Organizacja wyjazdu edukacyjnego dwóch grup uczniów do Coimbry w Portugalii w ramach programu Erasmus+
Notice description
Nazwa: Organizacja wyjazdu edukacyjnego dwóch grup uczniów do Coimbry w Portugalii
Opis: Kompleksowa organizacja i realizacja wyjazdu edukacyjnego do Coimbry w Portugalii dla 22 uczestników,
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
Szanowni Państwo,
informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym.
Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.
1. Przedmiotem
zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja wyjazdu edukacyjnego do
Coimbry w Portugalii dla 22 uczestników, w tym:
18 uczniów – 2 grupy po 9
uczniów,4 opiekunów – po 2 opiekunów
na każdą grupę.
Wyjazd
będzie realizowany z Gdańska lub Warszawy do Coimbry (Portugalia) i obejmie w
szczególności:
transport uczestników z
Gdańska lub Warszawy do Portugalii i z powrotem zakwaterowanie,wyżywienie,organizację pobytu i zajęć w
szkole przyjmującej w Coimbrze,zapewnienie uczestnikom
odpowiednich biletów/abonamentów na komunikację miejską i lokalny
transport publiczny,organizację transferów
pomiędzy lotniskiem, miejscem zakwaterowania i miejscem realizacji
programu,zapewnienie koordynacji i
opieki organizacyjnej nad realizacją zamówienia.
2. Liczba
uczestników
Łącznie:
22 osoby, w tym:
18 uczniów w wieku szkolnym,4 osoby dorosłe – opiekunowie.
Zamówienie
należy przygotować jako usługę dla dwóch niezależnych grup:
Grupa
1: 9 uczniów + 2 opiekunów = 11 osób
Grupa 2: 9 uczniów + 2 opiekunów = 11 osób
Wykonawca
powinien zapewnić analogiczny zakres świadczeń dla każdej grupy.
3. Termin
i czas trwania
Planowany
termin realizacji: I grupa – 22-30 października 2026, II grupa – kwiecień/maj
2027.
Planowany
czas pobytu: 7 dni – 5 dni zajęć w szkole przyjmującej, dwa dni podróż.
Zamawiający
dopuszcza przedstawienie oferty obejmującej połączenia lotnicze z możliwie
dogodnymi godzinami wylotu i powrotu, przy zachowaniu pełnej realizacji
programu edukacyjnego.
Ostateczne
godziny przejazdów/lotów powinny zostać uzgodnione z Zamawiającym oraz szkołą
przyjmującą.
4.
Transport z Gdańska do Portugalii i z powrotem
Wykonawca
zapewni transport lotniczy: Gdańsk/Warszawa – Portugalia – Gdańsk/Warszawa dla
wszystkich 22 uczestników.
Oferta
powinna obejmować:
bilety lotnicze w obie strony,wszystkie obowiązkowe opłaty i
podatki,bagaż podręczny zgodny z
wymaganiami przewoźnika,bagaż rejestrowany minimum 20
kg, odprawę pasażerów,wybór miejsc,opiekę organizacyjną podczas
podróży.
Preferowane
jest połączenie umożliwiające maksymalne ograniczenie czasu podróży oraz liczby
przesiadek.
Wykonawca
zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu przed zakupem biletów
dokładnej informacji dotyczącej:
przewoźnika,numerów lotów,dat i godzin wylotu oraz
przylotu,miejsca/miejsc przesiadek,zasad przewozu bagażu,ewentualnych dodatkowych
opłat.
5.
Transfery
Wykonawca
zapewni transport uczestników:
z lotniska do miejsca
zakwaterowania,z miejsca zakwaterowania na
lotnisko w drodze powrotnej,pomiędzy miejscem
zakwaterowania a szkołą przyjmującą, w ramach innych niezbędnych
transferów wynikających z programu pobytu.
Transfery
powinny być zorganizowane w sposób zapewniający bezpieczeństwo uczestników oraz
punktualne dotarcie na zajęcia.
6.
Zakwaterowanie
Wykonawca
zapewni zakwaterowanie dla 22 osób (dwie grupy po 11 osób) na czas całego
pobytu w Coimbrze.
