Obsługa dwudniowej konferencji: zapewnienie sali konferencyjnej, wyżywienia oraz miejsc noclegowych ze śniadaniami dla osób uczestniczących w wydarzeniu, Kraków (woj. małopolskie), 26-27.11.2026 r.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.12-IP.04-0036/25 - Rozwój dla wspólnego dobra
Związek Centralny Dzieła Kolpinga w Polsce, NIP 676-10-51-184, REGON 350783070, KRS 0000065046 z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Żułowska 51, 31-436 Kraków, zwany dalej „Zamawiającym” zaprasza do składania ofert w postępowaniu na wyłonienie Wykonawcy kompleksowej obsługi dwudniowej konferencji dla ok. 26 osób (+/- 6 osób) polegającej na zapewnieniu sali konferencyjno-szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym i multimedialnym, spełniającej wymogi osób o szczególnych potrzebach oraz zapewnieniu wyżywienia w trakcie konferencji i noclegów ze śniadaniami dla osób biorących udział w wydarzeniu.
Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu „Rozwój dla wspólnego dobra” nr FERS.04.12-IP.04-0036/25, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
I. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy usługi polegającej na kompleksowej obsłudze w terminie 26-27.11.2026 r. dwudniowego wydarzenia o charakterze konferencyjno-szkoleniowym dla przedstawicieli/-lek organizacji pozarządowych.
Usługa polega na zapewnieniu:
• sali konferencyjno-szkoleniowej na realizację programu wydarzenia o zróżnicowanym charakterze (wykłady, debata, elementy warsztatowe) w planowanym terminie: od 26.11.2026 r. od godz. 16:00 do 27.11.2026 r. do godz. 17:00;
• wyżywienia każdego dnia wydarzenia zgodnie ze schematem:
I dzień (26 listopada): przerwa kawowa ciągła, kolacja;
II dzień (27 listopada): przerwa kawowa ciągła, obiad,
(Zamawiający doprecyzuje dokładny harmonogram posiłków oraz liczbę osób korzystających z usług najpóźniej 3 dni przed realizacją usługi);
• noclegów ze śniadaniem w pokojach dwuosobowych dla osób uczestniczących w wydarzeniu – Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na ok.12-13 pokoi dwuosobowych oraz 1-2 pokoje jednoosobowe.
(Zamawiający doprecyzuje liczbę osób, które będą korzystać z odpowiednim wyprzedzeniem).
Wykonawca zapewni w ramach usługi:
1. Salę konferencyjno-szkoleniową w planowanym terminie i godzinach realizacji programu wydarzenia z ewentualnym dodatkowym czasem potrzebnym na przygotowanie (program merytoryczny wydarzenia to 16 godzin dydaktycznych, 1 godz. = 45 minut):
I dzień 26 listopada: godz. 14:30.00-21:30
II dzień 27 listopada: godz. 8:00-18:00
Powyższe, planowane ramy czasowe uwzględniają dodatkowy czas na przygotowanie sali przed zajęciami i po zajęciach oraz czas planowanych przerw – maks. ok. 1/1,5 godz. – Zamawiający zastrzega sobie prawo doprecyzowania godzin zajęć najpóźniej 3 dni przed wydarzeniem.
