Realizacja usług związanych z kompleksową organizacją dwóch wydarzeń typu DemoDay w ramach AIP Industry Lab III
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FENG.02.28-IP.02-0008/23 - Akcelerator Innowacji Przemysłowych INDUSTRYLAB III
1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch uzupełniających się wydarzeń typu DemoDay prezentujących rezultaty wypracowane przez Startupy (dalej również: Zespoły) uczestniczące w trzeciej, czwartej oraz piątej rundzie projektu IndustryLab. Oba wydarzenia powinny zostać zrealizowane w formule stacjonarnej w okresie pomiędzy 1 a 31 października 2026 r. Każde z nich stanowić powinno dedykowany blok programowy osadzony w ramach dużego wydarzenia branżowego o charakterze ogólnopolskim (dalej również jako: wydarzenie nadrzędne). W każdym z dwóch wydarzeń DemoDay udział weźmie od 4 do 10 Startupów wyselekcjonowanych przez Zamawiającego.
2) Każdy z dwóch DemoDay zostanie zrealizowany jako wyodrębniony blok programowy wydarzenia o charakterze ogólnopolskim. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w ramach jednego wydarzenia nadrzędnego. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w tym samym dniu kalendarzowym, nawet jeżeli odbywałyby się w ramach dwóch różnych wydarzeń nadrzędnych..
3) Celem zamówienia jest zorganizowanie procesu, który pozwoli na rzetelną prezentację innowacyjnych rozwiązań, stworzenie warunków do pozyskania informacji zwrotnej z rynku, wygenerowania sieci kontaktów oraz doprowadzenia do inicjacji rozmów i spotkań 1:1 pomiędzy Startupami a inwestorami i odbiorcami technologii, a tym samym przyczyni się do zwiększenia szans na komercyjne wdrożenia, pilotaże i finansowanie rozwoju uczestniczących Startupów.
4) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) musi spełniać wymogi dostępności, informacji i promocji oraz ochrony danych. Oznacza to dostępność cyfrową treści i narzędzi rejestracyjnych, zapewnienie napisów do materiałów wideo i czytelną komunikację, prawidłowe oznakowanie materiałów zgodnie z zasadami programu oraz zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych uczestników, z jasnym zakresem zgód i właściwą podstawą prawną.
W wymiarze własności intelektualnej niezbędne będzie uporządkowanie praw do materiałów powstałych w toku wydarzenia – nagrań, fotografii, projektów graficznych – tak, aby Zamawiający mógł w przyszłości swobodnie je utrwalać, zwielokrotniać i rozpowszechniać w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich znanych w dniu zawarcia umowy polach eksploatacji nastąpi bez ograniczeń terytorialnych
i czasowych wraz z prawem wykonywania zależnych praw autorskich. Wykonawca zobowiązany będzie również do dostarczenia plików źródłowych najpóźniej w dniu przekazania końcowego protokołu odbioru.
5) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) obejmuje trzy fazy:
a) fazę przygotowawczą – zorganizowanie wyodrębnionej przestrzeni konferencyjnej, praca nad gotowością prezentacyjną, próby techniczne, przygotowanie materiałów wizerunkowych i informacyjnych;
b) fazę realizacji - seria krótkich prezentacji ze ściśle kontrolowanym czasem (średnio 8 minut dla każdego ze Startupów) i moderowanym Q&A, uzupełniona panelem eksperckim i programem networkingowym, który przybrać powinien postać stolików rozmów lub strefy expo;
c) fazę końcową - obejmującą post-produkcję (cięcie i opis nagrań), dystrybucję materiałów, raportowanie wskaźników, a przede wszystkim zorganizowanie przestrzeni dla spotkań (matchmaking), umożliwiających zainicjowanie procesów biznesowych z potencjalnymi klientami lub inwestorami.
