ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 53/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi LIGNA 2027, Hanower, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi LIGNA 2027, które odbędą się w dniach 10-14 maja 2027 r. w Hanower (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – GRAFS Paweł Żyłkowski, NIP 9661926377.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach LIGNA 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 5 m x 4 m;
• preferowany układ stoiska: stoisko narożne, otwarte z dwóch stron;
• preferowana lokalizacja: hala tematycznie związana z technologiami obróbki drewna i narzędziami;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców, opłata rejestracyjna, opłata marketingowa, opłata wstępu na udział w wydarzeniu, sprzątanie itp.);
• dostęp do pakietu Wi-Fi Pack Basic 20 Mbps dla 5 urządzeń;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów LIGNA 2027 (Pakiet Fair Package Basic Color obejmujące systemową zabudowę, wyposażenie, oświetlenie i podstawową personalizację graficzną) z dodatkowymi elementami lub rozwiązanie równoważne zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej:
• 2 ścianki działowe o wysokości 250 cm;
• wyposażenie: 1 lada z logo lub nadrukiem cyfrowym, 1 wysoki stołek, 1 stojak na materiały, 1 stół, 3 krzesła w kolorze czarnym lub białym, wykładzina w wybranym kolorze, jednorazowa i rozwijana z rolki, zabezpieczona folią na czas montażu;
• wyposażenie dodatkowe: 1 monitor 55’’ HD zamontowany na uchwycie na tylnej ścianie zabudowy, monitor musi posiadać wejścia USB oraz HDMI;
• oświetlenie: 4 reflektory;
• elektryka: 1 rozdzielnia elektryczna, 2 gniazda 230 V;
• zaplecze socjalne: wymiary 100 x 100 cm, wykonane w kolorze stoiska, konstrukcja sufitowa nad otwartymi bokami wraz z niezbędnymi belkami i słupami, zamykane na klucz, wyposażenie: 1 wieszak, 1 kosz na śmieci;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o personalizowany fryz stoiska oraz nadruk cyfrowy na ladzie z nazwą/logo zgodnie z Pakietem Fair Package Basic Color lub rozwiązanie równoważne, w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hanower – Warszawa (WAW), lot max z jedną przesiadką, max czas lotu 5 godzin, wylot z Warszawy w dniu 09.05.2027 r., lot powrotny: wylot z Hanoweru w dniu 15.05.2027 r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 9–15.05.2027 r. (6 noclegów);
• 1 pokój dwuosobowy (dwa łóżka pojedyncze);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien posiadać parking;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów LIGNA 2027, Messegelände, 30521 Hannover, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 45 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na Targi LIGNA 2027, które odbędą się w dniach 10-14 maja 2027 r. w Hanower (Niemcy).
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – GRAFS Paweł Żyłkowski, NIP 9661926377.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach LIGNA 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2);
• wymiary stoiska: 5 m x 4 m;
• preferowany układ stoiska: stoisko narożne, otwarte z dwóch stron;
• preferowana lokalizacja: hala tematycznie związana z technologiami obróbki drewna i narzędziami;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców, opłata rejestracyjna, opłata marketingowa, opłata wstępu na udział w wydarzeniu, sprzątanie itp.);
• dostęp do pakietu Wi-Fi Pack Basic 20 Mbps dla 5 urządzeń;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko oferowane przez Organizatora targów LIGNA 2027 (Pakiet Fair Package Basic Color obejmujące systemową zabudowę, wyposażenie, oświetlenie i podstawową personalizację graficzną) z dodatkowymi elementami lub rozwiązanie równoważne zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej:
• 2 ścianki działowe o wysokości 250 cm;
• wyposażenie: 1 lada z logo lub nadrukiem cyfrowym, 1 wysoki stołek, 1 stojak na materiały, 1 stół, 3 krzesła w kolorze czarnym lub białym, wykładzina w wybranym kolorze, jednorazowa i rozwijana z rolki, zabezpieczona folią na czas montażu;
• wyposażenie dodatkowe: 1 monitor 55’’ HD zamontowany na uchwycie na tylnej ścianie zabudowy, monitor musi posiadać wejścia USB oraz HDMI;
• oświetlenie: 4 reflektory;
• elektryka: 1 rozdzielnia elektryczna, 2 gniazda 230 V;
• zaplecze socjalne: wymiary 100 x 100 cm, wykonane w kolorze stoiska, konstrukcja sufitowa nad otwartymi bokami wraz z niezbędnymi belkami i słupami, zamykane na klucz, wyposażenie: 1 wieszak, 1 kosz na śmieci;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o personalizowany fryz stoiska oraz nadruk cyfrowy na ladzie z nazwą/logo zgodnie z Pakietem Fair Package Basic Color lub rozwiązanie równoważne, w tym logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hanower – Warszawa (WAW), lot max z jedną przesiadką, max czas lotu 5 godzin, wylot z Warszawy w dniu 09.05.2027 r., lot powrotny: wylot z Hanoweru w dniu 15.05.2027 r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 9–15.05.2027 r. (6 noclegów);
• 1 pokój dwuosobowy (dwa łóżka pojedyncze);
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien posiadać parking;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów LIGNA 2027, Messegelände, 30521 Hannover, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 45 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 Euro - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-09-14 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Passenger transport services
Event planning
Travel
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
