DOSTARCZENIE I WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA DO OBŁSUGI JPK MAG (2) WRAZ Z UTRZYMANIEM DLA GRUPY MUSZKIETRÓW W POLSCE (spółki centralne + sklepy)
Notice description
Nazwa: OFERTA
Opis: Proszę załączyć ofertę i wpisać kontrolnie cyfrę 1 jeżeli wymaga tego platforma.
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE OFERTOWE
nr 3.B16
Rozwiązanie do obsługi JPK_MAG(2)
dla Grupy Muszkieterów w Polsce
Swadzim
22.10.2026
1.
Wstęp
Grupa Muszkieterów działa w formule
franczyzowej, zrzeszając niezależnych przedsiębiorców prowadzących w Polsce
sklepy spożywcze Intermarche oraz sklepy Bricomarche w kategorii „dom i ogród”.
Grupa funkcjonuje w strukturze wielospółkowej, obejmującej spółki sklepowe i
centralne oraz zaplecze logistyczne. Spółki centralne z siedzibą w Swadzimiu
koło Poznania koordynują i wspierają działalność sieci.
Więcej informacji: https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/
2. Zamawiający
Organizatorem postępowania ofertowego jest „ITM POLSKA” sp.
z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne,
zarządzająca rozwojem sieci Intermarche i Bricomarche, dalej „Zamawiający”.
Postępowanie prowadzi zespół Zakupów
Niekomercyjnych we współpracy z właścicielem biznesowym oraz zespołem IT.
Docelowy model zawierania umów oraz lista spółek objętych rozwiązaniem zostaną
określone na kolejnym etapie.
3. Kontekst projektu
Projekt
dotyczy środowiska wielospółkowego, obejmującego centralę oraz sklepy, z
różnymi systemami źródłowymi i odrębnymi uprawnieniami do danych.
Projekt
jest w fazie analizy koncepcyjnej Explore, zrealizowanej w około 20%.
Przedmiotem postępowania
jest gotowe rozwiązanie niezależne od konkretnego systemu ERP, zapewniające
centralną obsługę JPK_MAG(2). Dopuszczamy konfigurację produktu i wykonanie
integracji; nie oczekujemy budowy od podstaw całego systemu. Wybór szczegółowej
architektury i modelu hostingu nastąpi w toku postępowania.
Założeniem
jest centralna obsługa generowania JPK_MAG(2) przy ograniczeniu obciążenia IT i
biznesu. Odbiorcami rozwiązania
są działy finansowe i podatkowe, działy operacyjne i magazynowe, IT, centrala
oraz sklepy.
Plan zakłada rozpoczęcie
prac w IV kwartale 2026 r. i zakończenie wdrożenia rozwiązania docelowego w I
kwartale 2027 r.
Już w etapie I Oferent ma przedstawić sposób
zapewnienia obsługi JPK_MAG (2) dla danych od 1 stycznia 2027 r. w okresie
poprzedzającym uruchomienie rozwiązania docelowego. W etapie II oferta zostanie
doprecyzowana i wyceniona w ofercie końcowej przed zawarciem umowy.
Proszę o wskazanie
rozwiązania przejściowego, terminu jego uruchomienia, kosztów, zasobów,
zależności i ograniczeń. Plan musi obejmować pozyskanie i zachowanie
kompletnych danych od 1 stycznia 2027 r., walidację oraz możliwość
przygotowania prawidłowego pliku na żądanie organu. Samo późniejsze wczytanie
historii nie zastępuje zapewnienia gotowości w okresie przejściowym. Ryzyko
niedotrzymania terminu należy wskazać wprost wraz z działaniami zaradczymi.
Podstawą zakresu jest
opublikowana przez Ministerstwo Finansów struktura JPK_MAG (2), stosowana do
danych za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. Zakres zamówienia
obejmuje wyłącznie obsługę struktury JPK_MAG(2). Podstawą zakresu jest
opublikowana przez Ministerstwo Finansów struktura JPK_MAG(2), stosowana do
danych za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. Zakres zamówienia
obejmuje wyłącznie obsługę struktury JPK_MAG(2).
4. Cel i przebieg postępowania
Celem
postępowania jest wybór wykonawcy dostawy, wdrożenia, integracji i utrzymania
rozwiązania do obsługi JPK_MAG(2) dla centrali i spółek sklepowych Grupy
Muszkieterów. Postępowanie jest prowadzone w dwóch etapach w ramach jednego
RFP.
Etap
I – koncepcja i kalkulacja wstępna. Proszę o przedstawienie proponowanego
produktu, koncepcji integracji, sposobu zabezpieczenia okresu przejściowego,
harmonogramu, doświadczenia i wstępnych kosztów na jawnych założeniach. Po
analizie odpowiedzi Zamawiający przeprowadzi rozmowy techniczne i
demonstracje. Wstępna kalkulacja nie jest ceną końcową.
Etap
II – wspólna podstawa wyceny i oferty końcowe. Zamawiający przekaże zakwalifikowanym dostawcom ten
sam zakres ilościowy, wymagania, podział odpowiedzialności oraz scenariusze
weryfikacji. Proszę o złożenie wiążącej oferty obejmującej pełny uzgodniony
zakres, cenę, harmonogram, SLA i odstępstwa. Po wyjaśnieniach i negocjacjach
dostawcy złożą ostateczne oferty do porównania według tych samych kryteriów.
Warunkiem
przejścia do etapu II jest kompletna odpowiedź po ewentualnym uzupełnieniu,
potwierdzenie możliwości spełnienia wymagań obowiązkowych oraz przedstawienie
wykonalnej koncepcji i planu przejściowego. Weryfikacja będzie udokumentowana
przez biznes, IT i Zakupy. Wszyscy uczestnicy spełniający te warunki mogą
złożyć oferty w etapie II; krótka lista do dalszych negocjacji obejmie do
trzech najwyżej ocenionych ofert spełniających wymagania obowiązkowe.
Nie
zakładamy znajomości pełnej skali na I etapie. Przed ofertami końcowymi
Zamawiający potwierdzi liczbę spółek, sklepów, magazynów, użytkowników i
interfejsów, wersje systemów, wolumeny i historię danych, metody ewidencji oraz
model hostingu (jeżeli jest wymagany). Proszę o wskazanie brakujących danych i
ich wpływu na wycenę. Przekazane zostaną również
dostępne opisy i próbki danych oraz uzgodnione warunki odbioru. Do czasu ich
potwierdzenia oczekujemy kalkulacji wstępnej, a nie bezwarunkowej ceny
końcowej.
5. Potrzeba biznesowa i wstępny
zakres
Zakres i wymagania obowiązkowe
5.1.Gotowy produkt
niezależny od konkretnego ERP, obsługujący centralne generowanie plików dla centrali,
spółek sklepowych i ich magazynów. Proszę o wskazanie nazwy, producenta,
wersji, modelu licencyjnego i dostępności obsługi JPK_MAG (2). Elementy
wymagające konfiguracji, integracji lub rozwoju należy wyodrębnić wraz z
terminem dostarczenia, .
5.2.Integracja
danych z SAP, Europa i Mercalys, Infolog. Proszę o opis interfejsów,
ekstrakcji, mapowania, częstotliwości zasilania, monitoringu i ponownego
przetwarzania bez duplikacji. Należy wskazać prace, licencje i zgody wymagane
od producentów źródeł oraz stronę odpowiedzialną za każdą integrację.
5.3.Generowanie XML
zgodnego z wersją struktury JPK_MAG(2) właściwą dla raportowanego okresu i walidacja
względem schematu MF, kontrola kompletności, poprawności i uzgodnienia z danymi
źródłowymi. Zakres obejmuje dokumenty, inwentaryzację i powiązania wymagane dla
stosowanych metod ewidencji, w tym dane KSeF, jeżeli mają zastosowanie. Należy
zapewnić obsługę błędów, ponowne generowanie i historię operacji. Źródłem
wymagań jest pełna właściwa struktura MF, nie wyłącznie przykłady wymienione w
RFP.
5.4.Rozdzielenie
danych i uprawnień spółek oraz generowanie odrębnych plików zgodnie z właściwą
strukturą. Wymagane są role użytkowników centrali i sklepów, identyfikacja
źródła danych oraz rejestrowanie zmian i działań administracyjnych. Centralna
obsługa nie oznacza łączenia niezależnych podmiotów w jeden plik.
5.5.Ochrona
danych podczas przesyłania i przechowywania, kontrolowany dostęp serwisowy,
kopie zapasowe i możliwość odtworzenia. Proszę o wskazanie lokalizacji danych,
podwykonawców, mechanizmów uwierzytelniania i separacji środowisk, zasad
retencji oraz proponowanych RPO i RTO. W etapie II parametry minimalne zostaną
ujednolicone przez IT przed złożeniem ofert.
5.6.Zapewnienie
obsługi okresu przejściowego od 1 stycznia 2027 r. oraz wdrożenia docelowego do
końca I kwartału 2027 r. Proszę o harmonogram obejmujący analizę, integracje,
konfigurację, testy, szkolenia, uruchomienie, stabilizację i przejście z
rozwiązania tymczasowego. Każdy etap powinien określać rezultat,
odpowiedzialność, nakład po obu stronach i zależności.
5.7.Szkolenia
użytkowników i administratorów oraz dokumentacja techniczna rozwiązania, w tym opis architektury,
integracji i wymagań infrastrukturalnych, oraz dokumentacja konfiguracji,
mapowań, interfejsów, procedur generowania i odtwarzania danych. Odbiór wymaga
zaliczenia uzgodnionych testów, zgodności XML i danych, sprawdzenia separacji
spółek oraz braku otwartych błędów krytycznych lub istotnych blokujących
raportowanie. Samo udostępnienie środowiska nie stanowi odbioru.
5.8.Oferta
końcowa musi obejmować utrzymanie, obsługę zgłoszeń i konsultacje po uruchomieniu oraz
aktualizacje wynikające ze zmian prawnych, technicznych i zmian struktur
JPK_MAG(2) wymaganych przez Ministerstwo Finansów. Aktualizacje niezbędne
do zachowania zgodności uzgodnionego zakresu rozwiązania, w tym obsługa kolejnych wersji JPK_MAG,
są objęte utrzymaniem, bez konieczności odrębnego zamawiania każdej
zmiany struktury.