Obiekt
noclegowy powinien:
znajdować się w Coimbrze w
lokalizacji zapewniającej dogodny i bezpieczny dojazd do szkoły
przyjmującej,posiadać odpowiedni standard
dla grupy młodzieży szkolnej – hotel minimum 3 gwiazdki,zapewniać warunki
umożliwiające bezpieczny pobyt uczniów i opiekunów,każdy pokój powinien posiadać
dostęp do łazienki i sanitariatów,posiadać dostęp do Wi-Fi,umożliwiać zakwaterowanie
opiekunów w pokojach zapewniających właściwy nadzór nad uczniami.
Preferowany
układ pokoi:
uczniowie: pokoje
wieloosobowe, maksymalnie 3 - osobowe,opiekunowie: pokoje 1- osobowe
z łazienkąopiekunowie powinni być
zakwaterowani w bezpośredniej bliskości pokoi uczniów.
Zakwaterowanie
powinno obejmować pościel, ręczniki oraz suszarki do włosów.
Wykonawca
zobowiązany jest podać w ofercie:
nazwę i adres obiektu,standard obiektu,rodzaj i liczbę pokoi,odległość od szkoły
przyjmującej,sposób dotarcia do szkoły,informację o dostępnych
udogodnieniach.
7.
Wyżywienie
Wykonawca
zapewni pełne wyżywienie uczestników podczas całego pobytu.
Minimalny
zakres:
śniadanie,obiad,kolacja,
zgodnie z
harmonogramem pobytu i godzinami realizacji programu.
Wyżywienie
powinno być dostosowane do potrzeb młodzieży oraz zapewniać odpowiednią wartość
energetyczną i różnorodność posiłków.
Wykonawca
powinien zapewnić możliwość przygotowania posiłków dla osób zgłaszających:
alergie pokarmowe,nietolerancje pokarmowe,specjalne wymagania
dietetyczne.
Zamawiający
przekaże Wykonawcy informacje dotyczące diet uczestników w terminie uzgodnionym
przed rozpoczęciem wyjazdu.
W
dniach podróży, jeżeli godziny lotów uniemożliwiają skorzystanie z posiłku w
miejscu zakwaterowania, Wykonawca zapewni odpowiedni posiłek/pakiet żywieniowy.
8. Pobyt w
szkole przyjmującej
Wykonawca
zapewni organizację pobytu edukacyjnego w szkole przyjmującej w Coimbrze,
wskazanej lub zaakceptowanej przez Zamawiającego.
Program
powinien obejmować zajęcia edukacyjne oraz integrację uczniów z uczniami szkoły
przyjmującej.
Minimalny
zakres pobytu edukacyjnego:
przyjęcie każdej z dwóch grup
przez szkołę przyjmującą,udział uczniów w zajęciach
edukacyjnych,zajęcia/warsztaty prowadzone
przez nauczycieli szkoły przyjmującej,możliwość poznania systemu
edukacji i funkcjonowania szkoły w Portugalii,działania integracyjne z
uczniami szkoły przyjmującej,możliwość korzystania z
infrastruktury szkoły w zakresie uzgodnionym ze szkołą,wyznaczenie osoby kontaktowej
po stronie szkoły przyjmującej.
Zakłada
się realizację zajęć w wymiarze co najmniej
4–5 godzin dydaktycznych dziennie przez 5 dni.
Szczegółowy
program zajęć zostanie uzgodniony z Zamawiającym przed rozpoczęciem wyjazdu.
Wykonawca
powinien zapewnić kontakt organizacyjny pomiędzy Zamawiającym a szkołą
przyjmującą przed rozpoczęciem mobilności.
9.
Komunikacja miejska
Wykonawca
zapewni wszystkim uczestnikom odpowiednie bilety lub inne uprawnienia do
korzystania z lokalnego transportu publicznego w Coimbrze przez cały okres
pobytu.
Bilety
powinny umożliwiać przejazdy niezbędne do realizacji programu, w szczególności
pomiędzy:
miejscem zakwaterowania,szkołą przyjmującą,miejscami realizacji programu,punktami przesiadkowymi,innymi miejscami wskazanymi w
zaakceptowanym programie.
Zakłada
się zapewnienie transportu publicznego dla:
18 uczniów,4 opiekunów.
Jeżeli dla
prawidłowej realizacji programu konieczne będą dodatkowe przejazdy komunikacją
publiczną, ich koszt powinien zostać uwzględniony w cenie oferty.
10.
Program pobytu
Wykonawca
przedstawi propozycję szczegółowego programu pobytu, obejmującego co najmniej:
podróż z Gdańska/Warszawy do
Portugalii,transfer do Coimbry,zakwaterowanie,realizację programu w szkole
przyjmującej,wyżywienie,przemieszczanie się
komunikacją publiczną,czas wolny uczestników,podróż powrotną do Gdańska/Warszawy.
