Świadczenie kompleksowej usługi zapewnienia przestrzeni konferencyjnej, zaplecza technicznego, obsługi cateringowej oraz miejsc noclegowych na potrzeby jednodniowego wydarzenia poświęconego rozwojowi sektora Life Sciences, współpracy nauki z biznesem, innowacjom i rozwojowi kompetencji w sektorze oraz posiedzenia Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences

Notice description

Powstaje w kontekście projektu:
FERS.01.10-IP.09-0011/25 - Sektorowa Rada ds. Kompetencji Life Sciences

I. Przedmiot zamówienia
I. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zapewnieniu przestrzeni konferencyjnej, zaplecza technicznego, obsługi cateringowej oraz miejsc noclegowych na potrzeby jednodniowego wydarzenia poświęconego rozwojowi sektora Life Sciences, współpracy nauki z biznesem, innowacjom oraz rozwojowi kompetencji w sektorze.
Termin realizacji: 8 grudnia 2026 r.
Liczba uczestników: około 80 osób
Liczba miejsc noclegowych: około 10
Lokalizacja: Warszawa
Ze względu na charakter wydarzenia, którego istotnym elementem jest integracja środowisk naukowych, badawczych, akademickich i biznesowych, Zamawiający oczekuje zapewnienia przestrzeni konferencyjnej o charakterze sprzyjającym wymianie wiedzy, prezentacji innowacji oraz nawiązywaniu współpracy między przedstawicielami nauki i przemysłu.
Dopuszcza się realizację zamówienia w obiektach o różnym przeznaczeniu, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań funkcjonalnych, technicznych i organizacyjnych wskazanych w niniejszym zapytaniu.

II. Wymagania dotyczące lokalizacji i obiektu
1. Obiekt musi znajdować się na terenie Warszawy, w lokalizacji zapewniającej dogodny dojazd transportem publicznym.
2. Obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 400 m pieszo od stacji metra lub przystanku komunikacji miejskiej.
3. Wszystkie przestrzenie wykorzystywane podczas wydarzenia muszą znajdować się w jednym budynku lub w bezpośrednio połączonym kompleksie.
4. Obiekt musi zapewniać dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, w tym bezbarierowy dostęp do sal konferencyjnych, przestrzeni cateringowej i sanitariatów.
5. Przestrzeń konferencyjna musi umożliwiać organizację wydarzenia o charakterze naukowym, eksperckim i networkingowym.
6. Na sali albo bezpośrednio przed wejściem do sali musi być możliwość udostępnienia stanowiska recepcyjnego.
7. Wykonawca musi zapewnić parking dla min. 50 % uczestników wydarzenia.
III. Wymagania dotyczące przestrzeni
Wykonawca zapewni:
1. Salę konferencyjną:
• pojemność minimum 80 osób w układzie teatralnym,
• ekran i projektor multimedialny lub ekran LED,
• nagłośnienie i minimum 2 mikrofony bezprzewodowe,
• dostęp do Internetu,
• możliwość zaciemnienia, system wentylacyjny, regulacja klimatyzacji,
• powierzchnie bez przeszkód architektonicznych
2. Salę do spotkań równoległych:
• dostępną w godzinach 16:00–19:00,
• pojemność minimum 30 osób,
• ekran i projektor multimedialny lub ekran LED,
• ustawienie U-shape,
• wyposażenie umożliwiające prowadzenie spotkań warsztatowych i dyskusyjnych
3. Przestrzeń cateringową i networkingową:
• umożliwiającą komfortową obsługę ok. 80 uczestników,
• przeznaczoną na przerwy kawowe, lunch,
• pozwalającą na ustawienie stołów cateringowych oraz stolików koktajlowych,
• zlokalizowaną poza salą główną
Sale muszą mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszkód architektonicznych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.
IV. Wymagania cateringowe
Wykonawca zapewni obsługę cateringową dla 80 osób, obejmującą:
1. ciągłą przerwę kawową dostępną podczas wydarzenia:
- obejmuje kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej;
- powinna uwzględniać specjalne potrzeby żywieniowe uczestników (np. wegetariańskie, bezglutenowe);
- jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych;
2. Lunch (planowany w godzinach 12:30-13:30):
- obejmuje dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach), przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej;
- kwalifikowalny jest posiłek specjalny (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczególności, jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestniczek lub uczestników projektu;
- jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych możliwość wykorzystania naczyń biodegradowalnych;
- kwalifikowalny jest posiłek specjalny (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczególności, jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestniczek lub uczestników projektu;
- jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych możliwość wykorzystania naczyń biodegradowalnych;
3. Kolacja (planowana w godzinach 18:30-20:30):
- obejmuje dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach), przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej;
- kwalifikowalny jest posiłek specjalny (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczególności, jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestniczek lub uczestników projektu;
- jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych możliwość wykorzystania naczyń biodegradowalnych;
- w przypadku kolacji wydatek kwalifikowalny, o ile finansowana jest równocześnie usługa noclegowa
4. Kompleksową obsługę kelnerską, zastawę, sprzęt cateringowy, przygotowanie i uprzątnięcie przestrzeni.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub niewykorzystania usługi cateringu i noclegu dla zakładanej w zamówieniu pierwotnym liczby uczestników spotkania, do 20% zakładanej liczby uczestników in plus lub in minus, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 2 dni kalendarzowe przed terminem danego spotkania;
6. organizacja usługi, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi;
7. Wykonawca winien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością;
8. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania w/w dokumentów na żądanie Zamawiającego;
9. Wykonawca odpowiada za szkody powstałe w wyniku prowadzonej działalności;
10. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz służby Zamawiającego;
11. użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana
12. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości;
13. produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia.

