, które wiążą się z ochroną danych osobowych,
n)
wykonywanie pozostałych działań
Inspektora Ochrony Danych, które wynikają wprost z RODO,
o)
współpraca z organem nadzorczym -
Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako
punkt kontaktowy, o którym mowa w art. 39 ust. 1 lit. d RODO,
p)
wykonanie w terminie 30 dni od
dnia zawarcia Umowy audytu wstępnego dokumentacji ochrony
danych osobowych obejmującego ocenę zgodności z obowiązującymi
przepisami prawa, identyfikację nieprawidłowości, ocenę ryzyk oraz
przedstawienie pisemnego raportu wraz z rekomendacjami działań naprawczych,.
q)
prowadzenie rejestru
czynności wykonanych w ramach realizacji Umowy oraz udostępnianie go
Zamawiającemu na każde żądanie.
2.
Realizując
przedmiot Umowy Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać aktualne przepisy prawa,
orzecznictwo sądów, a także decyzje, wytyczne, poradniki, zalecenia itp. Urzędu
Ochrony Danych Osobowych i innych organów krajowych lub unijnych właściwych z
punktu widzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności te, które
odnoszą się do przetwarzania danych osobowych przez organy administracji
publicznej. W przypadku istnienia kilku możliwych sposobów realizacji
obowiązków Wykonawca zobowiązany jest rekomendować rozwiązanie zapewniające
najwyższy poziom zgodności z przepisami prawa oraz najlepiej zabezpieczające
interes Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia niezgodności z przepisami prawa
Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego oraz
przedstawić propozycję działań naprawczych wraz z określeniem stopnia ryzyka
związanego z pozostawieniem stwierdzonych nieprawidłowości.
3.
Usługa będzie wykonywana przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego 1 raz w tygodniu, przez minimum 2 godziny w
terminie uzgodnionym między Stronami. . Niezależnie od obowiązku świadczenia
usług w siedzibie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego
świadczenia usług zdalnie oraz zapewnienia możliwości kontaktu telefonicznego i
za pośrednictwem poczty elektronicznej w dniach i godzinach pracy
Zamawiającego. Na uzasadnione żądanie Zamawiającego, związane w szczególności z
wystąpieniem incydentu ochrony danych osobowych, kontrolą organu nadzorczego
lub koniecznością pilnego udzielenia opinii, Wykonawca zobowiązany jest do
stawienia się w siedzibie Zamawiającego również poza terminem, o którym mowa w
zdaniu pierwszym
III. Tryb
postępowania
1.
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadami
realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo
zamówień publicznych obowiązującymi w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.
2.
Sposób upublicznienia zapytania ofertowego: platforma
zakupowa
IV. Termin
wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać w
terminie:
od dnia 1 sierpnia 2026 roku
do dnia 31 lipca 2027 roku.
V.
Warunki udziału w postępowaniu oraz
dokumenty jakie należy złożyć na potwierdzenie spełnienia tych warunków oraz
ocena spełnienia tych warunków
1. O udzielenie
zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w
postępowaniu określone przez Zamawiającego oraz nie podlegają wykluczeniu.
W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy posiadają:
1)
zdolności do występowania w obrocie
gospodarczym;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
2)
uprawnienia do prowadzenia określonej
działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
3)
sytuację ekonomiczną lub finansową;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
4)
zdolność techniczną lub zawodową, tj. wykażą,
ze posiadają trzyletnie doświadczenie zawodowe w pełnieniu funkcji Inspektora
Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych w rozumieniu
art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. Na
potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca w Formularzu
oferty (załącznik nr 1 do zapytania) ma obowiązek wykazać posiadane przez
siebie doświadczenie ze wskazaniem dat i miejsca wykonania oraz podmiotów na
rzecz których usługi te zostały wykonane z załączeniem dowodów określających,
czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami o których mowa są
referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot na rzecz którego
usługi zostały wykonane.
3. Zamawiający
wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia OC prowadzonej działalności
gospodarczej na sumę co najmniej 50.000,00 zł przez cały okres realizacji
zamówienia
4. Wykonawca
wskaże osobę, która będzie wykonywać funkcję Inspektora Ochrony Danych oraz
potwierdzi, że spełnia ona wymagania określone w zapytaniu ofertowym.
5. O udzielenie
zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z
postępowania.
Zamawiający wykluczy Wykonawcę, w stosunku, do którego
otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu
restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację
jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1
ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2026 r. poz.
533.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po
ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu,
jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku
upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366
ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2025
r. poz. 614)
6. W celu
potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy, z udziału w postępowaniu
Wykonawca wraz z ofertą złoży odpis z właściwego rejestru lub z centralnej
ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne
przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
7. W
przypadku wskazania przez Wykonawcę w formularzu oferty dostępności dokumentów,
o których mowa powyżej w formie elektronicznej pod określonymi adresami
internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze
samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę dokumenty.
8. Potwierdzenie
spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz braku
przesłanek wykluczenia z postępowania nastąpi w oparciu o analizę przedłożonych
przez Wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w niniejszym
rozdziale metodą spełnia/nie spełnia.