6) Zamawiający wymaga, aby oba wydarzenia (DemoDay) zostały zorganizowane jako integralny element ogólnopolskiego wydarzenia branżowego o tematyce zbieżnej z zakresem projektu IndustryLab, w szczególności kongresu, konferencji lub targów dedykowanych rozwojowi przedsiębiorczości, odbywających się w terminie mieszczącym się między 1 a 31 października 2026 r. Przez wydarzenie o zasięgu ogólnopolskim rozumie się cykl o ugruntowanej pozycji na rynku, posiadający rozpoznawalny program merytoryczny, regularność edycji (co najmniej 3 edycje w pięciu ostatnich latach), szeroką reprezentację uczestników z wielu województw oraz mierzalne, powtarzalne wskaźniki skali, takie jak łączna frekwencja, liczba wystawców, partnerów i patronów oraz zasięg medialny. Na etapie składania oferty Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić trzy propozycje wydarzeń nadrzędnych spełniających powyższe kryteria, a następnie – po wyborze i zawarciu umowy – doprowadzi do formalnego włączenia bloku DemoDay do oficjalnej agendy wydarzenia nadrzędnego, zapewniając nie krótszy niż dziewięćdziesięciominutowy slot programowy w sali o pojemności co najmniej stu miejsc (100) oraz wydzieloną przestrzeń ekspozycyjną dla startupów. Zamawiający zaznacza również, iż przedstawione propozycje nie mogą stanowić oferty wariantowej w zakresie wyceny wartości zamówienia. Zamawiający będzie wymagać, aby blok DemoDay został ujęty w oficjalnej agendzie wydarzenia nadrzędnego i promowany w kanałach organizatora. Spełnienie warunku ogólnopolskiego zasięgu może zostać potwierdzone w szczególności publikacją lub raportem organizatora, danymi rejestracyjnymi, oświadczeniem organizatora wydarzenia lub innym wiarygodnym dokumentem potwierdzającym udział osób lub podmiotów z różnych województw.
7) Na etapie realizacji, przed przystąpieniem do realizacji każdego z dwóch wydarzeń, Wykonawca przedstawi dowód rezerwacji i włączenia DemoDay do oficjalnego programu wydarzenia nadrzędnego w formie potwierdzenia organizatora z wyszczególnieniem daty, czasu i nazwy bloku, przewidywanej sali wraz z jej parametrami technicznymi oraz katalogiem świadczeń organizatora w zakresie promocji, w tym umieszczenia bloku w oficjalnym programie online i drukowanym, obecności w newsletterach i kanałach społecznościowych, a także możliwości ekspozycji w strefie wystawienniczej. Zamawiający ma prawo wymagać od Wykonawcy przedłożenia projektu lub szkicu umowy/porozumienia z organizatorem wydarzenia nadrzędnego, w którym zostaną wymienione najważniejsze świadczenia, w tym alokacja czasu antenowego, dostęp do infrastruktury technicznej, zasady bezpieczeństwa, zakres dopuszczalnego brandingu oraz obowiązki informacyjno-promocyjne. Zamawiający będzie weryfikował w szczególności obecność bloku w publicznie dostępnej agendzie, spójność nazewnictwa z dokumentacją projektu, parametry sali i przewidzianej strefy expo, a także zakres świadczeń promocyjnych po stronie organizatora.
8) W odniesieniu do skali wydarzenia nadrzędnego, za wartości referencyjne przyjmuje się łączną frekwencję wydarzenia nadrzędnego nie mniejszą niż pięćset uczestników w ostatniej edycji, potwierdzoną publikacjami organizatora lub raportami pokonferencyjnymi, przy jednoczesnym utrzymaniu ogólnopolskiego zasięgu rozumianego jako udział uczestników spoza województwa goszczącego.
W sytuacji losowej niedostępności wybranego wydarzenia nadrzędnego Wykonawca zapewni wydarzenie równoważne pod względem skali i profilu, z zachowaniem terminu realizacji zamówienia i za uprzednią akceptacją Zamawiającego.
9) Dla celów odbioru realizacji w zakresie włączenia IndustryLab DemoDay pod wydarzenie ogólnopolskie Zamawiający uzna za wiążące potwierdzenie organizatora o umieszczeniu DemoDay w oficjalnym programie, faktyczną obecność wydarzenia w publicznie dostępnej agendzie i materiałach promocyjnych, dokumenty rozliczeniowe i organizacyjne potwierdzające świadczenia organizatora, a po zakończeniu – dokumentację fotograficzną i wideo zrealizowaną w przestrzeni wydarzenia nadrzędnego, egzemplarz katalogu wystawców lub programu z zaznaczeniem bloku DemoDay oraz raport z frekwencji i działań promocyjnych. Brak spełnienia któregokolwiek z warunków osadzenia w wydarzeniu nadrzędnym, w szczególności brak formalnego ujęcia w oficjalnej agendzie lub brak zapewnienia minimalnych parametrów sali i ekspozycji, będzie traktowany jako nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia i podlegać będzie skutkom umownym przewidzianym w części dotyczącej kar i odbiorów.
10) Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu wydatków związanych z przejazdami, dojazdami środkami komunikacji miejscowej, noclegami oraz wszelkimi innymi wydatkami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
11) Zamówienie realizowane jest w ramach następujących kodów Wspólnego Słownika Zamówienia (CPV):
a) 79950000-8 – Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
b) 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez
c) 79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
d) 79960000-1 – Usługi fotograficzne i pomocnicze
e) 79970000-4 - Usługi publikacji
Szczegółowy zakres zamówienia został opisany w treści zapytania ofertowego (załączony pdf).
Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Cała polska
FENG.02.28-IP.02-0008/23 - Akcelerator Innowacji Przemysłowych INDUSTRYLAB III
1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch uzupełniających się wydarzeń typu DemoDay prezentujących rezultaty wypracowane przez Startupy (dalej również: Zespoły) uczestniczące w trzeciej, czwartej oraz piątej rundzie projektu IndustryLab. Oba wydarzenia powinny zostać zrealizowane w formule stacjonarnej w okresie pomiędzy 1 a 31 października 2026 r. Każde z nich stanowić powinno dedykowany blok programowy osadzony w ramach dużego wydarzenia branżowego o charakterze ogólnopolskim (dalej również jako: wydarzenie nadrzędne). W każdym z dwóch wydarzeń DemoDay udział weźmie od 4 do 10 Startupów wyselekcjonowanych przez Zamawiającego.
2) Każdy z dwóch DemoDay zostanie zrealizowany jako wyodrębniony blok programowy wydarzenia o charakterze ogólnopolskim. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w ramach jednego wydarzenia nadrzędnego. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w tym samym dniu kalendarzowym, nawet jeżeli odbywałyby się w ramach dwóch różnych wydarzeń nadrzędnych..
3) Celem zamówienia jest zorganizowanie procesu, który pozwoli na rzetelną prezentację innowacyjnych rozwiązań, stworzenie warunków do pozyskania informacji zwrotnej z rynku, wygenerowania sieci kontaktów oraz doprowadzenia do inicjacji rozmów i spotkań 1:1 pomiędzy Startupami a inwestorami i odbiorcami technologii, a tym samym przyczyni się do zwiększenia szans na komercyjne wdrożenia, pilotaże i finansowanie rozwoju uczestniczących Startupów.
4) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) musi spełniać wymogi dostępności, informacji i promocji oraz ochrony danych. Oznacza to dostępność cyfrową treści i narzędzi rejestracyjnych, zapewnienie napisów do materiałów wideo i czytelną komunikację, prawidłowe oznakowanie materiałów zgodnie z zasadami programu oraz zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych uczestników, z jasnym zakresem zgód i właściwą podstawą prawną.
W wymiarze własności intelektualnej niezbędne będzie uporządkowanie praw do materiałów powstałych w toku wydarzenia – nagrań, fotografii, projektów graficznych – tak, aby Zamawiający mógł w przyszłości swobodnie je utrwalać, zwielokrotniać i rozpowszechniać w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich znanych w dniu zawarcia umowy polach eksploatacji nastąpi bez ograniczeń terytorialnych
i czasowych wraz z prawem wykonywania zależnych praw autorskich. Wykonawca zobowiązany będzie również do dostarczenia plików źródłowych najpóźniej w dniu przekazania końcowego protokołu odbioru.
5) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) obejmuje trzy fazy:
a) fazę przygotowawczą – zorganizowanie wyodrębnionej przestrzeni konferencyjnej, praca nad gotowością prezentacyjną, próby techniczne, przygotowanie materiałów wizerunkowych i informacyjnych;
b) fazę realizacji - seria krótkich prezentacji ze ściśle kontrolowanym czasem (średnio 8 minut dla każdego ze Startupów) i moderowanym Q&A, uzupełniona panelem eksperckim i programem networkingowym, który przybrać powinien postać stolików rozmów lub strefy expo;
c) fazę końcową - obejmującą post-produkcję (cięcie i opis nagrań), dystrybucję materiałów, raportowanie wskaźników, a przede wszystkim zorganizowanie przestrzeni dla spotkań (matchmaking), umożliwiających zainicjowanie procesów biznesowych z potencjalnymi klientami lub inwestorami.
6) Zamawiający wymaga, aby oba wydarzenia (DemoDay) zostały zorganizowane jako integralny element ogólnopolskiego wydarzenia branżowego o tematyce zbieżnej z zakresem projektu IndustryLab, w szczególności kongresu, konferencji lub targów dedykowanych rozwojowi przedsiębiorczości, odbywających się w terminie mieszczącym się między 1 a 31 października 2026 r. Przez wydarzenie o zasięgu ogólnopolskim rozumie się cykl o ugruntowanej pozycji na rynku, posiadający rozpoznawalny program merytoryczny, regularność edycji (co najmniej 3 edycje w pięciu ostatnich latach), szeroką reprezentację uczestników z wielu województw oraz mierzalne, powtarzalne wskaźniki skali, takie jak łączna frekwencja, liczba wystawców, partnerów i patronów oraz zasięg medialny. Na etapie składania oferty Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić trzy propozycje wydarzeń nadrzędnych spełniających powyższe kryteria, a następnie – po wyborze i zawarciu umowy – doprowadzi do formalnego włączenia bloku DemoDay do oficjalnej agendy wydarzenia nadrzędnego, zapewniając nie krótszy niż dziewięćdziesięciominutowy slot programowy w sali o pojemności co najmniej stu miejsc (100) oraz wydzieloną przestrzeń ekspozycyjną dla startupów. Zamawiający zaznacza również, iż przedstawione propozycje nie mogą stanowić oferty wariantowej w zakresie wyceny wartości zamówienia. Zamawiający będzie wymagać, aby blok DemoDay został ujęty w oficjalnej agendzie wydarzenia nadrzędnego i promowany w kanałach organizatora. Spełnienie warunku ogólnopolskiego zasięgu może zostać potwierdzone w szczególności publikacją lub raportem organizatora, danymi rejestracyjnymi, oświadczeniem organizatora wydarzenia lub innym wiarygodnym dokumentem potwierdzającym udział osób lub podmiotów z różnych województw.
