Zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia oraz Sali podczas konferencji – VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
PLSN.01.01-IP.01-0001/24 - Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima – Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit
Przedmiotem zamówienia jest Zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia oraz Sali podczas konferencji - VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
TERMIN KONFERENCJI: 22-23.10.2026 r.
Tematyka i ramy merytoryczne
VII Forum Przyjaciół Drzew – „Drzewa ponad granicami” to dwudniowe wydarzenie o charakterze konferencyjno-warsztatowym, planowane na 22–23 października 2026 r. na pograniczu polsko-niemieckim. Forum gromadzi ok. 200 uczestników, w tym specjalistów, praktyków, przedstawicieli organizacji pozarządowych, administracji oraz aktywistów zajmujących się ochroną drzew, bioróżnorodnością i zieloną infrastrukturą.
Program obejmuje sesje eksperckie, prezentacje dobrych praktyk z Polski i Niemiec oraz elementy warsztatowe i integracyjne. Wydarzenie ma charakter międzynarodowy i wymaga zapewnienia tłumaczenia polsko-niemieckiego.
ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA:
Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej na około 200 osób (uczestników konferencji, prowadzących, organizatorów oraz tłumaczy - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego.
Ostateczna liczba uczestników konferencji i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.
Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres lokalizacji określono poniżej:
Po polskiej stronie powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, miasto Jelenia Góra, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski.
Po niemieckiej stronie: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
W ofercie należy wskazać dokładny adres obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie.
ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING
1. Wykonawca zapewni uczestnikom posiłki w 100% wegańskie (tj. niezawierające mięsa, ryb i owoców morza, nabiału, jaj):
DZIEŃ 1:
1.1. Przerwa kawowa ciągła
Ma być zapewniona kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc.
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.2. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
1.3. Kolacja serwowana w formie “szwedzkiego stołu”, obejmująca co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
DZIEŃ 2:
1.4. Przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc).
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4 sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.5. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków, usuwanie brudnych naczyń.
3. Szczegółowe menu ustalone będzie do 21 dni przed wydarzeniem z Zamawiającym.
4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontaktów roboczych.
5. Planowana liczba uczestników około 200 osób. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestników zostanie przez Zamawiającego przekazana nie później niż 21 dni kalendarzowych przed wydarzeniem.
6. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w obiekcie lub na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen,
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.2. SALA KONFERENCYJNA
1. Sala konferencyjna dla około 200 osób, spełniająca wymagania BHP oraz ppoż. musi zapewniać/posiadać:
- klimatyzację lub system wentylacji zapewniający komfort uczestników,
- możliwość pełnego zaciemnienia
- wydzieloną przestrzeń bez zakłóceń zewnętrznych (akustycznych i wizualnych),
- zaplecze na recepcję i szatnię/miejsce na odzież wierzchnią
- miejsce do zainstalowania kabin do tłumaczenia symultanicznego (lub sala posiada kabiny)
- profesjonalne zaplecze techniczne umożliwiające prowadzenie wydarzeń konferencyjnych, w tym:
• projektor multimedialny i odpowiednio duży ekran (lub kilka ekranów) umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na sali
• sprzęt do obsługi prezentacji (np. laptopy, pilot do zmiany slajdów, splitter sygnału),
• system nagłośnienia dostosowany do wielkości sali (kolumny głośnikowe, mikser dźwięku),
• mikrofony bezprzewodowe – min. 4-5 szt., wraz z bateriami
• statywy oraz niezbędne okablowanie,
• tablicę flipchart z papierem i flamastrami
2. Sala konferencyjna musi być pomieszczeniem, w którym możliwa jest organizacja konferencji, szkoleń lub wydarzeń biznesowych, o standardzie odpowiadającym obiektom konferencyjnym (np. hotelowym lub centrom konferencyjnym). Niedopuszczalne są sale o charakterze sportowym, w szczególności sale gimnastyczne, hale sportowe, świetlice itp.
3. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w tym samym obiekcie co baza noclegowa, na terenie tego samego kompleksu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut od miejsca zakwaterowania uczestników.
4. Otoczenie sali konferencyjnej:
Na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie wymagana jest obecność parku/ogrodu, z udziałem dużej liczby drzew liściastych w zróżnicowanym wieku (co najmniej 20 drzew), w którym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych lub spaceru tematycznego. Lokalizacja parku/ogrodu musi zapewniać bezpieczeństwo uczestników i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu placów budowy, etc.)
5. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w/w sprzętów i organizacyjną na miejscu realizacji zadania, która będzie odpowiedzialna m.in. za integrację z systemem nagłośnienia i tłumaczeń.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE
1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegana jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dróg i dużych ciągów komunikacyjnych. Preferowany jest obiekt noclegowy na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna lub w jego najbliższym otoczeniu, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
2. Dopuszczalne jest konsorcjum obiektów noclegowych i konferencyjnych.
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
3. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
4. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania. Zamawiający wymaga, aby obiekt posiadał co najmniej 150 miejsc noclegowych, w tym minimum 20 pokoi jednoosobowych i 65 pokoi dwuosobowych. Wskazana liczba miejsc określa potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego – rzeczywista liczba wykorzystanych miejsc może być niższa i będzie uzależniona od faktycznych potrzeb.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
PLSN.01.01-IP.01-0001/24 - Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima – Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit
Przedmiotem zamówienia jest Zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia oraz Sali podczas konferencji - VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
TERMIN KONFERENCJI: 22-23.10.2026 r.