W
zakresie podstawowym wymagane jest wygenerowanie i wyeksportowanie poprawnego
pliku gotowego do przekazania organowi oraz techniczne wsparcie tego procesu.
Jeżeli produkt umożliwia podpisanie, wysyłkę i obsługę potwierdzeń, proszę o
wskazanie zakresu standardowego lub odrębnej opcji. Zatwierdzenie danych i
umocowanie do wysyłki pozostają po stronie właściwej spółki; zakres wysyłki
zostanie rozstrzygnięty przed ofertami końcowymi.
Zawartość odpowiedzi technicznej
Proszę
o przedstawienie schematu architektury, tabeli integracji oraz podziału prac
pomiędzy wykonawcę, partnerów, Zamawiającego i producentów systemów źródłowych.
Dla każdej pozycji 5.1 - 5.8 należy podać status: spełnia / spełni do
wskazanego terminu / nie spełnia, sposób realizacji, dowód lub odniesienie do
dokumentacji, koszt i zależności. W ofercie końcowej realizacja wymagania musi
być objęta ceną i zobowiązaniem wykonawcy. Niewyceniona obietnica rozwoju nie
potwierdza spełnienia wymagania.
Proszę
o oddzielne przedstawienie ryzyk, założeń i wyłączeń. Ograniczenia danych
źródłowych należy ujawnić wraz ze sposobem ich usunięcia; system nie powinien
zastępować brakujących danych nieudokumentowanymi wartościami. Odpowiedzialność
za merytoryczne zasady podatkowe uzgadnia właściciel biznesowy, a wykonawca
odpowiada za zgodną z uzgodnieniami implementację.
Wymagania dotyczące Oferenta
5.9.Oferent oświadcza, iż posiada niezbędną
wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w zakresie realizacji przedmiotu
zamówienia, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym,
organizacyjnym i wykonawczym, w tym wykwalifikowaną i doświadczoną kadrą, niezbędnymi
do należytego wykonania usług objętych niniejszym postępowaniem ofertowym.
5.10. Proszę o wskazanie roli producenta lub
integratora, partnerów, składu i dostępności kluczowego zespołu oraz
doświadczenia w retail, FMCG i DIY. Brak doświadczenia w konkretnym sektorze
należy wskazać wprost.
5.11. Proszę o co najmniej dwa opisy
porównywalnych wdrożeń, o ile dostawca je posiada, obejmujące klienta lub
branżę, rok, skalę, źródła danych, zakres raportowania i własną rolę.
Referencje mogą dotyczyć JPK_MAG lub porównywalnego raportowania opartego na integracji
wielu źródeł. Brak referencji nie może być zastąpiony ogólną deklaracją.
Dopuszczamy opis anonimowy z uzgodnioną weryfikacją za zgodą klienta.
5.12. Proszę o krótkie uzasadnienie,
dlaczego wykonawca powinien zostać wybrany do realizacji projektu: maksymalnie
trzy konkretne przewagi, każda poparta wdrożeniem, demonstracją lub innym
sprawdzalnym dowodem, oraz najważniejsze ograniczenia proponowanego rozwiązania.
5.13. Oferent
zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości udziału kluczowych członków zespołu
projektowego wskazanych w ofercie przez cały okres realizacji zamówienia,
obejmujący w szczególności etap przygotowawczy, analizy przedwdrożeniowe,
wdrożenie oraz okres stabilizacji systemu po uruchomieniu. W przypadku
konieczności zmiany którejkolwiek z tych osób, Oferent zobowiązany jest do
uprzedniego pisemnego poinformowania Zamawiającego o przyczynach takiej zmiany.
Zmiana kluczowych osób po stronie Oferenta może nastąpić wyłącznie z przyczyn
niezależnych od Oferenta i pod warunkiem, że osoba zastępująca posiada
kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż osoba pierwotnie wskazana.
5.14. Oferent
zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia z należytą starannością,
zgodnie z najlepszą wiedzą techniczną, zasadami dobrej praktyki zawodowej oraz
obowiązującymi normami i przepisami prawa.
6. Serwis i aktualizacje
6.1.Proponowany zakres podstawowy:
wsparcie w języku polskim w dni robocze od poniedziałku do piątku, z
wyłączeniem dni ustawowo wolnych w Polsce, w godzinach 8:00 - 17:00. Zgłoszenia
rejestrowane przez portal lub e-mail, z telefoniczną eskalacją zgłoszeń krytycznych.
Godziny robocze SLA nalicza się w
tym oknie.
Wyjątek stanowią zgłoszenia dotyczące
przygotowania lub przekazania JPK_MAG na żądanie organu podatkowego: reakcja
jest wymagana w ciągu maksymalnie 4 godzin zegarowych od zgłoszenia, także poza
tym oknem, w ramach utrzymania.
Proszę o potwierdzenie parametrów lub wskazanie odstępstw w I etapie.
Priorytet i zakres
Reakcja
Przywrócenie /
realizacja
P1 – brak możliwości wygenerowania poprawnego pliku, bez
skutecznego obejścia, w szczególności przy żądaniu organu
do 2 godzin
do 8 godzin roboczych: poprawny plik lub zweryfikowane obejście
P2 – istotne ograniczenie funkcji, przy zachowaniu możliwości
raportowania
do 4 godzin
do 2 dni roboczych: naprawa lub skuteczne obejście
Pilna pomoc przy przygotowaniu JPK_MAG(2) na żądanie organu, bez
stwierdzonej awarii
do 4 godzin od zgłoszenia, w
ramach utrzymania
uzgodnienie planu działań w czasie reakcji z uwzględnieniem
terminu organu; wsparcie w abonamencie
P3 – pozostałe błędy i konsultacje
do 1 dzień
termin uzgodniony i zarejestrowany w ciągu 2 dni roboczych
6.2.Reakcja oznacza podjęcie obsługi przez kompetentną osobę, wstępną
kwalifikację i wskazanie dalszych działań; automatyczne potwierdzenie nie jest
reakcją. Przywrócenie oznacza odzyskanie możliwości poprawnego raportowania, a
nie samo uruchomienie aplikacji. Przy zastosowaniu obejścia wykonawca
przedstawia w ciągu 1 dnia roboczego termin trwałej naprawy do uzgodnienia z Zamawiającym.
6.3.Proszę o opis kanału zgłoszenia
i organizacji dyżuru zapewniającego wymaganą reakcję do 4 godzin na żądanie
organu podatkowego, w ramach opłaty za utrzymanie. Odrębnej wycenie mogą
podlegać dodatkowe prace poza godzinami podstawowymi: proszę o wskazanie
sposobu ich aktywacji, zasad realizacji i stawek. Odrębna wycena nie może
obejmować wymaganej reakcji ani prowadzić do ograniczenia pomocy w
przygotowaniu pliku objętej utrzymaniem. Plan działań powinien uwzględniać
termin wskazany przez organ.
6.4.Abonament obejmuje obsługę zgłoszeń, usuwanie wad wdrożonego
rozwiązania i integracji wykonanych przez wykonawcę, aktualizacje prawne techniczne i struktur JPK_MAG(2) oraz pilną pomoc w generowaniu
plików. Proszę o wskazanie limitu zwykłych konsultacji; limit nie może
wstrzymywać usuwania wad ani wymaganych aktualizacji. Rozwój poza uzgodnionym
zakresem jest wyceniany i zlecany odrębnie.
6.5.Wykonawca monitoruje zmiany
prawne, techniczne i struktur JPK_MAG(2) wymagane przez MF, przekazuje ocenę wpływu,
dostarcza wersję testową i wdraża aktualizację przed terminem jej zastosowania.
Jeśli termin publikacji zmian ogranicza standardowy cykl testów, przedstawia
plan przyspieszony i ryzyka. Należy wskazać zależności od zmian w źródłach oraz
koszty tych prac. Brak gotowości producenta źródła nie zwalnia z obowiązku
eskalacji i zaproponowania rozwiązania przejściowego.
6.6.Dla usług hostowanych proszę o podanie dostępności, sposobu
pomiaru, okien serwisowych i wyłączeń. Incydenty, czasy SLA i aktualizacje będą
raportowane miesięcznie. Wstrzymanie zegara SLA wymaga udokumentowanej
przeszkody po stronie Zamawiającego, wyjaśnienia jej wpływu i powiadomienia;
oczekiwanie na własnego podwykonawcę nie stanowi podstawy wstrzymania.
6.7.Proszę o informację o posiadanym ubezpieczeniu OC działalności,
sumie i zakresie ochrony, w szczególności dla szkód wynikających z błędów
oprogramowania i utraty danych. Dokument potwierdzający ochronę będzie wymagany
od wybranego wykonawcy przed podpisaniem umowy. Zakres i suma wymaganej polisy
zostaną określone przed ofertami końcowymi; nie stanowią obecnie ustalonego
progu wykluczenia.
6.8.Oferent zobowiązuje się do
przeprowadzenia, w ramach
ceny wdrożenia, szkolenia dla personelu Zamawiającego, obejmującego
zagadnienia związane z obsługą, eksploatacją, utrzymaniem oraz współpracą
operacyjną w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
Szkolenie powinno zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem świadczenia usług
lub przekazaniem systemu do użytkowania, zgodnie z ustaleniami stron.
7. Kalkulacja kosztów i warunki
oferty
7.1. W
etapie I proszę o trzy scenariusze (w sytuacji kiedy jest taka możliwość):
1.
minimalny
zakres zapewniający spełnienie
wszystkich wymagań obowiązkowych,
2.
najbardziej
prawdopodobny zakres rekomendowany,
3.
rozszerzony
z opcjami.
Każdy scenariusz powinien wskazywać
liczbę podmiotów, źródeł, interfejsów, użytkowników, wolumen danych, hosting i
SLA przyjęte przez dostawcę. Scenariusze nie mogą pomijać potrzeb
obowiązkowych opisanych w pkt 5.1–5.8; różnice skali i opcje należy wskazać
wprost.
