ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 60/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Międzynarodowe Targi Przemysłu Spożywczego Anuga 2027, Kolonia, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Międzynarodowe Targi Przemysłu Spożywczego Anuga 2027, które odbędą się w dniach 09.10.2027 - 13.10.2027 r. w Kolonii (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Serowar Podlaski SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 5451832478.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Anuga 2027, wraz z pokryciem wszystkich opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 4 m / 5 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron; stoisko narożne/opcjonalnie stoisko szeregowe;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, sprzątanie, opłata AUMA itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, całodobowy dostęp do zasilania, pokrycie opłat za energię: przyłącze energii elektrycznej do 13 kW/24 h;
• dodatkowo pokrycie kosztu reklamy w mediach targowych: Marketing Package Basic, wyróżnienie produktów w katalogu online i aplikacji, publikacja informacji prasowej / Online Press Compartment lub dodatkowa reklama w katalogu;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• ściany o wysokości 2,8m, w kolorach jasnych, beżowych, wykonane z MDF, przygotowane odpowiednio pod oklejenie grafiką wielkoformatową,
• wykładzina w kolorze dopasowanym do aranżacji stoiska;
• elementy wyposażenia stoiska:
1 lada ekspozycyjna (indywidualna), wykonana z MDF, o wymiarach minimalnych wysokość 120 cm, szerokość 50 cm i długość 150 cm;
1 lada chłodnicza o minimalnych wymiarach ekspozycji: długość: 150 cm, szerokość: 49 cm);
2 stoły z białym blatem okrągłym – minimalna wysokość 75 cm, blat o średnicy min. 100 cm wykonany z płyty meblowej;
4 krzesła białe, tapicerowane w stylu skandynawskim o minimalnych wymiarach wysokość - 82 cm, szerokość 49 cm;
2 hockery białe o minimalnych wymiarach wysokość 100 cm, szerokość 48,5 cm;
• telewizor min. 50 cali (w tym montaż, zasilanie, przewód HDMI lub odtwarzacz USB) wifi, zawieszony na ścianie;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 4 lampy wiszące;
• gniazda elektryczne: minimum 3 gniazdka;
• zaplecze socjalne o powierzchni ok. 3–3,5 m², z pełną zabudową i solidnymi drzwiami zamykanymi na klucz lub kod. Wyposażenie zaplecza:
regał lub szafka regałowa;
wieszak na ubrania;
lodówka lub witryna chłodnicza o pojemności minimum 600 l. Układ zaplecza musi zapewniać swobodny dostęp do wyposażenia i możliwość pełnego otwierania drzwi urządzenia chłodniczego;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o neon z logo firmy o wymiarach 120 x 45 cm zamontowany na ścianie;
o podświetlany kaseton z logo firmy o wymiarach 120 x 35 cm zamontowany na ścianie;
o ściany całościowo oklejone kolorowymi grafikami w tym:
logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 16:00;
• transport eksponatów w dwie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Gorszczyzna (siedziba Wnioskodawcy - Gorszczyzna 2, 16-140 Korycin) – targi Anuga 2027 (lokalizacja targów: Koelnmesse Hall, Messeplatz 1, 50679, Kolonia, Niemcy) – Gorszczyzna 2, 16-140 Korycin.
• opis eksponatów: sery - produkt wymaga zachowania kontrolowanej temperatury podczas transportu (transport chłodzony), wymagana temperatura 4-8 stopni C;
• szacowana wielkość i waga ładunku:
– ładunek transportowany na 2 europaletach o wymiarach 120 × 80 cm, wymagana temperatura transportu 4-8 stopni C;
– maksymalna masa jednej europalety wraz z eksponatami nie przekroczy 400 kg.,
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 16:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów (wymagany transport chłodniczy).