Program
powinien być dostosowany do wieku uczniów i mieć charakter przede wszystkim
edukacyjny.
UWAGA: Program pobytu należy dołączyć do oferty.
Ewentualne
dodatkowe aktywności, wycieczki lub wizyty w miejscach edukacyjnych mogą zostać
uwzględnione jako element dodatkowy oferty, o ile nie zwiększają ceny
podstawowej bez zgody Zamawiającego.
11.
Bezpieczeństwo i organizacja pobytu
Wykonawca
zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowej i bezpiecznej organizacji
wszystkich świadczeń objętych zamówieniem.
Wykonawca
zapewni w szczególności:
całodobowy kontakt alarmowy
podczas pobytu,osobę odpowiedzialną za
koordynację realizacji zamówienia,pomoc w przypadku problemów z
transportem, zakwaterowaniem lub realizacją programu,bieżący kontakt z opiekunami
grup,niezwłoczne informowanie
Zamawiającego o istotnych zmianach w realizacji programu.
Wykonawca
powinien posiadać wymagane prawem uprawnienia oraz ubezpieczenia związane z
wykonywaniem przedmiotu zamówienia.
12.
Ubezpieczenie
W ramach
zamówienia należy zapewnić uczestnikom ubezpieczenie podróżne obejmujące co
najmniej:
koszty leczenia za granicą,następstwa nieszczęśliwych
wypadków (NNW),odpowiedzialność cywilną (OC),assistance,koszty transportu medycznego,
jeżeli jest to konieczne.
Wykonawca
przedstawi Zamawiającemu przed rozpoczęciem wyjazdu potwierdzenie zawarcia
ubezpieczenia oraz zakres ochrony.
13.
Dokumentacja
Wykonawca
przygotuje i przekaże Zamawiającemu przed wyjazdem kompletną dokumentację
organizacyjną, obejmującą co najmniej:
potwierdzenia rezerwacji
lotów,informacje dotyczące bagażu,potwierdzenie zakwaterowania,adres i dane kontaktowe
obiektu noclegowego,potwierdzenie współpracy ze
szkołą przyjmującą,szczegółowy program pobytu,informacje dotyczące
komunikacji miejskiej,dane kontaktowe osoby
koordynującej wyjazd,polisę/potwierdzenie
ubezpieczenia,informacje dotyczące
transferów.
14. Cena
oferty
Cena
ofertowa powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji
zamówienia dla 22 osób.
W cenie
należy uwzględnić w szczególności:
transport lotniczy w obie
strony,opłaty lotniskowe i podatki,bagaż zgodnie z warunkami
określonymi w ofercie,transfery,zakwaterowanie,wyżywienie,pobyt edukacyjny w szkole
przyjmującej,organizację zajęć i programu
edukacyjnego,bilety/abonamenty na
komunikację miejską,ubezpieczenie,opiekę organizacyjną i
koordynację,wszelkie inne koszty niezbędne
do realizacji zamówienia.
Zamawiający
nie przewiduje ponoszenia dodatkowych kosztów, które nie zostały wskazane w
ofercie, a są niezbędne do realizacji zakresu zamówienia.
15. Sposób
przedstawienia oferty
Wykonawca
powinien przedstawić:cenę całkowitą brutto za
realizację zamówienia dla 22 osób,cenę brutto przypadającą na
jednego uczestnika,szczegółowy opis proponowanego
świadczenia,proponowane połączenia
lotnicze,nazwę i standard miejsca
zakwaterowania,propozycję wyżywienia,nazwę i charakterystykę szkoły
przyjmującej,opis programu edukacyjnego,sposób realizacji transportu
lokalnego,zakres ubezpieczenia,informację o wszystkich
ewentualnych kosztach dodatkowych.
16.
Warunki realizacji
Wykonawca
zobowiązuje się do realizacji zamówienia zgodnie z zaakceptowaną przez
Zamawiającego ofertą oraz uzgodnionym programem.
Każda
istotna zmiana dotycząca:
transportu,zakwaterowania,szkoły przyjmującej,programu,wyżywienia,
wymaga
wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym.
W
przypadku konieczności dokonania zmiany z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
zaproponowane świadczenie zastępcze powinno być co najmniej równoważne pod
względem standardu i zakresu świadczeń.
17. Uwagi
Oferta
powinna być przygotowana w sposób umożliwiający Zamawiającemu jednoznaczne
porównanie wszystkich ofert.
Wszystkie
podane ceny powinny być cenami brutto i obejmować pełny koszt realizacji
świadczeń opisanych w niniejszej specyfikacji.
Wykonawca odpowiada za
kompleksową organizację świadczeń objętych zamówieniem oraz za ich zgodność z
zaakceptowaną przez Zamawiającego ofertą.
Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:
- niewystarczających środków na realizację zamówienia,
- zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.
Pod linkiem dostępna jest Instrukcja składania ofert dla Wykonawców.
W przypadku pytań:
- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".
- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.
tel. 22 101 02 02
e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.
Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew do 30 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (Planowany termin: I grupa – 22-30 października 2026, II grupa – kwiecień/maj 2027. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Dodatkowe koszty (Wszelkie dodatkowe koszty, w tym koszty transportu, po stronie wykonawcy. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Potwierdzenie współpracy ze szkołą w Coimbrze (5 pkt – do oferty załączono podpisany list, porozumienie albo e-mail osoby uprawnionej ze wskazanej szkoły, potwierdzający gotowość przyjęcia obu grup; 0 pkt – brak potwierdzenia.)
Szczegółowość programu edukacyjnego (4 pkt – program obejmuje 5 dni, minimum 25 godzin, tematykę zajęć, formy pracy, godziny i osoby odpowiedzialne; 2 pkt – wskazano dni, godziny i tematykę, ale bez osób odpowiedzialnych; 0 pkt – przedstawiono wyłącznie program ramowy.)
Wspólne zajęcia uczniów polskich i portugalskich (1 pkt za każde odrębne działanie integracyjne, projektowe lub edukacyjne z udziałem uczniów obu szkół; maksymalnie 3 pkt.)
Ocena i dokumentowanie efektów uczenia się (Po 1 pkt za: narzędzie oceny kompetencji przed i po mobilności, matrycę efektów uczenia się oraz imienne dwujęzyczne certyfikaty zawierające opis osiągniętych efektów.)
Dogodność połączenia lotniczego (5 pkt – lot bezpośredni w obie strony; 3 pkt – maksymalnie jedna przesiadka w jednym lub obu kierunkach; 0 pkt – inne połączenie zgodne z wymaganiami minimalnymi.)
Łączny czas podróży lotniczej (2 pkt – do 7 godzin w każdym kierunku; 1 pkt – powyżej 7 do 9 godzin; 0 pkt – powyżej 9 godzin.)
Elastyczność zmiany uczestników (2 pkt – bezpłatna zmiana co najmniej 3 uczestników w każdej grupie; 1 pkt – zmiana co najmniej 2 uczestników; 0 pkt – wyłącznie wymagane minimum, czyli zmiana 1 uczestnika.)
Godziny Podróży (1 pkt – wylot z Polski nie wcześniej niż o 6:00, przylot do Portugalii do 20:00 i przylot powrotny do Polski do 22:00; 0 pkt – niespełnienie któregokolwiek warunku)
podwyższony standard hotelu (3 pkt – zakwaterowanie w hotelu kategorii minimum 4*; 0 pkt – hotel spełniający minimalny standard 3*.)
Czas dojazdu hotel - szkoła (2 pkt – do 15 minut; 1 pkt – od 16 do 20 minut; 0 pkt – powyżej 20 minut.)
Standard wyżywienia (1 pkt – menu bez powtarzania dania głównego podczas pobytu; 1 pkt – przedstawienie pełnego siedmiodniowego menu wraz z gramaturą albo liczbą dań. Punkty mogą się sumować.)
Rozmieszczenie grupy w hotelu (1 pkt – uczniowie i opiekunowie zostaną zakwaterowani na tym samym piętrze; 0 pkt – zakwaterowanie jedynie w tym samym wydzielonym sektorze hotelu.)
Polski koordynator na miejscu (3 pkt – polskojęzyczny koordynator będzie obecny w Coimbrze przez cały okres pobytu grupy; 0 pkt – koordynator wyłącznie anglojęzyczny.)
Tłumaczenie programu uczniów (2 pkt – dodatkowy tłumacz polsko-portugalski albo polsko-angielski obecny podczas wszystkich zajęć edukacyjnych; 0 pkt – brak dodatkowego tłumacza)
Spotkanie przygotowawcze (2 pkt – stacjonarne spotkanie dla uczniów, opiekunów i rodziców wraz z materiałami; 0 pkt – spotkanie online; )
Opis: Kompleksowa organizacja i realizacja wyjazdu edukacyjnego do Coimbry w Portugalii dla 22 uczestników,
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
Szanowni Państwo,
informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym.
Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.
1. Przedmiotem
zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja wyjazdu edukacyjnego do
Coimbry w Portugalii dla 22 uczestników, w tym:
18 uczniów – 2 grupy po 9
uczniów,4 opiekunów – po 2 opiekunów
na każdą grupę.
Wyjazd
będzie realizowany z Gdańska lub Warszawy do Coimbry (Portugalia) i obejmie w
szczególności:
transport uczestników z
Gdańska lub Warszawy do Portugalii i z powrotem zakwaterowanie,wyżywienie,organizację pobytu i zajęć w
szkole przyjmującej w Coimbrze,zapewnienie uczestnikom
odpowiednich biletów/abonamentów na komunikację miejską i lokalny
transport publiczny,organizację transferów
pomiędzy lotniskiem, miejscem zakwaterowania i miejscem realizacji
programu,zapewnienie koordynacji i
opieki organizacyjnej nad realizacją zamówienia.
2. Liczba
uczestników
Łącznie:
22 osoby, w tym:
18 uczniów w wieku szkolnym,4 osoby dorosłe – opiekunowie.
Zamówienie
należy przygotować jako usługę dla dwóch niezależnych grup:
Grupa
1: 9 uczniów + 2 opiekunów = 11 osób
Grupa 2: 9 uczniów + 2 opiekunów = 11 osób
Wykonawca
powinien zapewnić analogiczny zakres świadczeń dla każdej grupy.
3. Termin
i czas trwania
Planowany
termin realizacji: I grupa – 22-30 października 2026, II grupa – kwiecień/maj
2027.
Planowany
czas pobytu: 7 dni – 5 dni zajęć w szkole przyjmującej, dwa dni podróż.
Zamawiający
dopuszcza przedstawienie oferty obejmującej połączenia lotnicze z możliwie
dogodnymi godzinami wylotu i powrotu, przy zachowaniu pełnej realizacji
programu edukacyjnego.
Ostateczne
godziny przejazdów/lotów powinny zostać uzgodnione z Zamawiającym oraz szkołą
przyjmującą.
4.
Transport z Gdańska do Portugalii i z powrotem
Wykonawca
zapewni transport lotniczy: Gdańsk/Warszawa – Portugalia – Gdańsk/Warszawa dla
wszystkich 22 uczestników.
Oferta
powinna obejmować:
bilety lotnicze w obie strony,wszystkie obowiązkowe opłaty i
podatki,bagaż podręczny zgodny z
wymaganiami przewoźnika,bagaż rejestrowany minimum 20
kg, odprawę pasażerów,wybór miejsc,opiekę organizacyjną podczas
podróży.
Preferowane
jest połączenie umożliwiające maksymalne ograniczenie czasu podróży oraz liczby
przesiadek.
Wykonawca
zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu przed zakupem biletów
dokładnej informacji dotyczącej:
przewoźnika,numerów lotów,dat i godzin wylotu oraz
przylotu,miejsca/miejsc przesiadek,zasad przewozu bagażu,ewentualnych dodatkowych
opłat.
5.
Transfery
Wykonawca
zapewni transport uczestników:
z lotniska do miejsca
zakwaterowania,z miejsca zakwaterowania na
lotnisko w drodze powrotnej,pomiędzy miejscem
zakwaterowania a szkołą przyjmującą, w ramach innych niezbędnych
transferów wynikających z programu pobytu.
Transfery
powinny być zorganizowane w sposób zapewniający bezpieczeństwo uczestników oraz
punktualne dotarcie na zajęcia.
6.
Zakwaterowanie
Wykonawca
zapewni zakwaterowanie dla 22 osób (dwie grupy po 11 osób) na czas całego
pobytu w Coimbrze.
Obiekt
noclegowy powinien:
znajdować się w Coimbrze w
lokalizacji zapewniającej dogodny i bezpieczny dojazd do szkoły
przyjmującej,posiadać odpowiedni standard
dla grupy młodzieży szkolnej – hotel minimum 3 gwiazdki,zapewniać warunki
umożliwiające bezpieczny pobyt uczniów i opiekunów,każdy pokój powinien posiadać
dostęp do łazienki i sanitariatów,posiadać dostęp do Wi-Fi,umożliwiać zakwaterowanie
opiekunów w pokojach zapewniających właściwy nadzór nad uczniami.
