Spotkanie Managerów 2027 dla kadry menedżerskiej Holcim Polska S.A. - organizacja i obsługa
Notice description
Przedmiotem postępowania jest kompleksowa organizacja dwudniowego, stacjonarnego wydarzenia biznesowo-integracyjnego wraz z dniem technicznym dla około 230 menedżerów Holcim Polska S.A. Zamówienie obejmuje opracowanie koncepcji kreatywnej (Key Visual oparty na 7 filarach strategii), obsługę scenograficzną, technologiczną (AV, oświetlenie, nagłośnienie, dedykowana aplikacja), oprawę artystyczną, logistykę, catering, zakwaterowanie oraz organizację warsztatów i dodatkowych atrakcji.
1. Podstawowe informacje:
Liczba uczestników: ok. 230 osób.
Czas trwania: 2 dni (od ok. 11:00/12:00 pierwszego dnia do lunchu drugiego dnia) + Dzień 0 (montaż techniczny, próba generalna na scenie z udziałem prowadzącego, prelegentów i ekipy).
Lokalizacja: Obiekt min. 4★ w Polsce Centralnej, Małopolsce, Krakowie lub woj. kujawsko-pomorskim z dogodnym dojazdem z Warszawy.
Motyw przewodni: STRATEGIA HOLCIM (Siedem filarów strategii: Atrakcyjna oferta dla klientów, Nowoczesna i oszczędna produkcja, Rozwój pracowników, Cyfryzacja i ułatwienie w pracy, Mądre zarządzanie zakupami, Zrównoważony rozwój, Rozwój przez przejęcia firm).
Struktura i zakres agendy:
Dzień 0: Montaż, testy techniczne, briefing, próba generalna, zakwaterowanie obsługi i części uczestników.
Dzień 1 (Część merytoryczna 10:30–17:00): Recepcja, welcome packi, przerwa kawowa, lunch bufetowy, wystąpienia SLT (format krótki/TED-talk), panel dyskusyjny z sesją Q&A i moderacją, prelekcja motywacyjna Gościa Specjalnego (np. psychologia sportu, przywództwo), czas na zameldowanie.
Dzień 1 (Gala wieczorna 18:30–02:00): Welcome drink, kolacja bufetowa (z opcją wege i akcentem regionalnym, do 6 h), Open Bar (do 6 h), ceremonia wręczenia nagród „Lider z pasją i odwagą”, występ artystyczny/kabaret, koncert zespołu coverowego / gwiazdy wieczoru, oprawa muzyczna DJ.
Dzień 2 (Warsztaty i zakończenie 08:30–14:00): Śniadanie hotelowe, interaktywne warsztaty w grupach (np. przywództwo, design thinking, gry symulacyjne/escape room), serwis kawowy i lunch nawiązujący do zdrowego stylu życia (np. świeże soki, kiszonki).
Zakres obowiązków Agencji:
Produkcja i scenografia: Koncepcja kreatywna, KV, projekty i wykonanie scenografii (scena, ścianki, fotobudka/ścianka do zdjęć, branding, oznaczenia), montaż i demontaż.
AV, oświetlenie i multimedia: Ekrany diodowe (główny i boczne), nagłośnienie, reżyseria multimediów, oświetlenie konferencyjne i efektowe, obsługa kamerzystów (realizacja live, przygotowanie materiału making-of z 2 kamer), obsługa interaktywnej aplikacji (głosowania, Q&A, feedback).
Prowadzący i artyści: Kontraktacja i obsługa riderowa prowadzącego/moderatora (2 doby), Gościa Specjalnego, zespołu coverowego/gwiazdy wieczoru, kabaretu oraz DJ-a (wraz z garderobą i charakteryzacją).
Logistyka i obsługa: Koordynacja (kierownik planu, obsługa techniczna, hostessy), system rejestracji/RSVP (landing page, formularze Q&A, rejestracja na tabletach), zabezpieczenie medyczne, transport i zakwaterowanie ekip/artystów.
Catering i zakwaterowanie: Co-organizacja wyżywienia i open baru, rezerwacja pokojów 1-osobowych dla uczestników (rozliczanych indywidualnie przez uczestników).
