Deinstytucjonalizacja ukraińskiej i polskiej pieczy zastępczej
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.16-IP.06-0001/26 - Deinstytucjonalizacja ukraińskiej i polskiej pieczy zastępczej
Część 1
Szczegółowy / kompletny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym zapytaniu ofertowym.
2.1 Informacje ogólne:
Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę i przygotowanie organizacyjne i merytoryczne wydarzenia - Forum „Laboratorium Ram Deinstytucjonalizacji" w dniu 23.11.2026 r. w ramach projektu „Deinstytucjonalizacja ukraińskiej i polskiej pieczy zastępczej” dla 50 uczestników wydarzenia.
Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych części przedmiotu zamówienia znajdują się poniżej.
2.3 Termin i harmonogram realizacji usługi
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 23.11.2026r.
Od Wykonawcy oczekujemy stałej współpracy z Zamawiającym od momentu podpisania umowy do zakończenia i rozliczenia całości przedsięwzięcia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu wydarzenia z przyczyn losowych lub innych okoliczności pozostających poza jego kontrolą, bez konsekwencji finansowych.
2.4. Lokalizacja:
Wydarzenie odbędzie się w siedzibie Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00‐513 Warszawa.
Od wykonawcy/ów oczekujemy współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia.
2.5 Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych części przedmiotu zamówienia:
2.5.1 Część I - Obsługa organizacyjna wydarzenia (organizacja i koordynacja, rejestracja, nadzór/obsługa techniczna, nagłośnienie.
Wykonawca zapewni kompleksową obsługę osób uczestniczących, w tym rejestrację uczestników wydarzenia, m.in.:
a. wyznaczy jedną osobę do stałego kontaktu z Zamawiającym, która będzie obecna na miejscu wydarzenia oraz odpowiedzialna za zarządzanie wszystkimi podwykonawcami (catering, tłumaczenia, itd.);
b. wyznaczy min. dwie osoby do stałej obsługi recepcji i wydarzenia w czasie jego trwania, w tym do udzielania podstawowych informacji organizacyjnych osobom uczestniczącym;
c. przygotowanie i obsługa rejestracji uczestników Forum, w tym m.in.: stworzenie przestrzeni do rejestracji osób uczestniczących, rejestracja uczestników – weryfikacja i potwierdzenie obecności poprzez wpisanie się na listę, wydawanie identyfikatorów oraz materiałów (dostarczonych przez podmiot odpowiedzialny), kontakt organizacyjny z uczestnikami wydarzenia;
UWAGA Każda osoba biorąca udział w LRD musi znaleźć się na liście i podpisać przy wejściu do ministerstwa listę obecności oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Osoby biorące udział online muszą rejestrować się przez formularz i również muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych i wizerunku.
d. zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia, w tym przygotowanie infrastruktury sal i przestrzeni wydarzenia, obejmujące w szczególności:
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem co najmniej 50 krzeseł dla uczestników,
- zapewnienie mównicy dla prelegentów,
- zapewnienie i ustawienie max 7 foteli i stolików dla prelegentów
- zapewnienie stołów dla grup roboczych - stoły zostaną połączone po dwa, tworząc „wyspy” dla grup 6–8 osobowych,
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem 2 stołów eventowych w rozmiarze nie mniejszym niż 120 x 80 wraz z 4 krzesłami dla obsługi recepcji;
- zapewnienie i przygotowanie ekranu, komputera i projektora multimedialnego w sali konferencyjnej,
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem nagłośnienia w sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną, w tym mikrofony: stacjonarne: po 2 na każdy stół grup roboczych oraz bezprzewodowe: po 1 na każdy stół oraz dla przemawiających gości oraz panelistów,
- zapewnienie właściwego oznakowania wydarzenia, w tym m.in. przygotowanie i montaż czytelnego systemu oznakowania obiektu (plakaty informacyjne, program, strzałki, mapy, oznaczenia sal, itp.), uwzględniającego zasady dostępności (wysoki kontrast, odpowiednia wysokość dostosowane do identyfikacji wizualnej wydarzenia, zgodnie ze Standardami dostępności
UWAGA Sala wyposażona jest w pełen sprzęt elektroniczny oraz stanowisko techniczne. Całość urządzeń na sali podłącza i obsługuje technik z ministerstwa. Wszelkie prace mają odbywać się w ścisłej współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia – MRPiPS;
e. zapewnienie ciągłego serwisu sprzątającego w salach, toaletach oraz przestrzeniach networkingowych, ze szczególnym uwzględnieniem segregacji odpadów.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 2
Szczegółolwy / kompletny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym zapytaniu ofertowym.