9. Zamawiający wykluczy również z
postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji
na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514):
a) wykonawcę wymienionego w wykazach
określonych w rozporządzeniu 765/2006 i
rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu
na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
(Dz. U. 2025 poz. 514);
b) wykonawcę, którego beneficjentem
rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018
r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z
2022 r.
poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006
i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem
rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie
decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym
mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach
w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106);
c) wykonawcę, którego jednostką
dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106)
jest podmiot
wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu
269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od
dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w
sprawie wpisu
na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
(Dz. U. 2025 poz. 514).
VI.
Sposób porozumiewania się z Wykonawcami
1.
Postępowanie prowadzone jest na elektronicznej
Platformie Zakupowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin i pod nazwą niniejszego postępowania.
2.
Korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Wykonawca,
przystępując do niniejszego postępowania:
a) akceptuje warunki korzystania z
platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym
na stronie internetowej w zakładce „Regulamin", pod linkiem: https://www.platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin
oraz uznaje go za wiążący,
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania
ofert/wniosków zamieszczonej na stronie internetowej platformazakupowa.pl w
zakładce „Instrukcje”, pod linkiem:
https://www.platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
3.
Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z
Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie
treści zapytania ofertowego, składania ofert oraz innych czynności
podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w
zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
4.
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w
formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące
odpowiedzi na pytania, zmiany treści zapytania ofertowego, zmiany terminu
składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w
sekcji „komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi
przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie
elektronicznej za pośrednictwem Platformy tylko do konkretnego Wykonawcy.
5.
W sytuacjach awaryjnych np. w przypadku braku
działania Platformy Zakupowej Zamawiający może również komunikować się z
Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej. na adres e-mail: ksiegowosc@zamek.szczecin.pl
6.
W przypadku przekazywania zawiadomień,
oświadczeń, wniosków lub informacji drogą elektroniczną lub przez Platformę,
każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt ich
otrzymania.
7.
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z
Wykonawcami jest:
Pan
Marek Bylewski, tel. 91 434 83 36.
VII. Opis
sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania oferty.
Wykaz dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych do złożenia wraz z
ofertą:
1.
Ofertę składa się na formularzu ofertowym
zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego. Wraz z ofertą Wykonawca
zobowiązany jest złożyć:
1) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej
ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub wskazanie ich
dostępności w formie elektronicznej pod określonymi
adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych,
2) dokumenty,
z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli
dotyczy),
3) dokument
pełnomocnictwa Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia o zakresie co najmniej: do reprezentowania w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy),
4)
dowód poświadczający
posiadanie wymaganego doświadczenia określonego w sekcji V, ust. 1 pkt 4)
zapytania ofertowego,
5) polisę
ubezpieczenia OC na sumę co najmniej 50 000,00 zł (oryginał lub kopia
poświadczona przez osobę upoważnioną do podpisania oferty).
2.
Oferta
musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę
powinien być czytelny.
3.
Dokumenty sporządzone w języku obcym należy
składać wraz z tłumaczeniem na język polski. Dokumenty sporządzone w języku
obcym bez wymaganych tłumaczeń nie będą brane pod uwagę.
4.
Oferta powinna być podpisana przez osobę
upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji
określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy
organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika należy załączyć dokument
pełnomocnictwa
5.
Ofertę należy złożyć na
Platformie pod adresem: www.platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin na stronie
dotyczącej odpowiedniego postępowania do dnia 31.07.2026.r. do godz. 9:00
6.
Za termin złożenia oferty uważa się termin jej
dotarcia do Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za
nieterminowe wpłynięcie oferty. O terminie złożenia oferty decyduje czas
pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.
7.
Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania
ofertowego.
8.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Złożenie więcej niż jednej oferty w postępowaniu spowoduje odrzucenie
wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
9.
Oferta oraz oświadczenia, dla których
Zamawiający określił wzory w formie załączników, winny być sporządzone
zgodnie z tymi wzorami co do ich treści.
10.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z
przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów
udziału w postępowaniu.
11.
Wykonawca może przed upływem terminu do
składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Informacja o zmianie lub wycofaniu
oferty powinna być doręczona Zamawiającemu w formie określonej w
ust. 5, przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca nie może wycofać
oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian po upływie terminu składania ofert.
12.
Otwarcie ofert :dnia 31.07.2026 r. godz. 9:15
13.
Termin związana ofertą:
Wykonawca
pozostaje związany ofertą przez okres 30
dni od terminu składania ofert.
VIII. Opis
sposobu obliczenia ceny
1.
Wykonawca zobowiązany jest podać wartość netto a także
cenę oferty w formularzu oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1
do zapytania ofertowego).
2.
W cenie oferty należy uwzględnić podatek od towarów i
usług (VAT) jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi)
podlegają obciążeniu podatkiem od towarów i usług i innymi podatkami i
opłatami, jeżeli występuje taki obowiązek.
3.
Cena całkowita oferty musi obejmować w kalkulacji
wszystkie koszty i składniki, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.
4.