7.2. W
etapie II podstawą porównania jest jeden wspólny zakres bazowy przekazany przez
Zamawiającego. Proszę o podanie stałych cen dla tego zakresu oraz stawek
jednostkowych rozszerzeń.
7.3.
Proszę o rozdzielenie kosztów analizy,
konfiguracji, integracji dla każdego źródła, zmian w źródłach danych od 1
stycznia 2027 r. objętych zakresem zamówienia, testów, szkoleń, dokumentacji,
uruchomienia i stabilizacji; licencji początkowych i cyklicznych; hostingu,
utrzymania oraz opłat podmiotów trzecich. Koszt rozwiązania przejściowego i
przejścia na rozwiązanie docelowe należy wykazać osobno, bez podwójnego
naliczania tych samych kosztów. Zmiana ma zapewnić zgodność tego punktu z
zakresem zamówienia obejmującym wyłącznie JPK_MAG(2).
7.4. TCO 3 i 5 lat obejmuje wszystkie
niezbędne koszty do uruchomienia, okres przejściowy oraz odpowiednio 36 lub 60
miesięcy produkcyjnej eksploatacji rozwiązania docelowego. Proszę o zestawienie
roku wdrożenia i każdego roku eksploatacji osobno. Koszty niezbędne ponoszone przez
Zamawiającego lub innych dostawców muszą być ujawnione i uwzględnione w
porównaniu; nakład własnego zespołu Zamawiającego należy wskazać odrębnie w
osobodniach(MD).
7.5. Ceny należy podać w PLN netto. Wartość
porównawcza TCO 5 lat jest liczona w cenach stałych; prognozowany wpływ
indeksacji prezentuje się osobno. Koszty walutowe przelicza się według średniego
kursu NBP, wskazanego wszystkim dostawcom przed ofertami końcowymi. Każda
pozycja ma mieć wartość, status „w cenie” z odniesieniem do pozycji nadrzędnej
albo „nie dotyczy” z uzasadnieniem. Brak kwoty nie oznacza kosztu zerowego.
7.6. Proszę o wskazanie jednostki
licencjonowania, minimalnych opłat, zasad indeksacji, stawek prac dodatkowych,
kosztów zwiększenia skali i eksportu danych. W etapie II kwoty nieustalone dla
niezbędnego zakresu wymagają wyjaśnienia przed dopuszczeniem oferty do oceny.
Oferta końcowa powinna zachować ważność przez 90 dni od terminu jej złożenia.
7.7. Proponowane rozliczenie: wdrożenie
według odebranych etapów, utrzymanie miesięcznie po uruchomieniu i odbiorze
objętego nim zakresu, płatność 30 dni od prawidłowej faktury. Wstępna
kalkulacja nie stanowi zgody Zamawiającego na uruchomienie płatnych prac.
8. Warunki udziału w postępowaniu
8.1.
Wiążącą
wersją językową oferty oraz wszelkiej dokumentacji w toku postępowania jest
język polski. W przypadku tłumaczenia dokumentów na inny język lub prowadzenia
negocjacji w języku innym niż polski, decydujące znaczenie ma zawsze wersja
polska. Docelowa umowa będzie sporządzona w języku polskim i podlegać będzie
prawu polskiemu. W przypadku przygotowania wersji dwujęzycznej, rozstrzygające
znaczenie dla interpretacji postanowień będzie miała wersja polska. Strony
poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych miejscowo dla siedziby danego
Zamawiającego.
8.2.
Oferta
końcowa powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania
Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze
przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do
oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do
działania w imieniu Oferenta. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za
pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.
8.3.
Wykonawca
oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał
organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie
przedmiotu zamówienia, w szczególności:
- odpowiednie zdolności finansowe i ekonomiczne,
- potwierdzoną wiedzę oraz doświadczenie w
realizacji analogicznych projektów,
- wymagane uprawnienia, licencje lub certyfikaty,
- zasoby techniczne, kadrowe i organizacyjne
umożliwiające prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji
powyższych oświadczeń na każdym etapie postępowania lub realizacji umowy.
8.4.
W etapie I
proszę o podanie nazwy firmy, NIP i
osoby kontaktowej, złożenie wypełnionego pliku (Załącznik nr 2), opisu
koncepcji, odpowiedzi technicznych oraz kalkulacji wstępnej zgodnie z
wymaganiami opisanymi w częściach „Zawartość odpowiedzi technicznej” oraz
„Kalkulacja kosztów i warunki oferty” niniejszego RFP. Zakres dowodów, których
przedstawienie wymaga doprecyzowania danych lub testów, należy wskazać do
uzupełnienia w etapie II.
8.5.
W
etapie II wymagane są oferta podpisana zgodnie z reprezentacją, dokument
potwierdzający reprezentację lub pełnomocnictwo, wypełnione formularze
odpowiedzi oraz jawny wykaz odstępstw. Kwestionariusz Oferenta należy
zaktualizować, jeżeli dane z etapu I uległy zmianie.
9. Zakres wykluczenia oraz
odrzucenia oferty
Zamawiający
może odrzucić ofertę złożoną po terminie, zawierającą nieprawdziwe informacje
istotne dla oceny. Oferta końcowa niespełniająca wymagań obowiązkowych albo
niepozwalająca ustalić porównywalnego kosztu i zakresu zostanie odrzucona po
wyjaśnieniu braków.
10. Warunki współpracy
10.1.
Przewiduje
się umowę wdrożeniową obowiązującą do wykonania i odbioru uzgodnionych etapów
oraz odrębną umowę utrzymaniowo - serwisową na czas nieokreślony. Stroną umowy
będzie wskazana przed ofertami końcowymi spółka lub spółki; udział Zamawiającego
w postępowaniu nie oznacza automatycznie zawarcia umowy w imieniu wszystkich
spółek sklepowych.
Okres wypowiedzenia
wynosi:
a) dla Dostawcy -12
miesięcy,
b) dla Zamawiającego - 3
miesiące,
ze skutkiem na koniec
miesiąca kalendarzowego.
Powyższe
okresy wypowiedzenia dotyczą zwykłego wypowiedzenia umowy utrzymaniowo - serwisowej.
Nie ograniczają uprawnień stron w razie istotnego naruszenia umowy, określonych
w umowie docelowej. W okresie wypowiedzenia wykonawca zachowuje pełne SLA i
zapewnia wymagane aktualizacje.
10.2.
Proszę
o wskazanie ograniczeń licencyjnych lub minimalnych okresów subskrypcji, które
uniemożliwiałyby taki model. Wykonawca zapewni eksport danych i plików w
otwartych, udokumentowanych formatach, przekazanie aktualnej konfiguracji,
mapowań i dokumentacji integracji oraz współpracę z następcą. Standardowy
eksport i przekazanie istniejącej dokumentacji powinny być objęte utrzymaniem;
dodatkowa migracja wymaga jawnego cennika i odrębnego zlecenia.
10.3.
Proszę o określenie praw do korzystania z produktu i
komponentów dedykowanych oraz zasad dostępu do historii po zakończeniu
utrzymania lub subskrypcji. Dane i dokumentacja Zamawiającego nie mogą być
zatrzymywane jako środek nacisku w sporze rozliczeniowym. Termin bezpiecznego
usunięcia kopii po zakończeniu współpracy wymaga potwierdzenia przekazania
danych i uzgodnienia z właściwą spółką.
10.4.
Proszę o wskazanie okresu gwarancji, zasad
rozdzielenia gwarancji i utrzymania oraz wyłączeń odpowiedzialności. Usuwanie
tej samej wady nie może być rozliczane podwójnie
10.5.
Umowy będą określać odpowiedzialność za opóźnienia,
wady i niedotrzymanie SLA. Dla wdrożenia podstawą rozliczeń powinna być wartość
odpowiedniego etapu lub wdrożenia, a dla SLA, opłata utrzymaniowa. Ostateczne
parametry zostaną uzgodnione przed podpisaniem umowy, z ujawnieniem odstępstw w
ofercie końcowej. W szczególności odpowiedzialność będzie dotyczyć:
a)
opóźnienia w realizacji wdrożenia systemu lub jego poszczególnych etapów,
nieterminowego dostarczenia wersji testowych, dokumentacji lub komponentów
integracyjnych,
b)
przekroczenia terminu uruchomienia środowiska produkcyjnego,
c)
niedotrzymania
uzgodnionych parametrów funkcjonalnych systemu, w tym w szczególności
d)
nieprawidłowego generowania JPK_MAG(2) lub braku
zgodności z uzgodnioną strukturą MF, błędów transformacji oraz niesprawnych
integracji objętych odpowiedzialnością wykonawcy, utraty, zniekształcenia lub niekompletnego
przeniesienia danych wskutek działania rozwiązania lub prac wykonawcy,
e)
niewykonania
usług zgodnie z ustalonym poziomem SLA,
f)
innych
przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych
określonych w umowie.
10.6.
Oferent zobowiązany będzie do przeprowadzenia
szkoleń z zakresu obsługi systemu dla osób wskazanych przez Zamawiającego, w
terminie poprzedzającym uruchomienie środowiska produkcyjnego. Zakres, forma
oraz harmonogram szkoleń zostaną uzgodnione z Zamawiającym przed rozpoczęciem
realizacji usługi.
11. Zastrzeżenia
11.1.
Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad
uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego
traktowania Oferentów.
11.2.
Niniejsze postępowanie ma charakter zakupowy i jest
prowadzone na zasadach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Do
postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. -
Prawo zamówień publicznych.
11.3.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w
rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego ani zobowiązania Zamawiającego lub spółek
Grupy Muszkieterów w Polsce do udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy.
11.4.
Wszelkie
koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent;
Zamawiający nie zwraca tych kosztów w żadnym wypadku.
11.5.