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dusseldorf – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 08.10.2027 r. w godzinach porannych do godz. 10:00, lot powrotny: wylot z Dusseldorfu w dniu 13.10.2027 r. w godzinach wieczornych (po godz. 19:00);
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 08-13.10.2027 r. (5 noclegów);
• 1 pokój jednoosobowy z łazienką, 1 pokój dwuosobowy z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien posiadać parking oraz restaurację;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ANUGA 2027, Koelnmesse Hall, Messeplatz 1, 50679, Kolonia, Niemcy:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Międzynarodowe Targi Przemysłu Spożywczego Anuga 2027, które odbędą się w dniach 09.10.2027 - 13.10.2027 r. w Kolonii (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Serowar Podlaski SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 5451832478.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Anuga 2027, wraz z pokryciem wszystkich opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 4 m / 5 m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron; stoisko narożne/opcjonalnie stoisko szeregowe;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, sprzątanie, opłata AUMA itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, całodobowy dostęp do zasilania, pokrycie opłat za energię: przyłącze energii elektrycznej do 13 kW/24 h;
• dodatkowo pokrycie kosztu reklamy w mediach targowych: Marketing Package Basic, wyróżnienie produktów w katalogu online i aplikacji, publikacja informacji prasowej / Online Press Compartment lub dodatkowa reklama w katalogu;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• ściany o wysokości 2,8m, w kolorach jasnych, beżowych, wykonane z MDF, przygotowane odpowiednio pod oklejenie grafiką wielkoformatową,
• wykładzina w kolorze dopasowanym do aranżacji stoiska;
• elementy wyposażenia stoiska:
1 lada ekspozycyjna (indywidualna), wykonana z MDF, o wymiarach minimalnych wysokość 120 cm, szerokość 50 cm i długość 150 cm;
1 lada chłodnicza o minimalnych wymiarach ekspozycji: długość: 150 cm, szerokość: 49 cm);
2 stoły z białym blatem okrągłym – minimalna wysokość 75 cm, blat o średnicy min. 100 cm wykonany z płyty meblowej;
4 krzesła białe, tapicerowane w stylu skandynawskim o minimalnych wymiarach wysokość - 82 cm, szerokość 49 cm;
2 hockery białe o minimalnych wymiarach wysokość 100 cm, szerokość 48,5 cm;
• telewizor min. 50 cali (w tym montaż, zasilanie, przewód HDMI lub odtwarzacz USB) wifi, zawieszony na ścianie;
• rodzaj i parametry oświetlenia: 4 lampy wiszące;
• gniazda elektryczne: minimum 3 gniazdka;
• zaplecze socjalne o powierzchni ok. 3–3,5 m², z pełną zabudową i solidnymi drzwiami zamykanymi na klucz lub kod. Wyposażenie zaplecza:
regał lub szafka regałowa;
wieszak na ubrania;
lodówka lub witryna chłodnicza o pojemności minimum 600 l. Układ zaplecza musi zapewniać swobodny dostęp do wyposażenia i możliwość pełnego otwierania drzwi urządzenia chłodniczego;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o neon z logo firmy o wymiarach 120 x 45 cm zamontowany na ścianie;
o podświetlany kaseton z logo firmy o wymiarach 120 x 35 cm zamontowany na ścianie;
o ściany całościowo oklejone kolorowymi grafikami w tym:
logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność.
wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 16:00;
• transport eksponatów w dwie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Gorszczyzna (siedziba Wnioskodawcy - Gorszczyzna 2, 16-140 Korycin) – targi Anuga 2027 (lokalizacja targów: Koelnmesse Hall, Messeplatz 1, 50679, Kolonia, Niemcy) – Gorszczyzna 2, 16-140 Korycin.
• opis eksponatów: sery - produkt wymaga zachowania kontrolowanej temperatury podczas transportu (transport chłodzony), wymagana temperatura 4-8 stopni C;
• szacowana wielkość i waga ładunku:
– ładunek transportowany na 2 europaletach o wymiarach 120 × 80 cm, wymagana temperatura transportu 4-8 stopni C;
– maksymalna masa jednej europalety wraz z eksponatami nie przekroczy 400 kg.,
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 16:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów (wymagany transport chłodniczy).
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dusseldorf – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 08.10.2027 r. w godzinach porannych do godz. 10:00, lot powrotny: wylot z Dusseldorfu w dniu 13.10.2027 r. w godzinach wieczornych (po godz. 19:00);
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 08-13.10.2027 r. (5 noclegów);
• 1 pokój jednoosobowy z łazienką, 1 pokój dwuosobowy z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien posiadać parking oraz restaurację;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ANUGA 2027, Koelnmesse Hall, Messeplatz 1, 50679, Kolonia, Niemcy:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-10-20 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