Wykonawca oblicza cenę oferty na podstawie opisu
przedmiotu zamówienia.
5.
Ceną oferty jest maksymalna cena brutto.
6.
Cena nie podlega waloryzacji w trakcie realizacji
zamówienia.
7.
Oferowana cena jest ceną ryczałtową (stałą).
8.
Przy wyliczaniu wartości cen poszczególnych elementów
należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia
ceny.
9.
Jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest poniżej 5 to
parametr setny zaokrągla się w dół, jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest 5
i powyżej parametr setny zaokrągla się w górę.
10. Rozliczenia
między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie złoty polski (PLN).
Zamawiający nie przewiduje dokonywania rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych.
IX.
Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie
się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów
i sposobu oceny ofert
1. Przy dokonywaniu wyboru
najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium: 100 % ceny.
2. Sposób
oceny ofert:
Wykonawca
może uzyskać w tym kryterium max. 100 punktów.
Oferta
zawierająca najniższą cenę otrzyma maksymalna liczbę punktów, a pozostałe
oferty proporcjonalnie mniej wg. wzoru:
Oc=Cmin/Co
x 100
Gdzie:
Oc – ocena punktowa badanej oferty
Cmin – cena najniższa z ofert
Co- cena badanej oferty podlegającej
punktacji.
3. Zamówienie
zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość
punktów (stosując stupunktową skalę ocen, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po
przecinku).
4. Jeżeli
zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców,
którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez
Zamawiającego ofert dodatkowych.
5. Kryteria
oceny ofert nie podlegają zmianie w toku postępowania.
X.
Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku
przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w postaci jednoznacznych
postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki
wprowadzenia zmian (o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy):
Zmiany umowy określono
w projektowanych zapisach umowy stanowiących załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
XI.
Informacje o możliwości składania ofert częściowych (jeśli
dotyczy):
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania
ofert częściowych.
XII.
Opis sposobu przedstawiania ofert
wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe
wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich
składanie:
Nie dotyczy
XIII.
Informacje o planowanych zamówieniach polegających na
powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, ich zakres oraz warunki na
jakich zostaną udzielone, jeżeli zamawiający przewiduje ich udzielenie:
Nie dotyczy
XIV. Formalności
po wyborze oferty w celu zawarcia umowy oraz istotne postanowienia umowy:
1. Informacja
o wyborze oferty zostanie zamieszczona na platformie zakupowej za pomocą
Komunikatu publicznego.
2. Wykonawca
ma obowiązek zawrzeć umowę zgodnie z projektem umowy stanowiącym załącznik
nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Umowa
zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego, przed upływem terminu związania
ofertą.
4. Jeżeli
z przedstawionych dokumentów wynikać będzie, że osoba, która będzie podpisywała
umowę nie jest uprawniona do reprezentacji Wykonawcy w obrocie gospodarczym,
załączyć należy dokument pełnomocnictwa wystawiony w sposób określony
przepisami prawa cywilnego.
XV. Informacja
o przetwarzaniu danych osobowych [Dane]
Zgodnie z
rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE
[dalej: RODO] informujemy:
1.
Administratorem
danych osobowych jest Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie, Instytucja
kultury Województwa Zachodniopomorskiego
z siedzibą: 70-540 Szczecin, ul. Korsarzy 34, adres poczty elektronicznej: zamek@zamek.szczecin.pl
telefon: +48 91 434 83 11 [dalej: Administrator, Zamek].
2.
Inspektor
ochrony danych osobowych jest dostępny siedzibie Zamku lub pod adresem e-mail: iod@zamek.szczecin.pl, telefon kontaktowy: +48 91 434 83 11.
3.
Przetwarzanie Pani/Pana
danych osobowych [dalej: Dane] będzie się odbywać w celu:
a) przeprowadzenia zapytania ofertowego w
trybie zamówienia publicznego nr 01/O/2026, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO,
b) związanym z
ochroną Zamku, ponieważ wejście na teren obiektu wiąże się z utrwaleniem
wizerunku osób fizycznych poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z ustawą o samorządzie
województwa.
4.
Odbiorcami Pani/Pana Danych
mogą być osoby lub podmioty, którym na podstawie przepisów prawa udostępniona
zostanie dokumentacja niniejszego postępowania oraz podwykonawcom
Zamku upoważnionym na podstawie zawartych umów o współpracy, w tym umów
powierzenia.
5. W każdym czasie jest
Pani/Pan uprawniona/y do:
a)
dostępu do swoich Danych, zgodnie z art. 15 RODO,
b) sprostowania Danych, zgodnie z art.
16 RODO,
c) ograniczenia przetwarzania Danych,
zgodnie z art. 18 RODO.
W związku z prowadzonym zapytaniem ofertowym w trybie zamówienia publicznego,
osobom fizycznym których Dane są przetwarzane nie przysługuje:
a)
prawo do
usunięcia Danych, na podstawie art. 17 ust. 3 lit. b) RODO,
b)
prawo do
przenoszenia Danych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c)
prawo do
sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, ponieważ przetwarzanie Danych jest
niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze,
zgodnie
z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
W
każdym czasie osoba fizyczna, której Dane są przetwarzane ma prawo wniesienia
skargi do
Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych.
