OPERATOR PŁATNOŚCI W SKLEPIE INTERNETOWYM BRICOMARCHE
Notice description
Nazwa: Koszt prowizji i opłat
Opis: Prośba o wycenę zgodnie z z załącznika nr 2
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE
OFERTOWE
OPERATOR PŁATNOŚCI
W SKLEPIE INTERNETOWYM BRICOMARCHE
Swadzim 27.07.2026
1. Wstęp
Grupa Muszkieterów jest największą w Polsce siecią
sklepów działającą w formule franczyzowej zrzeszającą niezależnych
przedsiębiorców w kategorii supermarketów spożywczych, pod szyldem Intermarche
oraz kategorii „dom i ogród”, działających pod szyldem Bricomarche.
Grupa Muszkieterów na terenie Polski posiada łącznie 420
sklepów, w tym 233 sklepy Bricomarche i 187 sklepów Intermarche, cztery centra
logistyczne w Swadzimiu, Mysłowicach, Sosnowcu oraz Nowym Modlinie, 6 składów
budowlanych, jak również 74 stacje paliw funkcjonujących przy wybranych
sklepach.
Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu k.
Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych,
koordynujących i wspierających działalność spółek prawa handlowego prowadzących
działalność gospodarczą w postaci supermarketów Intermarche oraz Bricomarche. https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/
2. Zamawiający
Zamawiający:
„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne
„ITM Polska”
sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą
rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche.
Zamawiający
bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach
jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego, prowadzących
działalność gospodarczą w formie supermarketów spożywczych pod szyldem
Intermarche oraz sklepów 'dom i ogród' pod szyldem Bricomarche (dalej: spółki
sklepowe) lub spółek centralnych.
Niniejszy
dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w
postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego i „ITM Polska”.
Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim
informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej
pisemnej zgody Zamawiającego i ITM Polska. Zamawiający i ITM Polska posiadają
prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym
momencie.
3.
Cel postępowania
Celem postępowania jest wybór dostawcy usług
płatności internetowych dla nowej platformy e-commerce Bricomarché opartej o
system VTEX, planowanej do uruchomienia w III kwartale 2027 roku. Postępowanie
ma na celu pozyskanie rozwiązania zapewniającego:
·
obsługę płatności internetowych klientów sklepu
internetowego,
·
integrację z platformą VTEX poprzez API,
·
rozliczanie płatności pomiędzy wieloma sklepami
uczestniczącymi w modelu marketplace,
·
wysoką dostępność, bezpieczeństwo i niezawodność
usług,
·
optymalizację kosztów prowizyjnych względem obecnie
stosowanego rozwiązania,
·
zapewnienie wsparcia technicznego i biznesowego
podczas wdrożenia oraz eksploatacji systemu.
4. Informacje dotyczące przedmiotu zapytania
ofertowego
Przedmiotem zapytania jest świadczenie kompleksowej
usługi operatora płatności internetowych dla platformy e-commerce Bricomarche. Operator płatności będzie odpowiadał za obsługę
płatności klientów sklepu internetowego, rozliczanie środków pomiędzy sklepami
funkcjonującymi w modelu marketplace oraz integrację z systemami Zamawiającego.
Zakres usługi
Operator płatności powinien zapewnić:
Integrację technologiczną
·
integrację poprzez API
z platformą VTEX,
·
obsługę modelu
marketplace,
·
możliwość
automatycznego podziału jednej płatności klienta pomiędzy wiele sklepów (split
payment / marketplace settlement),
·
dwukierunkową wymianę
danych dotyczących statusów płatności,
·
obsługę webhooków i
komunikacji w czasie rzeczywistym
·
dostępy dla centrali z
możliwością weryfikacji transakcji sklepowych
Obsługiwane metody płatności
Wymagana jest obsługa co najmniej:
·
BLIK,
·
kart płatniczych Visa
i Mastercard,
·
Apple Pay,
·
Google Pay,
·
płatności typu
pay-by-link,
·
płatności odroczonych
(np. PayPo, Klarna),
·
płatności ratalnych,
·
innych powszechnie
stosowanych metod płatniczych dostępnych na rynku polskim.
Funkcjonalności operacyjne
·
autoryzacja płatności
online w czasie rzeczywistym,
·
automatyczna
aktualizacja statusów zamówień,
·
obsługa zwrotów i
anulacji transakcji z poziomu platformy e-commerce,
·
panel administracyjny
umożliwiający zarządzanie transakcjami,
·
raportowanie finansowe
i eksport danych,
·
dostęp dla
poszczególnych sklepów wyłącznie do własnych danych transakcyjnych,
·
monitoring i historia
transakcji.
Bezpieczeństwo
Wymagane jest spełnienie aktualnych standardów
bezpieczeństwa, w szczególności:
·
zgodność z PCI DSS,
·
obsługa 3D Secure,
·
zgodność z wymogami
PSD2 i Strong Customer Authentication (SCA),
·
szyfrowanie danych
transmisyjnych,
·
zgodność z RODO
·
lub wskazanie innych
Wolumen transakcji
Zostaną wysłane do Oferentów, którzy wyrażą chęć złożenia
oferty i podpiszą umowę NDA – Załącznik nr 1
5. Wymagania wobec zakresu oferty i
współpracy
a) Tytuł oferty
Oferta powinna być zatytułowana:
„Oferta
na świadczenie usług operatora płatności internetowych dla platformy e-commerce
Bricomarché”
Zakres i sposób
przygotowania oferty
Oferent przygotowuje
ofertę w oparciu o wytyczne określone w niniejszym dokumencie, z zachowaniem
należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
najlepszą wiedzą techniczną i zawodową.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i
zawierać:
·
opis oferowanego rozwiązania,
·
opis architektury integracji,
·
harmonogram wdrożenia,
·
model rozliczeń,
·
szczegółowy cennik,
·
opis SLA,
·
opis wsparcia technicznego i
biznesowego,
·
wymagane dokumenty formalne.
b)
Forma i sposób
złożenia oferty
c)
Oferent składa ofertę za
pośrednictwem Platformy
Zakupowej Open Nexus, uzupełniając wszystkie wymagane pola oraz
obligatoryjnie przygotowując Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy_operator płatności
d)
Wymogi formalne
dotyczące zawartości oferty
Wszystkie pola tabel muszą być
wypełnione wymaganymi wartościami. Niedopuszczalne jest odwoływanie się do
innych części oferty lub jej załączników w miejsce bezpośredniego
uzupełnienia tabel.
Oferty złożone w formatach elektronicznych innych niż wymagane nie będą
rozpatrywane.
e)
Zakres merytoryczny
oferty
Oferta powinna zawierać minimum:
Część handlową
·
wysokość prowizji dla każdej formy
płatności,
·
opłaty wdrożeniowe,
·
opłaty abonamentowe,
·
koszty integracji,
·
koszty dodatkowych funkcjonalności,
·
koszty wypłat środków i rozliczeń.
Część techniczną
·
sposób integracji z VTEX,
·
dostępność gotowych konektorów i
modułów,
·
dokumentację API,
·
opis funkcji marketplace i split
payment,
·
procedury zwrotów i reklamacji,
·
proces migracji.
