ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 48/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy DEMEX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 8461671104, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2, stoisko otwarte z dwóch stron;
• preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m x 4 m lub zbliżony,
• preferowana lokalizacja stoiska: w sektorze w pobliżu stoiska narodowego organizowanego przez Polską Izbę Przemysłu Jachtowego POLBOAT i PAIH;
• opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracowników Wnioskodawcy biorących udział w wydarzeniu targowym. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, wpis do katalogu targowego i prezentacja logo w katalogu internetowym, ubezpieczenie, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 1 kW, pokrycie opłat za zużycie energii.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów (nazwa pakietu EARLY BIRD) z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów – Pakiet EARLY BIRD z dodatkowymi elementami lub wariant stoiska równoważny z Pakietem EARLY BIRD zgodnie z opisem poniżej;
• elementy wyposażenia: lada biała systemowa o długości 1,0 m x szerokości 0,5 m i wysokości 1,0 m z zamykanymi drzwiami, witryna szklana systemowa o szerokości 0,5 m, wysokości 2,0 m i długości 0,5 m, stolik systemowy biały, 3 krzesła standardowe metalowe z obiciem materiałowym w kolorze szarym, 1 krzesło typu barowego przy ladzie w kolorze szarym lub innym dostępnym;
• wykładzina dywanowa w kolorze szarym z logo firmy;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 4 punkty świetlne; 3 gniazdka elektryczne standardowe;
• grafika:
• panele prezentacyjne systemu clever frame lub równoważne o wymiarach 125 x 100 cm do systemu ram wystawowych drukowane na PCV 5 mm, pełny kolor, obróbka graficzna, podklejenie taśmą magnetyczną (szt. 16);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
• wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej;
• wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, w tym szczególności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 15.00;
• transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Augustów (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Niderlandy (lokalizacja targów METS Amsterdam 2026, RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy) - Augustów (siedziba Wnioskodawcy),
• gabaryty eksponatów (wymiary): 3 palety (80x120), wysokości 1,5 metra i wadze do 150 kg każda;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym na wskazane stoisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targów. Dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 15.00. Załadunek eksponatów w miejscu nadania (Augustów) oraz odbiór eksponatów po targach – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej.
D. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów dla 3 osób w listopadzie 2027 r. (4 noclegi), zameldowanie 1 dzień przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targów;
• 3 pokoje 1-osobowe lub apartament trzypokojowy;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel/apartament powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel/apartament powinien zapewnić parking dla samochodu dostawczego L3H2;
• hotel/apartament powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu/apartamentu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy DEMEX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 8461671104, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2, stoisko otwarte z dwóch stron;
• preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m x 4 m lub zbliżony,
• preferowana lokalizacja stoiska: w sektorze w pobliżu stoiska narodowego organizowanego przez Polską Izbę Przemysłu Jachtowego POLBOAT i PAIH;
• opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracowników Wnioskodawcy biorących udział w wydarzeniu targowym. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, wpis do katalogu targowego i prezentacja logo w katalogu internetowym, ubezpieczenie, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 1 kW, pokrycie opłat za zużycie energii.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów (nazwa pakietu EARLY BIRD) z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów – Pakiet EARLY BIRD z dodatkowymi elementami lub wariant stoiska równoważny z Pakietem EARLY BIRD zgodnie z opisem poniżej;
• elementy wyposażenia: lada biała systemowa o długości 1,0 m x szerokości 0,5 m i wysokości 1,0 m z zamykanymi drzwiami, witryna szklana systemowa o szerokości 0,5 m, wysokości 2,0 m i długości 0,5 m, stolik systemowy biały, 3 krzesła standardowe metalowe z obiciem materiałowym w kolorze szarym, 1 krzesło typu barowego przy ladzie w kolorze szarym lub innym dostępnym;
• wykładzina dywanowa w kolorze szarym z logo firmy;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 4 punkty świetlne; 3 gniazdka elektryczne standardowe;
• grafika:
• panele prezentacyjne systemu clever frame lub równoważne o wymiarach 125 x 100 cm do systemu ram wystawowych drukowane na PCV 5 mm, pełny kolor, obróbka graficzna, podklejenie taśmą magnetyczną (szt. 16);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
• wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej;
• wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, w tym szczególności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 15.00;
• transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Augustów (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Niderlandy (lokalizacja targów METS Amsterdam 2026, RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy) - Augustów (siedziba Wnioskodawcy),
• gabaryty eksponatów (wymiary): 3 palety (80x120), wysokości 1,5 metra i wadze do 150 kg każda;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym na wskazane stoisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targów. Dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 15.00. Załadunek eksponatów w miejscu nadania (Augustów) oraz odbiór eksponatów po targach – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej.
D. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów dla 3 osób w listopadzie 2027 r. (4 noclegi), zameldowanie 1 dzień przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targów;
• 3 pokoje 1-osobowe lub apartament trzypokojowy;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel/apartament powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel/apartament powinien zapewnić parking dla samochodu dostawczego L3H2;
• hotel/apartament powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu/apartamentu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-07-10 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