6. Podanie Danych jest wymogiem umownym
związanym z udziałem Pani/Pana w niniejszym
zapytaniu ofertowym. Wstęp na
teren Zamku wiąże się z utrwaleniem wizerunku w ramach
stosowanego monitoringu wizyjnego.
7. Dane będą przechowywane przez okres
niezbędny do wypełnienia obowiązków nałożonych na
Zamek na mocy obowiązujących
przepisów prawa. W zakresie monitoringu wizyjnego Dane
będą przechowywane przez okres nie
przekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
8. Dane nie będę służyły do podejmowania
decyzji, która opiera się na ich zautomatyzowanym
przetwarzaniu, w tym nie będą
profilowane.
XVI.
Postanowienia końcowe
1.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do
poprawienia w ofercie:
a)
oczywistych omyłek pisarskich,
b)
oczywistych omyłek rachunkowych, z
uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
c)
innych omyłek polegających na niezgodności
oferty z niniejszym zapytaniem ofertowym, niepowodujących istotnych zmian w
treści oferty
-
zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
2.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania
wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie
terminie oświadczeń i dokumentów złożonych w postępowaniu, chyba, że:
a) oferta
wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub
poprawienie lub
b) zachodzą
przesłanki unieważnienia postępowania.
3. Zamawiający
wybierze Wykonawcę, który złoży najkorzystniejszą ofertę oraz spełni wymogi
formalne.
4. Umowa
z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych w załączonym projekcie
umowy.
5. Skuteczne
zawarcie umowy nastąpi w momencie podpisania umowy pod rygorem nieważności.
6. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na
każdym jego etapie.
7. Ogłoszenie,
a także warunki postępowania mogą być zmienione lub odwołane przed upływem
terminu składania ofert.
Załączniki:
Nr 1 -
Formularz ofertowy
Nr 2 - Projekt umowy
Szanowni Państwo,
informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.
Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.
Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:
- niewystarczających środków na realizację zamówienia,
- zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.
Pod linkiem dostępna jest Instrukcja składania ofert dla Wykonawców.
W przypadku pytań:
- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 91 434 83 36
- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.
tel. 22 101 02 02
e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.
Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (od 01.08.2026 r. do 31.07.2027 r. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Opis: Przedmiot zamówienia obejmuje wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/UE/2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L2016, Nr 119, str.1) [dalej RODO] oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także wykonywanie wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonywania funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
Nr sprawy:O.270.2.2026.MB
ZAPYTANIE OFERTOWE
o
wartości mniejszej niż 170 000,00 zł netto, którego udzielenie jest wyłączone z
obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo
zamówień publicznych
ZAMEK KSIĄŻĄT POMORSKICH W SZCZECINIE
ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA:
Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie
I.
Zamawiający:
Zamek
Książąt Pomorskich w Szczecinie,
Tel.: 91
434 83 11,
Forma
prawna: wojewódzka osoba prawna – Instytucja Kultury,
Rodzaj
działalności podstawowej: Działalność domów i ośrodków kultury,
Regon: 810543200
NIP
: 851-020-72-76
Konto
bankowe: Bank Gospodarstwa Krajowego
O/Szczecin, ul. Tkacka 4 w Szczecinie,
Numer
rachunku: 56-1130-1176-0022-2047-7820-0001
Adres
strony internetowej prowadzonego postępowania:
https://platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin
II.
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiot
zamówienia obejmuje wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych zgodnie z
przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady/UE/2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L2016, Nr 119, str.1) [dalej RODO] oraz ustawy z
dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych
osobowych, a także wykonywanie wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego
wykonywania funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Usługa
obejmuje m.in.:
a)
prowadzenie analizy i oceny ryzyka
przetwarzanych danych osobowych przez Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie oraz jej aktualizacja każdorazowo w przypadku zmian
procesów przetwarzania danych lub przepisów prawa mających wpływ na ocenę
ryzyka,
b)
informowanie administratora oraz pracowników, którzy przetwarzają dane
osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych
przepisów o ochronie danych i doradzanie
im w tej sprawie,
c)
monitorowanie przestrzegania wymogów
RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityki
administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków,
działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w
operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty oraz dokumentowanie wyników przeprowadzonych
czynności i przekazywanie Zamawiającemu zaleceń,
d)
monitorowanie zmian w prawie w zakresie
istotnym z punktu widzenia przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego
oraz w orzecznictwie sądów i rozstrzygnięciach organu nadzoru – informowanie
Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianach w prawie, a także
niezwłoczne informowanie o orzeczeniach i rozstrzygnięciach z zakresu ochrony
danych osobowych i ich skutku dla przetwarzania danych przez Zamawiającego, w
tym o konieczności dokonania zmiany w wewnętrznych procedurach Zamawiającego
lub w praktyce jego funkcjonowania wraz z przedstawieniem
skutków dla Zamawiającego oraz propozycji działań dostosowawczych,
e)
udzielanie na żądanie Zamawiającego
zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania
zgodnie z art. 35 RODO,
f)
opiniowanie stosowanych u Zamawiającego
klauzul umownych, projektów umów powierzania przetwarzania danych osobowych,
projektów procedur i regulacji wewnętrznych oraz klauzul informacyjnych przed
ich wdrożeniem – w zakresie, w jakim mogą one dotyczyć przetwarzania
danych osobowych i ich ochrony, w tym udzielanie odpowiedzi czy np. w danej
sytuacji niezbędne jest zawarcie umowy powierzenia, czy zaproponowana treść
jest zgodna z przepisami, a jeżeli nie to jakie należy wprowadzić zmiany, czy
treść danej klauzuli informacyjnej Zamawiającego jest adekwatna do sytuacji, w
której ma zostać wykorzystana oraz przedstawianie proponowanego
brzmienia zmian,
g)
prowadzenie ewidencji osób upoważnionych
do przetwarzania danych osobowych,
h)
rozpatrywanie wniosków o wydanie
upoważnień do przetwarzania danych, uczestniczenie w procesie wydawania tych
upoważnień,
i)
zgłoszenia naruszeń oraz przeprowadzanie
wewnętrznych postępowań wyjaśniających w przypadku powstałych naruszeń
przepisów o ochronie danych osobowych oraz ich ewidencjonowanie a
także udział w analizie każdego zgłoszonego naruszenia ochrony danych
osobowych, przygotowanie rekomendacji dalszego postępowania, ocena obowiązku
zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO oraz obowiązku zawiadomienia osób, których
dane dotyczą,
j)
podejmowanie odpowiednich działań w
przypadku wykrycia naruszeń w systemie ochrony danych osobowych,
k)
doradztwo Zamawiającemu oraz
czynny udział w toku postępowań kontrolnych, prowadzonych
przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub inne uprawnione organy, obejmujące
w szczególności przygotowywanie projektów wyjaśnień i odpowiedzi, udział w
czynnościach kontrolnych na wezwanie Zamawiającego, analizę wyników kontroli
oraz opracowanie i udział we wdrażaniu działań naprawczych i zaleceń
pokontrolnych,
l)
opracowywanie procedur i zasad
doskonalenia systemu ochrony danych osobowych na wszystkich stanowiskach pracy
u Zamawiającego, na których przetwarzane są dane osobowe oraz
ich bieżąca aktualizacja;
m)
współpracę z działem IT Zamawiającego w
zakresie tych obszarów, które wiążą się z ochroną danych osobowych,
n)
wykonywanie pozostałych działań
Inspektora Ochrony Danych, które wynikają wprost z RODO,
o)
współpraca z organem nadzorczym -
Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako
punkt kontaktowy, o którym mowa w art. 39 ust. 1 lit. d RODO,
p)
wykonanie w terminie 30 dni od
dnia zawarcia Umowy audytu wstępnego dokumentacji ochrony
danych osobowych obejmującego ocenę zgodności z obowiązującymi
przepisami prawa, identyfikację nieprawidłowości, ocenę ryzyk oraz
przedstawienie pisemnego raportu wraz z rekomendacjami działań naprawczych,.
q)
prowadzenie rejestru
czynności wykonanych w ramach realizacji Umowy oraz udostępnianie go
Zamawiającemu na każde żądanie.
2.
Realizując
przedmiot Umowy Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać aktualne przepisy prawa,
orzecznictwo sądów, a także decyzje, wytyczne, poradniki, zalecenia itp. Urzędu
Ochrony Danych Osobowych i innych organów krajowych lub unijnych właściwych z
punktu widzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności te, które
odnoszą się do przetwarzania danych osobowych przez organy administracji
publicznej. W przypadku istnienia kilku możliwych sposobów realizacji
obowiązków Wykonawca zobowiązany jest rekomendować rozwiązanie zapewniające
najwyższy poziom zgodności z przepisami prawa oraz najlepiej zabezpieczające
interes Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia niezgodności z przepisami prawa
Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego oraz
przedstawić propozycję działań naprawczych wraz z określeniem stopnia ryzyka
związanego z pozostawieniem stwierdzonych nieprawidłowości.
3.
Usługa będzie wykonywana przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego 1 raz w tygodniu, przez minimum 2 godziny w
terminie uzgodnionym między Stronami. . Niezależnie od obowiązku świadczenia
usług w siedzibie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego
świadczenia usług zdalnie oraz zapewnienia możliwości kontaktu telefonicznego i
za pośrednictwem poczty elektronicznej w dniach i godzinach pracy
Zamawiającego. Na uzasadnione żądanie Zamawiającego, związane w szczególności z
wystąpieniem incydentu ochrony danych osobowych, kontrolą organu nadzorczego
lub koniecznością pilnego udzielenia opinii, Wykonawca zobowiązany jest do
stawienia się w siedzibie Zamawiającego również poza terminem, o którym mowa w
zdaniu pierwszym
III. Tryb
postępowania
1.
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadami
realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo
zamówień publicznych obowiązującymi w Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.
2.