Część operacyjną
·
sposób obsługi incydentów,
·
organizację wsparcia,
·
dedykowanego opiekuna biznesowego,
·
proces eskalacji zgłoszeń.
f)
Dodatkowe wymagania
wobec oferty
Oferent powinien wskazać:
gwarantowany poziom SLA,
dostępność usługi nie mniejszą niż 99,9%,
czasy reakcji i usunięcia awarii,
referencje od klientów korzystających z podobnych
wdrożeń marketplace,
informacje o obsługiwanych platformach
e-commerce,
informacje o certyfikatach bezpieczeństwa
g) Warunki
płatności
Preferowany
termin płatności wynosi minimum 30
dni od dnia prawidłowego wykonania usługi, liczony od daty
otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, pod
warunkiem braku zastrzeżeń co do jakości i kompletności wykonania świadczenia.
Oferent powinien przedstawić:
·
harmonogram rozliczeń,
·
termin przekazywania środków do sklepów,
·
model fakturowania,
·
proponowany termin płatności faktur (jak wyżej),
·
ewentualne zabezpieczenia środków,
·
warunki rozliczania reklamacji i chargebacków.
h)
Termin związania
ofertą
Oferent jest związany złożoną
ofertą przez okres nie krótszy niż 90 dni od daty akceptacji
ostatecznej wersji oferty przez Zamawiającego.
6. Wymagania
dotyczące Oferenta
a) Oferent
oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w
zakresie świadczenia usług płatniczych dla podmiotów prowadzących sprzedaż
internetową, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym,
organizacyjnym i kadrowym umożliwiającym realizację przedmiotu zamówienia.
Oferent powinien posiadać doświadczenie we wdrażaniu i obsłudze rozwiązań dla
sklepów internetowych oraz platform funkcjonujących w modelu marketplace
b) Oferent
oświadcza, że posiada wszelkie wymagane prawem zezwolenia, licencje i
uprawnienia niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie świadczenia usług
płatniczych na terenie Unii Europejskiej oraz podlega nadzorowi właściwego
organu nadzoru finansowego.
c)
Oferent zobowiązuje się do
zapewnienia odpowiednich zasobów projektowych przez cały okres realizacji
projektu, obejmujący w szczególności:
·
analizę przedwdrożeniową,
·
konfigurację i integrację rozwiązania,
·
testy,
·
uruchomienie produkcyjne,
·
okres stabilizacji powdrożeniowej,
·
bieżące utrzymanie i rozwój usługi.
d)
Oferent zobowiązuje się do
wyznaczenia dedykowanych osób do kontaktów takich jak:
·
kierownik projektu,
·
konsultant biznesowy,
·
konsultant techniczny/integracyjny,
·
opiekun klienta biznesowego po
uruchomieniu usługi
W
przypadku konieczności zmiany kluczowych członków zespołu Oferent zobowiązany
jest do wcześniejszego poinformowania Zamawiającego. Osoby zastępujące muszą
posiadać kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż osoby wskazane pierwotnie.
e) Oferent
zobowiązuje się do realizacji usług z należytą starannością, zgodnie z
najlepszymi praktykami rynkowymi, obowiązującymi standardami bezpieczeństwa
płatności elektronicznych, wymaganiami organizacji płatniczych oraz przepisami
prawa krajowego i europejskiego
f)
Oferent zapewni świadczenie usług
w sposób ciągły, gwarantując wysoką dostępność oraz niezawodność platformy
płatniczej, przy zachowaniu minimalnego poziomu SLA wynoszącego 99,9%
miesięcznie.
g)
W szczególności Oferent
zobowiązany jest do:
·
zapewnienia wsparcia technicznego dla
Zamawiającego oraz sklepów uczestniczących w projekcie,
·
zapewnienia dedykowanego opiekuna
biznesowego,
·
zapewnienia możliwości zgłaszania
incydentów drogą mailową oraz telefoniczną,
·
zapewnienia monitoringu systemu w
trybie 24/7,
·
zapewnienia automatycznych powiadomień
o awariach i planowanych pracach serwisowych,
·
zapewnienia wsparcia integracyjnego
podczas wdrożenia i rozwoju platformy.
Oferent powinien zadeklarować następujące
maksymalne czasy obsługi zgłoszeń:
Incydent krytyczny
·
całkowity brak możliwości realizacji
płatności online,
·
czas reakcji: do 30 minut,
·
czas usunięcia: do 1 godziny.
Incydent wysoki
·
znaczące ograniczenie funkcjonalności
procesu płatności lub rozliczeń,
·
czas reakcji: do 1 godziny,
·
czas usunięcia: do 4 godzin.
Incydent standardowy
·
pozostałe błędy niewpływające
bezpośrednio na możliwość realizacji płatności,
·
czas reakcji: do 4 godzin,
·
czas usunięcia: do 12 godzin
h)
Oferent musi zapewniać zgodność
oferowanego rozwiązania z wymaganiami bezpieczeństwa rynku płatności
elektronicznych, w szczególności:
·
PCI DSS,
·
PSD2,
·
Strong Customer Authentication (SCA),
·
3D Secure,
·
RODO,
·
wymaganiami organizacji Visa i
Mastercard
·
lub wskazanie innych
i)
Oferent zobowiązany jest posiadać
ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z prowadzoną
działalnością gospodarczą obejmującą świadczenie usług płatniczych oraz usług
IT wspierających realizację płatności elektronicznych.
Na potwierdzenie spełnienia wymogu Oferent załączy
do oferty kopię aktualnej polisy OC lub innego dokumentu potwierdzającego
posiadanie ochrony ubezpieczeniowej.
j)
Oferent zobowiązuje się do
przeprowadzenia, na własny koszt, warsztatów i szkoleń dla osób wskazanych
przez Zamawiającego, obejmujących:
·
obsługę panelu administracyjnego,
·
zarządzanie płatnościami i zwrotami,
·
raportowanie i rozliczenia,
·
obsługę zgłoszeń reklamacyjnych i
chargebacków,
·
procedury bezpieczeństwa i zarządzania
dostępami.