Proszę o wskazanie wszystkich odstępstw od RFP w
jednym zestawieniu wraz z proponowanym rozwiązaniem i wpływem na cenę oraz
termin. Złożenie oferty nie oznacza automatycznej akceptacji nieujawnionych
warunków własnych dostawcy; odstępstwa wymagają wyraźnego uzgodnienia.
11.6.
Informacje uzyskane w postępowaniu mogą być
wykorzystywane wyłącznie na potrzeby projektu. Proszę o oznaczenie poufnych
części oferty. Przed udostępnieniem szczegółowej dokumentacji i danych Zamawiający
wymaga zawarcia NDA według przekazanego wzoru - Załącznik nr 1. Nie należy przekazywać danych klientów
referencyjnych bez uprawnienia do ich udostępnienia.
11.7.
Złożenie
oferty lub poinformowanie o jej
wyborze nie tworzy zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta
do zawarcia umowy handlowej. Umowa może zostać zawarta wyłącznie w formie
pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub wymiana korespondencji nie stanowi
zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.
11.8.
Oferta końcowa powinna być kompletna. Braki i
niejasności mogą podlegać wyjaśnieniu w wyznaczonym terminie; wyjaśnienia nie
mogą prowadzić do niejawnej zmiany wspólnej podstawy porównania ofert.
11.9.
Doprecyzowanie zakresu i ofert, wyjaśnienia oraz negocjacje będą
prowadzone w ramach niniejszego postępowania, z zachowaniem terminów
określonych w RFP. Informacje mające wpływ na przygotowanie ofert zostaną
przekazane wszystkim uczestnikom danego etapu na równych zasadach, z
zachowaniem poufności.
11.10.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM
Polska Sp. z o.o.
12. Kryteria
oceny ofert
Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów
jakościowych i ekonomicznych.
Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający porównywalność ofert oraz
zgodność z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.
Kryterium
Waga
Zakres oceny
TCO 5 lat
25%
Łączny koszt
uruchomienia rozwiązania oraz 60 miesięcy jego eksploatacji, dla jednakowego
zakresu przyjętego do porównania ofert.
Funkcjonalność
i jakość raportowania
25%
Obsługa i
identyfikacja błędów, dostęp do danych źródłowych, konfiguracja mapowań,
wsadowe generowanie plików oraz automatyczne uzgadnianie danych ze źródłami.
Czas
realizacji wdrożenia
20%
Czas do
odbioru rozwiązania docelowego, liczony w dniach kalendarzowych od wspólnej
daty rozpoczęcia prac. Termin wymaga potwierdzenia wykonalnym harmonogramem i
zapewnienia obsługi okresu przejściowego.
Serwis i
aktualizacje prawne
15%
Czasy
reakcji i przywrócenia poprawnego raportowania, monitorowanie SLA oraz
terminy udostępniania aktualizacji wynikających ze zmian prawnych.
Doświadczenie
i referencje
15%
Potwierdzone
doświadczenie firmy, kierownika projektu i lidera integracji w porównywalnych
wdrożeniach dla sektorów retail, FMCG lub DIY, obejmujących integrację
różnych systemów i centralne raportowanie regulacyjne.
Łącznie
100%
Warunkiem
dopuszczenia oferty do oceny punktowej jest spełnienie wymagań obowiązkowych.
Ocenie podlegają funkcje, parametry i zobowiązania objęte zakresem oraz ceną
ocenianej oferty. Podstawę oceny stanowią informacje i potwierdzenia
przedstawione przez Oferenta, w tym wyniki prezentacji lub testów, jeżeli
zostaną przewidziane w postępowaniu. Brak dodatkowej funkcji lub podwyższonego
parametru objętego oceną nie stanowi podstawy odrzucenia oferty spełniającej
wymagania obowiązkowe
13. Terminy
związane z postępowaniem
Etap
Termin
Publikacja RFP
22.10.2026
Pytania do etapu I / odpowiedzi Zamawiającego
23.10.2026 - 03.11.2026
Złożenie do I ETAPU ofert - koncepcji
i kalkulacji wstępnych
06.11.2026
Rozmowy techniczne i doprecyzowanie
wspólnego zakresu w zakresie ofert z ETAPU I
12.11.2026 - 08.12.2026
Przekazanie OFERT – ETAP II (po
rozmowach technicznych)
09.12.2026 – 18.12.2026
Negocjacje (oferty końcowe /
demonstracje )
07.01.2027 – 21.01.2027
Decyzja o wyborze rozwiązania i
oferenta
22.01.2027
Gotowość rozwiązania przejściowego
zapewnienie obsługi danych od
01.01.2027 r.; szczegółowy plan oferenta
Odbiór rozwiązania docelowego
Do 31.03.2027 r.
Proszę o wskazanie najpóźniejszej daty
podpisania umowy i udostępnienia danych umożliwiającej realizację harmonogramu.
Propozycja innej daty uruchomienia musi być oznaczona jako odstępstwo i nie
oznacza przesunięcia obowiązków raportowania. W razie braku wykonalnego planu Zamawiający
podejmie odrębną decyzję projektową; wykonawca nie powinien deklarować
nierealnego terminu.
14. Miejsce
składania ofert oraz
pytania do treści zapytania ofertowego
14.1. Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w
wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus
14.2. W
przypadku pytań:
a)
merytorycznych,
proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej
Open Nexus "Wyślij wiadomość”
b)
związanych z
obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej
Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do
17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
14.3. Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter
informacyjny.
14.4. Podstawą
rozpoczęcia realizacji zamówienia jest zawarcie właściwej umowy lub umów przez uprawnione
osoby reprezentujące Zamawiającego lub wskazane spółki, zgodnie z pkt 10.
15. Załączniki
Załącznik nr 1 – wzór umowy o zachowaniu poufności (NDA).
Załącznik nr 2 – Formularz IT JPK MAG(2).
Załączniki zostaną udostępnione wraz z RFP. Jeżeli
któregoś wzoru nie udostępniono, proszę o zgłoszenie tego przez platformę;
Zamawiający uzupełni materiały i zapewni czas na odpowiedź. Brak
nieudostępnionego formularza nie stanowi podstawy odrzucenia odpowiedzi.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Doświadczenie zespołu projektowego (Proszę o załączenie potwierdzenia doświadczenia zespołu Oferenta (CV- zespołu projektowego) z udokumentowanym doświadczenie w tego typu projektach.)
Referencje (Proszę załączyć referencje, jeżeli oferent takimi dysponuje.)
Termin ważności oferty (Termin związania ofertą wynosi 90 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. SCA PRPOLSKA zastrzega sobie możliwość wnioskowania o przedłużenie terminu związania ofertą o kolejne 30 dni.
Proszę o potwierdzenie.)
Aktualne dokumenty rejestrowe firmy: (Aktualny odpis z dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON.
Proszę o załączenie.)
Sprawozdanie finansowe za ostatni rok (Sprawozdanie finansowe za ostatni rok.
Proszę o załączenie.)
Pisemne oświadczenie Oferenta o nie zaleganiu ZUS i US (Pisemne oświadczenie Oferenta o nie zaleganiu ZUS i US.
Proszę je załączyć.)
Produkt i usługi zgodne z normą branżową, prawem POLSKIM. (Proszę potwierdzić pełna zgodność oferowanego rozwiązania z prawem polskim, a także zapewnienie bezpłatnych aktualizacji prawnych i fiskalnych dostarczanych przed wymaganym (przez daną zmianę prawną) terminem. Śledzenie zmian zachodzących w polskim prawie leży w 100% po stronie dostawcy oferowanego oprogramowania – przez cały okres korzystania z produktu
Proszę potwierdzić.)
Informacje o firmie: (a. Nazwa firmy,
b. Adres siedziby,
c. Telefon kontaktowy i adres mailowy do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty.
Proszę podać powyższe dane.)
Inne dokumenty (załączniki) (Proszę opcjonalnie załączyć inne dokumenty, które nie są wymienione powyżej.)
Umowa o zachowanie poufności. (Proszę o potwierdzenie możliwości podpisania umowy NDA, która będzie wymagana na dalszych etapach rozmów.)
Terminy z zapytania / RFP (Proszę potwierdzić możliwość realizacji projektu wg. podanego w zapytaniu /RFP terminów.
)
Wersja testowa (Proszę o określenie możliwości przetestowania rozwiązania jeżeli istnieje: wersja testowa, login i hasło do systemu demonstracyjnego .)
Gwarancja / serwis (Proszę o potwierdzenie warunków w ramach gwarancji/serwisu opisanych w zapytaniu ofertowym.)
Pakiety utrzymaniowe (Proszę o potwierdzenie pakietów utrzymaniowych zgodnie z zapytaniem jeżeli są konieczne.)
Wymagania z RFP / ZAPYTANIA (Proszę o potwierdzenie spełnienia wymagań z zapytania ofertowego lub wniesienie uwag.)
Ubezpieczenie OC Oferenta (6.7. Proszę o informację o posiadanym ubezpieczeniu OC działalności, sumie i zakresie ochrony, w szczególności dla szkód wynikających z błędów oprogramowania i utraty danych. Dokument potwierdzający ochronę będzie wymagany od wybranego wykonawcy przed podpisaniem umowy. Zakres i suma wymaganej polisy zostaną określone przed ofertami końcowymi; nie stanowią obecnie ustalonego progu wykluczenia.)
Oferta powinna zawierać model wyceny typu Fixed Price, jednakże niezbędne będzie wyszczególnienie planowanych zasobów (stawka dniowa x ilość) oraz przedstawienie stawki za dzień pracy na poczet ewentualnych dodatkowych zakresów/ zleceń wykraczających poza cel zapytania ofertowego. (Proszę o potwierdzenie)
Wynagrodzenie, płatne będzie w transzach, odpowiadającym etapom. Płatności każdej z powyższych części wynagrodzenia za wykonanie etapów nastąpi na podstawie protokołu odbioru prac za poszczególne etapy potwierdzające prawidłowość wykonania zadań. (Proszę o potwierdzenie)
Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi). (Proszę o potwierdzenie)
Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru prac. (Proszę o potwierdzenie)
Wszelkiego rodzaju przedpłaty nie są akceptowane. (Proszę o potwierdzenie)
Opis: Proszę załączyć ofertę i wpisać kontrolnie cyfrę 1 jeżeli wymaga tego platforma.