2.5.2 Część II - Obsługa medialna oraz materiały graficzne i drukowane:
W zakresie obsługi medialnej Wykonawca zobowiązuje się do:
a. zapewnienia dedykowanej osoby odpowiedzialnej za obsługę komunikacji wizualnej w czasie rzeczywistym;
b. wykonania profesjonalnej dokumentacji fotograficznej wydarzenia, obejmującej wszystkie istotne elementy programu, w tym wystąpienia ekspertów oraz elementy organizacyjne. Dokumentacja musi uwzględniać różnorodność osób uczestniczących oraz inkluzywny charakter wydarzenia;
c. dostarczenia Zamawiającemu pełnego pakietu zdjęć w formie cyfrowej (min. 100), w wysokiej rozdzielczości (do druku) oraz w wersji zoptymalizowanej do Internetu (min. 50), po zakończeniu wydarzenia w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia wydarzenia;
d. bieżącego przygotowywania i publikowania informacji i materiałów fotograficznych do publikacji w mediach społecznościowych i stronie www Zamawiającego, w czasie trwania wydarzenia (min. 3);
e. realizacji i montażu materiałów wideo - nagrań wideo podczas całego wydarzenia w standardzie minimum Full HD (rekomendowane 4K) oraz nagrania wypowiedzi (wywiadów/tzw. „setek”) wskazanych przez Zamawiającego osób uczestniczących w wydarzeniu, w liczbie ok. 5 osób;
f. zapewnienia montażu co najmniej dwóch krótkich materiałów wideo podsumowujących wydarzenie, każdy o długości ok. 2 minut, oddających charakter wydarzenia;
g. przygotowania min. 3 krótkich form wideo w formacie pionowym (9:16), bazujących na nagranych wywiadach, dedykowanych do publikacji w mediach społecznościowych;
h. przekazania Zamawiającemu pełnego, surowego zapisu nagrań wideo w ciągu 24h od zakończenia wydarzenia;
i. przygotowania pociętych materiałów z poszczególnych wystąpień (osobne pliki wideo) wraz z naniesionymi poprawkami graficznymi (belki z nazwiskami, logotypy FERS), gotowych do publikacji w kanałach Zamawiającego, w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia wydarzenia.
j. Zapewnienie transmisji on-line wydarzenia
UWAGA Transmisję ze stanowiska technicznego prowadzi technik z ministerstwa. Wykonawca ma za zadanie dostarczyć link do spotkania na platformie Zoom.
k. Oprawa wizualna (Ekran LED): w tle na ekranie LED ma być wyświetlana plansza informacyjna konferencji (z tytułem oraz wymaganymi logotypami). Szablon planszy pochodzi z materiałów promocyjnych ministerstwa.
UWAGA Uzupełniona/zmieniona plansza przed wyświetleniem wymaga wcześniejszej akceptacji ministerstwa (dodanie logotypów Zamawiającego). Kiedy nie będzie panelu lub wystąpienia “z mównicy” w tle będzie widać obraz uczestników online.