Obowiązek ten dotyczy sytuacji, w której oferowane
rozwiązanie będzie różniło się od obecnie wykorzystywanego środowiska.
k)
Oferent dostarczy:
·
kompletną dokumentację wdrożeniową,
·
pełną dokumentację techniczną API,
·
instrukcję administratora systemu,
·
instrukcję użytkownika panelu
administracyjnego,
·
dokumentację dotyczącą procesu
integracji z platformą VTEX,
·
dokumentację procedur reklamacyjnych,
zwrotów i chargeback,
·
opis architektury rozwiązania i
sposobu realizacji modelu marketplace/split payment,
·
dokumentację wymaganą na potrzeby
audytów bezpieczeństwa, audytów IT oraz procesów compliance prowadzonych przez
Grupę Muszkieterów.
l)
Oferent powinien wykazać minimum
3 wdrożenia lub realizacje usług płatniczych dla sklepów internetowych lub
platform marketplace o porównywalnej skali działalności oraz przedstawić
referencje lub wykaz klientów potwierdzających doświadczenie w tym zakresie
7. Warunki
udziału w postępowaniu
a) Wiążącą wersją językową oferty oraz wszelkiej
dokumentacji w toku postępowania jest język polski. W przypadku tłumaczenia
dokumentów na inny język lub prowadzenia negocjacji w języku innym niż polski,
decydujące znaczenie ma zawsze wersja polska. Docelowa umowa będzie sporządzona
w języku polskim i podlegać będzie prawu polskiemu. W przypadku przygotowania
wersji dwujęzycznej, rozstrzygające znaczenie dla interpretacji postanowień
będzie miała wersja polska. Strony poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych
miejscowo dla siedziby danego Zamawiającego
b) Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione
do reprezentowania Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze
przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do
oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do
działania w imieniu Oferenta.
c) Ofertę
należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej
Open Nexus.
d) Wykonawca
oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał
organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie
przedmiotu zamówienia, w szczególności:
·
odpowiednie
zdolności finansowe i ekonomiczne,
·
potwierdzoną
wiedzę oraz doświadczenie w realizacji analogicznych projektów,
·
wymagane
uprawnienia, licencje lub certyfikaty,
·
zasoby
techniczne, kadrowe i organizacyjne umożliwiające prawidłowe i terminowe
wykonanie zamówienia.
Zamawiający
zastrzega sobie prawo do weryfikacji powyższych oświadczeń na każdym etapie
postępowania lub realizacji umowy.
d) Do oferty należy obowiązkowo dołączyć następujące
dokumenty (w terminie do 24.08.2026):
·
Wypełniony
plik excel załącznik nr 2- Formularz ofertowy_operator płatności
·
aktualne
dokumenty rejestrowe: odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, NIP, REGON,
·
kopię
aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,
8. Zakres
wykluczenia oraz odrzucenia oferty
Z udziału w postępowaniu wykluczony zostanie Oferent, a złożona przez
niego oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
a)
została
złożona po upływie wyznaczonego terminu składania ofert,
b)
nie spełnia
wymagań formalnych określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym,
c)
nie spełnia
kryteriów formalnych lub handlowych wskazanych w formularzu ofertowym,
d)
Oferent,
pomimo wezwania do złożenia wyjaśnień, dokumentów, uzupełnień lub poprawienia
oczywistych omyłek, nie usunął braków w wyznaczonym terminie,
e)
Oferent nie
spełnia wymagań określonych w pkt 6 niniejszego Zapytania,
f)
Oferent
złożył nieprawdziwe informacje lub zataił dane mające wpływ na przebieg i wynik
postępowania,
g)
wobec
Oferenta otwarto postępowanie upadłościowe, restrukturyzacyjne lub znajduje się
on w stanie likwidacji,
h)
Oferent nie
posiada aktualnej polisy ubezpieczenia OC wymaganej w pkt 6 h) niniejszego
Zapytania.
9. Warunki
współpracy
a) Umowa
zostanie zawarta na okres nieokreślony, z możliwością jej wcześniejszego
rozwiązania po upływie okresu wskazanego przez Oferenta w ofercie. Zamawiający
oczekuje przedstawienia proponowanego okresu obowiązywania umowy wraz z
warunkami jej wypowiedzenia oraz ewentualnymi kosztami wcześniejszego
zakończenia współpracy.
b) Oferent
zobowiązany będzie do współpracy z Zamawiającym w zakresie przeprowadzenia
wymaganych analiz, testów integracyjnych, przeglądów bezpieczeństwa oraz
audytów technicznych i organizacyjnych związanych z wdrożeniem oraz
eksploatacją rozwiązania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia
audytu bezpieczeństwa oferowanego rozwiązania przed podpisaniem umowy lub w
trakcie jej obowiązywania
c) Okres
wypowiedzenia umowy wynosi:
·
dla
Operatora : nie mniej niż 6 mcy
·
dla Klienta: 3 miesiące
·
ze skutkiem na koniec miesiąca
kalendarzowego.
Dodatkowo
Zamawiający oczekuje możliwości rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w
przypadku rażącego naruszenia zapisów umowy, utraty wymaganych uprawnień do
świadczenia usług płatniczych, naruszenia bezpieczeństwa danych lub
powtarzającego się niedotrzymywania parametrów SLA.
d) W
umowie zostaną przewidziane kary umowne lub mechanizmy rekompensaty za
niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług.
·
Kary lub rekompensaty będą mogły
zostać naliczone w szczególności w przypadku:
·
opóźnienia realizacji wdrożenia lub
migracji rozwiązania,
·
niedotrzymania uzgodnionych terminów
integracji z platformą VTEX,
·
niedostarczenia wymaganej dokumentacji
technicznej i wdrożeniowej,
·
przekroczenia terminów usuwania awarii
wynikających z SLA,
·
niedotrzymania deklarowanego poziomu
dostępności usługi,
·
błędnego rozliczania transakcji lub
środków pomiędzy sklepami w modelu marketplace,
·
nieprawidłowej realizacji zwrotów,
reklamacji lub chargebacków,
·
naruszenia wymagań bezpieczeństwa
określonych w umowie,
·
innych przypadków niewykonania lub
nienależytego wykonania zobowiązań umownych.
e) Oferent
zobowiązany będzie do zapewnienia wsparcia technicznego i biznesowego przez
cały okres obowiązywania umowy, w tym:
·
dedykowanego opiekuna biznesowego,
·
dostępu do wsparcia technicznego dla
Zamawiającego,
·
obsługi zgłoszeń telefonicznych i
mailowych,
·
monitorowania dostępności usługi w
trybie 24/7,
·
informowania o planowanych pracach
serwisowych oraz awariach
f)
Po zakończeniu
współpracy Oferent zobowiązany będzie do wsparcia procesu migracji do nowego
dostawcy, w szczególności poprzez zapewnienie dostępu do danych historycznych,
raportów oraz niezbędnej dokumentacji integracyjnej, w zakresie dopuszczalnym
przez obowiązujące przepisy prawa. Jest to szczególnie istotne ze względu na
ciągłość obsługi płatności i rozliczeń w środowisku e-commerce.
10. Zastrzeżenia
a)
Postępowanie
prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności,
jawności, przejrzystości oraz równego traktowania Oferentów.
b) Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się
przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.
z 2023 r. poz. 1215, z późn. zm.).
c) Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich
warunków zapytania ofertowego i jego załączników bez zastrzeżeń.
d) Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu
art. 66 i następnych Kodeksu cywilnego i nie tworzy podstawy do jakichkolwiek
roszczeń wobec Zamawiającego lub spółek Grupy Muszkieterów w Polsce.
e) Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i
złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent; Zamawiający nie zwraca tych kosztów
w żadnym wypadku.
f) Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy o
zachowaniu poufności (NDA) na dalszym etapie postępowania – Załącznik nr 1.