Wymagania dotyczące sali:
a) spełnia wszystkie wymagania (przepisy BHP i ppoż.) bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/szkolenia;
b) jest zlokalizowana na kondygnacji nadziemnej budynku – sale usytuowane w kondygnacjach podziemnych, w tym w piwnicach lub przyziemiach, nie będą akceptowane;
c) ma powierzchnię nie mniejszą niż 60 m²;
d) jest wyposażona w odpowiedni sprzęt (rzutnik, tablica, flipchart, papier flipchartowy), krzesła i stoliki oraz dostęp do bezprzewodowego Internetu;
e) posiada dostęp do naturalnego światła poprzez okna, z możliwością ich zaciemnienia w razie potrzeby;
f) posiada miejsce do serwowania przerwy kawowej ciągłej;
g) spełniała wymogi związane z dostępnością ujęte w standardzie architektonicznym, szkoleniowym (zgodnie z dokumentem Standardy dostępności dla polityki spójności 2021–2027), w szczególności:
• wejście do budynku na poziomie terenu wokół budynku, a jeśli w budynku (lub przed wejściem do budynku) zastosowano schody, to windę, dostępny podjazd lub sprawną platformę przyschodową, o ile to możliwe, zainstalowaną przy wejściu głównym/schodach głównych;
• toalety przystosowane dla osób z niepełnosprawnością;
• o ile to możliwe, brak na korytarzach wystających gablot, reklam, elementów dekoracji, które mogłyby być przeszkodą dla osób z niepełnosprawnościami;
h) posiada właściwie oznakowane wejście do sali plakatem informacyjnym (wg. wzoru dostarczonego przez Zamawiającego) oraz oznakowanie przy wejściu do budynku i na trasie dojścia do sali, wskazujące sposób dotarcia do miejsca konferencji.
Dodatkowym atutem będzie wyposażenie sali w podwyższenie, podest lub inną wydzieloną, wyniesioną przestrzeń, przeznaczoną do wystąpień panelistów, prelegentów lub uczestników debaty, zapewniającą ich dobrą widoczność dla pozostałych uczestników wydarzenia.
2. Wyżywienie obejmujące:
a) ciągłą przerwę kawową każdego dnia wydarzenia, zawierającą co najmniej kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce;
b) obiad/lunch w drugim dniu spotkania, tj. 27 listopada, złożony co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie) oraz napoju (w szklanych butelkach lub wodę z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach);
c) kolację w pierwszym dniu spotkania, tj. 26 listopada – złożoną co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie) oraz napoju (w szklanych butelkach lub wodę z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach).
Uwaga: posiłki muszą uwzględniać specjalne potrzeby osób (np. dieta bezglutenowa, bez laktozy, wegetariańska). Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich potrzebach z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej 3 dni przed wydarzeniem).
Wykonawca zapewni serwowanie jedzenia i napojów w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie będą używane naczynia lub sztućce plastikowe.
3. Noclegi wraz ze śniadaniem głównie w pokojach dwuosobowych (Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na ok.12-13 pokoi dwuosobowych oraz 1-2 pokoje jednoosobowe) w obiekcie maksymalnie 3*, przy czym pokój/ część pokoi powinna być dostosowana do potrzeb osób o szczególnych potrzebach, a zwłaszcza osób z niepełnosprawnościami ruchowymi: dogodne dojście, dostosowana toaleta, winda itp.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich potrzebach z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. Zamawiający wymaga, aby usługi zapewnienia sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów były świadczone w tym samym budynku lub w ramach jednego kompleksu obiektów pozostających w dyspozycji Wykonawcy. W przypadku kompleksu obiektów poszczególne budynki powinny być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie, umożliwiając swobodne przemieszczanie się uczestników pieszo, bez konieczności korzystania z transportu.
5. Zamawiający zastrzega, że ceny oferowanych usług muszą mieścić się w progach cenowych określonych w dokumencie „Zestawienie standardu i cen rynkowych dla programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027” (stanowiącym załącznik do ogłoszenia, dostępnym w sekcji „Załączniki”).
6. Zamawiający zastrzega, że rzeczywista kwota wynagrodzenia za usługę w części: wyżywienie oraz noclegi będzie obejmowała kwotę za podaną przez Zamawiającego liczbę osób (doprecyzowanie nie później niż 3 dni przed terminem świadczenia usługi).
II. Miejsce realizacji usługi: Kraków woj. małopolskie, pow. Kraków. Obiekt powinien znajdować się centrum miasta w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza.
III. Termin realizacji i czas trwania zamówienia: 26-27.11.2026 r. Szczegółowy harmonogram czasowy pobytu grupy zostanie uzgodniony w porozumieniu z Wykonawcą.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta częściowa Wykonawcy, nieobejmującą całości przedmiotu zamówienia zostanie odrzucona.
Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w sekcji ZAŁĄCZNIKI ogłoszenia pn. Zapytanie ofertowe.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
FERS.04.12-IP.04-0036/25 - Rozwój dla wspólnego dobra
Związek Centralny Dzieła Kolpinga w Polsce, NIP 676-10-51-184, REGON 350783070, KRS 0000065046 z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Żułowska 51, 31-436 Kraków, zwany dalej „Zamawiającym” zaprasza do składania ofert w postępowaniu na wyłonienie Wykonawcy kompleksowej obsługi dwudniowej konferencji dla ok. 26 osób (+/- 6 osób) polegającej na zapewnieniu sali konferencyjno-szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym i multimedialnym, spełniającej wymogi osób o szczególnych potrzebach oraz zapewnieniu wyżywienia w trakcie konferencji i noclegów ze śniadaniami dla osób biorących udział w wydarzeniu.
Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu „Rozwój dla wspólnego dobra” nr FERS.04.12-IP.04-0036/25, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
I. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy usługi polegającej na kompleksowej obsłudze w terminie 26-27.11.2026 r. dwudniowego wydarzenia o charakterze konferencyjno-szkoleniowym dla przedstawicieli/-lek organizacji pozarządowych.
Usługa polega na zapewnieniu:
• sali konferencyjno-szkoleniowej na realizację programu wydarzenia o zróżnicowanym charakterze (wykłady, debata, elementy warsztatowe) w planowanym terminie: od 26.11.2026 r. od godz. 16:00 do 27.11.2026 r. do godz. 17:00;
• wyżywienia każdego dnia wydarzenia zgodnie ze schematem:
I dzień (26 listopada): przerwa kawowa ciągła, kolacja;
II dzień (27 listopada): przerwa kawowa ciągła, obiad,
(Zamawiający doprecyzuje dokładny harmonogram posiłków oraz liczbę osób korzystających z usług najpóźniej 3 dni przed realizacją usługi);
• noclegów ze śniadaniem w pokojach dwuosobowych dla osób uczestniczących w wydarzeniu – Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na ok.12-13 pokoi dwuosobowych oraz 1-2 pokoje jednoosobowe.
(Zamawiający doprecyzuje liczbę osób, które będą korzystać z odpowiednim wyprzedzeniem).
Wykonawca zapewni w ramach usługi:
1. Salę konferencyjno-szkoleniową w planowanym terminie i godzinach realizacji programu wydarzenia z ewentualnym dodatkowym czasem potrzebnym na przygotowanie (program merytoryczny wydarzenia to 16 godzin dydaktycznych, 1 godz. = 45 minut):
I dzień 26 listopada: godz. 14:30.00-21:30
II dzień 27 listopada: godz. 8:00-18:00
Powyższe, planowane ramy czasowe uwzględniają dodatkowy czas na przygotowanie sali przed zajęciami i po zajęciach oraz czas planowanych przerw – maks. ok. 1/1,5 godz. – Zamawiający zastrzega sobie prawo doprecyzowania godzin zajęć najpóźniej 3 dni przed wydarzeniem.
Wymagania dotyczące sali:
a) spełnia wszystkie wymagania (przepisy BHP i ppoż.) bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/szkolenia;
b) jest zlokalizowana na kondygnacji nadziemnej budynku – sale usytuowane w kondygnacjach podziemnych, w tym w piwnicach lub przyziemiach, nie będą akceptowane;
c) ma powierzchnię nie mniejszą niż 60 m²;
d) jest wyposażona w odpowiedni sprzęt (rzutnik, tablica, flipchart, papier flipchartowy), krzesła i stoliki oraz dostęp do bezprzewodowego Internetu;
e) posiada dostęp do naturalnego światła poprzez okna, z możliwością ich zaciemnienia w razie potrzeby;
f) posiada miejsce do serwowania przerwy kawowej ciągłej;
g) spełniała wymogi związane z dostępnością ujęte w standardzie architektonicznym, szkoleniowym (zgodnie z dokumentem Standardy dostępności dla polityki spójności 2021–2027), w szczególności:
• wejście do budynku na poziomie terenu wokół budynku, a jeśli w budynku (lub przed wejściem do budynku) zastosowano schody, to windę, dostępny podjazd lub sprawną platformę przyschodową, o ile to możliwe, zainstalowaną przy wejściu głównym/schodach głównych;
• toalety przystosowane dla osób z niepełnosprawnością;
• o ile to możliwe, brak na korytarzach wystających gablot, reklam, elementów dekoracji, które mogłyby być przeszkodą dla osób z niepełnosprawnościami;
h) posiada właściwie oznakowane wejście do sali plakatem informacyjnym (wg. wzoru dostarczonego przez Zamawiającego) oraz oznakowanie przy wejściu do budynku i na trasie dojścia do sali, wskazujące sposób dotarcia do miejsca konferencji.