Sposób upublicznienia zapytania ofertowego: platforma
zakupowa
IV. Termin
wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać w
terminie:
od dnia 1 sierpnia 2026 roku
do dnia 31 lipca 2027 roku.
V.
Warunki udziału w postępowaniu oraz
dokumenty jakie należy złożyć na potwierdzenie spełnienia tych warunków oraz
ocena spełnienia tych warunków
1. O udzielenie
zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w
postępowaniu określone przez Zamawiającego oraz nie podlegają wykluczeniu.
W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy posiadają:
1)
zdolności do występowania w obrocie
gospodarczym;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
2)
uprawnienia do prowadzenia określonej
działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
3)
sytuację ekonomiczną lub finansową;
Zamawiający
nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
4)
zdolność techniczną lub zawodową, tj. wykażą,
ze posiadają trzyletnie doświadczenie zawodowe w pełnieniu funkcji Inspektora
Ochrony Danych w jednostkach sektora finansów publicznych w rozumieniu
art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. Na
potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca w Formularzu
oferty (załącznik nr 1 do zapytania) ma obowiązek wykazać posiadane przez
siebie doświadczenie ze wskazaniem dat i miejsca wykonania oraz podmiotów na
rzecz których usługi te zostały wykonane z załączeniem dowodów określających,
czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami o których mowa są
referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot na rzecz którego
usługi zostały wykonane.
3. Zamawiający
wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia OC prowadzonej działalności
gospodarczej na sumę co najmniej 50.000,00 zł przez cały okres realizacji
zamówienia
4. Wykonawca
wskaże osobę, która będzie wykonywać funkcję Inspektora Ochrony Danych oraz
potwierdzi, że spełnia ona wymagania określone w zapytaniu ofertowym.
5. O udzielenie
zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z
postępowania.
Zamawiający wykluczy Wykonawcę, w stosunku, do którego
otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu
restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację
jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1
ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2026 r. poz.
533.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po
ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu,
jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku
upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366
ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2025
r. poz. 614)
6. W celu
potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy, z udziału w postępowaniu
Wykonawca wraz z ofertą złoży odpis z właściwego rejestru lub z centralnej
ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne
przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
7. W
przypadku wskazania przez Wykonawcę w formularzu oferty dostępności dokumentów,
o których mowa powyżej w formie elektronicznej pod określonymi adresami
internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze
samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę dokumenty.
8. Potwierdzenie
spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz braku
przesłanek wykluczenia z postępowania nastąpi w oparciu o analizę przedłożonych
przez Wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w niniejszym
rozdziale metodą spełnia/nie spełnia.
9. Zamawiający wykluczy również z
postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji
na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 poz. 514):
a) wykonawcę wymienionego w wykazach
określonych w rozporządzeniu 765/2006 i
rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu
na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
(Dz. U. 2025 poz. 514);
b) wykonawcę, którego beneficjentem
rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018
r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z
2022 r.
poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006
i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem
rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie
decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym
mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach
w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106);
c) wykonawcę, którego jednostką
dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106)
jest podmiot
wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu
269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od
dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w
sprawie wpisu
na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
(Dz. U. 2025 poz. 514).
VI.
Sposób porozumiewania się z Wykonawcami
1.
Postępowanie prowadzone jest na elektronicznej
Platformie Zakupowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin i pod nazwą niniejszego postępowania.
2.
Korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Wykonawca,
przystępując do niniejszego postępowania:
a) akceptuje warunki korzystania z
platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym
na stronie internetowej w zakładce „Regulamin", pod linkiem: https://www.platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin
oraz uznaje go za wiążący,
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania
ofert/wniosków zamieszczonej na stronie internetowej platformazakupowa.pl w
zakładce „Instrukcje”, pod linkiem:
https://www.platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
3.
Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z
Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie
treści zapytania ofertowego, składania ofert oraz innych czynności
podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w
zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
4.
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w
formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące
odpowiedzi na pytania, zmiany treści zapytania ofertowego, zmiany terminu
składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w
sekcji „komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi
przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie
elektronicznej za pośrednictwem Platformy tylko do konkretnego Wykonawcy.
5.
W sytuacjach awaryjnych np. w przypadku braku
działania Platformy Zakupowej Zamawiający może również komunikować się z
Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej. na adres e-mail: ksiegowosc@zamek.szczecin.pl
6.
W przypadku przekazywania zawiadomień,
oświadczeń, wniosków lub informacji drogą elektroniczną lub przez Platformę,
każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt ich
otrzymania.
7.
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z
Wykonawcami jest:
Pan
Marek Bylewski, tel. 91 434 83 36.
VII. Opis
sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania oferty.
Wykaz dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych do złożenia wraz z
ofertą:
1.
Ofertę składa się na formularzu ofertowym
zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego. Wraz z ofertą Wykonawca
zobowiązany jest złożyć:
1) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej
ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub wskazanie ich
dostępności w formie elektronicznej pod określonymi
adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych,
2) dokumenty,
z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli
dotyczy),
3) dokument
pełnomocnictwa Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia o zakresie co najmniej: do reprezentowania w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy),
4)
dowód poświadczający
posiadanie wymaganego doświadczenia określonego w sekcji V, ust. 1 pkt 4)
zapytania ofertowego,
5) polisę
ubezpieczenia OC na sumę co najmniej 50 000,00 zł (oryginał lub kopia
poświadczona przez osobę upoważnioną do podpisania oferty).