Wszystkie informacje udostępnione w ramach postępowania mają charakter poufny i
stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania
zapytania ofertowego, zmiany jego warunków lub unieważnienia postępowania w
dowolnym czasie, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek
odpowiedzialności wobec Oferenta.
h) Złożenie oferty lub jej akceptacja nie tworzy
zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta do zawarcia umowy handlowej. Umowa może
zostać zawarta wyłącznie w formie pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub
wymiana korespondencji nie stanowi zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.
i) Oferta musi zawierać wszystkie wymagane elementy i
być kompletna; brak uzupełnienia nie daje Oferentowi żadnych roszczeń wobec
Zamawiającego. Milczące przyjęcie oferty nie ma zastosowania; potwierdzenie
Zamawiającego wymaga formy dokumentowej.
j) Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM
Polska Sp. z o.o.
k)
W ramach
postępowania Oferent nie ma prawa do wniesienia protestu ani odwołania.
11. Kryteria
oceny ofert
Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów
jakościowych i ekonomicznych. Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający
porównywalność ofert oraz zgodność z wymaganiami niniejszego Zapytania
Ofertowego.
Łącznie oferta może uzyskać maksymalnie 100
punktów.
Kryterium
Waga
Koszt prowizji i opłat
35%
Funkcjonalność rozwiązania i API
20%
Obsługa marketplace / split settlement
15%
Dostępne metody płatności
10%
SLA i niezawodność usługi
10%
Wsparcie techniczne i biznesowe
5%
Warunki umowy
5%
Razem
100%
a) Koszt prowizji i opłat – 35%
Ocena zostanie przeprowadzona na podstawie
całkowitego kosztu obsługi płatności wyliczonego w oparciu o strukturę oraz
wolumen transakcji przekazane przez Zamawiającego. Ocenie podlegać będą
wszelkie koszty związane ze świadczeniem usługi, w szczególności prowizje od
poszczególnych metod płatności, opłaty wdrożeniowe, opłaty abonamentowe, koszty
rozliczeń, zwrotów, chargeback oraz pozostałe opłaty dodatkowe.
b) Funkcjonalność rozwiązania i API – 20%
Ocena obejmować będzie stopień spełnienia wymagań
funkcjonalnych i technicznych określonych przez Zamawiającego, w szczególności:
możliwości integracji z platformą VTEX,
dostępność i funkcjonalność API,
obsługę webhooków,
dostępność środowiska testowego (sandbox),
obsługę zwrotów poprzez API,
raportowanie i eksport danych,
możliwości rozwoju oraz skalowalności rozwiązania.
c) Obsługa marketplace / split settlement – 15%
Ocena obejmować będzie funkcjonalności związane z
obsługą modelu marketplace, w szczególności:
możliwość automatycznego podziału płatności pomiędzy sprzedawców,
rozliczanie wielu podmiotów w ramach jednej transakcji,
obsługę zwrotów wielopodmiotowych,
raportowanie dla poszczególnych sklepów oraz centrali,
elastyczność modelu rozliczeń.
d) Dostępne metody płatności – 10%
Ocena obejmować będzie zakres dostępnych metod
płatności, ze szczególnym uwzględnieniem metod stanowiących największy udział w
obecnej strukturze transakcji Zamawiającego, tj.:
BLIK,
karty Visa i Mastercard,
Apple Pay,
Google Pay,
PayPo lub rozwiązania równoważne,
Open Banking / Pay-by-link.
Dodatkowo punktowana będzie dostępność
rozszerzonych metod płatności, takich jak Visa Mobile, Klarna, BLIK Płacę
Później, raty online czy płatności zagraniczne.
e) SLA i niezawodność usługi – 10%
Ocena obejmować będzie:
gwarantowaną dostępność usługi,
deklarowane poziomy SLA,
czas reakcji na zgłoszenia,
czas usuwania awarii,
sposób monitorowania i raportowania incydentów,
dostępność usługi w trybie 24/7.
f) Wsparcie techniczne i biznesowe – 5%
Ocena obejmować będzie:
dostępność dedykowanego opiekuna biznesowego,
dostępność dedykowanego wsparcia technicznego,
organizację procesu obsługi zgłoszeń,
wsparcie podczas wdrożenia i migracji,
jakość dokumentacji technicznej i szkoleniowej.
g) Warunki umowy – 5%
Ocena obejmować będzie:
elastyczność warunków współpracy,
długość okresu wypowiedzenia,
warunki zakończenia współpracy,
zobowiązania dotyczące migracji do innego dostawcy po zakończeniu
umowy,
proponowane zapisy dotyczące odpowiedzialności stron oraz kar
umownych.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która
uzyska najwyższą łączną liczbę punktów we wszystkich kryteriach oceny.
12. Terminy
związane z postępowaniem:
Lp.
Zdarzenie
Data
1.
Ostateczny termin składania ofert
(Oferty dostarczone po wskazanym powyżej
terminie nie będą rozpatrywane)
24.08.2026 do godz.
12:00
2.
Termin nadesłania
pytań od Oferentów wraz z podpisanym NDA
12.08.2026
3.
Terminy odesłania odpowiedzi na zadane
pytania
18.08.2026
4.
Terminy pierwszych spotkań z Oferentami
po złożeniu ofert
27.08.-04.09.2026
4.
Termin ostatecznej oceny ofert
Wrzesień/Październik
2026
13. Miejsce
składania ofert oraz
pytania do treści zapytania ofertowego
1) Oferent
jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem
Platformy Zakupowej Open Nexus
2)
W przypadku pytań:
a)
merytorycznych,
proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej
Open Nexus "Wyślij wiadomość”
b)
związanych z
obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej
Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do
17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
3) Wiadomości
z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.
4)
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji
zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy przez Zamawiającego.
14. Załączniki
Załącznik
nr 1- NDA wzór
Załącznik
nr 2 – Formularz ofertowy- operator płatności
Wymagania dodatkowe:
CZAS ROZPOCZĘCIA ORAZ GOTOWOŚĆ DO REALIZACJI USŁUG (• deklarowana gotowość do rozpoczęcia świadczenia usług,
• zdolność do obsługi nowo otwieranych sklepów,
• elastyczność w zwiększaniu wolumenu obsługi.)
DOKUMENTY REJESTROWE FIRMY (Obligatoryjne załączniki: aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON )
Zakres i jakość oferowanych usług (• kompletności zakresu usług,
• jakości proponowanych rozwiązań organizacyjnych i procesowych,
• sposobu zapewnienia terminowości i bieżącej obsługi,
• dostępu do informacji księgowych i kadrowych,
• wsparcia w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi.)
UMOWA NDA (O podpisanie umowy NDA zostana poproszeni wybrani dostawcy na kolejnym etapie)
Kompetencje zespołu, doświadczenie (W ramach tego kryterium oceniane będzie doświadczenie Oferenta w świadczeniu usług
• księgowych oraz kadrowo-płacowych,
• dla podmiotów o podobnej skali, strukturze lub charakterze działalności (np. sieci sklepowe, podmioty wielooddziałowe).)
