ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 57/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Aquatherm Almaty 2027, Ałmaty, Kazachstan w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

Notice description

Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera

Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Aquatherm Almaty 2027, które odbędą się w dniach 7 - 9 września 2027 r. w Ałmatach (Kazachstan).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - PLUM Sp. z o.o., NIP 9661427390.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.

A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Aquatherm Almaty 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 25 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 25 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 5m x 5m (długość/szerokość);
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron (narożne);
• preferowana lokalizacja: wewnątrz hali wystawienniczej, przy głównych ciągach komunikacyjnych lub w strefie o wysokim natężeniu ruchu odwiedzających (z zastrzeżeniem, że zapewnienie preferowanej lokalizacji stoiska jest uzależnione od dostępności powierzchni wystawienniczej oraz zasad przydziału miejsc stosowanych przez Organizatora targów);
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, opłata za ubezpieczenie, opłata za akredytację projektu stoiska indywidualnego, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej min. 3 kW, pokrycie opłat za energię;

B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• zabudowa indywidualna:
o wysokość zgodna z regulaminem obiektu, min. 3 - 3,5m;
o konstrukcja aluminiowa z wypełnieniem z płyt MDF lub płyt systemowych lub z tkaniny naciąganej na konstrukcję;
o kolorystyka zgodna z identyfikacją wizualną PLUM;
• elementy wyposażenia:
o lada recepcyjna – 1 szt., podświetlana, wyposażona w min. 1 półkę, otwarta, o wymiarach ok. 100 cm x 100 cm x 30 cm, w kolorze czarnym lub fioletowym, z podświetlanym sygnetem z logo plum, wykonana z płyty MDF lub z tkaniny naciąganej na konstrukcję aluminiową;
o stoliki spotkań – 3 szt., blat okrągły o średnicy ok. 70 cm, wysokość stolika ok. 90 cm, blaty wykonane z płyty MDF czarnej, nogi stolików wykonane z aluminium lub stalowe w kolorze czarnym;
o krzesła – 9 szt., z oparciem, czarne lub w kolorze ciemnego drewna, wykonane z drewna, forniru lub aluminium i tkaniny obiciowej na siedzisku;
o TV – 1 szt., 75 cali, 4K, przekątna ekranu ok. 189 cm, montowany na ścianie stoiska – wymagany wieszak do TV do zawieszenia na ścianie, m.in. jedno wejście USB;
o ekspozytor produktów z plexi, z pełnym zadrukiem, produkty montowane do plexi na wkręty, ekspozytor montowany na ścianie stoiska na dystansach, ekspozytor o wymiarach ok. 180 cm x 150 cm, nośność do ok. 25kg;
• elementy dekoracyjne:
o wykładzina targowa;
o rośliny 3 sztuki, żywe, min. wysokość 120cm z donicą;
o 1 fioletowy, podświetlany sygnet PLUM;
• rodzaj i parametry oświetlenia:
o 1 listwa LED do podświetlenia ekspozytora z urządzeniami od spodu oraz 2 szt. spotów oświetleniowych punktowych do ekspozycji urządzeń od góry, spoty montowane na ścianie stoiska, nad ekspozytorem urządzeń, barwa światła neutralna;
o 10 szt. reflektorów LED jako oświetlenie górne montowane do ścian stoiska, barwa światła neutralna;
• minimum 8 gniazd 230V;
• zaplecze socjalne o powierzchni ok. 4 m² (np. 1x4 m, wysokość zgodna z wysokością stoiska), zamykane na klucz, wyposażone w:
o 2 szt. regałów do przechowywania o wymiarach ok.: 180cm wysokości, 80cm szerokości, 40 cm głębokości; każdy regał po 5 półek/poziomów do przechowywania; półki otwarte; materiał wykonania: płyta meblowa i/lub tworzywo sztuczne; nośność jednej półki: nie mniej niż 30 kg;
o lodówkę;
o ekspres do kawy;
o kosz na śmieci.
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o 2 wydruki wielkoformatowe na dwóch ścianach stoiska, łączna powierzchnia grafik ok. 8 m2;
o 2 szt. logotypów PLUM podświetlanych, o długości 100 cm w podstawie (pozostałe wymiary z proporcji logotypu), logotypy montowane na dwóch ścianach stoiska w ich górnej części;
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.

C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 16:00;
• transport eksponatów w dwie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok/Ignatki – targi Aquatherm Almaty 2027 (lokalizacja targów: Centrum wystawiennicze Atakent International Exhibition Centre (Atakent IEC), 42 Timiryazev str., Almaty, Kazachstan) - Białystok/Ignatki;
• opis eksponatów: urządzenia pokazowe PLUM, materiały promocyjne, wyposażenie ekspozycyjne do prezentacji produktów, elementy stoiska targowego;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ok. 950 kg; ok. 4 europalet o maksymalnych wymiarach 120 x 80 x 200 cm;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10.000,00 PLN;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 16:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do Almaty, Kazachstan;

D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Ałmaty (ALA) – Warszawa (WAW) (przelot max. 1 przesiadka), maksymalny czas lotu – 11 godzin, wylot z Warszawy w dniu 05.09.2027 r., lot powrotny: wylot w dniu 10.09.2027 r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagaż podręcznego (8kg) + 1 bagaż rejestrowany (23 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.

E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 05-10.09.2027 (5 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• wymagany dostęp do Internetu;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Aquatherm Almaty 2027 (lokalizacja targów: Centrum wystawiennicze Atakent International Exhibition Centre (Atakent IEC), 42 Timiryazev str., Almaty, Kazachstan):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 25 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Kazachstanu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 155 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok

Make an offer

Time limit for receipt of tenders

Mon Oct 12 08:00:00 GMT 2026

Location

Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok

Category assortment

Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services

Buyer details

Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427

Contact details