2.
Oferta
musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę
powinien być czytelny.
3.
Dokumenty sporządzone w języku obcym należy
składać wraz z tłumaczeniem na język polski. Dokumenty sporządzone w języku
obcym bez wymaganych tłumaczeń nie będą brane pod uwagę.
4.
Oferta powinna być podpisana przez osobę
upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji
określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy
organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika należy załączyć dokument
pełnomocnictwa
5.
Ofertę należy złożyć na
Platformie pod adresem: www.platformazakupowa.pl/pn/zamek_szczecin na stronie
dotyczącej odpowiedniego postępowania do dnia 31.07.2026.r. do godz. 9:00
6.
Za termin złożenia oferty uważa się termin jej
dotarcia do Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za
nieterminowe wpłynięcie oferty. O terminie złożenia oferty decyduje czas
pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.
7.
Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania
ofertowego.
8.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Złożenie więcej niż jednej oferty w postępowaniu spowoduje odrzucenie
wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
9.
Oferta oraz oświadczenia, dla których
Zamawiający określił wzory w formie załączników, winny być sporządzone
zgodnie z tymi wzorami co do ich treści.
10.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z
przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów
udziału w postępowaniu.
11.
Wykonawca może przed upływem terminu do
składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Informacja o zmianie lub wycofaniu
oferty powinna być doręczona Zamawiającemu w formie określonej w
ust. 5, przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca nie może wycofać
oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian po upływie terminu składania ofert.
12.
Otwarcie ofert :dnia 31.07.2026 r. godz. 9:15
13.
Termin związana ofertą:
Wykonawca
pozostaje związany ofertą przez okres 30
dni od terminu składania ofert.
VIII. Opis
sposobu obliczenia ceny
1.
Wykonawca zobowiązany jest podać wartość netto a także
cenę oferty w formularzu oferty (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1
do zapytania ofertowego).
2.
W cenie oferty należy uwzględnić podatek od towarów i
usług (VAT) jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi)
podlegają obciążeniu podatkiem od towarów i usług i innymi podatkami i
opłatami, jeżeli występuje taki obowiązek.
3.
Cena całkowita oferty musi obejmować w kalkulacji
wszystkie koszty i składniki, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia.
4.
Wykonawca oblicza cenę oferty na podstawie opisu
przedmiotu zamówienia.
5.
Ceną oferty jest maksymalna cena brutto.
6.
Cena nie podlega waloryzacji w trakcie realizacji
zamówienia.
7.
Oferowana cena jest ceną ryczałtową (stałą).
8.
Przy wyliczaniu wartości cen poszczególnych elementów
należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia
ceny.
9.
Jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest poniżej 5 to
parametr setny zaokrągla się w dół, jeżeli parametr miejsca tysięcznego jest 5
i powyżej parametr setny zaokrągla się w górę.
10. Rozliczenia
między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie złoty polski (PLN).
Zamawiający nie przewiduje dokonywania rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych.
IX.
Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie
się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów
i sposobu oceny ofert
1. Przy dokonywaniu wyboru
najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium: 100 % ceny.
2. Sposób
oceny ofert:
Wykonawca
może uzyskać w tym kryterium max. 100 punktów.
Oferta
zawierająca najniższą cenę otrzyma maksymalna liczbę punktów, a pozostałe
oferty proporcjonalnie mniej wg. wzoru:
Oc=Cmin/Co
x 100
Gdzie:
Oc – ocena punktowa badanej oferty
Cmin – cena najniższa z ofert
Co- cena badanej oferty podlegającej
punktacji.
3. Zamówienie
zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą ilość
punktów (stosując stupunktową skalę ocen, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po
przecinku).
4. Jeżeli
zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców,
którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez
Zamawiającego ofert dodatkowych.
5. Kryteria
oceny ofert nie podlegają zmianie w toku postępowania.
X.
Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku
przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w postaci jednoznacznych
postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki
wprowadzenia zmian (o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy):
Zmiany umowy określono
w projektowanych zapisach umowy stanowiących załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
XI.
Informacje o możliwości składania ofert częściowych (jeśli
dotyczy):
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania
ofert częściowych.
XII.
Opis sposobu przedstawiania ofert
wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe
wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich
składanie:
Nie dotyczy
XIII.
Informacje o planowanych zamówieniach polegających na
powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, ich zakres oraz warunki na
jakich zostaną udzielone, jeżeli zamawiający przewiduje ich udzielenie:
Nie dotyczy
XIV. Formalności
po wyborze oferty w celu zawarcia umowy oraz istotne postanowienia umowy:
1. Informacja
o wyborze oferty zostanie zamieszczona na platformie zakupowej za pomocą
Komunikatu publicznego.