Referencje (Weryfikacji podlegać będą doświadczenia Oferenta w realizacji podobnych projektów, potwierdzone referencjami lub listami od klientów, ze szczególnym uwzględnieniem jakości wsparcia )
POLISA OC (Należy załączyć kopię aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,)
Funkcjonalność rozwiązania i API (Ocena obejmować będzie stopień spełnienia wymagań funkcjonalnych i technicznych określonych przez Zamawiającego, w szczególności:
• możliwości integracji z platformą VTEX,
• dostępność i funkcjonalność API,
• obsługę webhooków,
• dostępność środowiska testowego (sandbox),
• obsługę zwrotów poprzez API,
• raportowanie i eksport danych,
• możliwości rozwoju oraz skalowalności rozwiązania.
)
Obsługa marketplace / split settlement (Ocena obejmować będzie funkcjonalności związane z obsługą modelu marketplace, w szczególności:
• możliwość automatycznego podziału płatności pomiędzy sprzedawców,
• rozliczanie wielu podmiotów w ramach jednej transakcji,
• obsługę zwrotów wielopodmiotowych,
• raportowanie dla poszczególnych sklepów oraz centrali,
• elastyczność modelu rozliczeń.)
Dostępne metody płatności (Ocena obejmować będzie zakres dostępnych metod płatności, ze szczególnym uwzględnieniem metod stanowiących największy udział w obecnej strukturze transakcji Zamawiającego, tj.:
• BLIK,
• karty Visa i Mastercard,
• Apple Pay,
• Google Pay,
• PayPo lub rozwiązania równoważne,
• Open Banking / Pay-by-link.
Dodatkowo punktowana będzie dostępność rozszerzonych metod płatności, takich jak Visa Mobile, Klarna, BLIK Płacę Później, raty online czy płatności zagraniczne.)
SLA i niezawodność usługi (Ocena obejmować będzie:
• gwarantowaną dostępność usługi,
• deklarowane poziomy SLA,
• czas reakcji na zgłoszenia,
• czas usuwania awarii,
• sposób monitorowania i raportowania incydentów,
• dostępność usługi w trybie 24/7.)
Wsparcie techniczne i biznesowe (Ocena obejmować będzie:
• dostępność dedykowanego opiekuna biznesowego,
• dostępność dedykowanego wsparcia technicznego,
• organizację procesu obsługi zgłoszeń,
• wsparcie podczas wdrożenia i migracji,
• jakość dokumentacji technicznej i szkoleniowej.)
Warunki umowy (Ocena obejmować będzie:
• elastyczność warunków współpracy,
• długość okresu wypowiedzenia,
• warunki zakończenia współpracy,
• zobowiązania dotyczące migracji do innego dostawcy po zakończeniu umowy,
• proponowane zapisy dotyczące odpowiedzialności stron oraz kar umownych.)
Opis: Prośba o wycenę zgodnie z z załącznika nr 2
Ilość: 1 [szt.]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE
OFERTOWE
OPERATOR PŁATNOŚCI
W SKLEPIE INTERNETOWYM BRICOMARCHE
Swadzim 27.07.2026
1. Wstęp
Grupa Muszkieterów jest największą w Polsce siecią
sklepów działającą w formule franczyzowej zrzeszającą niezależnych
przedsiębiorców w kategorii supermarketów spożywczych, pod szyldem Intermarche
oraz kategorii „dom i ogród”, działających pod szyldem Bricomarche.
Grupa Muszkieterów na terenie Polski posiada łącznie 420
sklepów, w tym 233 sklepy Bricomarche i 187 sklepów Intermarche, cztery centra
logistyczne w Swadzimiu, Mysłowicach, Sosnowcu oraz Nowym Modlinie, 6 składów
budowlanych, jak również 74 stacje paliw funkcjonujących przy wybranych
sklepach.
Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu k.
Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych,
koordynujących i wspierających działalność spółek prawa handlowego prowadzących
działalność gospodarczą w postaci supermarketów Intermarche oraz Bricomarche. https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/
2. Zamawiający
Zamawiający:
„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne
„ITM Polska”
sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu (dalej: Zamawiający) jest spółką zarządzającą
rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche.
Zamawiający
bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach
jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego, prowadzących
działalność gospodarczą w formie supermarketów spożywczych pod szyldem
Intermarche oraz sklepów 'dom i ogród' pod szyldem Bricomarche (dalej: spółki
sklepowe) lub spółek centralnych.
Niniejszy
dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w
postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego i „ITM Polska”.
Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim
informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej
pisemnej zgody Zamawiającego i ITM Polska. Zamawiający i ITM Polska posiadają
prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym
momencie.
3.
Cel postępowania
Celem postępowania jest wybór dostawcy usług
płatności internetowych dla nowej platformy e-commerce Bricomarché opartej o
system VTEX, planowanej do uruchomienia w III kwartale 2027 roku. Postępowanie
ma na celu pozyskanie rozwiązania zapewniającego:
·
obsługę płatności internetowych klientów sklepu
internetowego,
·
integrację z platformą VTEX poprzez API,
·
rozliczanie płatności pomiędzy wieloma sklepami
uczestniczącymi w modelu marketplace,
·
wysoką dostępność, bezpieczeństwo i niezawodność
usług,
·
optymalizację kosztów prowizyjnych względem obecnie
stosowanego rozwiązania,
·
zapewnienie wsparcia technicznego i biznesowego
podczas wdrożenia oraz eksploatacji systemu.
4. Informacje dotyczące przedmiotu zapytania
ofertowego
Przedmiotem zapytania jest świadczenie kompleksowej
usługi operatora płatności internetowych dla platformy e-commerce Bricomarche. Operator płatności będzie odpowiadał za obsługę
płatności klientów sklepu internetowego, rozliczanie środków pomiędzy sklepami
funkcjonującymi w modelu marketplace oraz integrację z systemami Zamawiającego.
Zakres usługi
Operator płatności powinien zapewnić:
Integrację technologiczną
·
integrację poprzez API
z platformą VTEX,
·
obsługę modelu
marketplace,
·
możliwość
automatycznego podziału jednej płatności klienta pomiędzy wiele sklepów (split
payment / marketplace settlement),
·
dwukierunkową wymianę
danych dotyczących statusów płatności,
·
obsługę webhooków i
komunikacji w czasie rzeczywistym
·
dostępy dla centrali z
możliwością weryfikacji transakcji sklepowych
Obsługiwane metody płatności
Wymagana jest obsługa co najmniej:
·
BLIK,
·
kart płatniczych Visa
i Mastercard,
·
Apple Pay,
·
Google Pay,
·
płatności typu
pay-by-link,
·
płatności odroczonych
(np. PayPo, Klarna),
·
płatności ratalnych,
·
innych powszechnie
stosowanych metod płatniczych dostępnych na rynku polskim.
Funkcjonalności operacyjne
·
autoryzacja płatności
online w czasie rzeczywistym,
·
automatyczna
aktualizacja statusów zamówień,
·
obsługa zwrotów i
anulacji transakcji z poziomu platformy e-commerce,
·
panel administracyjny
umożliwiający zarządzanie transakcjami,
·
raportowanie finansowe
i eksport danych,
·
dostęp dla
poszczególnych sklepów wyłącznie do własnych danych transakcyjnych,
·
monitoring i historia
transakcji.
