ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/2026/EFEKT na świadczenie usług organizacji wydarzeń informacyjno-promocyjnych dla projektu EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, Priorytet 1. Fundusze europejskie dla badań i rozwoju oraz przedsiębiorczości, Działanie 1.13 Wsparcie dla firm we wczesnej fazie rozwoju, typ A programy rozwojowe dla startupów, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umowa nr FEMP.01.13-IP.01-1663/24.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEMP.01.13-IP.01-1663/24 - EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów
Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania o charakterze meetupu w 4 qw. 2026 r., w Krakowie na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o.
Organizacja wydarzenia dotyczy projektu EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów. W ramach realizowanego projektu przewiduje się kilka edycji podobnych wydarzeń. Niniejsze zapytanie ofertowe obejmuje jedynie organizację pierwszego z nich.
Zakres usługi obejmuje organizację wydarzenia o charakterze meetupu (ok. 2 godziny). Wykonawca usługi odpowiedzialny będzie za:
1) organizację eventu w języku polskim, w tym: zapewnienie Prowadzącego, Prelegenta, rejestrację uczestników,
2) zaproponowanie koncepcji meetupu obejmującej m.in.: wykład wprowadzający związany z tematyką akceleracji startupów oraz sesje pitch startupów (od 2 do 5),
3) catering obejmujący:
• Kawa z ekspresu ciśnieniowego ze spieniaczem mleka
• Herbata różne rodzaje / cytryna / cukier biały oraz brązowy
• Dodatki: mleko, mleko sojowe, cukier biały / trzcinowy, cytryna
• Woda mineralna gazowana / niegazowana
• Soki owocowe 100% / Lemoniady
• Słodkie przekąski w formie monoporcji - 2 sztuki na osobę
• Słodkie przekąski w formie ciast - 2 sztuki na osobę
• Słone przekąski w formie finger food - 4 sztuki na osobę – minimum 6 różnych wariantów, obejmujących zarówno propozycje mięsne, jak i wegetariańskie
• Owoce
Oferta powinna uwzględniać kompleksową obsługę cateringową, obejmującą nie tylko dostawę produktów, ale również ich estetyczną ekspozycję oraz przygotowanie przestrzeni cateringowej.
W szczególności zapewnienia:
• eleganckiego przygotowania i aranżacji stołów cateringowych,
• obrusów lub innych estetycznych nakryć stołów,
• naczyń porcelanowych lub wysokiej jakości zastawy jednorazowej (filiżanki, talerzyki, miski, szklanki),
• sztućców odpowiednich do serwowanych potraw,
• serwetek,
• dzbanków na wodę i lemoniadę oraz odpowiednich naczyń do serwowania napojów,
• półmisków, pater, tac oraz innych elementów służących do estetycznej ekspozycji przekąsek,
• koszy lub mis na owoce,
• pojemników na odpady oraz bieżącego utrzymania porządku w strefie cateringowej podczas wydarzenia,
• przygotowania stanowiska przed rozpoczęciem wydarzenia oraz uprzątnięcia go po jego zakończeniu,
• transportu, wniesienia, montażu i demontażu całego wyposażenia niezbędnego do realizacji usługi.
Przewidywana liczba uczestników 50 osób.
Zamawiający zapewnia salę na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o. oraz sprzęt niezbędny do realizacji zamówienia typu: oświetlenie, nagłośnienie, materiały promocyjne.
Kryteria wyboru oferty:
1) Cena brutto (PLN) – waga punktowa 24 pkt (50 %)
Liczba punktów w kryterium „Cena brutto (PLN) ” będzie przyznawana według poniższego wzoru:
Najniższa cena brutto spośród otrzymanych ofert
-------------------------------------------------------------- x 24
Cena brutto wskazana w badanej ofercie
2) Koncepcja meetupu – waga punktowa 24 pkt (50%)
2.1) Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (Prowadzący + Prelegent) – max. 12 pkt.
Prowadzący – doświadczenie w prowadzeniu:
• minimum 5 analogicznych wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt
• 3-4 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 pkt
• mniej niż 3 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt
Prelegent – doświadczenie w prowadzeniu prelekcji/wykładu na meetupach lub demoday:
• minimum 5 prelekcji w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt
• 3-4 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 punkty
• mniej niż 3 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt
2.2) Zawartość Merytoryczna – max. 4 pkt.
Proponowana tematyka/skrót wystąpienia:
• wysoka jakość: tematy są aktualne, mocno dopasowane do profilu programu akceleracyjnego, angażujące publiczność, z jasnym zakresem i opisem korzyści dla uczestników – 4 pkt
• średnia jakość: tematy są poprawne, ale dość ogólnie powiązane z profilem programu akceleracyjnego – 2 pkt
• niska jakość: tematy przedstawione są bardzo ogólnie, niedostatecznie powiązane
z profilem programu akceleracyjnego – 1 pkt
2.3) Przedsiębiorcy działający w formule startupu, wskazani przez Wykonawcę
i prowadzący dodatkowy pitch – max. 8 pkt (4 pkt za startup).
• startup posiada działający produkt/MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ma doświadczenie w pitchingu (proszę dołączyć krótki opis biznesowy) – 4 pkt
• startup posiada MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ale nie ma doświadczenia w pitchingu – 2 pkt
• startup nie posiada MVP - 1 pkt
Łączna maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 48.
1) Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełnia warunki udziału w postępowaniu ofertowym i uzyska najwyższą liczbę punktów.
3) W przypadku gdy zaoferowana Cena brutto (PLN) różni się o więcej niż 30 % od średniej arytmetycznej wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu lub budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny brutto.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
FEMP.01.13-IP.01-1663/24 - EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów
Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania o charakterze meetupu w 4 qw. 2026 r., w Krakowie na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o.
