„Technologia Betonu 2027” - kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji
Notice description
Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca wynajem obiektu, zakwaterowanie, pełną obsługę cateringową oraz udostępnienie sali konferencyjnej i terenu zewnętrznego na potrzeby dwudniowego wydarzenia branżowego Holcim Polska dla około 250 uczestników w Cukrowni Żnin.
Termin realizacji: 9–10 czerwca 2027 r.
Wymagania wobec Wykonawcy
Zapewnienie zakwaterowania dla około 250 uczestników (1 nocleg z 9 na 10 czerwca 2027 r.) w układzie: ok. 100 pokoi dwuosobowych oraz ok. 50 pokoi jednoosobowych. Wskazanie informacji, czy wszystkie pokoje znajdują się w jednym budynku, godzin zameldowania/wymeldowania oraz możliwości wcześniejszego przyjazdu części gości.
Udostępnienie klimatyzowanej sali konferencyjnej dla około 250 osób z możliwością aranżacji w układzie bankietowym (okrągłe stoły) lub teatralnym, z przestrzenią na scenę oraz ekran LED.
Umożliwienie sprawnego wjazdu, montażu i demontażu scenografii/realizacji technicznej (nagłośnienie, oświetlenie, ekran LED) dostarczanej przez zewnętrzną agencję. Podanie parametrów technicznych sali (wysokość, dostępna moc elektryczna, punkty podwieszeń oraz godziny dostępności na montaż/demontaż).
Zapewnienie dużej przestrzeni zewnętrznej bezpośrednio przy obiekcie (podanie powierzchni i rodzaju nawierzchni) umożliwiającej montaż namiotów, ekspozycji oraz przeprowadzenie pokazów technologicznych i testów produktów betonowych.
Przygotowanie wyceny dwóch wariantów części wieczornej (Dzień 1):
Wariant I: Kolacja bankietowa w sali konferencyjnej z miejscem na scenę i parkiet taneczny (przebudowa sali po części merytorycznej do max. 2 godzin).
Wariant II: Plenerowe Garden Party / kolacja grillowa z koncertem, strefą chillout, parkietem tanecznym i zapleczem gastronomicznym.
Jednoznaczne określenie możliwości i dopuszczalnych godzin trwania imprezy plenerowej z koncertem (ze szczególnym uwzględnieniem możliwości wydłużenia wydarzenia do godz. 02:00–03:00) oraz wszelkich ograniczeń wynikających z ciszy nocnej czy sąsiedztwa.
Zapewnienie pełnej obsługi cateringowej według programu:
Dzień 1: Poczęstunek powitalny (kanapki koktajlowe, kawa, herbata, napoje), stała przerwa kawowa w godzinach 10:00–18:00 (kawa, herbata, napoje zimne, woda, soki, przekąski słodkie i wytrawne, owoce) oraz kolacja (wycena wariantu grillowego oraz bufetowego wraz z pakietem alkoholi: wino, piwo, wódka, whisky i napojami).
Dzień 2: Śniadanie hotelowe, stała przerwa kawowa podczas obrad (godz. 09:00–16:00) oraz lunch bufetowy dla wszystkich uczestników.
Wskazanie dostępności powierzchni magazynowych do przechowywania materiałów konferencyjnych (możliwość wcześniejszej dostawy i późniejszego odbioru) oraz zaplecza dla agencji eventowej.
Określenie możliwości wyłączności obiektu lub jego wydzielonej części na czas trwania wydarzenia.
Złożenie kompleksowej oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania, zawierającej rozbicie kosztów na wynajem sal, noclegi, catering, opcje dodatkowe oraz dołączenie rzutów/zdjęć sal i terenów zewnętrznych.
Kontakt ze strony Zamawiającego
Elżbieta Sośnicka, tel.: +48 519 537 088, e-mail: elzbieta.sosnicka@holcim.com
Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
Termin realizacji: 9–10 czerwca 2027 r.
Wymagania wobec Wykonawcy
Zapewnienie zakwaterowania dla około 250 uczestników (1 nocleg z 9 na 10 czerwca 2027 r.) w układzie: ok. 100 pokoi dwuosobowych oraz ok. 50 pokoi jednoosobowych. Wskazanie informacji, czy wszystkie pokoje znajdują się w jednym budynku, godzin zameldowania/wymeldowania oraz możliwości wcześniejszego przyjazdu części gości.
Udostępnienie klimatyzowanej sali konferencyjnej dla około 250 osób z możliwością aranżacji w układzie bankietowym (okrągłe stoły) lub teatralnym, z przestrzenią na scenę oraz ekran LED.
Umożliwienie sprawnego wjazdu, montażu i demontażu scenografii/realizacji technicznej (nagłośnienie, oświetlenie, ekran LED) dostarczanej przez zewnętrzną agencję. Podanie parametrów technicznych sali (wysokość, dostępna moc elektryczna, punkty podwieszeń oraz godziny dostępności na montaż/demontaż).
Zapewnienie dużej przestrzeni zewnętrznej bezpośrednio przy obiekcie (podanie powierzchni i rodzaju nawierzchni) umożliwiającej montaż namiotów, ekspozycji oraz przeprowadzenie pokazów technologicznych i testów produktów betonowych.
Przygotowanie wyceny dwóch wariantów części wieczornej (Dzień 1):
Wariant I: Kolacja bankietowa w sali konferencyjnej z miejscem na scenę i parkiet taneczny (przebudowa sali po części merytorycznej do max. 2 godzin).
Wariant II: Plenerowe Garden Party / kolacja grillowa z koncertem, strefą chillout, parkietem tanecznym i zapleczem gastronomicznym.
Jednoznaczne określenie możliwości i dopuszczalnych godzin trwania imprezy plenerowej z koncertem (ze szczególnym uwzględnieniem możliwości wydłużenia wydarzenia do godz. 02:00–03:00) oraz wszelkich ograniczeń wynikających z ciszy nocnej czy sąsiedztwa.
Zapewnienie pełnej obsługi cateringowej według programu:
Dzień 1: Poczęstunek powitalny (kanapki koktajlowe, kawa, herbata, napoje), stała przerwa kawowa w godzinach 10:00–18:00 (kawa, herbata, napoje zimne, woda, soki, przekąski słodkie i wytrawne, owoce) oraz kolacja (wycena wariantu grillowego oraz bufetowego wraz z pakietem alkoholi: wino, piwo, wódka, whisky i napojami).
Dzień 2: Śniadanie hotelowe, stała przerwa kawowa podczas obrad (godz. 09:00–16:00) oraz lunch bufetowy dla wszystkich uczestników.
Wskazanie dostępności powierzchni magazynowych do przechowywania materiałów konferencyjnych (możliwość wcześniejszej dostawy i późniejszego odbioru) oraz zaplecza dla agencji eventowej.
Określenie możliwości wyłączności obiektu lub jego wydzielonej części na czas trwania wydarzenia.
Złożenie kompleksowej oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania, zawierającej rozbicie kosztów na wynajem sal, noclegi, catering, opcje dodatkowe oraz dołączenie rzutów/zdjęć sal i terenów zewnętrznych.
Kontakt ze strony Zamawiającego
Elżbieta Sośnicka, tel.: +48 519 537 088, e-mail: elzbieta.sosnicka@holcim.com
Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
Time limit for receipt of tenders
2026-09-01 12:00:00.0
Location
NA
Category assortment
No category
Buyer details
HOLCIM POLSKA S.A.
