ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 56/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ILM Offenbach 2027, Offenbach, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ILM Offenbach 2027, które odbędą się w dniach 4-6.09.2027 r. w Offenbach (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – Wings Sp. z o.o., NIP 5423261087.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ILM Offenbach 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 24 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 24 m2 (+/-2m2);
• preferowane wymiary stoiska: 3m x 8m (długość/szerokość);
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron (narożne);
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. basic contribution fee, wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, opłata AUMA itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów typu System stand fully equipped lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany o wysokości min. 2,5 m, obite czarnym tłem – tkanina poliester 200g/m2 w wykończeniu matowym lub rozwiązanie równoważne;
• wykładzina dywanowa w czarnym kolorze;
• elementy wyposażenia:
o 1 biała lada personalizowana wykonana z mdf o wymiarach 100x50x100cm z podświetlanym logotypem LED wykonanym z pleksi;
o 1 biały podest wykonany z mdf o wymiarach 70x600x100cm z podświetlanym od spodu blatem LED;
o 2 białe podesty wykonane z mdf o wymiarach 100x30x16cm z podświetlanym od spodu blatem LED;
o neon LED z logotypem o całkowitej długości 100cm;
o 21 półek na eksponaty - wykonanych z laminowanej płyty o wymiarach 100x40x2,8cm, montowane do ścian stoiska o nośności min. 20kg;
o 2 stoły okrągłe białe;
o 4 krzesła białe;
o 1 hoker biały;
o 1 stojak na katalogi A4 czarny lub przezroczysty;
o wieszak na ubrania;
o kosz na odpady;
o taśmy LED do podświetlenia półek;
o telewizor 55” Full HD, kolor czarny, USB, HDMI, pilot, kabel HDMI, przewód zasilający, umieszczony na statywie o wysokości min. 200cm;
o zaplecze socjalne o wymiarach 3-4m2, wyposażenie: ekspres ciśnieniowy z funkcją spieniania mleka, stolik pod ekspres do kawy 70x70x75cm, regał do przechowywania materiałów promocyjnych i akcesoriów, o wymiarach min. 1000x400x1800cm;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o ścianka umieszczona na ścianie stoiska. wykonana z tła canvas o wymiarach 300x250 cm z logotypami marki Wings oraz logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znakiem barw Rzeczypospolitej Polskiej, znakiem Unii Europejskiej, znakiem Województwa Podlaskiego zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wnioskodawcę;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Żółtki-Kolonia, 16-070 Choroszcz – targi ILM Offenbach 2027 (lokalizacja targów: Messe Offenbach GmbH, Kaiserstraße 108-112 63065 Offenbach am Main, Niemcy) – Żółtki-Kolonia, 16-070 Choroszcz);
• opis eksponatów: walizki podróżne, plecaki, torby, akcesoria turystyczne w różnych rozmiarach;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 6 euro palet, łączna waga brutto ok. 800kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Frankfurt nad Menem – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 02.09.2027 r., lot powrotny: wylot w dniu 07.09.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 bagaż podręczny+ 1 bagaż rejestrowany dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 02.09.-07.09.2027 (5 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ILM Offenbach 2027 (lokalizacja targów: Messe Offenbach GmbH, Kaiserstraße 108-112 63065 Offenbach am Main, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ILM Offenbach 2027, które odbędą się w dniach 4-6.09.2027 r. w Offenbach (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – Wings Sp. z o.o., NIP 5423261087.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ILM Offenbach 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 24 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 24 m2 (+/-2m2);
• preferowane wymiary stoiska: 3m x 8m (długość/szerokość);
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron (narożne);
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. basic contribution fee, wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, opłata AUMA itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów typu System stand fully equipped lub rozwiązanie równoważne z dodatkowym wyposażeniem zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany o wysokości min. 2,5 m, obite czarnym tłem – tkanina poliester 200g/m2 w wykończeniu matowym lub rozwiązanie równoważne;
• wykładzina dywanowa w czarnym kolorze;
• elementy wyposażenia:
o 1 biała lada personalizowana wykonana z mdf o wymiarach 100x50x100cm z podświetlanym logotypem LED wykonanym z pleksi;
o 1 biały podest wykonany z mdf o wymiarach 70x600x100cm z podświetlanym od spodu blatem LED;
o 2 białe podesty wykonane z mdf o wymiarach 100x30x16cm z podświetlanym od spodu blatem LED;
o neon LED z logotypem o całkowitej długości 100cm;
o 21 półek na eksponaty - wykonanych z laminowanej płyty o wymiarach 100x40x2,8cm, montowane do ścian stoiska o nośności min. 20kg;
o 2 stoły okrągłe białe;
o 4 krzesła białe;
o 1 hoker biały;
o 1 stojak na katalogi A4 czarny lub przezroczysty;
o wieszak na ubrania;
o kosz na odpady;
o taśmy LED do podświetlenia półek;
o telewizor 55” Full HD, kolor czarny, USB, HDMI, pilot, kabel HDMI, przewód zasilający, umieszczony na statywie o wysokości min. 200cm;
o zaplecze socjalne o wymiarach 3-4m2, wyposażenie: ekspres ciśnieniowy z funkcją spieniania mleka, stolik pod ekspres do kawy 70x70x75cm, regał do przechowywania materiałów promocyjnych i akcesoriów, o wymiarach min. 1000x400x1800cm;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o ścianka umieszczona na ścianie stoiska. wykonana z tła canvas o wymiarach 300x250 cm z logotypami marki Wings oraz logotypami Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znakiem barw Rzeczypospolitej Polskiej, znakiem Unii Europejskiej, znakiem Województwa Podlaskiego zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wnioskodawcę;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Żółtki-Kolonia, 16-070 Choroszcz – targi ILM Offenbach 2027 (lokalizacja targów: Messe Offenbach GmbH, Kaiserstraße 108-112 63065 Offenbach am Main, Niemcy) – Żółtki-Kolonia, 16-070 Choroszcz);
• opis eksponatów: walizki podróżne, plecaki, torby, akcesoria turystyczne w różnych rozmiarach;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 6 euro palet, łączna waga brutto ok. 800kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Frankfurt nad Menem – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 02.09.2027 r., lot powrotny: wylot w dniu 07.09.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 bagaż podręczny+ 1 bagaż rejestrowany dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 02.09.-07.09.2027 (5 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ILM Offenbach 2027 (lokalizacja targów: Messe Offenbach GmbH, Kaiserstraße 108-112 63065 Offenbach am Main, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
Mon Oct 12 08:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