W zakresie materiałów graficznych i drukowanych, Wykonawca zapewni:
a. jednolitą identyfikację wizualną wydarzenia, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
b. projekty graficzne na potrzeby mediów społecznościowych (np. info o wydarzeniu, agenda, prezentacje ekspertów, banery cyfrowe, itp.) – max. 5. Materiały musza być w formatach dostosowanych do publikacji online, z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej (m.in. wysoki kontrast, czytelna typografia);
c. projekty materiałów promocyjno-informacyjnych do wizualizacji i druku (np. tła do prezentacji, plakaty z logotypami FERS, materiały merytoryczne dla uczestników), w oparciu o wytyczne Zamawiającego;
d. wydruk materiałów dla uczestników forum (program oraz notatniki) – wydruk w kolorze ok 15 stron, format A4. Materiały drukowane mają być na papierze ekologicznym, najlepiej przy użyciu farb przyjaznych środowisku.
e. materiały dla uczestników (min. 50 pakietów oraz 1 na potrzeby rozliczenia projektu), w tym m.in.:
- torba papierowa/teczka, format A4, wykonana z papieru ekologicznego,
- materiały drukowane (opisane w pkt d. powyżej),
- długopis,
- notatnik wykonany z papieru ekologicznego,
- identyfikatory muszą być personalizowane (druk imienny), zawierać oznaczenie typu: uczestnik/organizator/gość, mieć miejsce na QRkod oraz być zaprojektowane zgodnie z zasadami dostępności (duża, czytelna czcionka bezszeryfowa, wysoki kontrast) i w oparciu o identyfikację wizualną wydarzenia; identyfikatory mają być wykonane z materiałów biodegradowalnych wraz ze smyczami z materiałów przyjaznych środowisku (np. rPET, bawełna organiczna, bambus).
Wykonawca dostarczy pakiety dla uczestników na miejsce wydarzenia, nie później niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem rejestracji.
Wszystkie materiały muszą być zgodne z aktualną Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021–2027 (oznakowanie logotypami UE, FERS, Zamawiającego oraz partnerów wspierających i honorujących wydarzenie).
Wszystkie dostarczone materiały musza spełniać wymogi Standardów dostępności, m.in.:
- zwierać napisy dla osób niesłyszących, przygotowanych zgodnie ze standardem WCAG 2.1,
- zapewniać techniczną możliwość dodania tłumaczenia na Polski Język Migowy (PJM) w formie okna z tłumaczem.
Wszystkie wytworzone materiały muszą mieć oprawę muzyczną pochodzącą z legalnych źródeł wraz z przekazaniem Zamawiającemu stosownych licencji (dożywotnich, bez ograniczeń terytorialnych).
Ponadto wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego pełnych autorskich praw majątkowych do wszystkich wykonanych materiałów foto i wideo na wszystkich polach eksploatacji.
UWAGA Wszelkie materiały promocyjne wymagają wcześniejszej akceptacji ministerstwa.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 3
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załaczonym zapytaniku ofertowym.
2.5.3 Część III – catering:
Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji usługi cateringowej we współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia.
- Wykonawca zapewni wyżywienie osobom uczestniczącym w spotkaniu - tj. przerwę kawową oraz lunch, dla osób uczestniczących w spotkaniu z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłków dla osób, które zgłoszą inne szczególne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, wraz z określeniem ilości, najpóźniej do dnia 19.11.2026 r. włącznie. Szczegółowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontaktów roboczych;
- miejsce podawania posiłków będzie znajdować się poza salą konferencyjną, na parterze (na korytarzu/holu);
- Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania;
- Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie osób niezbędnej do zrealizowania zadania;
- Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w który serwowane będą posiłki (przerwa kawowa oraz lunch), w tym m.in. sprzątanie stołów, podłóg, zabranie śmieci, itp.);
- Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd. oraz widoczne oznaczenia posiłków i ich składu;
- orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłków (godziny posiłków mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie):
Przerwa kawowa (w godzinach: 8:00-9:00, 10:45–11:15, 14:30-15.00), dla max 50 osób, w czasie której podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane):
* napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej pięć rodzajów, w tym czarna, zielona, owocowa i ziołowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego bez limitu, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, słodzik, cytryna, woda niegazowana – filtrowana, w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),
* co najmniej 3 mini przekąski „słone” na każdego uczestnika,
* co najmniej 3 mini przekąski „słodkie” / ciasta dla każdego uczestnika,
* owoce filetowane w ilości dla 50 osób;
Lunch w formie bufetu (około godz. 12:30), dla max 50 osób, podczas którego podane zostaną:
* dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegańska),
* dwa dania główne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegańskie),
* minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,
* minimum dwa dodatki warzywne do wyboru,
- Firma cateringowa zapewni wodę i sok na stołach na sali plenarnej, max dla 10 osób.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 4
Szczegółolwy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załaczonym zapytaniu ofertowym.
