ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 54/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo (WHX) Miami 2027, Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo (WHX) Miami 2027, Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki, które odbędą się w dniach 16-18 czerwca 2027r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, NIP 5423428386.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach World Health Expo Miami 2027, Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2);
• stoisko narożne;
• preferowana lokalizacja: Polski Pawilon lub sektor urządzeń medycznych dla szpitali, najlepiej oddziałów operacyjnych/pooperacyjnych/intensywnej terapii;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: opłaty rejestracyjne, opłaty wstępu/identyfikatorów dla uczestników, wpis do katalogu oraz inne np. sprzątanie itp;
• zakup Pakietu Essential - obowiązkowego pakietu cyfrowego dla wystawców, obejmujący m.in. profil wystawcy, prezentację produktów, umawianie spotkań, skanowanie identyfikatorów odwiedzających oraz eksport zebranych kontaktów;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów zgodnie z poniższym opisem/wyposażeniem lub równoważne z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• zabudowa stoiska wykonana w modułowym systemie targowym;
• ściany stoiska o wysokości min. 2,5 m, boczna min. 1 m z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy;
• wykładzina dywanowa;
• wyposażenie stoiska: 1 stół, 4 krzesła, 1 lada informacyjna z szafką oraz logo firmy, 2 gniazdka elektryczne, 1 kosz na śmieci;
• wyposażenie dodatkowe: telewizor 43 cale wraz z montażem na ścianie;
• oświetlenie stoiska: zgodnie z pakietem organizatora targów;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
1 nadruk o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowiony na ladzie;
1 nadruk graficzny (kolor) umieszczony na ścianie;
logo i nazwa firmy na panelu fryzowym (górna zabudowa stoiska);
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, 15-585 Białystok – WHX Miami 2027, Miami Convention Centre, 1901 Convention Center Drive, Miami Beach, FL 33139, Stany Zjednoczone Ameryki - Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, 15-585 Białystok;
• rodzaj, wielkość i waga eksponatów: urządzenia medyczne, spakowane w 1 skrzynię na europalecie 1x120/80/155 cm, waga ok. 280 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10 000 EUR, zakup karnetu ATA;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Miami (Miami International Airport-MIA) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni lub z 1 przesiadką, wylot z Warszawy w dn. 14.06.2027 r.; wylot z Miami w dn. 19.06.2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu podręcznego i bagażu rejestrowanego min. 25 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 14-19.06.2027r. (5 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min.3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów WHX Miami 2027, Miami Convention Centre, 1901 Convention Center Drive, Miami Beach, FL 33139, Stany Zjednoczone Ameryki:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Stanów Zjednoczonych Ameryki (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 200 USD na dobę - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo (WHX) Miami 2027, Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki, które odbędą się w dniach 16-18 czerwca 2027r.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, NIP 5423428386.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach World Health Expo Miami 2027, Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2);
• stoisko narożne;
• preferowana lokalizacja: Polski Pawilon lub sektor urządzeń medycznych dla szpitali, najlepiej oddziałów operacyjnych/pooperacyjnych/intensywnej terapii;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: opłaty rejestracyjne, opłaty wstępu/identyfikatorów dla uczestników, wpis do katalogu oraz inne np. sprzątanie itp;
• zakup Pakietu Essential - obowiązkowego pakietu cyfrowego dla wystawców, obejmujący m.in. profil wystawcy, prezentację produktów, umawianie spotkań, skanowanie identyfikatorów odwiedzających oraz eksport zebranych kontaktów;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Przykładową wizualizację stoiska zawiera Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów zgodnie z poniższym opisem/wyposażeniem lub równoważne z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• zabudowa stoiska wykonana w modułowym systemie targowym;
• ściany stoiska o wysokości min. 2,5 m, boczna min. 1 m z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy;
• wykładzina dywanowa;
• wyposażenie stoiska: 1 stół, 4 krzesła, 1 lada informacyjna z szafką oraz logo firmy, 2 gniazdka elektryczne, 1 kosz na śmieci;
• wyposażenie dodatkowe: telewizor 43 cale wraz z montażem na ścianie;
• oświetlenie stoiska: zgodnie z pakietem organizatora targów;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
1 nadruk o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowiony na ladzie;
1 nadruk graficzny (kolor) umieszczony na ścianie;
logo i nazwa firmy na panelu fryzowym (górna zabudowa stoiska);
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, 15-585 Białystok – WHX Miami 2027, Miami Convention Centre, 1901 Convention Center Drive, Miami Beach, FL 33139, Stany Zjednoczone Ameryki - Białystok, ul. Bukszpanowa 4/15, 15-585 Białystok;
• rodzaj, wielkość i waga eksponatów: urządzenia medyczne, spakowane w 1 skrzynię na europalecie 1x120/80/155 cm, waga ok. 280 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10 000 EUR, zakup karnetu ATA;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Miami, Floryda, Stany Zjednoczone Ameryki.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Miami (Miami International Airport-MIA) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni lub z 1 przesiadką, wylot z Warszawy w dn. 14.06.2027 r.; wylot z Miami w dn. 19.06.2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu podręcznego i bagażu rejestrowanego min. 25 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 14-19.06.2027r. (5 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min.3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów WHX Miami 2027, Miami Convention Centre, 1901 Convention Center Drive, Miami Beach, FL 33139, Stany Zjednoczone Ameryki:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Stanów Zjednoczonych Ameryki (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 200 USD na dobę - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-10-02 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
