Zapewnienie usługi obejmującej nocleg, wyżywienie, salę szkoleniową podczas realizacji Młodzieżowej Szkoły Liderów i Animatorów w ramach projektu „Młodzi kreatywni” nr FEWM.06.03-IZ.00-0058/24 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur (FEWiM) 2021-2027
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEWM.06.03-IZ.00-0058/24 - Młodzi kreatywni
1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących:
a) zapewnienie usługi noclegowej,
b) zapewnienie usługi żywieniowej,
c) zapewnienie sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem,
podczas 12 trzydniowych zjazdów dla łącznie 112 osób – uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych w okresie październik 2026 – kwiecień 2027 na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.
Liczebność grup szkoleniowych będzie różna, średnio 15-23 osoby/1 zjazd, łącznie 112 osób.
Podczas każdego trzydniowego zjazdu na każdą osobę przypadają: 2 noclegi, 3 obiady, 2 kolacje,
2 śniadania.
2) Zjazdy będą organizowane w następujących terminach:
Grupa 1 – 20 uczestników oraz 2 opiekunów
- 8-10.10.2026 r.
- 12-14.11.2026 r.
Grupa 2 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów
- 17-19.12.2026 r.,
- 14-16.01.2027 r.
Grupa 3 – 23 uczestników oraz 2 opiekunów
- 7-9.01.2027 r.,
- 4-6.02.2027 r.,
Grupa 4 – 17 uczestników oraz 4 opiekunów
- 14-16.01.2027 r.,
- 11-13.02.2027 r.
Grupa 5 - 22 uczestników oraz 2 opiekunów
- 11-13.02.2027 r.,
- 11-13.03.2027 r.
Grupa 6 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów
- 18-20.02.2027 r.,
- 1-3.04.2027 r.
W związku z tym, że zgodnie z ww. harmonogramem, terminy zjazdów poszczególnych warsztatów nakładają się na siebie, wykonawca zobowiązany jest do szczegółowej analizy powyższych terminów pod kątem dostępności obiektu w odniesieniu do jednorazowej liczby osób, biorącej udział w zjazdach oraz dostępności sal dla każdej grupy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji szkoleń w inne dni niż wskazane powyżej, jeśli wyniknie taka konieczność, po wcześniejszym ustaleniu z wykonawcą.
3) Opis usługi restauracyjnej:
a) obiekt musi posiadać oddzielne pomieszczenie do spożywania posiłków,
b) posiłki powinny być podane w sposób estetyczny, spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia i obejmować:
- 2 x śniadanie w formie stołu szwedzkiego - min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
- 3 x obiad, składający się z: zupy, dania głównego, min. 2 dodatków np. surówek, warzyw, ryżu, ziemniaków, kaszy oraz napojów/soki, woda;
- 2 x kolacja w formie stołu szwedzkiego, w tym min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
c) posiłki muszą być dopasowane do specjalnych potrzeb żywieniowych uczniów, np. diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in. Wykonawca zostanie poinformowany o specjalnych potrzebach żywieniowych na co najmniej 5 dni przed każdym zjazdem,
d) w ramach usługi żywieniowej musi być zapewniony ciągły dostęp do pomieszczenia z czajnikiem, wodą, kawą, herbatą, mlekiem/śmietanką, cukrem i cytryną, w celu zrobienia ciepłego napoju podczas przerw.
4) Opis usługi noclegowej:
Podczas pobytu w ośrodku wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione wyżywienie oraz nocleg. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd usługę zgodną z poniższymi wymaganiami:
a) usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego,
b) obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla średnio 15-23 uczniów/ zjazd oraz ich opiekunów,
c) obiekt musi dysponować pokojami 3 - 4 -osobowymi oraz 2-osobowymi (w przypadku noclegu opiekunów lub nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami), każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka - ilość pokoi zapewniona będzie przez Wykonawcę zgodnie z liczebnością poszczególnych grup wskazanych powyżej,
d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,
e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00 bez względu na obowiązującą w danym obiekcie „dobę hotelową”,
f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób
z niepełnosprawnościami,
g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp.,
h) obiekt musi być wyposażony w bazę restauracyjną (sala restauracyjna),
i) ze względu na region, z którego pochodzić będą uczestnicy szkoleń, preferowane będą obiekty położone bliżej miasta Węgorzewo (szczegółowy opis preferencji znajduje się w części dotyczącej kryteriów oceny),
j) zmiana obiektu będzie musiała każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego. Zmieniony obiekt będzie musiał spełniać wymogi określone w zapytaniu ofertowym.