2. Wykonawca
ma obowiązek zawrzeć umowę zgodnie z projektem umowy stanowiącym załącznik
nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Umowa
zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego, przed upływem terminu związania
ofertą.
4. Jeżeli
z przedstawionych dokumentów wynikać będzie, że osoba, która będzie podpisywała
umowę nie jest uprawniona do reprezentacji Wykonawcy w obrocie gospodarczym,
załączyć należy dokument pełnomocnictwa wystawiony w sposób określony
przepisami prawa cywilnego.
XV. Informacja
o przetwarzaniu danych osobowych [Dane]
Zgodnie z
rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE
[dalej: RODO] informujemy:
1.
Administratorem
danych osobowych jest Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie, Instytucja
kultury Województwa Zachodniopomorskiego
z siedzibą: 70-540 Szczecin, ul. Korsarzy 34, adres poczty elektronicznej: zamek@zamek.szczecin.pl
telefon: +48 91 434 83 11 [dalej: Administrator, Zamek].
2.
Inspektor
ochrony danych osobowych jest dostępny siedzibie Zamku lub pod adresem e-mail: iod@zamek.szczecin.pl, telefon kontaktowy: +48 91 434 83 11.
3.
Przetwarzanie Pani/Pana
danych osobowych [dalej: Dane] będzie się odbywać w celu:
a) przeprowadzenia zapytania ofertowego w
trybie zamówienia publicznego nr 01/O/2026, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO,
b) związanym z
ochroną Zamku, ponieważ wejście na teren obiektu wiąże się z utrwaleniem
wizerunku osób fizycznych poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z ustawą o samorządzie
województwa.
4.
Odbiorcami Pani/Pana Danych
mogą być osoby lub podmioty, którym na podstawie przepisów prawa udostępniona
zostanie dokumentacja niniejszego postępowania oraz podwykonawcom
Zamku upoważnionym na podstawie zawartych umów o współpracy, w tym umów
powierzenia.
5. W każdym czasie jest
Pani/Pan uprawniona/y do:
a)
dostępu do swoich Danych, zgodnie z art. 15 RODO,
b) sprostowania Danych, zgodnie z art.
16 RODO,
c) ograniczenia przetwarzania Danych,
zgodnie z art. 18 RODO.
W związku z prowadzonym zapytaniem ofertowym w trybie zamówienia publicznego,
osobom fizycznym których Dane są przetwarzane nie przysługuje:
a)
prawo do
usunięcia Danych, na podstawie art. 17 ust. 3 lit. b) RODO,
b)
prawo do
przenoszenia Danych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c)
prawo do
sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, ponieważ przetwarzanie Danych jest
niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze,
zgodnie
z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
W
każdym czasie osoba fizyczna, której Dane są przetwarzane ma prawo wniesienia
skargi do
Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych.
6. Podanie Danych jest wymogiem umownym
związanym z udziałem Pani/Pana w niniejszym
zapytaniu ofertowym. Wstęp na
teren Zamku wiąże się z utrwaleniem wizerunku w ramach
stosowanego monitoringu wizyjnego.
7. Dane będą przechowywane przez okres
niezbędny do wypełnienia obowiązków nałożonych na
Zamek na mocy obowiązujących
przepisów prawa. W zakresie monitoringu wizyjnego Dane
będą przechowywane przez okres nie
przekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
8. Dane nie będę służyły do podejmowania
decyzji, która opiera się na ich zautomatyzowanym
przetwarzaniu, w tym nie będą
profilowane.
XVI.
Postanowienia końcowe
1.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do
poprawienia w ofercie:
a)
oczywistych omyłek pisarskich,
b)
oczywistych omyłek rachunkowych, z
uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
c)
innych omyłek polegających na niezgodności
oferty z niniejszym zapytaniem ofertowym, niepowodujących istotnych zmian w
treści oferty
-
zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
2.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania
wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie
terminie oświadczeń i dokumentów złożonych w postępowaniu, chyba, że:
a) oferta
wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub
poprawienie lub
b) zachodzą
przesłanki unieważnienia postępowania.
3. Zamawiający
wybierze Wykonawcę, który złoży najkorzystniejszą ofertę oraz spełni wymogi
formalne.
4. Umowa
z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych w załączonym projekcie
umowy.
5. Skuteczne
zawarcie umowy nastąpi w momencie podpisania umowy pod rygorem nieważności.
6. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na
każdym jego etapie.
7. Ogłoszenie,
a także warunki postępowania mogą być zmienione lub odwołane przed upływem
terminu składania ofert.
Załączniki:
Nr 1 -
Formularz ofertowy
Nr 2 - Projekt umowy
Szanowni Państwo,
informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.
Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.
Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:
- niewystarczających środków na realizację zamówienia,
- zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.
Pod linkiem dostępna jest Instrukcja składania ofert dla Wykonawców.
W przypadku pytań:
- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 91 434 83 36
- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.
tel. 22 101 02 02
e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.
Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (od 01.08.2026 r. do 31.07.2027 r. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Time limit for receipt of tenders
2026-07-31 07:00:00.0
Category assortment
No category
Buyer details
Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie