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE OFERTOWE
nr 3.B16
Rozwiązanie do obsługi JPK_MAG(2)
dla Grupy Muszkieterów w Polsce
Swadzim
22.10.2026
1.
Wstęp
Grupa Muszkieterów działa w formule
franczyzowej, zrzeszając niezależnych przedsiębiorców prowadzących w Polsce
sklepy spożywcze Intermarche oraz sklepy Bricomarche w kategorii „dom i ogród”.
Grupa funkcjonuje w strukturze wielospółkowej, obejmującej spółki sklepowe i
centralne oraz zaplecze logistyczne. Spółki centralne z siedzibą w Swadzimiu
koło Poznania koordynują i wspierają działalność sieci.
Więcej informacji: https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/
2. Zamawiający
Organizatorem postępowania ofertowego jest „ITM POLSKA” sp.
z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne,
zarządzająca rozwojem sieci Intermarche i Bricomarche, dalej „Zamawiający”.
Postępowanie prowadzi zespół Zakupów
Niekomercyjnych we współpracy z właścicielem biznesowym oraz zespołem IT.
Docelowy model zawierania umów oraz lista spółek objętych rozwiązaniem zostaną
określone na kolejnym etapie.
3. Kontekst projektu
Projekt
dotyczy środowiska wielospółkowego, obejmującego centralę oraz sklepy, z
różnymi systemami źródłowymi i odrębnymi uprawnieniami do danych.
Projekt
jest w fazie analizy koncepcyjnej Explore, zrealizowanej w około 20%.
Przedmiotem postępowania
jest gotowe rozwiązanie niezależne od konkretnego systemu ERP, zapewniające
centralną obsługę JPK_MAG(2). Dopuszczamy konfigurację produktu i wykonanie
integracji; nie oczekujemy budowy od podstaw całego systemu. Wybór szczegółowej
architektury i modelu hostingu nastąpi w toku postępowania.
Założeniem
jest centralna obsługa generowania JPK_MAG(2) przy ograniczeniu obciążenia IT i
biznesu. Odbiorcami rozwiązania
są działy finansowe i podatkowe, działy operacyjne i magazynowe, IT, centrala
oraz sklepy.
Plan zakłada rozpoczęcie
prac w IV kwartale 2026 r. i zakończenie wdrożenia rozwiązania docelowego w I
kwartale 2027 r.
Już w etapie I Oferent ma przedstawić sposób
zapewnienia obsługi JPK_MAG (2) dla danych od 1 stycznia 2027 r. w okresie
poprzedzającym uruchomienie rozwiązania docelowego. W etapie II oferta zostanie
doprecyzowana i wyceniona w ofercie końcowej przed zawarciem umowy.
Proszę o wskazanie
rozwiązania przejściowego, terminu jego uruchomienia, kosztów, zasobów,
zależności i ograniczeń. Plan musi obejmować pozyskanie i zachowanie
kompletnych danych od 1 stycznia 2027 r., walidację oraz możliwość
przygotowania prawidłowego pliku na żądanie organu. Samo późniejsze wczytanie
historii nie zastępuje zapewnienia gotowości w okresie przejściowym. Ryzyko
niedotrzymania terminu należy wskazać wprost wraz z działaniami zaradczymi.
Podstawą zakresu jest
opublikowana przez Ministerstwo Finansów struktura JPK_MAG (2), stosowana do
danych za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. Zakres zamówienia
obejmuje wyłącznie obsługę struktury JPK_MAG(2). Podstawą zakresu jest
opublikowana przez Ministerstwo Finansów struktura JPK_MAG(2), stosowana do
danych za okresy rozpoczynające się od 1 stycznia 2027 r. Zakres zamówienia
obejmuje wyłącznie obsługę struktury JPK_MAG(2).
4. Cel i przebieg postępowania
Celem
postępowania jest wybór wykonawcy dostawy, wdrożenia, integracji i utrzymania
rozwiązania do obsługi JPK_MAG(2) dla centrali i spółek sklepowych Grupy
Muszkieterów. Postępowanie jest prowadzone w dwóch etapach w ramach jednego
RFP.
Etap
I – koncepcja i kalkulacja wstępna. Proszę o przedstawienie proponowanego
produktu, koncepcji integracji, sposobu zabezpieczenia okresu przejściowego,
harmonogramu, doświadczenia i wstępnych kosztów na jawnych założeniach. Po
analizie odpowiedzi Zamawiający przeprowadzi rozmowy techniczne i
demonstracje. Wstępna kalkulacja nie jest ceną końcową.
Etap
II – wspólna podstawa wyceny i oferty końcowe. Zamawiający przekaże zakwalifikowanym dostawcom ten
sam zakres ilościowy, wymagania, podział odpowiedzialności oraz scenariusze
weryfikacji. Proszę o złożenie wiążącej oferty obejmującej pełny uzgodniony
zakres, cenę, harmonogram, SLA i odstępstwa. Po wyjaśnieniach i negocjacjach
dostawcy złożą ostateczne oferty do porównania według tych samych kryteriów.
Warunkiem
przejścia do etapu II jest kompletna odpowiedź po ewentualnym uzupełnieniu,
potwierdzenie możliwości spełnienia wymagań obowiązkowych oraz przedstawienie
wykonalnej koncepcji i planu przejściowego. Weryfikacja będzie udokumentowana
przez biznes, IT i Zakupy. Wszyscy uczestnicy spełniający te warunki mogą
złożyć oferty w etapie II; krótka lista do dalszych negocjacji obejmie do
trzech najwyżej ocenionych ofert spełniających wymagania obowiązkowe.
Nie
zakładamy znajomości pełnej skali na I etapie. Przed ofertami końcowymi
Zamawiający potwierdzi liczbę spółek, sklepów, magazynów, użytkowników i
interfejsów, wersje systemów, wolumeny i historię danych, metody ewidencji oraz
model hostingu (jeżeli jest wymagany). Proszę o wskazanie brakujących danych i
ich wpływu na wycenę. Przekazane zostaną również
dostępne opisy i próbki danych oraz uzgodnione warunki odbioru. Do czasu ich
potwierdzenia oczekujemy kalkulacji wstępnej, a nie bezwarunkowej ceny
końcowej.
5. Potrzeba biznesowa i wstępny
zakres
Zakres i wymagania obowiązkowe
5.1.Gotowy produkt
niezależny od konkretnego ERP, obsługujący centralne generowanie plików dla centrali,
spółek sklepowych i ich magazynów. Proszę o wskazanie nazwy, producenta,
wersji, modelu licencyjnego i dostępności obsługi JPK_MAG (2). Elementy
wymagające konfiguracji, integracji lub rozwoju należy wyodrębnić wraz z
terminem dostarczenia, .
5.2.Integracja
danych z SAP, Europa i Mercalys, Infolog. Proszę o opis interfejsów,
ekstrakcji, mapowania, częstotliwości zasilania, monitoringu i ponownego
przetwarzania bez duplikacji. Należy wskazać prace, licencje i zgody wymagane
od producentów źródeł oraz stronę odpowiedzialną za każdą integrację.
5.3.Generowanie XML
zgodnego z wersją struktury JPK_MAG(2) właściwą dla raportowanego okresu i walidacja
względem schematu MF, kontrola kompletności, poprawności i uzgodnienia z danymi
źródłowymi. Zakres obejmuje dokumenty, inwentaryzację i powiązania wymagane dla
stosowanych metod ewidencji, w tym dane KSeF, jeżeli mają zastosowanie. Należy
zapewnić obsługę błędów, ponowne generowanie i historię operacji. Źródłem
wymagań jest pełna właściwa struktura MF, nie wyłącznie przykłady wymienione w
RFP.
5.4.Rozdzielenie
danych i uprawnień spółek oraz generowanie odrębnych plików zgodnie z właściwą
strukturą. Wymagane są role użytkowników centrali i sklepów, identyfikacja
źródła danych oraz rejestrowanie zmian i działań administracyjnych. Centralna
obsługa nie oznacza łączenia niezależnych podmiotów w jeden plik.
5.5.Ochrona
danych podczas przesyłania i przechowywania, kontrolowany dostęp serwisowy,
kopie zapasowe i możliwość odtworzenia. Proszę o wskazanie lokalizacji danych,
podwykonawców, mechanizmów uwierzytelniania i separacji środowisk, zasad
retencji oraz proponowanych RPO i RTO. W etapie II parametry minimalne zostaną
ujednolicone przez IT przed złożeniem ofert.
5.6.Zapewnienie
obsługi okresu przejściowego od 1 stycznia 2027 r. oraz wdrożenia docelowego do
końca I kwartału 2027 r. Proszę o harmonogram obejmujący analizę, integracje,
konfigurację, testy, szkolenia, uruchomienie, stabilizację i przejście z
rozwiązania tymczasowego. Każdy etap powinien określać rezultat,
odpowiedzialność, nakład po obu stronach i zależności.
5.7.Szkolenia
użytkowników i administratorów oraz dokumentacja techniczna rozwiązania, w tym opis architektury,
integracji i wymagań infrastrukturalnych, oraz dokumentacja konfiguracji,
mapowań, interfejsów, procedur generowania i odtwarzania danych. Odbiór wymaga
zaliczenia uzgodnionych testów, zgodności XML i danych, sprawdzenia separacji
spółek oraz braku otwartych błędów krytycznych lub istotnych blokujących
raportowanie. Samo udostępnienie środowiska nie stanowi odbioru.
5.8.Oferta
końcowa musi obejmować utrzymanie, obsługę zgłoszeń i konsultacje po uruchomieniu oraz
aktualizacje wynikające ze zmian prawnych, technicznych i zmian struktur
JPK_MAG(2) wymaganych przez Ministerstwo Finansów. Aktualizacje niezbędne
do zachowania zgodności uzgodnionego zakresu rozwiązania, w tym obsługa kolejnych wersji JPK_MAG,
są objęte utrzymaniem, bez konieczności odrębnego zamawiania każdej
zmiany struktury.