7) Na etapie realizacji, przed przystąpieniem do realizacji każdego z dwóch wydarzeń, Wykonawca przedstawi dowód rezerwacji i włączenia DemoDay do oficjalnego programu wydarzenia nadrzędnego w formie potwierdzenia organizatora z wyszczególnieniem daty, czasu i nazwy bloku, przewidywanej sali wraz z jej parametrami technicznymi oraz katalogiem świadczeń organizatora w zakresie promocji, w tym umieszczenia bloku w oficjalnym programie online i drukowanym, obecności w newsletterach i kanałach społecznościowych, a także możliwości ekspozycji w strefie wystawienniczej. Zamawiający ma prawo wymagać od Wykonawcy przedłożenia projektu lub szkicu umowy/porozumienia z organizatorem wydarzenia nadrzędnego, w którym zostaną wymienione najważniejsze świadczenia, w tym alokacja czasu antenowego, dostęp do infrastruktury technicznej, zasady bezpieczeństwa, zakres dopuszczalnego brandingu oraz obowiązki informacyjno-promocyjne. Zamawiający będzie weryfikował w szczególności obecność bloku w publicznie dostępnej agendzie, spójność nazewnictwa z dokumentacją projektu, parametry sali i przewidzianej strefy expo, a także zakres świadczeń promocyjnych po stronie organizatora.
8) W odniesieniu do skali wydarzenia nadrzędnego, za wartości referencyjne przyjmuje się łączną frekwencję wydarzenia nadrzędnego nie mniejszą niż pięćset uczestników w ostatniej edycji, potwierdzoną publikacjami organizatora lub raportami pokonferencyjnymi, przy jednoczesnym utrzymaniu ogólnopolskiego zasięgu rozumianego jako udział uczestników spoza województwa goszczącego.
W sytuacji losowej niedostępności wybranego wydarzenia nadrzędnego Wykonawca zapewni wydarzenie równoważne pod względem skali i profilu, z zachowaniem terminu realizacji zamówienia i za uprzednią akceptacją Zamawiającego.
9) Dla celów odbioru realizacji w zakresie włączenia IndustryLab DemoDay pod wydarzenie ogólnopolskie Zamawiający uzna za wiążące potwierdzenie organizatora o umieszczeniu DemoDay w oficjalnym programie, faktyczną obecność wydarzenia w publicznie dostępnej agendzie i materiałach promocyjnych, dokumenty rozliczeniowe i organizacyjne potwierdzające świadczenia organizatora, a po zakończeniu – dokumentację fotograficzną i wideo zrealizowaną w przestrzeni wydarzenia nadrzędnego, egzemplarz katalogu wystawców lub programu z zaznaczeniem bloku DemoDay oraz raport z frekwencji i działań promocyjnych. Brak spełnienia któregokolwiek z warunków osadzenia w wydarzeniu nadrzędnym, w szczególności brak formalnego ujęcia w oficjalnej agendzie lub brak zapewnienia minimalnych parametrów sali i ekspozycji, będzie traktowany jako nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia i podlegać będzie skutkom umownym przewidzianym w części dotyczącej kar i odbiorów.
10) Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu wydatków związanych z przejazdami, dojazdami środkami komunikacji miejscowej, noclegami oraz wszelkimi innymi wydatkami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
11) Zamówienie realizowane jest w ramach następujących kodów Wspólnego Słownika Zamówienia (CPV):
a) 79950000-8 – Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
b) 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez
c) 79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
d) 79960000-1 – Usługi fotograficzne i pomocnicze
e) 79970000-4 - Usługi publikacji
Szczegółowy zakres zamówienia został opisany w treści zapytania ofertowego (załączony pdf).
Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-09-25 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Marketing and PR services
Audio, video and photographic services
Event planning
Printing services
Audio, video and photographic services
Event planning
Printing services
Buyer details
DGA Spółka Akcyjna
Towarowa 37
61-896 Poznań
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 7811010013
Towarowa 37
61-896 Poznań
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 7811010013