Preferowany
układ pokoi:
uczniowie: pokoje
wieloosobowe, maksymalnie 3 - osobowe,opiekunowie: pokoje 1- osobowe
z łazienkąopiekunowie powinni być
zakwaterowani w bezpośredniej bliskości pokoi uczniów.
Zakwaterowanie
powinno obejmować pościel, ręczniki oraz suszarki do włosów.
Wykonawca
zobowiązany jest podać w ofercie:
nazwę i adres obiektu,standard obiektu,rodzaj i liczbę pokoi,odległość od szkoły
przyjmującej,sposób dotarcia do szkoły,informację o dostępnych
udogodnieniach.
7.
Wyżywienie
Wykonawca
zapewni pełne wyżywienie uczestników podczas całego pobytu.
Minimalny
zakres:
śniadanie,obiad,kolacja,
zgodnie z
harmonogramem pobytu i godzinami realizacji programu.
Wyżywienie
powinno być dostosowane do potrzeb młodzieży oraz zapewniać odpowiednią wartość
energetyczną i różnorodność posiłków.
Wykonawca
powinien zapewnić możliwość przygotowania posiłków dla osób zgłaszających:
alergie pokarmowe,nietolerancje pokarmowe,specjalne wymagania
dietetyczne.
Zamawiający
przekaże Wykonawcy informacje dotyczące diet uczestników w terminie uzgodnionym
przed rozpoczęciem wyjazdu.
W
dniach podróży, jeżeli godziny lotów uniemożliwiają skorzystanie z posiłku w
miejscu zakwaterowania, Wykonawca zapewni odpowiedni posiłek/pakiet żywieniowy.
8. Pobyt w
szkole przyjmującej
Wykonawca
zapewni organizację pobytu edukacyjnego w szkole przyjmującej w Coimbrze,
wskazanej lub zaakceptowanej przez Zamawiającego.
Program
powinien obejmować zajęcia edukacyjne oraz integrację uczniów z uczniami szkoły
przyjmującej.
Minimalny
zakres pobytu edukacyjnego:
przyjęcie każdej z dwóch grup
przez szkołę przyjmującą,udział uczniów w zajęciach
edukacyjnych,zajęcia/warsztaty prowadzone
przez nauczycieli szkoły przyjmującej,możliwość poznania systemu
edukacji i funkcjonowania szkoły w Portugalii,działania integracyjne z
uczniami szkoły przyjmującej,możliwość korzystania z
infrastruktury szkoły w zakresie uzgodnionym ze szkołą,wyznaczenie osoby kontaktowej
po stronie szkoły przyjmującej.
Zakłada
się realizację zajęć w wymiarze co najmniej
4–5 godzin dydaktycznych dziennie przez 5 dni.
Szczegółowy
program zajęć zostanie uzgodniony z Zamawiającym przed rozpoczęciem wyjazdu.
Wykonawca
powinien zapewnić kontakt organizacyjny pomiędzy Zamawiającym a szkołą
przyjmującą przed rozpoczęciem mobilności.
9.
Komunikacja miejska
Wykonawca
zapewni wszystkim uczestnikom odpowiednie bilety lub inne uprawnienia do
korzystania z lokalnego transportu publicznego w Coimbrze przez cały okres
pobytu.
Bilety
powinny umożliwiać przejazdy niezbędne do realizacji programu, w szczególności
pomiędzy:
miejscem zakwaterowania,szkołą przyjmującą,miejscami realizacji programu,punktami przesiadkowymi,innymi miejscami wskazanymi w
zaakceptowanym programie.
Zakłada
się zapewnienie transportu publicznego dla:
18 uczniów,4 opiekunów.
Jeżeli dla
prawidłowej realizacji programu konieczne będą dodatkowe przejazdy komunikacją
publiczną, ich koszt powinien zostać uwzględniony w cenie oferty.
10.
Program pobytu
Wykonawca
przedstawi propozycję szczegółowego programu pobytu, obejmującego co najmniej:
podróż z Gdańska/Warszawy do
Portugalii,transfer do Coimbry,zakwaterowanie,realizację programu w szkole
przyjmującej,wyżywienie,przemieszczanie się
komunikacją publiczną,czas wolny uczestników,podróż powrotną do Gdańska/Warszawy.
Program
powinien być dostosowany do wieku uczniów i mieć charakter przede wszystkim
edukacyjny.