Bezpieczeństwo
Wymagane jest spełnienie aktualnych standardów
bezpieczeństwa, w szczególności:
·
zgodność z PCI DSS,
·
obsługa 3D Secure,
·
zgodność z wymogami
PSD2 i Strong Customer Authentication (SCA),
·
szyfrowanie danych
transmisyjnych,
·
zgodność z RODO
·
lub wskazanie innych
Wolumen transakcji
Zostaną wysłane do Oferentów, którzy wyrażą chęć złożenia
oferty i podpiszą umowę NDA – Załącznik nr 1
5. Wymagania wobec zakresu oferty i
współpracy
a) Tytuł oferty
Oferta powinna być zatytułowana:
„Oferta
na świadczenie usług operatora płatności internetowych dla platformy e-commerce
Bricomarché”
Zakres i sposób
przygotowania oferty
Oferent przygotowuje
ofertę w oparciu o wytyczne określone w niniejszym dokumencie, z zachowaniem
należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
najlepszą wiedzą techniczną i zawodową.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i
zawierać:
·
opis oferowanego rozwiązania,
·
opis architektury integracji,
·
harmonogram wdrożenia,
·
model rozliczeń,
·
szczegółowy cennik,
·
opis SLA,
·
opis wsparcia technicznego i
biznesowego,
·
wymagane dokumenty formalne.
b)
Forma i sposób
złożenia oferty
c)
Oferent składa ofertę za
pośrednictwem Platformy
Zakupowej Open Nexus, uzupełniając wszystkie wymagane pola oraz
obligatoryjnie przygotowując Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy_operator płatności
d)
Wymogi formalne
dotyczące zawartości oferty
Wszystkie pola tabel muszą być
wypełnione wymaganymi wartościami. Niedopuszczalne jest odwoływanie się do
innych części oferty lub jej załączników w miejsce bezpośredniego
uzupełnienia tabel.
Oferty złożone w formatach elektronicznych innych niż wymagane nie będą
rozpatrywane.
e)
Zakres merytoryczny
oferty
Oferta powinna zawierać minimum:
Część handlową
·
wysokość prowizji dla każdej formy
płatności,
·
opłaty wdrożeniowe,
·
opłaty abonamentowe,
·
koszty integracji,
·
koszty dodatkowych funkcjonalności,
·
koszty wypłat środków i rozliczeń.
Część techniczną
·
sposób integracji z VTEX,
·
dostępność gotowych konektorów i
modułów,
·
dokumentację API,
·
opis funkcji marketplace i split
payment,
·
procedury zwrotów i reklamacji,
·
proces migracji.
Część operacyjną
·
sposób obsługi incydentów,
·
organizację wsparcia,
·
dedykowanego opiekuna biznesowego,
·
proces eskalacji zgłoszeń.
f)
Dodatkowe wymagania
wobec oferty
Oferent powinien wskazać:
gwarantowany poziom SLA,
dostępność usługi nie mniejszą niż 99,9%,
czasy reakcji i usunięcia awarii,
referencje od klientów korzystających z podobnych
wdrożeń marketplace,
informacje o obsługiwanych platformach
e-commerce,
informacje o certyfikatach bezpieczeństwa
g) Warunki
płatności
Preferowany
termin płatności wynosi minimum 30
dni od dnia prawidłowego wykonania usługi, liczony od daty
otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, pod
warunkiem braku zastrzeżeń co do jakości i kompletności wykonania świadczenia.
Oferent powinien przedstawić:
·
harmonogram rozliczeń,
·
termin przekazywania środków do sklepów,
·
model fakturowania,
·
proponowany termin płatności faktur (jak wyżej),
·
ewentualne zabezpieczenia środków,
·
warunki rozliczania reklamacji i chargebacków.
h)
Termin związania
ofertą
Oferent jest związany złożoną
ofertą przez okres nie krótszy niż 90 dni od daty akceptacji
ostatecznej wersji oferty przez Zamawiającego.
6. Wymagania
dotyczące Oferenta
a) Oferent
oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz kompetencje w
zakresie świadczenia usług płatniczych dla podmiotów prowadzących sprzedaż
internetową, a także dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym,
organizacyjnym i kadrowym umożliwiającym realizację przedmiotu zamówienia.
Oferent powinien posiadać doświadczenie we wdrażaniu i obsłudze rozwiązań dla
sklepów internetowych oraz platform funkcjonujących w modelu marketplace
b) Oferent
oświadcza, że posiada wszelkie wymagane prawem zezwolenia, licencje i
uprawnienia niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie świadczenia usług
płatniczych na terenie Unii Europejskiej oraz podlega nadzorowi właściwego
organu nadzoru finansowego.
c)
Oferent zobowiązuje się do
zapewnienia odpowiednich zasobów projektowych przez cały okres realizacji
projektu, obejmujący w szczególności:
·
analizę przedwdrożeniową,
·
konfigurację i integrację rozwiązania,
·
testy,
·
uruchomienie produkcyjne,
·
okres stabilizacji powdrożeniowej,
·
bieżące utrzymanie i rozwój usługi.
d)
Oferent zobowiązuje się do
wyznaczenia dedykowanych osób do kontaktów takich jak:
·
kierownik projektu,
·
konsultant biznesowy,
·
konsultant techniczny/integracyjny,
·
opiekun klienta biznesowego po
uruchomieniu usługi
W
przypadku konieczności zmiany kluczowych członków zespołu Oferent zobowiązany
jest do wcześniejszego poinformowania Zamawiającego. Osoby zastępujące muszą
posiadać kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż osoby wskazane pierwotnie.
e) Oferent
zobowiązuje się do realizacji usług z należytą starannością, zgodnie z
najlepszymi praktykami rynkowymi, obowiązującymi standardami bezpieczeństwa
płatności elektronicznych, wymaganiami organizacji płatniczych oraz przepisami
prawa krajowego i europejskiego
f)
Oferent zapewni świadczenie usług
w sposób ciągły, gwarantując wysoką dostępność oraz niezawodność platformy
płatniczej, przy zachowaniu minimalnego poziomu SLA wynoszącego 99,9%
miesięcznie.
g)
W szczególności Oferent
zobowiązany jest do:
·
zapewnienia wsparcia technicznego dla
Zamawiającego oraz sklepów uczestniczących w projekcie,
·
zapewnienia dedykowanego opiekuna
biznesowego,
·
zapewnienia możliwości zgłaszania
incydentów drogą mailową oraz telefoniczną,
·
zapewnienia monitoringu systemu w
trybie 24/7,
·
zapewnienia automatycznych powiadomień
o awariach i planowanych pracach serwisowych,
·
zapewnienia wsparcia integracyjnego
podczas wdrożenia i rozwoju platformy.
Oferent powinien zadeklarować następujące
maksymalne czasy obsługi zgłoszeń:
Incydent krytyczny
·
całkowity brak możliwości realizacji
płatności online,
·
czas reakcji: do 30 minut,
·
czas usunięcia: do 1 godziny.