2.5.4 Część IV - Prelegenci
Wykonawca zapewni kadrę merytoryczną – prelegentów i moderatorów grup roboczych odpowiedzialnych za cały proces Forum – min. 7 osób:
1. Panel "Dwa procesy, dwa kraje. Od osiągnięć do wyzwań: bariery, ryzyka i luki w procesie deinstytucjonalizacji" – który ma trwać ok 2 godzin.
2. Panel "Dziecko, relacje i kultura w procesie deinstytucjonalizacji – trauma jako wyzwanie dla systemu" – który ma trwać ok 2 godzin.
3. Moderator grupy roboczej on-linne „Organizacji usług i stabilności pieczy zastępczej”, który ma trwać ok 2 godzin
4. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Ramy prawne i współpraca międzyinstytucjonalna”, który ma trwać ok 2 godzin
5. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Organizacja usług i stabilność pieczy zastępczej”, który ma trwać ok 2 godzin
6. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Finansowanie, kadry i trwałość rozwiązań”, który ma trwać ok 2 godzin.
7. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Język, kultura i udział dziecka”, który ma trwać ok 2 godzin.
W odniesieniu do moderatorów - każda grupa robocza:
1. identyfikuje najważniejszy problem lub barierę dla bezpiecznej deinstytucjonalizacji oraz wskazuje jej główne przyczyny;
2. określa konsekwencje dla dziecka – w szczególności ryzyka dla jego bezpieczeństwa, stabilności, praw i podmiotowości;
3. wskazuje dobre praktyki lub rozwiązania funkcjonujące w Polsce lub Ukrainie, które odpowiadają na zidentyfikowany problem albo mogą stanowić punkt wyjścia do dalszych działań;
4. formułuje roboczą zasadę ramową wynikającą z przeprowadzonej analizy, rozpoczynając ją od słów: „System lub usługa powinna zapewniać…”;
5. określa warunki niezbędne do realizacji tej zasady – w szczególności odpowiedzialność właściwych instytucji i podmiotów, potrzebne zasoby, kompetencje oraz rozwiązania organizacyjne;
6. wskazuje 1–2 obserwowalne sygnały, które pozwolą rozpoznać, że proponowane rozwiązanie działa i przynosi oczekiwane efekty z perspektywy dziecka;
7. wskazuje co najmniej jedno zagadnienie pozostające otwarte, które wymaga dalszej analizy lub pogłębienia w kolejnych edycjach LRD albo w innych formach współpracy polsko-ukraińskiej.
Wszystkie osoby zaangażowane do realizacji przedmiotu zamówienia (prelegenci, moderatorzy) mają być obecni podczas całego Forum. Zespół merytoryczny ma być również dostępny na etapie tworzenia programu oraz zawartości merytorycznej wystąpień/warsztatów. Każda z w/w osób będzie uczestniczyć w tworzeniu założeń, przeprowadzeniu procesu podczas Forum oraz opracowaniu i dostarczeniu dokumentów, wypracowanych rozwiązań, itd. po spotkaniu. Wykazane osoby mają być dyspozycyjne również po odbyciu się wydarzenia, jednak nie później niż do dnia 30.11.2026r., co oznacza m.in. udzielanie odpowiedzi na pytania zespołu projektowego, dostarczenie opracowanych materiałów, wniosków, itp.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
FERS.04.16-IP.06-0001/26 - Deinstytucjonalizacja ukraińskiej i polskiej pieczy zastępczej
Część 1
Szczegółowy / kompletny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym zapytaniu ofertowym.