Materiały i grafika: Projekty 2D, animacje, bumpery, oprawa prezentacji SLT, druk dyplomów i czeków, przygotowanie 1 wysokiej jakości upominku (welcome pack w duchu zrównoważonego rozwoju), dekoracje.
2. Kryteria oceny ofert
Cena i przejrzystość budżetu – 50%:
Czytelny podział na koszty stałe i zmienne oraz jednoznaczne wyodrębnienie pozycji rozliczanych powykonawczo.
Osobne linie kosztowe zgodne z wymaganiami briefu (KV, technika, scenografia, artyści, logistyka, catering, warsztaty, grafik, rsvp, video).
Koncepcja kreatywna i dopasowanie do 7 filarów strategii – 35%:
Oryginalność, pomysł na interaktywne aktywacje i wplecenie wartości Holcim w scenografię oraz agendę.
Zespół i zaplecze produkcyjne – 15%:
Doświadczenie zespołu i sprawność organizacyjno-techniczna.
3. Harmonogram
Termin składania ofert: 31.08.2026 r.
Wybór lokalizacji i rezerwacja hotelu: wrzesień 2026 r.
Potwierdzenie agendy, scenografii i AV: listopad 2026 r.
Finalizacja kontraktów i prezentacji SLT: grudzień 2026 r. – styczeń 2027 r.
Testy i przygotowania końcowe: luty 2027 r.
Realizacja wydarzenia: 9–10 marca 2027 r., 10–11 marca 2027 r. lub 16–17 marca 2027 r. (z uwzględnieniem Dnia 0).
Ewaluacja i rozliczenie: marzec 2027 r.
4. Wymagania wobec Wykonawcy
Wykazanie doświadczenia w realizacji złożonych eventów korporacyjnych o charakterze merytoryczno-gala (dla min. 200 osób).
Posiadanie aktualnej polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 200 000,00 PLN.
Gotowość do zapewnienia dedykowanego zespołu produkcyjnego (koordynator, reżyser, grafik 2D na planie, ekipa techniczna).
Zapewnienie poprawek materiałów graficznych do czasu uzyskania pełnej akceptacji Zamawiającego.
5. Kontakt ze strony Zamawiającego Elżbieta Sośnicka, e-mail: elzbieta.sosnicka@holcim.com, tel.: +48 519 537 088
6. Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania.
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
1. Podstawowe informacje:
Liczba uczestników: ok. 230 osób.
Czas trwania: 2 dni (od ok. 11:00/12:00 pierwszego dnia do lunchu drugiego dnia) + Dzień 0 (montaż techniczny, próba generalna na scenie z udziałem prowadzącego, prelegentów i ekipy).
Lokalizacja: Obiekt min. 4★ w Polsce Centralnej, Małopolsce, Krakowie lub woj. kujawsko-pomorskim z dogodnym dojazdem z Warszawy.
Motyw przewodni: STRATEGIA HOLCIM (Siedem filarów strategii: Atrakcyjna oferta dla klientów, Nowoczesna i oszczędna produkcja, Rozwój pracowników, Cyfryzacja i ułatwienie w pracy, Mądre zarządzanie zakupami, Zrównoważony rozwój, Rozwój przez przejęcia firm).
Struktura i zakres agendy:
Dzień 0: Montaż, testy techniczne, briefing, próba generalna, zakwaterowanie obsługi i części uczestników.
Dzień 1 (Część merytoryczna 10:30–17:00): Recepcja, welcome packi, przerwa kawowa, lunch bufetowy, wystąpienia SLT (format krótki/TED-talk), panel dyskusyjny z sesją Q&A i moderacją, prelekcja motywacyjna Gościa Specjalnego (np. psychologia sportu, przywództwo), czas na zameldowanie.
Dzień 1 (Gala wieczorna 18:30–02:00): Welcome drink, kolacja bufetowa (z opcją wege i akcentem regionalnym, do 6 h), Open Bar (do 6 h), ceremonia wręczenia nagród „Lider z pasją i odwagą”, występ artystyczny/kabaret, koncert zespołu coverowego / gwiazdy wieczoru, oprawa muzyczna DJ.
