ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 42/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe KOMIREX Spółka Jawna Jan Adam Mirończuk, NIP 5440000024 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia, które odbędą się w dniach 25-26 maja 2027 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 9m2 (+/-1m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9m2 (+/-1m2) pod stoisko otwarte z 1 strony lub narożne;
• preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m na 3 m lub zbliżony;
• preferowana lokalizacja na terenie dedykowanym dla branży spożywczej;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. opłata rejestracyjna/wpisowa, opłata za codzienne sprzątanie, utylizacja śmieci, opłata członkowska PLMA wraz ze wpisem do katalogu targowego, usługi techniczne, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię 3 kW, 1 gniazdko elektryczne podłączone do prądu 24h/dobę od godziny 16:00 dzień przed rozpoczęciem targów do zakończenia targów ze względu na zamrażarkę;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• zabudowa stoiska w systemie Octanorm lub równoważnym obejmująca ścianki o wysokości 2,5 m w kolorze jednolitym;
• wyposażenie stoiska: 1 stół okrągły lub kwadratowy standard w kolorze jednolitym, 3 krzesła metalowe, 1 lada informacyjna szer. 1m głębokości 0,5m;
• wykładzina w kolorze grafitowy/ciemnoszary;
• kolorystyka ścian i mebli do uzgodnienia z Zamawiającym;
• 2 punkty oświetleniowe, 1 gniazdko elektryczne;
• wydzielone zaplecze socjalne 1mx1m zamykane na klucz, wyposażenie: kosz, wieszak, półka lub regał;
• grafika:
• usługa wydruku i oklejenia ścian kolorową grafiką i logotypami – powierzchnia wydruku 4 m2;
• usługa wydruku i oklejenia lady informacyjnej – powierzchnia wydruku 2m2;
• wydruk i oklejenie elementów ścian kolorowym logiem i kolorową grafiką (zdjęcia plus teksty) – około 4 m2;
• wydruk i obklejenie fryzu logo producenta (ok. 2m2);
• wydruk i oklejenie elementów ścian identyfikacji wizualnej: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
• wszystkie wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 16:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Siemiatycze (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Holandia (lokalizacja targów PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW PLMA (Strawinskylaan 1873, 1077 XX Amsterdam, Holandia) – Siemiatycze (siedziba Wnioskodawcy);
• wymagany samochód chłodnia, rodzaj ładunku: produkty spożywcze mrożone (temperatura transportu -22oC) oraz zamrażarka o wymiarach 1,5 m x 1 m x 1,5 m, szacowana wielkość i waga ładunku: 1 paleta standardowa o wymiarach 120x80 cm plus zamrażarka o wymiarach 1,5 m x 1 m x 1,5 m , waga ładunku: 200 kg oraz zamrażarka. Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 16:00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Amsterdam – Warszawa (WAW) w maju 2027; lot bezpośredni, wylot z Warszawy 24.05.2027r. po godz. 12:00, wylot z Amsterdamu 27.05.2027r. do godz. 12:00;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 24-27.05.2027 r. (3 noclegi),
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów PLMA 2027 (Strawinskylaan 1873, 1077 XX Amsterdam, Holandia):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe KOMIREX Spółka Jawna Jan Adam Mirończuk, NIP 5440000024 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia, które odbędą się w dniach 25-26 maja 2027 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 9m2 (+/-1m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9m2 (+/-1m2) pod stoisko otwarte z 1 strony lub narożne;
• preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m na 3 m lub zbliżony;
• preferowana lokalizacja na terenie dedykowanym dla branży spożywczej;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. opłata rejestracyjna/wpisowa, opłata za codzienne sprzątanie, utylizacja śmieci, opłata członkowska PLMA wraz ze wpisem do katalogu targowego, usługi techniczne, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię 3 kW, 1 gniazdko elektryczne podłączone do prądu 24h/dobę od godziny 16:00 dzień przed rozpoczęciem targów do zakończenia targów ze względu na zamrażarkę;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• zabudowa stoiska w systemie Octanorm lub równoważnym obejmująca ścianki o wysokości 2,5 m w kolorze jednolitym;
• wyposażenie stoiska: 1 stół okrągły lub kwadratowy standard w kolorze jednolitym, 3 krzesła metalowe, 1 lada informacyjna szer. 1m głębokości 0,5m;
• wykładzina w kolorze grafitowy/ciemnoszary;
• kolorystyka ścian i mebli do uzgodnienia z Zamawiającym;
• 2 punkty oświetleniowe, 1 gniazdko elektryczne;
• wydzielone zaplecze socjalne 1mx1m zamykane na klucz, wyposażenie: kosz, wieszak, półka lub regał;
• grafika:
• usługa wydruku i oklejenia ścian kolorową grafiką i logotypami – powierzchnia wydruku 4 m2;
• usługa wydruku i oklejenia lady informacyjnej – powierzchnia wydruku 2m2;
• wydruk i oklejenie elementów ścian kolorowym logiem i kolorową grafiką (zdjęcia plus teksty) – około 4 m2;
• wydruk i obklejenie fryzu logo producenta (ok. 2m2);
• wydruk i oklejenie elementów ścian identyfikacji wizualnej: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
• wszystkie wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach targi PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW) Amsterdam, Holandia obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 16:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Siemiatycze (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Holandia (lokalizacja targów PLMA 2027 (WORLD OF PRIVATE LABEL INTERNATIONAL TRADE SHOW PLMA (Strawinskylaan 1873, 1077 XX Amsterdam, Holandia) – Siemiatycze (siedziba Wnioskodawcy);
• wymagany samochód chłodnia, rodzaj ładunku: produkty spożywcze mrożone (temperatura transportu -22oC) oraz zamrażarka o wymiarach 1,5 m x 1 m x 1,5 m, szacowana wielkość i waga ładunku: 1 paleta standardowa o wymiarach 120x80 cm plus zamrażarka o wymiarach 1,5 m x 1 m x 1,5 m , waga ładunku: 200 kg oraz zamrażarka. Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 16:00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Amsterdam – Warszawa (WAW) w maju 2027; lot bezpośredni, wylot z Warszawy 24.05.2027r. po godz. 12:00, wylot z Amsterdamu 27.05.2027r. do godz. 12:00;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 24-27.05.2027 r. (3 noclegi),
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów PLMA 2027 (Strawinskylaan 1873, 1077 XX Amsterdam, Holandia):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-06-10 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