2.1 Informacje ogólne:
Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę i przygotowanie organizacyjne i merytoryczne wydarzenia - Forum „Laboratorium Ram Deinstytucjonalizacji" w dniu 23.11.2026 r. w ramach projektu „Deinstytucjonalizacja ukraińskiej i polskiej pieczy zastępczej” dla 50 uczestników wydarzenia.
Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych części przedmiotu zamówienia znajdują się poniżej.
2.3 Termin i harmonogram realizacji usługi
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 23.11.2026r.
Od Wykonawcy oczekujemy stałej współpracy z Zamawiającym od momentu podpisania umowy do zakończenia i rozliczenia całości przedsięwzięcia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu wydarzenia z przyczyn losowych lub innych okoliczności pozostających poza jego kontrolą, bez konsekwencji finansowych.
2.4. Lokalizacja:
Wydarzenie odbędzie się w siedzibie Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00‐513 Warszawa.
Od wykonawcy/ów oczekujemy współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia.
2.5 Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych części przedmiotu zamówienia:
2.5.1 Część I - Obsługa organizacyjna wydarzenia (organizacja i koordynacja, rejestracja, nadzór/obsługa techniczna, nagłośnienie.
Wykonawca zapewni kompleksową obsługę osób uczestniczących, w tym rejestrację uczestników wydarzenia, m.in.:
a. wyznaczy jedną osobę do stałego kontaktu z Zamawiającym, która będzie obecna na miejscu wydarzenia oraz odpowiedzialna za zarządzanie wszystkimi podwykonawcami (catering, tłumaczenia, itd.);
b. wyznaczy min. dwie osoby do stałej obsługi recepcji i wydarzenia w czasie jego trwania, w tym do udzielania podstawowych informacji organizacyjnych osobom uczestniczącym;
c. przygotowanie i obsługa rejestracji uczestników Forum, w tym m.in.: stworzenie przestrzeni do rejestracji osób uczestniczących, rejestracja uczestników – weryfikacja i potwierdzenie obecności poprzez wpisanie się na listę, wydawanie identyfikatorów oraz materiałów (dostarczonych przez podmiot odpowiedzialny), kontakt organizacyjny z uczestnikami wydarzenia;
UWAGA Każda osoba biorąca udział w LRD musi znaleźć się na liście i podpisać przy wejściu do ministerstwa listę obecności oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Osoby biorące udział online muszą rejestrować się przez formularz i również muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych i wizerunku.
d. zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia, w tym przygotowanie infrastruktury sal i przestrzeni wydarzenia, obejmujące w szczególności:
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem co najmniej 50 krzeseł dla uczestników,
- zapewnienie mównicy dla prelegentów,
- zapewnienie i ustawienie max 7 foteli i stolików dla prelegentów
- zapewnienie stołów dla grup roboczych - stoły zostaną połączone po dwa, tworząc „wyspy” dla grup 6–8 osobowych,
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem 2 stołów eventowych w rozmiarze nie mniejszym niż 120 x 80 wraz z 4 krzesłami dla obsługi recepcji;
- zapewnienie i przygotowanie ekranu, komputera i projektora multimedialnego w sali konferencyjnej,
- zapewnienie i ustawienie przed wydarzeniem nagłośnienia w sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną, w tym mikrofony: stacjonarne: po 2 na każdy stół grup roboczych oraz bezprzewodowe: po 1 na każdy stół oraz dla przemawiających gości oraz panelistów,
- zapewnienie właściwego oznakowania wydarzenia, w tym m.in. przygotowanie i montaż czytelnego systemu oznakowania obiektu (plakaty informacyjne, program, strzałki, mapy, oznaczenia sal, itp.), uwzględniającego zasady dostępności (wysoki kontrast, odpowiednia wysokość dostosowane do identyfikacji wizualnej wydarzenia, zgodnie ze Standardami dostępności
UWAGA Sala wyposażona jest w pełen sprzęt elektroniczny oraz stanowisko techniczne. Całość urządzeń na sali podłącza i obsługuje technik z ministerstwa. Wszelkie prace mają odbywać się w ścisłej współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia – MRPiPS;
e. zapewnienie ciągłego serwisu sprzątającego w salach, toaletach oraz przestrzeniach networkingowych, ze szczególnym uwzględnieniem segregacji odpadów.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 2
Szczegółolwy / kompletny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym zapytaniu ofertowym.