W
zakresie podstawowym wymagane jest wygenerowanie i wyeksportowanie poprawnego
pliku gotowego do przekazania organowi oraz techniczne wsparcie tego procesu.
Jeżeli produkt umożliwia podpisanie, wysyłkę i obsługę potwierdzeń, proszę o
wskazanie zakresu standardowego lub odrębnej opcji. Zatwierdzenie danych i
umocowanie do wysyłki pozostają po stronie właściwej spółki; zakres wysyłki
zostanie rozstrzygnięty przed ofertami końcowymi.
Zawartość odpowiedzi technicznej
Proszę
o przedstawienie schematu architektury, tabeli integracji oraz podziału prac
pomiędzy wykonawcę, partnerów, Zamawiającego i producentów systemów źródłowych.
Dla każdej pozycji 5.1 - 5.8 należy podać status: spełnia / spełni do
wskazanego terminu / nie spełnia, sposób realizacji, dowód lub odniesienie do
dokumentacji, koszt i zależności. W ofercie końcowej realizacja wymagania musi
być objęta ceną i zobowiązaniem wykonawcy. Niewyceniona obietnica rozwoju nie
potwierdza spełnienia wymagania.
Proszę
o oddzielne przedstawienie ryzyk, założeń i wyłączeń. Ograniczenia danych
źródłowych należy ujawnić wraz ze sposobem ich usunięcia; system nie powinien
zastępować brakujących danych nieudokumentowanymi wartościami. Odpowiedzialność
za merytoryczne zasady podatkowe uzgadnia właściciel biznesowy, a wykonawca
odpowiada za zgodną z uzgodnieniami implementację.
Wymagania dotyczące Oferenta
5.9.Oferent oświadcza, iż posiada niezbędną
wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w zakresie realizacji przedmiotu
zamówienia, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym,
organizacyjnym i wykonawczym, w tym wykwalifikowaną i doświadczoną kadrą, niezbędnymi
do należytego wykonania usług objętych niniejszym postępowaniem ofertowym.
5.10. Proszę o wskazanie roli producenta lub
integratora, partnerów, składu i dostępności kluczowego zespołu oraz
doświadczenia w retail, FMCG i DIY. Brak doświadczenia w konkretnym sektorze
należy wskazać wprost.
5.11. Proszę o co najmniej dwa opisy
porównywalnych wdrożeń, o ile dostawca je posiada, obejmujące klienta lub
branżę, rok, skalę, źródła danych, zakres raportowania i własną rolę.
Referencje mogą dotyczyć JPK_MAG lub porównywalnego raportowania opartego na integracji
wielu źródeł. Brak referencji nie może być zastąpiony ogólną deklaracją.
Dopuszczamy opis anonimowy z uzgodnioną weryfikacją za zgodą klienta.
5.12. Proszę o krótkie uzasadnienie,
dlaczego wykonawca powinien zostać wybrany do realizacji projektu: maksymalnie
trzy konkretne przewagi, każda poparta wdrożeniem, demonstracją lub innym
sprawdzalnym dowodem, oraz najważniejsze ograniczenia proponowanego rozwiązania.
5.13. Oferent
zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości udziału kluczowych członków zespołu
projektowego wskazanych w ofercie przez cały okres realizacji zamówienia,
obejmujący w szczególności etap przygotowawczy, analizy przedwdrożeniowe,
wdrożenie oraz okres stabilizacji systemu po uruchomieniu. W przypadku
konieczności zmiany którejkolwiek z tych osób, Oferent zobowiązany jest do
uprzedniego pisemnego poinformowania Zamawiającego o przyczynach takiej zmiany.
Zmiana kluczowych osób po stronie Oferenta może nastąpić wyłącznie z przyczyn
niezależnych od Oferenta i pod warunkiem, że osoba zastępująca posiada
kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż osoba pierwotnie wskazana.
5.14. Oferent
zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia z należytą starannością,
zgodnie z najlepszą wiedzą techniczną, zasadami dobrej praktyki zawodowej oraz
obowiązującymi normami i przepisami prawa.
6. Serwis i aktualizacje
6.1.Proponowany zakres podstawowy:
wsparcie w języku polskim w dni robocze od poniedziałku do piątku, z
wyłączeniem dni ustawowo wolnych w Polsce, w godzinach 8:00 - 17:00. Zgłoszenia
rejestrowane przez portal lub e-mail, z telefoniczną eskalacją zgłoszeń krytycznych.
Godziny robocze SLA nalicza się w
tym oknie.
Wyjątek stanowią zgłoszenia dotyczące
przygotowania lub przekazania JPK_MAG na żądanie organu podatkowego: reakcja
jest wymagana w ciągu maksymalnie 4 godzin zegarowych od zgłoszenia, także poza
tym oknem, w ramach utrzymania.
Proszę o potwierdzenie parametrów lub wskazanie odstępstw w I etapie.
Priorytet i zakres
Reakcja
Przywrócenie /
realizacja
P1 – brak możliwości wygenerowania poprawnego pliku, bez
skutecznego obejścia, w szczególności przy żądaniu organu
do 2 godzin
do 8 godzin roboczych: poprawny plik lub zweryfikowane obejście
P2 – istotne ograniczenie funkcji, przy zachowaniu możliwości
raportowania
do 4 godzin
do 2 dni roboczych: naprawa lub skuteczne obejście
Pilna pomoc przy przygotowaniu JPK_MAG(2) na żądanie organu, bez
stwierdzonej awarii
do 4 godzin od zgłoszenia, w
ramach utrzymania
uzgodnienie planu działań w czasie reakcji z uwzględnieniem
terminu organu; wsparcie w abonamencie
P3 – pozostałe błędy i konsultacje
do 1 dzień
termin uzgodniony i zarejestrowany w ciągu 2 dni roboczych
6.2.Reakcja oznacza podjęcie obsługi przez kompetentną osobę, wstępną
kwalifikację i wskazanie dalszych działań; automatyczne potwierdzenie nie jest
reakcją. Przywrócenie oznacza odzyskanie możliwości poprawnego raportowania, a
nie samo uruchomienie aplikacji. Przy zastosowaniu obejścia wykonawca
przedstawia w ciągu 1 dnia roboczego termin trwałej naprawy do uzgodnienia z Zamawiającym.
6.3.Proszę o opis kanału zgłoszenia
i organizacji dyżuru zapewniającego wymaganą reakcję do 4 godzin na żądanie
organu podatkowego, w ramach opłaty za utrzymanie. Odrębnej wycenie mogą
podlegać dodatkowe prace poza godzinami podstawowymi: proszę o wskazanie
sposobu ich aktywacji, zasad realizacji i stawek. Odrębna wycena nie może
obejmować wymaganej reakcji ani prowadzić do ograniczenia pomocy w
przygotowaniu pliku objętej utrzymaniem. Plan działań powinien uwzględniać
termin wskazany przez organ.
6.4.Abonament obejmuje obsługę zgłoszeń, usuwanie wad wdrożonego
rozwiązania i integracji wykonanych przez wykonawcę, aktualizacje prawne techniczne i struktur JPK_MAG(2) oraz pilną pomoc w generowaniu
plików. Proszę o wskazanie limitu zwykłych konsultacji; limit nie może
wstrzymywać usuwania wad ani wymaganych aktualizacji. Rozwój poza uzgodnionym
zakresem jest wyceniany i zlecany odrębnie.
6.5.Wykonawca monitoruje zmiany
prawne, techniczne i struktur JPK_MAG(2) wymagane przez MF, przekazuje ocenę wpływu,
dostarcza wersję testową i wdraża aktualizację przed terminem jej zastosowania.
Jeśli termin publikacji zmian ogranicza standardowy cykl testów, przedstawia
plan przyspieszony i ryzyka. Należy wskazać zależności od zmian w źródłach oraz
koszty tych prac. Brak gotowości producenta źródła nie zwalnia z obowiązku
eskalacji i zaproponowania rozwiązania przejściowego.
6.6.Dla usług hostowanych proszę o podanie dostępności, sposobu
pomiaru, okien serwisowych i wyłączeń. Incydenty, czasy SLA i aktualizacje będą
raportowane miesięcznie. Wstrzymanie zegara SLA wymaga udokumentowanej
przeszkody po stronie Zamawiającego, wyjaśnienia jej wpływu i powiadomienia;
oczekiwanie na własnego podwykonawcę nie stanowi podstawy wstrzymania.
6.7.Proszę o informację o posiadanym ubezpieczeniu OC działalności,
sumie i zakresie ochrony, w szczególności dla szkód wynikających z błędów
oprogramowania i utraty danych. Dokument potwierdzający ochronę będzie wymagany
od wybranego wykonawcy przed podpisaniem umowy. Zakres i suma wymaganej polisy
zostaną określone przed ofertami końcowymi; nie stanowią obecnie ustalonego
progu wykluczenia.
6.8.Oferent zobowiązuje się do
przeprowadzenia, w ramach
ceny wdrożenia, szkolenia dla personelu Zamawiającego, obejmującego
zagadnienia związane z obsługą, eksploatacją, utrzymaniem oraz współpracą
operacyjną w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
Szkolenie powinno zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem świadczenia usług
lub przekazaniem systemu do użytkowania, zgodnie z ustaleniami stron.
7. Kalkulacja kosztów i warunki
oferty
7.1. W
etapie I proszę o trzy scenariusze (w sytuacji kiedy jest taka możliwość):
1.
minimalny
zakres zapewniający spełnienie
wszystkich wymagań obowiązkowych,
2.
najbardziej
prawdopodobny zakres rekomendowany,
3.
rozszerzony
z opcjami.
Każdy scenariusz powinien wskazywać
liczbę podmiotów, źródeł, interfejsów, użytkowników, wolumen danych, hosting i
SLA przyjęte przez dostawcę. Scenariusze nie mogą pomijać potrzeb
obowiązkowych opisanych w pkt 5.1–5.8; różnice skali i opcje należy wskazać
wprost.
