Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Holandii (Amsterdam) obejmującej udział w w Targach IBC 2026, odbywającej się w terminie 10-14.09.2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” (3/M/IPH/PCE/2026)
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Amsterdamu (Holandia), obejmującej udział w Międzynarodowych Targach IBC (International Broadcasting Convention) w terminie 10 – 14 września 2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
1. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
1.Organizacja misji gospodarczej do Holandii:
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na
a) Zakup usługi transportu 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie:
• Warszawa – Amsterdam – wylot w dniu 10.09.2026 r. w godzinach 08:00 – 15:00, uwzględniając: lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny - przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą) dla każdej z osób podróżujących
• Amsterdam – Warszawa wylot: w dniu 14.09.2026 r. w godzinach 11:00 – 21:00, uwzględniając lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny - przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą) dla każdej z osób podróżujących
• Cena biletu obejmować powinna możliwość jednej zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki tj.:
- opłaty lotniskowe, bagażowe i manipulacyjne związane z podróżą
- koszty bagażu rejestrowanego oraz podręcznego dla każdej z osób podróżujących
- możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem, wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
• Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem.
• Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany danych uczestników misji do 14 dni przed wylotem
• Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert.
• Wykonawca przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
b) Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (12 osób+kierowca):
• z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7.
• z lotniska w Amsterdamie do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 10.09.2026 r.
• z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Amsterdamie w dniu 14.09.2026 r.
• autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji)
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
c) Wykonawca zapewni uczestnikom misji w dniach 11 – 14.09.2026 r. dojazdu na teren targów RAI Amsterdam ze stacji Wibautstraat, Amstel, Duivendrecht, Strandvliet oraz powrotu po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów lokalnego transportu publicznego (metro lub równoważny środek transportu publicznego). Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
d) Zakup ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 140 tys. EUR/os) na czas podróży (dla 12 osób)
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym w terminie 10-14.09.2026 r. w Amsterdamie. Wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących oraz objęte usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności.
b) hotel musi znajdować się w części Amsterdamu, jego położenie powinno być dogodne względem stacji metra Wibautstraat, Amstel, Duivendrecht, Strandvliet – dojście pieszo z hotelu do metra do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji.
c) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu.
e) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie, w terminie max. 7 dni, do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
f) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji.
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Holandii tj. 150 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego.
h) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu (np. podatek miejski, opłata klimatyczna, itp.).
i) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 osób) w tym:
a) śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 11-14.09.2026 r.
b) Organizacja kolacji w hotelu, w którym nocują uczestnicy misji, dla 12 osób w dniach 10 – 13.09.2026 r. świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki).
c) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej
a) Zakup kart wstępu dla 12 osób na Targi IBC 2026 w dniach 11-13.09.2026 r.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny być przekazane Zmawiającemu najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
d) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Amsterdamu (Holandia), obejmującej udział w Międzynarodowych Targach IBC (International Broadcasting Convention) w terminie 10 – 14 września 2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
1. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
1.Organizacja misji gospodarczej do Holandii:
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na
a) Zakup usługi transportu 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie:
• Warszawa – Amsterdam – wylot w dniu 10.09.2026 r. w godzinach 08:00 – 15:00, uwzględniając: lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny - przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą) dla każdej z osób podróżujących
• Amsterdam – Warszawa wylot: w dniu 14.09.2026 r. w godzinach 11:00 – 21:00, uwzględniając lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny - przynajmniej jednej sztuki bagażu podręcznego o wadze i rozmiarze określonej przez linię lotniczą) dla każdej z osób podróżujących
• Cena biletu obejmować powinna możliwość jednej zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki tj.:
- opłaty lotniskowe, bagażowe i manipulacyjne związane z podróżą
- koszty bagażu rejestrowanego oraz podręcznego dla każdej z osób podróżujących
- możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem, wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
• Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem.
• Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany danych uczestników misji do 14 dni przed wylotem
• Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert.
• Wykonawca przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
b) Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (12 osób+kierowca):
• z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7.
• z lotniska w Amsterdamie do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 10.09.2026 r.
• z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Amsterdamie w dniu 14.09.2026 r.
• autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji)
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
c) Wykonawca zapewni uczestnikom misji w dniach 11 – 14.09.2026 r. dojazdu na teren targów RAI Amsterdam ze stacji Wibautstraat, Amstel, Duivendrecht, Strandvliet oraz powrotu po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów lokalnego transportu publicznego (metro lub równoważny środek transportu publicznego). Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
d) Zakup ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 140 tys. EUR/os) na czas podróży (dla 12 osób)
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym w terminie 10-14.09.2026 r. w Amsterdamie. Wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących oraz objęte usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności.
b) hotel musi znajdować się w części Amsterdamu, jego położenie powinno być dogodne względem stacji metra Wibautstraat, Amstel, Duivendrecht, Strandvliet – dojście pieszo z hotelu do metra do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji.
c) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu.
e) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie, w terminie max. 7 dni, do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
f) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji.
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Holandii tj. 150 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego.
h) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu (np. podatek miejski, opłata klimatyczna, itp.).
i) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 osób) w tym:
a) śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 11-14.09.2026 r.
b) Organizacja kolacji w hotelu, w którym nocują uczestnicy misji, dla 12 osób w dniach 10 – 13.09.2026 r. świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki).
c) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej
a) Zakup kart wstępu dla 12 osób na Targi IBC 2026 w dniach 11-13.09.2026 r.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny być przekazane Zmawiającemu najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
d) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości ceny
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-06-12 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Other
Food services
Hotels
Purchase, sale and rental of property
Insurance
Food services
Hotels
Purchase, sale and rental of property
Insurance
Buyer details
Izba Przemysłowo - Handlowa w Białymstoku
Antoniukowska 7
15-740 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421000158
Antoniukowska 7
15-740 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421000158