2.5.2 Część II - Obsługa medialna oraz materiały graficzne i drukowane:
W zakresie obsługi medialnej Wykonawca zobowiązuje się do:
a. zapewnienia dedykowanej osoby odpowiedzialnej za obsługę komunikacji wizualnej w czasie rzeczywistym;
b. wykonania profesjonalnej dokumentacji fotograficznej wydarzenia, obejmującej wszystkie istotne elementy programu, w tym wystąpienia ekspertów oraz elementy organizacyjne. Dokumentacja musi uwzględniać różnorodność osób uczestniczących oraz inkluzywny charakter wydarzenia;
c. dostarczenia Zamawiającemu pełnego pakietu zdjęć w formie cyfrowej (min. 100), w wysokiej rozdzielczości (do druku) oraz w wersji zoptymalizowanej do Internetu (min. 50), po zakończeniu wydarzenia w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia wydarzenia;
d. bieżącego przygotowywania i publikowania informacji i materiałów fotograficznych do publikacji w mediach społecznościowych i stronie www Zamawiającego, w czasie trwania wydarzenia (min. 3);
e. realizacji i montażu materiałów wideo - nagrań wideo podczas całego wydarzenia w standardzie minimum Full HD (rekomendowane 4K) oraz nagrania wypowiedzi (wywiadów/tzw. „setek”) wskazanych przez Zamawiającego osób uczestniczących w wydarzeniu, w liczbie ok. 5 osób;
f. zapewnienia montażu co najmniej dwóch krótkich materiałów wideo podsumowujących wydarzenie, każdy o długości ok. 2 minut, oddających charakter wydarzenia;
g. przygotowania min. 3 krótkich form wideo w formacie pionowym (9:16), bazujących na nagranych wywiadach, dedykowanych do publikacji w mediach społecznościowych;
h. przekazania Zamawiającemu pełnego, surowego zapisu nagrań wideo w ciągu 24h od zakończenia wydarzenia;
i. przygotowania pociętych materiałów z poszczególnych wystąpień (osobne pliki wideo) wraz z naniesionymi poprawkami graficznymi (belki z nazwiskami, logotypy FERS), gotowych do publikacji w kanałach Zamawiającego, w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia wydarzenia.
j. Zapewnienie transmisji on-line wydarzenia
UWAGA Transmisję ze stanowiska technicznego prowadzi technik z ministerstwa. Wykonawca ma za zadanie dostarczyć link do spotkania na platformie Zoom.
k. Oprawa wizualna (Ekran LED): w tle na ekranie LED ma być wyświetlana plansza informacyjna konferencji (z tytułem oraz wymaganymi logotypami). Szablon planszy pochodzi z materiałów promocyjnych ministerstwa.
UWAGA Uzupełniona/zmieniona plansza przed wyświetleniem wymaga wcześniejszej akceptacji ministerstwa (dodanie logotypów Zamawiającego). Kiedy nie będzie panelu lub wystąpienia “z mównicy” w tle będzie widać obraz uczestników online.
W zakresie materiałów graficznych i drukowanych, Wykonawca zapewni:
a. jednolitą identyfikację wizualną wydarzenia, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
b. projekty graficzne na potrzeby mediów społecznościowych (np. info o wydarzeniu, agenda, prezentacje ekspertów, banery cyfrowe, itp.) – max. 5. Materiały musza być w formatach dostosowanych do publikacji online, z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej (m.in. wysoki kontrast, czytelna typografia);
c. projekty materiałów promocyjno-informacyjnych do wizualizacji i druku (np. tła do prezentacji, plakaty z logotypami FERS, materiały merytoryczne dla uczestników), w oparciu o wytyczne Zamawiającego;
d. wydruk materiałów dla uczestników forum (program oraz notatniki) – wydruk w kolorze ok 15 stron, format A4. Materiały drukowane mają być na papierze ekologicznym, najlepiej przy użyciu farb przyjaznych środowisku.