UWAGA: Program pobytu należy dołączyć do oferty.
Ewentualne
dodatkowe aktywności, wycieczki lub wizyty w miejscach edukacyjnych mogą zostać
uwzględnione jako element dodatkowy oferty, o ile nie zwiększają ceny
podstawowej bez zgody Zamawiającego.
11.
Bezpieczeństwo i organizacja pobytu
Wykonawca
zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowej i bezpiecznej organizacji
wszystkich świadczeń objętych zamówieniem.
Wykonawca
zapewni w szczególności:
całodobowy kontakt alarmowy
podczas pobytu,osobę odpowiedzialną za
koordynację realizacji zamówienia,pomoc w przypadku problemów z
transportem, zakwaterowaniem lub realizacją programu,bieżący kontakt z opiekunami
grup,niezwłoczne informowanie
Zamawiającego o istotnych zmianach w realizacji programu.
Wykonawca
powinien posiadać wymagane prawem uprawnienia oraz ubezpieczenia związane z
wykonywaniem przedmiotu zamówienia.
12.
Ubezpieczenie
W ramach
zamówienia należy zapewnić uczestnikom ubezpieczenie podróżne obejmujące co
najmniej:
koszty leczenia za granicą,następstwa nieszczęśliwych
wypadków (NNW),odpowiedzialność cywilną (OC),assistance,koszty transportu medycznego,
jeżeli jest to konieczne.
Wykonawca
przedstawi Zamawiającemu przed rozpoczęciem wyjazdu potwierdzenie zawarcia
ubezpieczenia oraz zakres ochrony.
13.
Dokumentacja
Wykonawca
przygotuje i przekaże Zamawiającemu przed wyjazdem kompletną dokumentację
organizacyjną, obejmującą co najmniej:
potwierdzenia rezerwacji
lotów,informacje dotyczące bagażu,potwierdzenie zakwaterowania,adres i dane kontaktowe
obiektu noclegowego,potwierdzenie współpracy ze
szkołą przyjmującą,szczegółowy program pobytu,informacje dotyczące
komunikacji miejskiej,dane kontaktowe osoby
koordynującej wyjazd,polisę/potwierdzenie
ubezpieczenia,informacje dotyczące
transferów.
14. Cena
oferty
Cena
ofertowa powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji
zamówienia dla 22 osób.
W cenie
należy uwzględnić w szczególności:
transport lotniczy w obie
strony,opłaty lotniskowe i podatki,bagaż zgodnie z warunkami
określonymi w ofercie,transfery,zakwaterowanie,wyżywienie,pobyt edukacyjny w szkole
przyjmującej,organizację zajęć i programu
edukacyjnego,bilety/abonamenty na
komunikację miejską,ubezpieczenie,opiekę organizacyjną i
koordynację,wszelkie inne koszty niezbędne
do realizacji zamówienia.
Zamawiający
nie przewiduje ponoszenia dodatkowych kosztów, które nie zostały wskazane w
ofercie, a są niezbędne do realizacji zakresu zamówienia.
15. Sposób
przedstawienia oferty
Wykonawca
powinien przedstawić:cenę całkowitą brutto za
realizację zamówienia dla 22 osób,cenę brutto przypadającą na
jednego uczestnika,szczegółowy opis proponowanego
świadczenia,proponowane połączenia
lotnicze,nazwę i standard miejsca
zakwaterowania,propozycję wyżywienia,nazwę i charakterystykę szkoły
przyjmującej,opis programu edukacyjnego,sposób realizacji transportu
lokalnego,zakres ubezpieczenia,informację o wszystkich
ewentualnych kosztach dodatkowych.
16.
Warunki realizacji
Wykonawca
zobowiązuje się do realizacji zamówienia zgodnie z zaakceptowaną przez
Zamawiającego ofertą oraz uzgodnionym programem.
Każda
istotna zmiana dotycząca:
transportu,zakwaterowania,szkoły przyjmującej,programu,wyżywienia,
wymaga
wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym.
W
przypadku konieczności dokonania zmiany z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
zaproponowane świadczenie zastępcze powinno być co najmniej równoważne pod
względem standardu i zakresu świadczeń.
17. Uwagi
Oferta
powinna być przygotowana w sposób umożliwiający Zamawiającemu jednoznaczne
porównanie wszystkich ofert.
Wszystkie
podane ceny powinny być cenami brutto i obejmować pełny koszt realizacji
świadczeń opisanych w niniejszej specyfikacji.