Tematyka i ramy merytoryczne
VII Forum Przyjaciół Drzew – „Drzewa ponad granicami” to dwudniowe wydarzenie o charakterze konferencyjno-warsztatowym, planowane na 22–23 października 2026 r. na pograniczu polsko-niemieckim. Forum gromadzi ok. 200 uczestników, w tym specjalistów, praktyków, przedstawicieli organizacji pozarządowych, administracji oraz aktywistów zajmujących się ochroną drzew, bioróżnorodnością i zieloną infrastrukturą.
Program obejmuje sesje eksperckie, prezentacje dobrych praktyk z Polski i Niemiec oraz elementy warsztatowe i integracyjne. Wydarzenie ma charakter międzynarodowy i wymaga zapewnienia tłumaczenia polsko-niemieckiego.
ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA:
Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej na około 200 osób (uczestników konferencji, prowadzących, organizatorów oraz tłumaczy - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego.
Ostateczna liczba uczestników konferencji i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.
Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres lokalizacji określono poniżej:
Po polskiej stronie powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, miasto Jelenia Góra, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski.
Po niemieckiej stronie: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
W ofercie należy wskazać dokładny adres obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie.
ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING
1. Wykonawca zapewni uczestnikom posiłki w 100% wegańskie (tj. niezawierające mięsa, ryb i owoców morza, nabiału, jaj):
DZIEŃ 1:
1.1. Przerwa kawowa ciągła
Ma być zapewniona kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc.
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.2. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
1.3. Kolacja serwowana w formie “szwedzkiego stołu”, obejmująca co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
DZIEŃ 2:
1.4. Przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc).
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4 sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.5. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków, usuwanie brudnych naczyń.
3. Szczegółowe menu ustalone będzie do 21 dni przed wydarzeniem z Zamawiającym.
4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontaktów roboczych.
5. Planowana liczba uczestników około 200 osób. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestników zostanie przez Zamawiającego przekazana nie później niż 21 dni kalendarzowych przed wydarzeniem.
6. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w obiekcie lub na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen,
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.2. SALA KONFERENCYJNA
1. Sala konferencyjna dla około 200 osób, spełniająca wymagania BHP oraz ppoż. musi zapewniać/posiadać:
- klimatyzację lub system wentylacji zapewniający komfort uczestników,
- możliwość pełnego zaciemnienia
- wydzieloną przestrzeń bez zakłóceń zewnętrznych (akustycznych i wizualnych),
- zaplecze na recepcję i szatnię/miejsce na odzież wierzchnią
- miejsce do zainstalowania kabin do tłumaczenia symultanicznego (lub sala posiada kabiny)
- profesjonalne zaplecze techniczne umożliwiające prowadzenie wydarzeń konferencyjnych, w tym:
• projektor multimedialny i odpowiednio duży ekran (lub kilka ekranów) umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na sali
• sprzęt do obsługi prezentacji (np. laptopy, pilot do zmiany slajdów, splitter sygnału),
• system nagłośnienia dostosowany do wielkości sali (kolumny głośnikowe, mikser dźwięku),
• mikrofony bezprzewodowe – min. 4-5 szt., wraz z bateriami
• statywy oraz niezbędne okablowanie,
• tablicę flipchart z papierem i flamastrami
2. Sala konferencyjna musi być pomieszczeniem, w którym możliwa jest organizacja konferencji, szkoleń lub wydarzeń biznesowych, o standardzie odpowiadającym obiektom konferencyjnym (np. hotelowym lub centrom konferencyjnym). Niedopuszczalne są sale o charakterze sportowym, w szczególności sale gimnastyczne, hale sportowe, świetlice itp.
3. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w tym samym obiekcie co baza noclegowa, na terenie tego samego kompleksu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut od miejsca zakwaterowania uczestników.
4. Otoczenie sali konferencyjnej:
Na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie wymagana jest obecność parku/ogrodu, z udziałem dużej liczby drzew liściastych w zróżnicowanym wieku (co najmniej 20 drzew), w którym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych lub spaceru tematycznego. Lokalizacja parku/ogrodu musi zapewniać bezpieczeństwo uczestników i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu placów budowy, etc.)
5. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w/w sprzętów i organizacyjną na miejscu realizacji zadania, która będzie odpowiedzialna m.in. za integrację z systemem nagłośnienia i tłumaczeń.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE
1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegana jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dróg i dużych ciągów komunikacyjnych. Preferowany jest obiekt noclegowy na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna lub w jego najbliższym otoczeniu, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
2. Dopuszczalne jest konsorcjum obiektów noclegowych i konferencyjnych.
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
3. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
4. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania. Zamawiający wymaga, aby obiekt posiadał co najmniej 150 miejsc noclegowych, w tym minimum 20 pokoi jednoosobowych i 65 pokoi dwuosobowych. Wskazana liczba miejsc określa potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego – rzeczywista liczba wykorzystanych miejsc może być niższa i będzie uzależniona od faktycznych potrzeb.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Time limit for receipt of tenders
2026-06-23 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Kraj: Niemcy
Kraj: Niemcy
Category assortment
Food services
Buyer details
FUNDACJA EKOROZWOJU
św. Wincentego 25 25A,C
50-252 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8990023428
św. Wincentego 25 25A,C
50-252 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8990023428