e. materiały dla uczestników (min. 50 pakietów oraz 1 na potrzeby rozliczenia projektu), w tym m.in.:
- torba papierowa/teczka, format A4, wykonana z papieru ekologicznego,
- materiały drukowane (opisane w pkt d. powyżej),
- długopis,
- notatnik wykonany z papieru ekologicznego,
- identyfikatory muszą być personalizowane (druk imienny), zawierać oznaczenie typu: uczestnik/organizator/gość, mieć miejsce na QRkod oraz być zaprojektowane zgodnie z zasadami dostępności (duża, czytelna czcionka bezszeryfowa, wysoki kontrast) i w oparciu o identyfikację wizualną wydarzenia; identyfikatory mają być wykonane z materiałów biodegradowalnych wraz ze smyczami z materiałów przyjaznych środowisku (np. rPET, bawełna organiczna, bambus).
Wykonawca dostarczy pakiety dla uczestników na miejsce wydarzenia, nie później niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem rejestracji.
Wszystkie materiały muszą być zgodne z aktualną Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021–2027 (oznakowanie logotypami UE, FERS, Zamawiającego oraz partnerów wspierających i honorujących wydarzenie).
Wszystkie dostarczone materiały musza spełniać wymogi Standardów dostępności, m.in.:
- zwierać napisy dla osób niesłyszących, przygotowanych zgodnie ze standardem WCAG 2.1,
- zapewniać techniczną możliwość dodania tłumaczenia na Polski Język Migowy (PJM) w formie okna z tłumaczem.
Wszystkie wytworzone materiały muszą mieć oprawę muzyczną pochodzącą z legalnych źródeł wraz z przekazaniem Zamawiającemu stosownych licencji (dożywotnich, bez ograniczeń terytorialnych).
Ponadto wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego pełnych autorskich praw majątkowych do wszystkich wykonanych materiałów foto i wideo na wszystkich polach eksploatacji.
UWAGA Wszelkie materiały promocyjne wymagają wcześniejszej akceptacji ministerstwa.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 3
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załaczonym zapytaniku ofertowym.
2.5.3 Część III – catering:
Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji usługi cateringowej we współpracy z przedstawicielem przestrzeni wydarzenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia.
- Wykonawca zapewni wyżywienie osobom uczestniczącym w spotkaniu - tj. przerwę kawową oraz lunch, dla osób uczestniczących w spotkaniu z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłków dla osób, które zgłoszą inne szczególne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, wraz z określeniem ilości, najpóźniej do dnia 19.11.2026 r. włącznie. Szczegółowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontaktów roboczych;
- miejsce podawania posiłków będzie znajdować się poza salą konferencyjną, na parterze (na korytarzu/holu);
- Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania;
- Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie osób niezbędnej do zrealizowania zadania;
- Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w który serwowane będą posiłki (przerwa kawowa oraz lunch), w tym m.in. sprzątanie stołów, podłóg, zabranie śmieci, itp.);
- Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd. oraz widoczne oznaczenia posiłków i ich składu;
- orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłków (godziny posiłków mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie):
Przerwa kawowa (w godzinach: 8:00-9:00, 10:45–11:15, 14:30-15.00), dla max 50 osób, w czasie której podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane):
* napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej pięć rodzajów, w tym czarna, zielona, owocowa i ziołowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego bez limitu, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, słodzik, cytryna, woda niegazowana – filtrowana, w szklanych dzbankach (bez ograniczeń),
* co najmniej 3 mini przekąski „słone” na każdego uczestnika,
* co najmniej 3 mini przekąski „słodkie” / ciasta dla każdego uczestnika,
* owoce filetowane w ilości dla 50 osób;
Lunch w formie bufetu (około godz. 12:30), dla max 50 osób, podczas którego podane zostaną:
* dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegańska),
* dwa dania główne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegańskie),
* minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,
* minimum dwa dodatki warzywne do wyboru,
- Firma cateringowa zapewni wodę i sok na stołach na sali plenarnej, max dla 10 osób.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Część 4
Szczegółolwy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załaczonym zapytaniu ofertowym.
