Sales Forum 2026 wraz z częścią targową i integracyjną - kompleksowa obsługa techniczno-logistyczna wydarzenia | Cementownia Kujawy
Notice description
Przedmiotem postępowania jest wybór agencji lub producenta wydarzeń odpowiedzialnego za przygotowanie, obsługę techniczną, logistyczną, cateringową oraz organizację części integracyjnej podczas dwudniowego Sales Forum dla około 160 uczestników. Wykonawca odpowiada za pełną realizację scenograficzną, sprzętową, koordynację podwykonawców oraz prowadzenie strefy targowej i wieczornej integracji zgodnie z przedstawionymi specyfikacjami.
Termin realizacji/wykonania: 29–30 września 2026 r.
Wymagania wobec Wykonawcy:
Posiadanie aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności na kwotę minimum 200 000,00 PLN.
Doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń dla Zamawiającego w przeszłości (kryterium oceniane podczas wyboru oferty).
Przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscach wydarzenia (Cementownia Kujawy oraz Cukrownia Żnin) w celu weryfikacji warunków technicznych (mocy, akustyki, dróg transportowych i ewakuacyjnych oraz wymogów BHP/ppoż.).
Zapewnienie kompleksowej opieki koordynatora głównego, personelu technicznego oraz obsługa prób i przygotowanie dokumentacji technicznej (plan okablowania, bilans mocy, run of show, plan awaryjny).
Kontakt ze strony Zamawiającego:
Imię i nazwisko: Barbara Szymańska, e-mail: barbara.szymanska@holcim.com, tel.: +48 572 700 451
Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia
Nagłośnienie, scena i multimedia (Sala konferencyjna – Cementownia Kujawy)
Weryfikacja i dostarczenie mini zestawu liniowego dostosowanego do sali i 160 uczestników.
Zapewnienie 2 mikrofonów bezprzewodowych do ręki, 2 mikrofonów nagłownych, miksera, okablowania oraz osprzętu wraz z realizatorem dźwięku i konfiguracją systemu.
Scena o wymiarach ok. 6 × 2 m z obiciem wykładziną, bezpiecznym wejściem, wykończeniem boków oraz montażem/demontażem.
Ekran LED ok. 2,5 × 1,5 m z konstrukcją, komputerem emisyjnym, obsługą operatorską i możliwością podłączenia komputerów prelegentów. (Uwaga: W przypadku rekomendacji większego ekranu dla 160 osób należy przedstawić osobny wariant cenowy).
Strefa targowa
5 namiotów typu turek (ok. 6 × 6 m każdy) wraz z montażem, bezpiecznym zakotwieniem/obciążeniem, oświetleniem i zabezpieczeniem przeciw pogodowym.
Wyposażenie strefy: stoły, krzesła, punkty zasilania, okablowanie, telewizory 55” na statywach, oznakowanie namiotów.
Opracowanie propozycji rozmieszczenia strefy uwzględniającej ciągi komunikacyjne, ewakuacyjne i networkingowe.
Catering (skalkulowany na 160 osób)
29 września: przerwa kawowa (przekąski słodkie min. 2 szt./os., słone min. 4 szt./os.) oraz lunch (min. 1,5 porcji/os.).
30 września: przerwa kawowa (kawa, herbata, napoje bezalkoholowe) oraz lunch (min. 1,5 porcji/os.).
Zapewnienie 18 stołów koktajlowych z wykończeniem/pokrowcami.
Przedstawienie szczegółowego menu, liczby punktów wydawczych, sposobu obsługi diet specjalnych, oznakowania potraw, liczby serwisu i rodzaju zastawy.
Wieczorny bankiet i integracja (Cukrownia Żnin)
Organizacja strefy Gaming & Casino Lounge: 3 stoły kasynowe z obsługą krupierską i żetonami, 4 automaty retro, 2 stanowiska do darta, 1 piłkarzyki XXL.
Obsługa techniczna, animatorzy, transport, montaż, demontaż i plan rozmieszczenia atrakcji. (Catering i sala w Cukrowni Żnin są zapewnione bezpośrednio przez Zamawiającego).
Pozostała infrastruktura i logistyka
3 mobilne moduły szatni wraz z obsługą.
Zapewnienie transportu, załadunku, demontażu, noclegów i wyżywienia ekipy technicznej, zabezpieczenia przewodów oraz przestrzegania zasad BHP.
Wymagania dotyczące struktury oferty i kosztorysu
Oferta musi zawierać podział na:
Zakres podstawowy.
Elementy opcjonalne (w tym ewentualny alternatywny wariant ekranu LED).
Ceny jednostkowe (w tym wycenę wyposażenia pojedynczego namiotu targowego).
Koszty logistyczne: transport, montaż, demontaż, noclegi i praca personelu.
Ewentualne koszty dodatkowe.
Wykonawca dołączy do oferty dane firmy, specyfikację sprzętu, wstępny plan przestrzeni, harmonogram przygotowań, warunki płatności oraz potwierdzenie polis OC.
Kryteria oceny ofert
Całkowity koszt zakresu podstawowego.
Jakość proponowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych.
Doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń dla Zamawiającego w przeszłości.
Warunki płatności i anulacji.
Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania.
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
Termin realizacji/wykonania: 29–30 września 2026 r.
Wymagania wobec Wykonawcy:
Posiadanie aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności na kwotę minimum 200 000,00 PLN.
Doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń dla Zamawiającego w przeszłości (kryterium oceniane podczas wyboru oferty).
Przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscach wydarzenia (Cementownia Kujawy oraz Cukrownia Żnin) w celu weryfikacji warunków technicznych (mocy, akustyki, dróg transportowych i ewakuacyjnych oraz wymogów BHP/ppoż.).
Zapewnienie kompleksowej opieki koordynatora głównego, personelu technicznego oraz obsługa prób i przygotowanie dokumentacji technicznej (plan okablowania, bilans mocy, run of show, plan awaryjny).
Kontakt ze strony Zamawiającego:
Imię i nazwisko: Barbara Szymańska, e-mail: barbara.szymanska@holcim.com, tel.: +48 572 700 451
Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia
Nagłośnienie, scena i multimedia (Sala konferencyjna – Cementownia Kujawy)
Weryfikacja i dostarczenie mini zestawu liniowego dostosowanego do sali i 160 uczestników.
Zapewnienie 2 mikrofonów bezprzewodowych do ręki, 2 mikrofonów nagłownych, miksera, okablowania oraz osprzętu wraz z realizatorem dźwięku i konfiguracją systemu.
Scena o wymiarach ok. 6 × 2 m z obiciem wykładziną, bezpiecznym wejściem, wykończeniem boków oraz montażem/demontażem.
Ekran LED ok. 2,5 × 1,5 m z konstrukcją, komputerem emisyjnym, obsługą operatorską i możliwością podłączenia komputerów prelegentów. (Uwaga: W przypadku rekomendacji większego ekranu dla 160 osób należy przedstawić osobny wariant cenowy).
Strefa targowa
5 namiotów typu turek (ok. 6 × 6 m każdy) wraz z montażem, bezpiecznym zakotwieniem/obciążeniem, oświetleniem i zabezpieczeniem przeciw pogodowym.
Wyposażenie strefy: stoły, krzesła, punkty zasilania, okablowanie, telewizory 55” na statywach, oznakowanie namiotów.
Opracowanie propozycji rozmieszczenia strefy uwzględniającej ciągi komunikacyjne, ewakuacyjne i networkingowe.
Catering (skalkulowany na 160 osób)
29 września: przerwa kawowa (przekąski słodkie min. 2 szt./os., słone min. 4 szt./os.) oraz lunch (min. 1,5 porcji/os.).
30 września: przerwa kawowa (kawa, herbata, napoje bezalkoholowe) oraz lunch (min. 1,5 porcji/os.).
Zapewnienie 18 stołów koktajlowych z wykończeniem/pokrowcami.
Przedstawienie szczegółowego menu, liczby punktów wydawczych, sposobu obsługi diet specjalnych, oznakowania potraw, liczby serwisu i rodzaju zastawy.
Wieczorny bankiet i integracja (Cukrownia Żnin)
Organizacja strefy Gaming & Casino Lounge: 3 stoły kasynowe z obsługą krupierską i żetonami, 4 automaty retro, 2 stanowiska do darta, 1 piłkarzyki XXL.
Obsługa techniczna, animatorzy, transport, montaż, demontaż i plan rozmieszczenia atrakcji. (Catering i sala w Cukrowni Żnin są zapewnione bezpośrednio przez Zamawiającego).
Pozostała infrastruktura i logistyka
3 mobilne moduły szatni wraz z obsługą.
Zapewnienie transportu, załadunku, demontażu, noclegów i wyżywienia ekipy technicznej, zabezpieczenia przewodów oraz przestrzegania zasad BHP.
Wymagania dotyczące struktury oferty i kosztorysu
Oferta musi zawierać podział na:
Zakres podstawowy.
Elementy opcjonalne (w tym ewentualny alternatywny wariant ekranu LED).
Ceny jednostkowe (w tym wycenę wyposażenia pojedynczego namiotu targowego).
Koszty logistyczne: transport, montaż, demontaż, noclegi i praca personelu.
Ewentualne koszty dodatkowe.
Wykonawca dołączy do oferty dane firmy, specyfikację sprzętu, wstępny plan przestrzeni, harmonogram przygotowań, warunki płatności oraz potwierdzenie polis OC.
Kryteria oceny ofert
Całkowity koszt zakresu podstawowego.
Jakość proponowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych.
Doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń dla Zamawiającego w przeszłości.
Warunki płatności i anulacji.
Szczegółowe warunki współpracy
Wymagany termin płatności faktur - 60 dni.
Integralną częścią zapytania ofertowego są Ogólne Warunki Dostaw i Usług z dnia 01.04.2024 r., które stanowią załącznik do zapytania.
Holcim Polska S.A. przysługuje prawo unieważnienia, odstąpienia, powtórzenia, przesunięcia lub zakończenia procesu rozpatrywania ofert bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Holcim.
Holcim Polska S.A. zastrzega sobie prawo skontaktowania się tylko z wybranymi Oferentami. Strony wyłączają zastosowanie art. 68² kodeksu cywilnego.
Oferta niespełniająca wszystkich powyższych warunków może eliminować oferenta z procesu wyboru ofert.
W przypadku wykonywania usług na terenie zakładu Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień zawartych w Kodeksie Etyki dla Dostawców, który stanowi załącznik do zapytania.
Time limit for receipt of tenders
2026-08-11 10:00:00.0
Location
KUJAWSKO-POMORSKIE
Category assortment
No category
Buyer details
HOLCIM POLSKA S.A.