Incydent wysoki
·
znaczące ograniczenie funkcjonalności
procesu płatności lub rozliczeń,
·
czas reakcji: do 1 godziny,
·
czas usunięcia: do 4 godzin.
Incydent standardowy
·
pozostałe błędy niewpływające
bezpośrednio na możliwość realizacji płatności,
·
czas reakcji: do 4 godzin,
·
czas usunięcia: do 12 godzin
h)
Oferent musi zapewniać zgodność
oferowanego rozwiązania z wymaganiami bezpieczeństwa rynku płatności
elektronicznych, w szczególności:
·
PCI DSS,
·
PSD2,
·
Strong Customer Authentication (SCA),
·
3D Secure,
·
RODO,
·
wymaganiami organizacji Visa i
Mastercard
·
lub wskazanie innych
i)
Oferent zobowiązany jest posiadać
ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z prowadzoną
działalnością gospodarczą obejmującą świadczenie usług płatniczych oraz usług
IT wspierających realizację płatności elektronicznych.
Na potwierdzenie spełnienia wymogu Oferent załączy
do oferty kopię aktualnej polisy OC lub innego dokumentu potwierdzającego
posiadanie ochrony ubezpieczeniowej.
j)
Oferent zobowiązuje się do
przeprowadzenia, na własny koszt, warsztatów i szkoleń dla osób wskazanych
przez Zamawiającego, obejmujących:
·
obsługę panelu administracyjnego,
·
zarządzanie płatnościami i zwrotami,
·
raportowanie i rozliczenia,
·
obsługę zgłoszeń reklamacyjnych i
chargebacków,
·
procedury bezpieczeństwa i zarządzania
dostępami.
Obowiązek ten dotyczy sytuacji, w której oferowane
rozwiązanie będzie różniło się od obecnie wykorzystywanego środowiska.
k)
Oferent dostarczy:
·
kompletną dokumentację wdrożeniową,
·
pełną dokumentację techniczną API,
·
instrukcję administratora systemu,
·
instrukcję użytkownika panelu
administracyjnego,
·
dokumentację dotyczącą procesu
integracji z platformą VTEX,
·
dokumentację procedur reklamacyjnych,
zwrotów i chargeback,
·
opis architektury rozwiązania i
sposobu realizacji modelu marketplace/split payment,
·
dokumentację wymaganą na potrzeby
audytów bezpieczeństwa, audytów IT oraz procesów compliance prowadzonych przez
Grupę Muszkieterów.
l)
Oferent powinien wykazać minimum
3 wdrożenia lub realizacje usług płatniczych dla sklepów internetowych lub
platform marketplace o porównywalnej skali działalności oraz przedstawić
referencje lub wykaz klientów potwierdzających doświadczenie w tym zakresie
7. Warunki
udziału w postępowaniu
a) Wiążącą wersją językową oferty oraz wszelkiej
dokumentacji w toku postępowania jest język polski. W przypadku tłumaczenia
dokumentów na inny język lub prowadzenia negocjacji w języku innym niż polski,
decydujące znaczenie ma zawsze wersja polska. Docelowa umowa będzie sporządzona
w języku polskim i podlegać będzie prawu polskiemu. W przypadku przygotowania
wersji dwujęzycznej, rozstrzygające znaczenie dla interpretacji postanowień
będzie miała wersja polska. Strony poddają umowę jurysdykcji sądów właściwych
miejscowo dla siedziby danego Zamawiającego
b) Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione
do reprezentowania Oferenta.
W przypadku, gdy dokumenty nie są podpisane przez osobę ujawnioną w rejestrze
przedsiębiorców (KRS) lub ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG), do
oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie do
działania w imieniu Oferenta.
c) Ofertę
należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej
Open Nexus.
d) Wykonawca
oświadcza, że posiada i utrzymuje niezbędne zasoby oraz potencjał
organizacyjny, techniczny i finansowy, zapewniające należyte wykonanie
przedmiotu zamówienia, w szczególności:
·
odpowiednie
zdolności finansowe i ekonomiczne,
·
potwierdzoną
wiedzę oraz doświadczenie w realizacji analogicznych projektów,
·
wymagane
uprawnienia, licencje lub certyfikaty,
·
zasoby
techniczne, kadrowe i organizacyjne umożliwiające prawidłowe i terminowe
wykonanie zamówienia.
Zamawiający
zastrzega sobie prawo do weryfikacji powyższych oświadczeń na każdym etapie
postępowania lub realizacji umowy.
d) Do oferty należy obowiązkowo dołączyć następujące
dokumenty (w terminie do 24.08.2026):
·
Wypełniony
plik excel załącznik nr 2- Formularz ofertowy_operator płatności
·
aktualne
dokumenty rejestrowe: odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, NIP, REGON,
·
kopię
aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,
8. Zakres
wykluczenia oraz odrzucenia oferty
Z udziału w postępowaniu wykluczony zostanie Oferent, a złożona przez
niego oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
a)
została
złożona po upływie wyznaczonego terminu składania ofert,
b)
nie spełnia
wymagań formalnych określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym,
c)
nie spełnia
kryteriów formalnych lub handlowych wskazanych w formularzu ofertowym,
d)
Oferent,
pomimo wezwania do złożenia wyjaśnień, dokumentów, uzupełnień lub poprawienia
oczywistych omyłek, nie usunął braków w wyznaczonym terminie,
e)
Oferent nie
spełnia wymagań określonych w pkt 6 niniejszego Zapytania,
f)
Oferent
złożył nieprawdziwe informacje lub zataił dane mające wpływ na przebieg i wynik
postępowania,
g)
wobec
Oferenta otwarto postępowanie upadłościowe, restrukturyzacyjne lub znajduje się
on w stanie likwidacji,
h)
Oferent nie
posiada aktualnej polisy ubezpieczenia OC wymaganej w pkt 6 h) niniejszego
Zapytania.
9. Warunki
współpracy
a) Umowa
zostanie zawarta na okres nieokreślony, z możliwością jej wcześniejszego
rozwiązania po upływie okresu wskazanego przez Oferenta w ofercie. Zamawiający
oczekuje przedstawienia proponowanego okresu obowiązywania umowy wraz z
warunkami jej wypowiedzenia oraz ewentualnymi kosztami wcześniejszego
zakończenia współpracy.
b) Oferent
zobowiązany będzie do współpracy z Zamawiającym w zakresie przeprowadzenia
wymaganych analiz, testów integracyjnych, przeglądów bezpieczeństwa oraz
audytów technicznych i organizacyjnych związanych z wdrożeniem oraz
eksploatacją rozwiązania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia
audytu bezpieczeństwa oferowanego rozwiązania przed podpisaniem umowy lub w
trakcie jej obowiązywania
c) Okres
wypowiedzenia umowy wynosi:
·
dla
Operatora : nie mniej niż 6 mcy
·
dla Klienta: 3 miesiące
·
ze skutkiem na koniec miesiąca
kalendarzowego.