Organizacja wydarzenia dotyczy projektu EFEKTywna współpraca dla lepszej Małopolski – program akceleracji startupów. W ramach realizowanego projektu przewiduje się kilka edycji podobnych wydarzeń. Niniejsze zapytanie ofertowe obejmuje jedynie organizację pierwszego z nich.
Zakres usługi obejmuje organizację wydarzenia o charakterze meetupu (ok. 2 godziny). Wykonawca usługi odpowiedzialny będzie za:
1) organizację eventu w języku polskim, w tym: zapewnienie Prowadzącego, Prelegenta, rejestrację uczestników,
2) zaproponowanie koncepcji meetupu obejmującej m.in.: wykład wprowadzający związany z tematyką akceleracji startupów oraz sesje pitch startupów (od 2 do 5),
3) catering obejmujący:
• Kawa z ekspresu ciśnieniowego ze spieniaczem mleka
• Herbata różne rodzaje / cytryna / cukier biały oraz brązowy
• Dodatki: mleko, mleko sojowe, cukier biały / trzcinowy, cytryna
• Woda mineralna gazowana / niegazowana
• Soki owocowe 100% / Lemoniady
• Słodkie przekąski w formie monoporcji - 2 sztuki na osobę
• Słodkie przekąski w formie ciast - 2 sztuki na osobę
• Słone przekąski w formie finger food - 4 sztuki na osobę – minimum 6 różnych wariantów, obejmujących zarówno propozycje mięsne, jak i wegetariańskie
• Owoce
Oferta powinna uwzględniać kompleksową obsługę cateringową, obejmującą nie tylko dostawę produktów, ale również ich estetyczną ekspozycję oraz przygotowanie przestrzeni cateringowej.
W szczególności zapewnienia:
• eleganckiego przygotowania i aranżacji stołów cateringowych,
• obrusów lub innych estetycznych nakryć stołów,
• naczyń porcelanowych lub wysokiej jakości zastawy jednorazowej (filiżanki, talerzyki, miski, szklanki),
• sztućców odpowiednich do serwowanych potraw,
• serwetek,
• dzbanków na wodę i lemoniadę oraz odpowiednich naczyń do serwowania napojów,
• półmisków, pater, tac oraz innych elementów służących do estetycznej ekspozycji przekąsek,
• koszy lub mis na owoce,
• pojemników na odpady oraz bieżącego utrzymania porządku w strefie cateringowej podczas wydarzenia,
• przygotowania stanowiska przed rozpoczęciem wydarzenia oraz uprzątnięcia go po jego zakończeniu,
• transportu, wniesienia, montażu i demontażu całego wyposażenia niezbędnego do realizacji usługi.
Przewidywana liczba uczestników 50 osób.
Zamawiający zapewnia salę na terenie Jagiellońskiego Centrum Innowacji Sp. z o.o. oraz sprzęt niezbędny do realizacji zamówienia typu: oświetlenie, nagłośnienie, materiały promocyjne.
Kryteria wyboru oferty:
1) Cena brutto (PLN) – waga punktowa 24 pkt (50 %)
Liczba punktów w kryterium „Cena brutto (PLN) ” będzie przyznawana według poniższego wzoru:
Najniższa cena brutto spośród otrzymanych ofert
-------------------------------------------------------------- x 24
Cena brutto wskazana w badanej ofercie
2) Koncepcja meetupu – waga punktowa 24 pkt (50%)
2.1) Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia (Prowadzący + Prelegent) – max. 12 pkt.
Prowadzący – doświadczenie w prowadzeniu:
• minimum 5 analogicznych wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt
• 3-4 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 pkt
• mniej niż 3 wydarzeń w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt
Prelegent – doświadczenie w prowadzeniu prelekcji/wykładu na meetupach lub demoday:
• minimum 5 prelekcji w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 6 pkt
• 3-4 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 4 punkty
• mniej niż 3 prelekcje w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych – 1 pkt
2.2) Zawartość Merytoryczna – max. 4 pkt.
Proponowana tematyka/skrót wystąpienia:
• wysoka jakość: tematy są aktualne, mocno dopasowane do profilu programu akceleracyjnego, angażujące publiczność, z jasnym zakresem i opisem korzyści dla uczestników – 4 pkt
• średnia jakość: tematy są poprawne, ale dość ogólnie powiązane z profilem programu akceleracyjnego – 2 pkt
• niska jakość: tematy przedstawione są bardzo ogólnie, niedostatecznie powiązane
z profilem programu akceleracyjnego – 1 pkt
2.3) Przedsiębiorcy działający w formule startupu, wskazani przez Wykonawcę
i prowadzący dodatkowy pitch – max. 8 pkt (4 pkt za startup).
• startup posiada działający produkt/MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ma doświadczenie w pitchingu (proszę dołączyć krótki opis biznesowy) – 4 pkt
• startup posiada MVP, działa w obszarze powiązanym z programem akceleracyjnym, ale nie ma doświadczenia w pitchingu – 2 pkt
• startup nie posiada MVP - 1 pkt
Łączna maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 48.
1) Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełnia warunki udziału w postępowaniu ofertowym i uzyska najwyższą liczbę punktów.
3) W przypadku gdy zaoferowana Cena brutto (PLN) różni się o więcej niż 30 % od średniej arytmetycznej wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu lub budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, Zamawiający zażąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny brutto.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
2026-08-23 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Catering services
Event planning
Event planning
Buyer details
Jagiellońskie Centrum Innowacji Sp. z o.o.
Bobrzyńskiego 14
30-348 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6762266685
Bobrzyńskiego 14
30-348 Kraków
Województwo: małopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6762266685