2.5.4 Część IV - Prelegenci
Wykonawca zapewni kadrę merytoryczną – prelegentów i moderatorów grup roboczych odpowiedzialnych za cały proces Forum – min. 7 osób:
1. Panel "Dwa procesy, dwa kraje. Od osiągnięć do wyzwań: bariery, ryzyka i luki w procesie deinstytucjonalizacji" – który ma trwać ok 2 godzin.
2. Panel "Dziecko, relacje i kultura w procesie deinstytucjonalizacji – trauma jako wyzwanie dla systemu" – który ma trwać ok 2 godzin.
3. Moderator grupy roboczej on-linne „Organizacji usług i stabilności pieczy zastępczej”, który ma trwać ok 2 godzin
4. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Ramy prawne i współpraca międzyinstytucjonalna”, który ma trwać ok 2 godzin
5. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Organizacja usług i stabilność pieczy zastępczej”, który ma trwać ok 2 godzin
6. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Finansowanie, kadry i trwałość rozwiązań”, który ma trwać ok 2 godzin.
7. Moderator grupy roboczej przy stolikach „Język, kultura i udział dziecka”, który ma trwać ok 2 godzin.
W odniesieniu do moderatorów - każda grupa robocza:
1. identyfikuje najważniejszy problem lub barierę dla bezpiecznej deinstytucjonalizacji oraz wskazuje jej główne przyczyny;
2. określa konsekwencje dla dziecka – w szczególności ryzyka dla jego bezpieczeństwa, stabilności, praw i podmiotowości;
3. wskazuje dobre praktyki lub rozwiązania funkcjonujące w Polsce lub Ukrainie, które odpowiadają na zidentyfikowany problem albo mogą stanowić punkt wyjścia do dalszych działań;
4. formułuje roboczą zasadę ramową wynikającą z przeprowadzonej analizy, rozpoczynając ją od słów: „System lub usługa powinna zapewniać…”;
5. określa warunki niezbędne do realizacji tej zasady – w szczególności odpowiedzialność właściwych instytucji i podmiotów, potrzebne zasoby, kompetencje oraz rozwiązania organizacyjne;
6. wskazuje 1–2 obserwowalne sygnały, które pozwolą rozpoznać, że proponowane rozwiązanie działa i przynosi oczekiwane efekty z perspektywy dziecka;
7. wskazuje co najmniej jedno zagadnienie pozostające otwarte, które wymaga dalszej analizy lub pogłębienia w kolejnych edycjach LRD albo w innych formach współpracy polsko-ukraińskiej.
Wszystkie osoby zaangażowane do realizacji przedmiotu zamówienia (prelegenci, moderatorzy) mają być obecni podczas całego Forum. Zespół merytoryczny ma być również dostępny na etapie tworzenia programu oraz zawartości merytorycznej wystąpień/warsztatów. Każda z w/w osób będzie uczestniczyć w tworzeniu założeń, przeprowadzeniu procesu podczas Forum oraz opracowaniu i dostarczeniu dokumentów, wypracowanych rozwiązań, itd. po spotkaniu. Wykazane osoby mają być dyspozycyjne również po odbyciu się wydarzenia, jednak nie później niż do dnia 30.11.2026r., co oznacza m.in. udzielanie odpowiedzi na pytania zespołu projektowego, dostarczenie opracowanych materiałów, wniosków, itp.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Time limit for receipt of tenders
Thu Oct 29 22:59:59 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Category assortment
Education and training
Educational materials and equipment
Catering services
Audio, video and photographic services
Event planning
Printing services
Educational materials and equipment
Catering services
Audio, video and photographic services
Event planning
Printing services
Buyer details
Fundacja Polki Mogą Wszystko
Mikołaja Kopernika 30
00-336 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5262517830
Mikołaja Kopernika 30
00-336 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5262517830