Dodatkowym atutem będzie wyposażenie sali w podwyższenie, podest lub inną wydzieloną, wyniesioną przestrzeń, przeznaczoną do wystąpień panelistów, prelegentów lub uczestników debaty, zapewniającą ich dobrą widoczność dla pozostałych uczestników wydarzenia.
2. Wyżywienie obejmujące:
a) ciągłą przerwę kawową każdego dnia wydarzenia, zawierającą co najmniej kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce;
b) obiad/lunch w drugim dniu spotkania, tj. 27 listopada, złożony co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie) oraz napoju (w szklanych butelkach lub wodę z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach);
c) kolację w pierwszym dniu spotkania, tj. 26 listopada – złożoną co najmniej z dwóch dań (zupa i drugie danie) oraz napoju (w szklanych butelkach lub wodę z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach).
Uwaga: posiłki muszą uwzględniać specjalne potrzeby osób (np. dieta bezglutenowa, bez laktozy, wegetariańska). Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich potrzebach z odpowiednim wyprzedzeniem (co najmniej 3 dni przed wydarzeniem).
Wykonawca zapewni serwowanie jedzenia i napojów w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie będą używane naczynia lub sztućce plastikowe.
3. Noclegi wraz ze śniadaniem głównie w pokojach dwuosobowych (Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na ok.12-13 pokoi dwuosobowych oraz 1-2 pokoje jednoosobowe) w obiekcie maksymalnie 3*, przy czym pokój/ część pokoi powinna być dostosowana do potrzeb osób o szczególnych potrzebach, a zwłaszcza osób z niepełnosprawnościami ruchowymi: dogodne dojście, dostosowana toaleta, winda itp.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich potrzebach z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. Zamawiający wymaga, aby usługi zapewnienia sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów były świadczone w tym samym budynku lub w ramach jednego kompleksu obiektów pozostających w dyspozycji Wykonawcy. W przypadku kompleksu obiektów poszczególne budynki powinny być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie, umożliwiając swobodne przemieszczanie się uczestników pieszo, bez konieczności korzystania z transportu.
5. Zamawiający zastrzega, że ceny oferowanych usług muszą mieścić się w progach cenowych określonych w dokumencie „Zestawienie standardu i cen rynkowych dla programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027” (stanowiącym załącznik do ogłoszenia, dostępnym w sekcji „Załączniki”).
6. Zamawiający zastrzega, że rzeczywista kwota wynagrodzenia za usługę w części: wyżywienie oraz noclegi będzie obejmowała kwotę za podaną przez Zamawiającego liczbę osób (doprecyzowanie nie później niż 3 dni przed terminem świadczenia usługi).
II. Miejsce realizacji usługi: Kraków woj. małopolskie, pow. Kraków. Obiekt powinien znajdować się centrum miasta w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza.
III. Termin realizacji i czas trwania zamówienia: 26-27.11.2026 r. Szczegółowy harmonogram czasowy pobytu grupy zostanie uzgodniony w porozumieniu z Wykonawcą.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta częściowa Wykonawcy, nieobejmującą całości przedmiotu zamówienia zostanie odrzucona.
Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w sekcji ZAŁĄCZNIKI ogłoszenia pn. Zapytanie ofertowe.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
2026-10-02 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Związek Centralny Dzieła Kolpinga w Polsce
Żułowska 51
31-436 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6761051184
Żułowska 51
31-436 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6761051184
