ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 51/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Vitafoods Europe 2027, Barcelona, Hiszpania w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Vitafoods Europe 2027, które odbędą się w dniach 18 -20 maja 2027 r. w Barcelonie (Hiszpania). Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Vitafoods Europe 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3m x 3m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z jednej strony;
• preferowana lokalizacja: strefa, w której prezentują się firmy oferujące produkty gotowe, producenci marek własnych (private label) i kontraktowych;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla standardowego stoiska oferowanego przez Organizatora targów, na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany białe, wysokość ok. 270 cm;
• wykładzina standardowa – szara;
• elementy wyposażenia: 4 krzesła, 1 stół biały okrągły, 2 kasetony podświetlane na ścianach, 1 witryna przeszklona 50 cm x 50 cm, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony; 4 półki szklane na ścianie o wymiarach 80 cm x 13 cm;
• oświetlenie: 8 punktów świetlnych;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o nadruk kolorowy na 1 ścianie;
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 13:00;
• transport eksponatów (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w jedną stronę w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38a, 15-113 Białystok) – targi Vitafoods Europe 2027 (lokalizacja targów: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona).
• opis eksponatów: suplementy diety, dermokosmetyki;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety, 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg.;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Barcelona – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 17.05.2027 r., lot powrotny: wylot z Barcelony w dniu 21.05.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 szt. bagażu podręcznego dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 17-21.05.2027 r. (4 noclegi);
• 1 pokój 3 osobowy z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vitafoods Europe 2027 (lokalizacja targów: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla komunikacji publicznej – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hiszpanii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 200 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Vitafoods Europe 2027, które odbędą się w dniach 18 -20 maja 2027 r. w Barcelonie (Hiszpania). Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Vitafoods Europe 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 3m x 3m;
• preferowany układ stoiska: otwarte z jednej strony;
• preferowana lokalizacja: strefa, w której prezentują się firmy oferujące produkty gotowe, producenci marek własnych (private label) i kontraktowych;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla standardowego stoiska oferowanego przez Organizatora targów, na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• standardowe stoisko oferowane przez Organizatora targów lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany białe, wysokość ok. 270 cm;
• wykładzina standardowa – szara;
• elementy wyposażenia: 4 krzesła, 1 stół biały okrągły, 2 kasetony podświetlane na ścianach, 1 witryna przeszklona 50 cm x 50 cm, 1 lada zabudowana z drzwiczkami od wewnętrznej strony; 4 półki szklane na ścianie o wymiarach 80 cm x 13 cm;
• oświetlenie: 8 punktów świetlnych;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o nadruk kolorowy na 1 ścianie;
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 13:00;
• transport eksponatów (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport w jedną stronę w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - Gen. W. Andersa 38a, 15-113 Białystok) – targi Vitafoods Europe 2027 (lokalizacja targów: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona).
• opis eksponatów: suplementy diety, dermokosmetyki;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety, 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg.;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Barcelona – Warszawa (WAW) (przelot bez przesiadek), wylot z Warszawy w dniu 17.05.2027 r., lot powrotny: wylot z Barcelony w dniu 21.05.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 szt. bagażu podręcznego dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 17-21.05.2027 r. (4 noclegi);
• 1 pokój 3 osobowy z łazienką;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vitafoods Europe 2027 (lokalizacja targów: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla komunikacji publicznej – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hiszpanii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 200 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-09-17 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