Wykonawca odpowiada za
kompleksową organizację świadczeń objętych zamówieniem oraz za ich zgodność z
zaakceptowaną przez Zamawiającego ofertą.
Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku:
- niewystarczających środków na realizację zamówienia,
- zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.
Pod linkiem dostępna jest Instrukcja składania ofert dla Wykonawców.
W przypadku pytań:
- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".
- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.
tel. 22 101 02 02
e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.
Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew do 30 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (Planowany termin: I grupa – 22-30 października 2026, II grupa – kwiecień/maj 2027. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Dodatkowe koszty (Wszelkie dodatkowe koszty, w tym koszty transportu, po stronie wykonawcy. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Potwierdzenie współpracy ze szkołą w Coimbrze (5 pkt – do oferty załączono podpisany list, porozumienie albo e-mail osoby uprawnionej ze wskazanej szkoły, potwierdzający gotowość przyjęcia obu grup; 0 pkt – brak potwierdzenia.)
Szczegółowość programu edukacyjnego (4 pkt – program obejmuje 5 dni, minimum 25 godzin, tematykę zajęć, formy pracy, godziny i osoby odpowiedzialne; 2 pkt – wskazano dni, godziny i tematykę, ale bez osób odpowiedzialnych; 0 pkt – przedstawiono wyłącznie program ramowy.)
Wspólne zajęcia uczniów polskich i portugalskich (1 pkt za każde odrębne działanie integracyjne, projektowe lub edukacyjne z udziałem uczniów obu szkół; maksymalnie 3 pkt.)
Ocena i dokumentowanie efektów uczenia się (Po 1 pkt za: narzędzie oceny kompetencji przed i po mobilności, matrycę efektów uczenia się oraz imienne dwujęzyczne certyfikaty zawierające opis osiągniętych efektów.)
Dogodność połączenia lotniczego (5 pkt – lot bezpośredni w obie strony; 3 pkt – maksymalnie jedna przesiadka w jednym lub obu kierunkach; 0 pkt – inne połączenie zgodne z wymaganiami minimalnymi.)
Łączny czas podróży lotniczej (2 pkt – do 7 godzin w każdym kierunku; 1 pkt – powyżej 7 do 9 godzin; 0 pkt – powyżej 9 godzin.)
Elastyczność zmiany uczestników (2 pkt – bezpłatna zmiana co najmniej 3 uczestników w każdej grupie; 1 pkt – zmiana co najmniej 2 uczestników; 0 pkt – wyłącznie wymagane minimum, czyli zmiana 1 uczestnika.)
Godziny Podróży (1 pkt – wylot z Polski nie wcześniej niż o 6:00, przylot do Portugalii do 20:00 i przylot powrotny do Polski do 22:00; 0 pkt – niespełnienie któregokolwiek warunku)
podwyższony standard hotelu (3 pkt – zakwaterowanie w hotelu kategorii minimum 4*; 0 pkt – hotel spełniający minimalny standard 3*.)
Czas dojazdu hotel - szkoła (2 pkt – do 15 minut; 1 pkt – od 16 do 20 minut; 0 pkt – powyżej 20 minut.)
Standard wyżywienia (1 pkt – menu bez powtarzania dania głównego podczas pobytu; 1 pkt – przedstawienie pełnego siedmiodniowego menu wraz z gramaturą albo liczbą dań. Punkty mogą się sumować.)
Rozmieszczenie grupy w hotelu (1 pkt – uczniowie i opiekunowie zostaną zakwaterowani na tym samym piętrze; 0 pkt – zakwaterowanie jedynie w tym samym wydzielonym sektorze hotelu.)
Polski koordynator na miejscu (3 pkt – polskojęzyczny koordynator będzie obecny w Coimbrze przez cały okres pobytu grupy; 0 pkt – koordynator wyłącznie anglojęzyczny.)
Tłumaczenie programu uczniów (2 pkt – dodatkowy tłumacz polsko-portugalski albo polsko-angielski obecny podczas wszystkich zajęć edukacyjnych; 0 pkt – brak dodatkowego tłumacza)
Spotkanie przygotowawcze (2 pkt – stacjonarne spotkanie dla uczniów, opiekunów i rodziców wraz z materiałami; 0 pkt – spotkanie online; )
Time limit for receipt of tenders
2026-09-28 08:00:00.0
Category assortment
Other
Training
Insurance
Passenger transport services
Training
Insurance
Passenger transport services
Buyer details
Gmina Grudziądz