7.2. W
etapie II podstawą porównania jest jeden wspólny zakres bazowy przekazany przez
Zamawiającego. Proszę o podanie stałych cen dla tego zakresu oraz stawek
jednostkowych rozszerzeń.
7.3.
Proszę o rozdzielenie kosztów analizy,
konfiguracji, integracji dla każdego źródła, zmian w źródłach danych od 1
stycznia 2027 r. objętych zakresem zamówienia, testów, szkoleń, dokumentacji,
uruchomienia i stabilizacji; licencji początkowych i cyklicznych; hostingu,
utrzymania oraz opłat podmiotów trzecich. Koszt rozwiązania przejściowego i
przejścia na rozwiązanie docelowe należy wykazać osobno, bez podwójnego
naliczania tych samych kosztów. Zmiana ma zapewnić zgodność tego punktu z
zakresem zamówienia obejmującym wyłącznie JPK_MAG(2).
7.4. TCO 3 i 5 lat obejmuje wszystkie
niezbędne koszty do uruchomienia, okres przejściowy oraz odpowiednio 36 lub 60
miesięcy produkcyjnej eksploatacji rozwiązania docelowego. Proszę o zestawienie
roku wdrożenia i każdego roku eksploatacji osobno. Koszty niezbędne ponoszone przez
Zamawiającego lub innych dostawców muszą być ujawnione i uwzględnione w
porównaniu; nakład własnego zespołu Zamawiającego należy wskazać odrębnie w
osobodniach(MD).
7.5. Ceny należy podać w PLN netto. Wartość
porównawcza TCO 5 lat jest liczona w cenach stałych; prognozowany wpływ
indeksacji prezentuje się osobno. Koszty walutowe przelicza się według średniego
kursu NBP, wskazanego wszystkim dostawcom przed ofertami końcowymi. Każda
pozycja ma mieć wartość, status „w cenie” z odniesieniem do pozycji nadrzędnej
albo „nie dotyczy” z uzasadnieniem. Brak kwoty nie oznacza kosztu zerowego.
7.6. Proszę o wskazanie jednostki
licencjonowania, minimalnych opłat, zasad indeksacji, stawek prac dodatkowych,
kosztów zwiększenia skali i eksportu danych. W etapie II kwoty nieustalone dla
niezbędnego zakresu wymagają wyjaśnienia przed dopuszczeniem oferty do oceny.
Oferta końcowa powinna zachować ważność przez 90 dni od terminu jej złożenia.
7.7. Proponowane rozliczenie: wdrożenie
według odebranych etapów, utrzymanie miesięcznie po uruchomieniu i odbiorze
objętego nim zakresu, płatność 30 dni od prawidłowej faktury. Wstępna
kalkulacja nie stanowi zgody Zamawiającego na uruchomienie płatnych prac.
8. Warunki udziału w postępowaniu
8.1.
Wiążącą
wersją językową oferty oraz wszelkiej dokumentacji w toku postępowania jest
język polski. W przypadku tłumaczenia dokumentów na inny język lub prowadzenia
negocjacji w języku innym niż polski, decydujące znaczenie ma zawsze wersja
polska. Docelowa umowa będzie sporządzona w języku polskim i podlegać będzie
prawu polskiemu. W przypadku przygotowania wersji dwujęzycznej, rozstrzygające
znaczenie dla interpretacji postanowień będzie miała wersja polska. Strony
poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych miejscowo dla siedziby danego
Zamawiającego.
8.2.
Oferta
końcowa powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania
Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze
przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do
oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do
działania w imieniu Oferenta. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za
pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus.
8.3.
Wykonawca
oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał
organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie
przedmiotu zamówienia, w szczególności:
- odpowiednie zdolności finansowe i ekonomiczne,
- potwierdzoną wiedzę oraz doświadczenie w
realizacji analogicznych projektów,
- wymagane uprawnienia, licencje lub certyfikaty,
- zasoby techniczne, kadrowe i organizacyjne
umożliwiające prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji
powyższych oświadczeń na każdym etapie postępowania lub realizacji umowy.
8.4.
W etapie I
proszę o podanie nazwy firmy, NIP i
osoby kontaktowej, złożenie wypełnionego pliku (Załącznik nr 2), opisu
koncepcji, odpowiedzi technicznych oraz kalkulacji wstępnej zgodnie z
wymaganiami opisanymi w częściach „Zawartość odpowiedzi technicznej” oraz
„Kalkulacja kosztów i warunki oferty” niniejszego RFP. Zakres dowodów, których
przedstawienie wymaga doprecyzowania danych lub testów, należy wskazać do
uzupełnienia w etapie II.
8.5.
W
etapie II wymagane są oferta podpisana zgodnie z reprezentacją, dokument
potwierdzający reprezentację lub pełnomocnictwo, wypełnione formularze
odpowiedzi oraz jawny wykaz odstępstw. Kwestionariusz Oferenta należy
zaktualizować, jeżeli dane z etapu I uległy zmianie.
9. Zakres wykluczenia oraz
odrzucenia oferty
Zamawiający
może odrzucić ofertę złożoną po terminie, zawierającą nieprawdziwe informacje
istotne dla oceny. Oferta końcowa niespełniająca wymagań obowiązkowych albo
niepozwalająca ustalić porównywalnego kosztu i zakresu zostanie odrzucona po
wyjaśnieniu braków.
10. Warunki współpracy
10.1.
Przewiduje
się umowę wdrożeniową obowiązującą do wykonania i odbioru uzgodnionych etapów
oraz odrębną umowę utrzymaniowo - serwisową na czas nieokreślony. Stroną umowy
będzie wskazana przed ofertami końcowymi spółka lub spółki; udział Zamawiającego
w postępowaniu nie oznacza automatycznie zawarcia umowy w imieniu wszystkich
spółek sklepowych.
Okres wypowiedzenia
wynosi:
a) dla Dostawcy -12
miesięcy,
b) dla Zamawiającego - 3
miesiące,
ze skutkiem na koniec
miesiąca kalendarzowego.
Powyższe
okresy wypowiedzenia dotyczą zwykłego wypowiedzenia umowy utrzymaniowo - serwisowej.
Nie ograniczają uprawnień stron w razie istotnego naruszenia umowy, określonych
w umowie docelowej. W okresie wypowiedzenia wykonawca zachowuje pełne SLA i
zapewnia wymagane aktualizacje.
10.2.
Proszę
o wskazanie ograniczeń licencyjnych lub minimalnych okresów subskrypcji, które
uniemożliwiałyby taki model. Wykonawca zapewni eksport danych i plików w
otwartych, udokumentowanych formatach, przekazanie aktualnej konfiguracji,
mapowań i dokumentacji integracji oraz współpracę z następcą. Standardowy
eksport i przekazanie istniejącej dokumentacji powinny być objęte utrzymaniem;
dodatkowa migracja wymaga jawnego cennika i odrębnego zlecenia.
10.3.
Proszę o określenie praw do korzystania z produktu i
komponentów dedykowanych oraz zasad dostępu do historii po zakończeniu
utrzymania lub subskrypcji. Dane i dokumentacja Zamawiającego nie mogą być
zatrzymywane jako środek nacisku w sporze rozliczeniowym. Termin bezpiecznego
usunięcia kopii po zakończeniu współpracy wymaga potwierdzenia przekazania
danych i uzgodnienia z właściwą spółką.
10.4.
Proszę o wskazanie okresu gwarancji, zasad
rozdzielenia gwarancji i utrzymania oraz wyłączeń odpowiedzialności. Usuwanie
tej samej wady nie może być rozliczane podwójnie
10.5.
Umowy będą określać odpowiedzialność za opóźnienia,
wady i niedotrzymanie SLA. Dla wdrożenia podstawą rozliczeń powinna być wartość
odpowiedniego etapu lub wdrożenia, a dla SLA, opłata utrzymaniowa. Ostateczne
parametry zostaną uzgodnione przed podpisaniem umowy, z ujawnieniem odstępstw w
ofercie końcowej. W szczególności odpowiedzialność będzie dotyczyć:
a)
opóźnienia w realizacji wdrożenia systemu lub jego poszczególnych etapów,
nieterminowego dostarczenia wersji testowych, dokumentacji lub komponentów
integracyjnych,
b)
przekroczenia terminu uruchomienia środowiska produkcyjnego,
c)
niedotrzymania
uzgodnionych parametrów funkcjonalnych systemu, w tym w szczególności
d)
nieprawidłowego generowania JPK_MAG(2) lub braku
zgodności z uzgodnioną strukturą MF, błędów transformacji oraz niesprawnych
integracji objętych odpowiedzialnością wykonawcy, utraty, zniekształcenia lub niekompletnego
przeniesienia danych wskutek działania rozwiązania lub prac wykonawcy,
e)
niewykonania
usług zgodnie z ustalonym poziomem SLA,
f)
innych
przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych
określonych w umowie.
10.6.
Oferent zobowiązany będzie do przeprowadzenia
szkoleń z zakresu obsługi systemu dla osób wskazanych przez Zamawiającego, w
terminie poprzedzającym uruchomienie środowiska produkcyjnego. Zakres, forma
oraz harmonogram szkoleń zostaną uzgodnione z Zamawiającym przed rozpoczęciem
realizacji usługi.
11. Zastrzeżenia
11.1.
Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad
uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego
traktowania Oferentów.
11.2.
Niniejsze postępowanie ma charakter zakupowy i jest
prowadzone na zasadach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Do
postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. -
Prawo zamówień publicznych.
11.3.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w
rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego ani zobowiązania Zamawiającego lub spółek
Grupy Muszkieterów w Polsce do udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy.
11.4.
Wszelkie
koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent;
Zamawiający nie zwraca tych kosztów w żadnym wypadku.
11.5.
Proszę o wskazanie wszystkich odstępstw od RFP w
jednym zestawieniu wraz z proponowanym rozwiązaniem i wpływem na cenę oraz
termin. Złożenie oferty nie oznacza automatycznej akceptacji nieujawnionych
warunków własnych dostawcy; odstępstwa wymagają wyraźnego uzgodnienia.