Dzień 2 (Warsztaty i zakończenie 08:30–14:00): Śniadanie hotelowe, interaktywne warsztaty w grupach (np. przywództwo, design thinking, gry symulacyjne/escape room), serwis kawowy i lunch nawiązujący do zdrowego stylu życia (np. świeże soki, kiszonki).
Zakres obowiązków Agencji:
Produkcja i scenografia: Koncepcja kreatywna, KV, projekty i wykonanie scenografii (scena, ścianki, fotobudka/ścianka do zdjęć, branding, oznaczenia), montaż i demontaż.
AV, oświetlenie i multimedia: Ekrany diodowe (główny i boczne), nagłośnienie, reżyseria multimediów, oświetlenie konferencyjne i efektowe, obsługa kamerzystów (realizacja live, przygotowanie materiału making-of z 2 kamer), obsługa interaktywnej aplikacji (głosowania, Q&A, feedback).
Prowadzący i artyści: Kontraktacja i obsługa riderowa prowadzącego/moderatora (2 doby), Gościa Specjalnego, zespołu coverowego/gwiazdy wieczoru, kabaretu oraz DJ-a (wraz z garderobą i charakteryzacją).
Logistyka i obsługa: Koordynacja (kierownik planu, obsługa techniczna, hostessy), system rejestracji/RSVP (landing page, formularze Q&A, rejestracja na tabletach), zabezpieczenie medyczne, transport i zakwaterowanie ekip/artystów.
Catering i zakwaterowanie: Co-organizacja wyżywienia i open baru, rezerwacja pokojów 1-osobowych dla uczestników (rozliczanych indywidualnie przez uczestników).
Materiały i grafika: Projekty 2D, animacje, bumpery, oprawa prezentacji SLT, druk dyplomów i czeków, przygotowanie 1 wysokiej jakości upominku (welcome pack w duchu zrównoważonego rozwoju), dekoracje.
2. Kryteria oceny ofert
Cena i przejrzystość budżetu – 50%:
Czytelny podział na koszty stałe i zmienne oraz jednoznaczne wyodrębnienie pozycji rozliczanych powykonawczo.
Osobne linie kosztowe zgodne z wymaganiami briefu (KV, technika, scenografia, artyści, logistyka, catering, warsztaty, grafik, rsvp, video).
Koncepcja kreatywna i dopasowanie do 7 filarów strategii – 35%:
Oryginalność, pomysł na interaktywne aktywacje i wplecenie wartości Holcim w scenografię oraz agendę.
Zespół i zaplecze produkcyjne – 15%:
Doświadczenie zespołu i sprawność organizacyjno-techniczna.
3. Harmonogram
Termin składania ofert: 31.08.2026 r.
Wybór lokalizacji i rezerwacja hotelu: wrzesień 2026 r.
Potwierdzenie agendy, scenografii i AV: listopad 2026 r.
Finalizacja kontraktów i prezentacji SLT: grudzień 2026 r. – styczeń 2027 r.
Testy i przygotowania końcowe: luty 2027 r.
Realizacja wydarzenia: 9–10 marca 2027 r., 10–11 marca 2027 r. lub 16–17 marca 2027 r. (z uwzględnieniem Dnia 0).
Ewaluacja i rozliczenie: marzec 2027 r.
4. Wymagania wobec Wykonawcy
Wykazanie doświadczenia w realizacji złożonych eventów korporacyjnych o charakterze merytoryczno-gala (dla min. 200 osób).
Posiadanie aktualnej polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 200 000,00 PLN.
Gotowość do zapewnienia dedykowanego zespołu produkcyjnego (koordynator, reżyser, grafik 2D na planie, ekipa techniczna).
Zapewnienie poprawek materiałów graficznych do czasu uzyskania pełnej akceptacji Zamawiającego.
5. Kontakt ze strony Zamawiającego Elżbieta Sośnicka, e-mail: elzbieta.sosnicka@holcim.com, tel.: +48 519 537 088
6. Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania.
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
Time limit for receipt of tenders
2026-08-31 10:00:00.0
Location
NA
Category assortment
No category
Buyer details
HOLCIM POLSKA S.A.