5) Opis sali szkoleniowej:
Wykonawca zapewni dostępną przez cały czas trwania pobytu uczestników salę szkoleniową dla średnio 15-23 osób/1 zjazd wraz z ich opiekunami, z możliwością indywidualnej aranżacji.
Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd:
a) 1 salę szkoleniową na 15-23 uczestników wraz opiekunami i duetem trenerów,
b) sala szkoleniowa musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami,
c) zaplecze sanitarne musi być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali i musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami,
d) sala szkoleniowa musi być wyposażona w stoły i krzesła,
e) w sali będzie znajdował się niezbędny sprzęt do przeprowadzenia warsztatów (np. projektor, ekran, laptop, nagłośnienie, flipchart itp.),
f) temperatura w sali musi być dostosowana do panujących warunków atmosferycznych,
g) sala szkoleniowa musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sale z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,
h) sala szkoleniowa musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,
i) sala szkoleniowa musi mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa
i żywieniowa,
j) Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00.
6) Wymagania dodatkowe:
a) Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego udziału w każdym warsztacie opiekunom (od 2 do 4 osób/ grupę) ze strony Zamawiającego, tj.: zapewnienie usługi noclegowej i żywieniowej, możliwości obserwacji/uczestniczenia w zajęciach. Ilość opiekunów będzie zgłoszona wraz z listą uczniów.
b) Wykonawca ma obowiązek informowania uczestników/uczestniczek o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) program regionalny Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027. Obowiązek zostanie spełniony przez poinformowanie uczestników o tytule i źródle finansowania projektu, w ramach którego prowadzone są zajęcia oraz umieszczenie na salach zajęć plakatu informującego o tym fakcie. Wzór plakatu zostanie przygotowany przez Zamawiającego.
c) Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług. Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną każdorazowo liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników zgłaszana będzie z 5-dniowym wyprzedzeniem.
5. Termin wykonania zamówienia
Planowany termin podpisania umowy: sierpień 2026 r.
Termin realizacji usług – od października 2026 r. do 30 kwietnia 2027 roku.
UWAGA: Należy zapoznać się z treścią Zapytania ofertowego nr 1/MKH/2026, które stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: węgorzewski, Gmina: Węgorzewo, Miejscowość: Węgorzewo
Cała polska
FEWM.06.03-IZ.00-0058/24 - Młodzi kreatywni
1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących:
a) zapewnienie usługi noclegowej,
b) zapewnienie usługi żywieniowej,
c) zapewnienie sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem,
podczas 12 trzydniowych zjazdów dla łącznie 112 osób – uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych w okresie październik 2026 – kwiecień 2027 na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.
Liczebność grup szkoleniowych będzie różna, średnio 15-23 osoby/1 zjazd, łącznie 112 osób.
Podczas każdego trzydniowego zjazdu na każdą osobę przypadają: 2 noclegi, 3 obiady, 2 kolacje,
2 śniadania.
2) Zjazdy będą organizowane w następujących terminach:
Grupa 1 – 20 uczestników oraz 2 opiekunów
- 8-10.10.2026 r.
- 12-14.11.2026 r.
Grupa 2 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów
- 17-19.12.2026 r.,
- 14-16.01.2027 r.
Grupa 3 – 23 uczestników oraz 2 opiekunów
- 7-9.01.2027 r.,
- 4-6.02.2027 r.,
Grupa 4 – 17 uczestników oraz 4 opiekunów
- 14-16.01.2027 r.,
- 11-13.02.2027 r.
Grupa 5 - 22 uczestników oraz 2 opiekunów
- 11-13.02.2027 r.,
- 11-13.03.2027 r.
Grupa 6 – 15 uczestników oraz 2 opiekunów
- 18-20.02.2027 r.,
- 1-3.04.2027 r.
W związku z tym, że zgodnie z ww. harmonogramem, terminy zjazdów poszczególnych warsztatów nakładają się na siebie, wykonawca zobowiązany jest do szczegółowej analizy powyższych terminów pod kątem dostępności obiektu w odniesieniu do jednorazowej liczby osób, biorącej udział w zjazdach oraz dostępności sal dla każdej grupy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji szkoleń w inne dni niż wskazane powyżej, jeśli wyniknie taka konieczność, po wcześniejszym ustaleniu z wykonawcą.