11.6.
Informacje uzyskane w postępowaniu mogą być
wykorzystywane wyłącznie na potrzeby projektu. Proszę o oznaczenie poufnych
części oferty. Przed udostępnieniem szczegółowej dokumentacji i danych Zamawiający
wymaga zawarcia NDA według przekazanego wzoru - Załącznik nr 1. Nie należy przekazywać danych klientów
referencyjnych bez uprawnienia do ich udostępnienia.
11.7.
Złożenie
oferty lub poinformowanie o jej
wyborze nie tworzy zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta
do zawarcia umowy handlowej. Umowa może zostać zawarta wyłącznie w formie
pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub wymiana korespondencji nie stanowi
zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.
11.8.
Oferta końcowa powinna być kompletna. Braki i
niejasności mogą podlegać wyjaśnieniu w wyznaczonym terminie; wyjaśnienia nie
mogą prowadzić do niejawnej zmiany wspólnej podstawy porównania ofert.
11.9.
Doprecyzowanie zakresu i ofert, wyjaśnienia oraz negocjacje będą
prowadzone w ramach niniejszego postępowania, z zachowaniem terminów
określonych w RFP. Informacje mające wpływ na przygotowanie ofert zostaną
przekazane wszystkim uczestnikom danego etapu na równych zasadach, z
zachowaniem poufności.
11.10.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM
Polska Sp. z o.o.
12. Kryteria
oceny ofert
Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów
jakościowych i ekonomicznych.
Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający porównywalność ofert oraz
zgodność z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.
Kryterium
Waga
Zakres oceny
TCO 5 lat
25%
Łączny koszt
uruchomienia rozwiązania oraz 60 miesięcy jego eksploatacji, dla jednakowego
zakresu przyjętego do porównania ofert.
Funkcjonalność
i jakość raportowania
25%
Obsługa i
identyfikacja błędów, dostęp do danych źródłowych, konfiguracja mapowań,
wsadowe generowanie plików oraz automatyczne uzgadnianie danych ze źródłami.
Czas
realizacji wdrożenia
20%
Czas do
odbioru rozwiązania docelowego, liczony w dniach kalendarzowych od wspólnej
daty rozpoczęcia prac. Termin wymaga potwierdzenia wykonalnym harmonogramem i
zapewnienia obsługi okresu przejściowego.
Serwis i
aktualizacje prawne
15%
Czasy
reakcji i przywrócenia poprawnego raportowania, monitorowanie SLA oraz
terminy udostępniania aktualizacji wynikających ze zmian prawnych.
Doświadczenie
i referencje
15%
Potwierdzone
doświadczenie firmy, kierownika projektu i lidera integracji w porównywalnych
wdrożeniach dla sektorów retail, FMCG lub DIY, obejmujących integrację
różnych systemów i centralne raportowanie regulacyjne.
Łącznie
100%
Warunkiem
dopuszczenia oferty do oceny punktowej jest spełnienie wymagań obowiązkowych.
Ocenie podlegają funkcje, parametry i zobowiązania objęte zakresem oraz ceną
ocenianej oferty. Podstawę oceny stanowią informacje i potwierdzenia
przedstawione przez Oferenta, w tym wyniki prezentacji lub testów, jeżeli
zostaną przewidziane w postępowaniu. Brak dodatkowej funkcji lub podwyższonego
parametru objętego oceną nie stanowi podstawy odrzucenia oferty spełniającej
wymagania obowiązkowe
13. Terminy
związane z postępowaniem
Etap
Termin
Publikacja RFP
22.10.2026
Pytania do etapu I / odpowiedzi Zamawiającego
23.10.2026 - 03.11.2026
Złożenie do I ETAPU ofert - koncepcji
i kalkulacji wstępnych
06.11.2026
Rozmowy techniczne i doprecyzowanie
wspólnego zakresu w zakresie ofert z ETAPU I
12.11.2026 - 08.12.2026
Przekazanie OFERT – ETAP II (po
rozmowach technicznych)
09.12.2026 – 18.12.2026
Negocjacje (oferty końcowe /
demonstracje )
07.01.2027 – 21.01.2027
Decyzja o wyborze rozwiązania i
oferenta
22.01.2027
Gotowość rozwiązania przejściowego
zapewnienie obsługi danych od
01.01.2027 r.; szczegółowy plan oferenta
Odbiór rozwiązania docelowego
Do 31.03.2027 r.
Proszę o wskazanie najpóźniejszej daty
podpisania umowy i udostępnienia danych umożliwiającej realizację harmonogramu.
Propozycja innej daty uruchomienia musi być oznaczona jako odstępstwo i nie
oznacza przesunięcia obowiązków raportowania. W razie braku wykonalnego planu Zamawiający
podejmie odrębną decyzję projektową; wykonawca nie powinien deklarować
nierealnego terminu.
14. Miejsce
składania ofert oraz
pytania do treści zapytania ofertowego
14.1. Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w
wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus
14.2. W
przypadku pytań:
a)
merytorycznych,
proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej
Open Nexus "Wyślij wiadomość”
b)
związanych z
obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej
Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do
17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
14.3. Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter
informacyjny.
14.4. Podstawą
rozpoczęcia realizacji zamówienia jest zawarcie właściwej umowy lub umów przez uprawnione
osoby reprezentujące Zamawiającego lub wskazane spółki, zgodnie z pkt 10.
15. Załączniki
Załącznik nr 1 – wzór umowy o zachowaniu poufności (NDA).
Załącznik nr 2 – Formularz IT JPK MAG(2).
Załączniki zostaną udostępnione wraz z RFP. Jeżeli
któregoś wzoru nie udostępniono, proszę o zgłoszenie tego przez platformę;
Zamawiający uzupełni materiały i zapewni czas na odpowiedź. Brak
nieudostępnionego formularza nie stanowi podstawy odrzucenia odpowiedzi.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Doświadczenie zespołu projektowego (Proszę o załączenie potwierdzenia doświadczenia zespołu Oferenta (CV- zespołu projektowego) z udokumentowanym doświadczenie w tego typu projektach.)
Referencje (Proszę załączyć referencje, jeżeli oferent takimi dysponuje.)
Termin ważności oferty (Termin związania ofertą wynosi 90 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. SCA PRPOLSKA zastrzega sobie możliwość wnioskowania o przedłużenie terminu związania ofertą o kolejne 30 dni.
Proszę o potwierdzenie.)
Aktualne dokumenty rejestrowe firmy: (Aktualny odpis z dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON.
Proszę o załączenie.)
Sprawozdanie finansowe za ostatni rok (Sprawozdanie finansowe za ostatni rok.
Proszę o załączenie.)
Pisemne oświadczenie Oferenta o nie zaleganiu ZUS i US (Pisemne oświadczenie Oferenta o nie zaleganiu ZUS i US.
Proszę je załączyć.)
Produkt i usługi zgodne z normą branżową, prawem POLSKIM. (Proszę potwierdzić pełna zgodność oferowanego rozwiązania z prawem polskim, a także zapewnienie bezpłatnych aktualizacji prawnych i fiskalnych dostarczanych przed wymaganym (przez daną zmianę prawną) terminem. Śledzenie zmian zachodzących w polskim prawie leży w 100% po stronie dostawcy oferowanego oprogramowania – przez cały okres korzystania z produktu
Proszę potwierdzić.)
Informacje o firmie: (a. Nazwa firmy,
b. Adres siedziby,
c. Telefon kontaktowy i adres mailowy do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty.
Proszę podać powyższe dane.)
Inne dokumenty (załączniki) (Proszę opcjonalnie załączyć inne dokumenty, które nie są wymienione powyżej.)
Umowa o zachowanie poufności. (Proszę o potwierdzenie możliwości podpisania umowy NDA, która będzie wymagana na dalszych etapach rozmów.)
Terminy z zapytania / RFP (Proszę potwierdzić możliwość realizacji projektu wg. podanego w zapytaniu /RFP terminów.
)
Wersja testowa (Proszę o określenie możliwości przetestowania rozwiązania jeżeli istnieje: wersja testowa, login i hasło do systemu demonstracyjnego .)
Gwarancja / serwis (Proszę o potwierdzenie warunków w ramach gwarancji/serwisu opisanych w zapytaniu ofertowym.)
Pakiety utrzymaniowe (Proszę o potwierdzenie pakietów utrzymaniowych zgodnie z zapytaniem jeżeli są konieczne.)
Wymagania z RFP / ZAPYTANIA (Proszę o potwierdzenie spełnienia wymagań z zapytania ofertowego lub wniesienie uwag.)
Ubezpieczenie OC Oferenta (6.7. Proszę o informację o posiadanym ubezpieczeniu OC działalności, sumie i zakresie ochrony, w szczególności dla szkód wynikających z błędów oprogramowania i utraty danych. Dokument potwierdzający ochronę będzie wymagany od wybranego wykonawcy przed podpisaniem umowy. Zakres i suma wymaganej polisy zostaną określone przed ofertami końcowymi; nie stanowią obecnie ustalonego progu wykluczenia.)
Oferta powinna zawierać model wyceny typu Fixed Price, jednakże niezbędne będzie wyszczególnienie planowanych zasobów (stawka dniowa x ilość) oraz przedstawienie stawki za dzień pracy na poczet ewentualnych dodatkowych zakresów/ zleceń wykraczających poza cel zapytania ofertowego. (Proszę o potwierdzenie)
Wynagrodzenie, płatne będzie w transzach, odpowiadającym etapom. Płatności każdej z powyższych części wynagrodzenia za wykonanie etapów nastąpi na podstawie protokołu odbioru prac za poszczególne etapy potwierdzające prawidłowość wykonania zadań. (Proszę o potwierdzenie)
Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi). (Proszę o potwierdzenie)
Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru prac. (Proszę o potwierdzenie)
Wszelkiego rodzaju przedpłaty nie są akceptowane. (Proszę o potwierdzenie)
Time limit for receipt of tenders
Fri Nov 06 14:00:00 GMT 2026
Category assortment
Licences and software
Buyer details
ITM Polska Sp. z o.o.