V. Wymagania dotyczące zakwaterowania
Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla ok. 10 osób na dwie doby hotelowe, z 7 na oraz z 8 na 9 grudnia 2026 r.
Wymagania dotyczące zakwaterowania:
1. Zapewnienie noclegu dla 10 osób: obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o standardzie hotelu 3* wraz ze śniadaniem, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie rynkowej i jest to uzasadnione celami projektu;
2. Obejmuje nocleg dla 1 osoby w pokoju 1-osobowym;
3. Możliwość zagwarantowania noclegu dotyczy osób, które posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta miejscowość, w której odbywa się wsparcie;
4. Wydatek kwalifikowalny, o ile wsparcie dla tej samej grupy osób trwa co najmniej 2 dni, z zastrzeżeniem, że w przypadku wsparcia trwającego nie dłużej niż jeden dzień wydatek kwalifikowalny w sytuacji, gdy miejsce prowadzenia wsparcia jest oddalone od miejsca zamieszkania osoby w niej uczestniczącej o więcej niż 50 km (droga publiczną, a nie w linii prostej), a jednocześnie wsparcie zaczyna się przed godziną 9.00 lub kończy się po godzinie 17.00, chyba że nie ma dostępnego dojazdu publicznymi środkami transportu;
5. Obiekt noclegowy może znajdować się w innej lokalizacji niż miejsce organizacji wydarzenia, pod warunkiem zapewnienia dogodnego dojazdu komunikacją miejską, nieprzekraczającego 30 minut, liczonego od przystanku najbliższego obiektowi noclegowemu do przystanku najbliższego miejscu wydarzenia;
6. Obiekt musi zapewniać dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, powierzchnie bez przeszkód architektonicznych;
7. Cena zakwaterowania musi obejmować śniadanie oraz wszystkie obowiązkowe opłaty związane z pobytem;
8. Zamawiający może zmienić liczbę pokoi;
9. Zaleca się zachowanie zgodności z zasadą zrównoważonego rozwoju poprzez kwaterowanie uczestniczek lub uczestników projektu w miejscu, gdzie dojazd możliwy jest za pomocą publicznego środka transportu, możliwie jak najbliżej miejsca wsparcia.
VI. Harmonogram wydarzenia
Planowane godziny Planowane działania
8.30-9.00 Rejestracja i kawa powitalna
9:00–11:00 I sesja konferencyjna
11:00–12:30 II sesja konferencyjna
12:30–13:30 Lunch
13:30–14:30 III sesja konferencyjna
14:30–15:00 Przerwa kawowa
15:00–16:00 IV sesja konferencyjna
16:15–18:15 Posiedzenie Sektorowej Rady ds. Kompetencji Life Sciences
18:30-20:30 Kolacja dla nocujących
Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Ochota, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Praga-Południe, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Praga-Północ, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Wola, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Mokotów, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Żoliborz, Miejscowość: Warszawa

Make an offer

Time limit for receipt of tenders

2026-11-19 22:59:59.0

Location

Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Żoliborz, Miejscowość: Warszawa

Category assortment

Food services
Hotels
Event planning

Buyer details

Związek Firm Biotechnologicznych BIoForum
Herbu Janina 5/U03
02-972 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 7011020205

Contact details