3) Opis usługi restauracyjnej:
a) obiekt musi posiadać oddzielne pomieszczenie do spożywania posiłków,
b) posiłki powinny być podane w sposób estetyczny, spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia i obejmować:
- 2 x śniadanie w formie stołu szwedzkiego - min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
- 3 x obiad, składający się z: zupy, dania głównego, min. 2 dodatków np. surówek, warzyw, ryżu, ziemniaków, kaszy oraz napojów/soki, woda;
- 2 x kolacja w formie stołu szwedzkiego, w tym min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
c) posiłki muszą być dopasowane do specjalnych potrzeb żywieniowych uczniów, np. diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in. Wykonawca zostanie poinformowany o specjalnych potrzebach żywieniowych na co najmniej 5 dni przed każdym zjazdem,
d) w ramach usługi żywieniowej musi być zapewniony ciągły dostęp do pomieszczenia z czajnikiem, wodą, kawą, herbatą, mlekiem/śmietanką, cukrem i cytryną, w celu zrobienia ciepłego napoju podczas przerw.
4) Opis usługi noclegowej:
Podczas pobytu w ośrodku wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione wyżywienie oraz nocleg. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd usługę zgodną z poniższymi wymaganiami:
a) usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego,
b) obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla średnio 15-23 uczniów/ zjazd oraz ich opiekunów,
c) obiekt musi dysponować pokojami 3 - 4 -osobowymi oraz 2-osobowymi (w przypadku noclegu opiekunów lub nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami), każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka - ilość pokoi zapewniona będzie przez Wykonawcę zgodnie z liczebnością poszczególnych grup wskazanych powyżej,
d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,
e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00 bez względu na obowiązującą w danym obiekcie „dobę hotelową”,
f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób
z niepełnosprawnościami,
g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp.,
h) obiekt musi być wyposażony w bazę restauracyjną (sala restauracyjna),
i) ze względu na region, z którego pochodzić będą uczestnicy szkoleń, preferowane będą obiekty położone bliżej miasta Węgorzewo (szczegółowy opis preferencji znajduje się w części dotyczącej kryteriów oceny),
j) zmiana obiektu będzie musiała każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego. Zmieniony obiekt będzie musiał spełniać wymogi określone w zapytaniu ofertowym.
5) Opis sali szkoleniowej:
Wykonawca zapewni dostępną przez cały czas trwania pobytu uczestników salę szkoleniową dla średnio 15-23 osób/1 zjazd wraz z ich opiekunami, z możliwością indywidualnej aranżacji.
Wykonawca w ramach zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd:
a) 1 salę szkoleniową na 15-23 uczestników wraz opiekunami i duetem trenerów,
b) sala szkoleniowa musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami,
c) zaplecze sanitarne musi być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali i musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami,
d) sala szkoleniowa musi być wyposażona w stoły i krzesła,
e) w sali będzie znajdował się niezbędny sprzęt do przeprowadzenia warsztatów (np. projektor, ekran, laptop, nagłośnienie, flipchart itp.),
f) temperatura w sali musi być dostosowana do panujących warunków atmosferycznych,
g) sala szkoleniowa musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sale z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,
h) sala szkoleniowa musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,
i) sala szkoleniowa musi mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa
i żywieniowa,
j) Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00.
6) Wymagania dodatkowe:
a) Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego udziału w każdym warsztacie opiekunom (od 2 do 4 osób/ grupę) ze strony Zamawiającego, tj.: zapewnienie usługi noclegowej i żywieniowej, możliwości obserwacji/uczestniczenia w zajęciach. Ilość opiekunów będzie zgłoszona wraz z listą uczniów.
b) Wykonawca ma obowiązek informowania uczestników/uczestniczek o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) program regionalny Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027. Obowiązek zostanie spełniony przez poinformowanie uczestników o tytule i źródle finansowania projektu, w ramach którego prowadzone są zajęcia oraz umieszczenie na salach zajęć plakatu informującego o tym fakcie. Wzór plakatu zostanie przygotowany przez Zamawiającego.
c) Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług. Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną każdorazowo liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników zgłaszana będzie z 5-dniowym wyprzedzeniem.
5. Termin wykonania zamówienia
Planowany termin podpisania umowy: sierpień 2026 r.
Termin realizacji usług – od października 2026 r. do 30 kwietnia 2027 roku.
UWAGA: Należy zapoznać się z treścią Zapytania ofertowego nr 1/MKH/2026, które stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: węgorzewski, Gmina: Węgorzewo, Miejscowość: Węgorzewo
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
Thu Aug 20 07:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych
Stawidłowa 3
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5781091298
Stawidłowa 3
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5781091298