Dodatkowo
Zamawiający oczekuje możliwości rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w
przypadku rażącego naruszenia zapisów umowy, utraty wymaganych uprawnień do
świadczenia usług płatniczych, naruszenia bezpieczeństwa danych lub
powtarzającego się niedotrzymywania parametrów SLA.
d) W
umowie zostaną przewidziane kary umowne lub mechanizmy rekompensaty za
niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług.
·
Kary lub rekompensaty będą mogły
zostać naliczone w szczególności w przypadku:
·
opóźnienia realizacji wdrożenia lub
migracji rozwiązania,
·
niedotrzymania uzgodnionych terminów
integracji z platformą VTEX,
·
niedostarczenia wymaganej dokumentacji
technicznej i wdrożeniowej,
·
przekroczenia terminów usuwania awarii
wynikających z SLA,
·
niedotrzymania deklarowanego poziomu
dostępności usługi,
·
błędnego rozliczania transakcji lub
środków pomiędzy sklepami w modelu marketplace,
·
nieprawidłowej realizacji zwrotów,
reklamacji lub chargebacków,
·
naruszenia wymagań bezpieczeństwa
określonych w umowie,
·
innych przypadków niewykonania lub
nienależytego wykonania zobowiązań umownych.
e) Oferent
zobowiązany będzie do zapewnienia wsparcia technicznego i biznesowego przez
cały okres obowiązywania umowy, w tym:
·
dedykowanego opiekuna biznesowego,
·
dostępu do wsparcia technicznego dla
Zamawiającego,
·
obsługi zgłoszeń telefonicznych i
mailowych,
·
monitorowania dostępności usługi w
trybie 24/7,
·
informowania o planowanych pracach
serwisowych oraz awariach
f)
Po zakończeniu
współpracy Oferent zobowiązany będzie do wsparcia procesu migracji do nowego
dostawcy, w szczególności poprzez zapewnienie dostępu do danych historycznych,
raportów oraz niezbędnej dokumentacji integracyjnej, w zakresie dopuszczalnym
przez obowiązujące przepisy prawa. Jest to szczególnie istotne ze względu na
ciągłość obsługi płatności i rozliczeń w środowisku e-commerce.
10. Zastrzeżenia
a)
Postępowanie
prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności,
jawności, przejrzystości oraz równego traktowania Oferentów.
b) Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się
przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.
z 2023 r. poz. 1215, z późn. zm.).
c) Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich
warunków zapytania ofertowego i jego załączników bez zastrzeżeń.
d) Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu
art. 66 i następnych Kodeksu cywilnego i nie tworzy podstawy do jakichkolwiek
roszczeń wobec Zamawiającego lub spółek Grupy Muszkieterów w Polsce.
e) Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i
złożeniem oferty ponosi wyłącznie Oferent; Zamawiający nie zwraca tych kosztów
w żadnym wypadku.
f) Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy o
zachowaniu poufności (NDA) na dalszym etapie postępowania – Załącznik nr 1.
Wszystkie informacje udostępnione w ramach postępowania mają charakter poufny i
stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania
zapytania ofertowego, zmiany jego warunków lub unieważnienia postępowania w
dowolnym czasie, bez podania przyczyn i bez ponoszenia jakiejkolwiek
odpowiedzialności wobec Oferenta.
h) Złożenie oferty lub jej akceptacja nie tworzy
zobowiązań Zamawiającego wobec Oferenta do zawarcia umowy handlowej. Umowa może
zostać zawarta wyłącznie w formie pisemnej. Przeprowadzenie negocjacji lub
wymiana korespondencji nie stanowi zawarcia umowy ani przyjęcia oferty.
i) Oferta musi zawierać wszystkie wymagane elementy i
być kompletna; brak uzupełnienia nie daje Oferentowi żadnych roszczeń wobec
Zamawiającego. Milczące przyjęcie oferty nie ma zastosowania; potwierdzenie
Zamawiającego wymaga formy dokumentowej.
j) Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Administratorem danych osobowych jest ITM
Polska Sp. z o.o.
k)
W ramach
postępowania Oferent nie ma prawa do wniesienia protestu ani odwołania.
11. Kryteria
oceny ofert
Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów
jakościowych i ekonomicznych. Ocena będzie dokonywana w sposób zapewniający
porównywalność ofert oraz zgodność z wymaganiami niniejszego Zapytania
Ofertowego.
Łącznie oferta może uzyskać maksymalnie 100
punktów.
Kryterium
Waga
Koszt prowizji i opłat
35%
Funkcjonalność rozwiązania i API
20%
Obsługa marketplace / split settlement
15%
Dostępne metody płatności
10%
SLA i niezawodność usługi
10%
Wsparcie techniczne i biznesowe
5%
Warunki umowy
5%
Razem
100%
a) Koszt prowizji i opłat – 35%
Ocena zostanie przeprowadzona na podstawie
całkowitego kosztu obsługi płatności wyliczonego w oparciu o strukturę oraz
wolumen transakcji przekazane przez Zamawiającego. Ocenie podlegać będą
wszelkie koszty związane ze świadczeniem usługi, w szczególności prowizje od
poszczególnych metod płatności, opłaty wdrożeniowe, opłaty abonamentowe, koszty
rozliczeń, zwrotów, chargeback oraz pozostałe opłaty dodatkowe.
b) Funkcjonalność rozwiązania i API – 20%
Ocena obejmować będzie stopień spełnienia wymagań
funkcjonalnych i technicznych określonych przez Zamawiającego, w szczególności:
możliwości integracji z platformą VTEX,
dostępność i funkcjonalność API,
obsługę webhooków,
dostępność środowiska testowego (sandbox),
obsługę zwrotów poprzez API,
raportowanie i eksport danych,
możliwości rozwoju oraz skalowalności rozwiązania.
c) Obsługa marketplace / split settlement – 15%
Ocena obejmować będzie funkcjonalności związane z
obsługą modelu marketplace, w szczególności:
możliwość automatycznego podziału płatności pomiędzy sprzedawców,
rozliczanie wielu podmiotów w ramach jednej transakcji,
obsługę zwrotów wielopodmiotowych,
raportowanie dla poszczególnych sklepów oraz centrali,
elastyczność modelu rozliczeń.
d) Dostępne metody płatności – 10%
Ocena obejmować będzie zakres dostępnych metod
płatności, ze szczególnym uwzględnieniem metod stanowiących największy udział w
obecnej strukturze transakcji Zamawiającego, tj.:
BLIK,
karty Visa i Mastercard,
Apple Pay,
Google Pay,
PayPo lub rozwiązania równoważne,
Open Banking / Pay-by-link.
Dodatkowo punktowana będzie dostępność
rozszerzonych metod płatności, takich jak Visa Mobile, Klarna, BLIK Płacę
Później, raty online czy płatności zagraniczne.
e) SLA i niezawodność usługi – 10%
Ocena obejmować będzie:
gwarantowaną dostępność usługi,
deklarowane poziomy SLA,
czas reakcji na zgłoszenia,
czas usuwania awarii,
sposób monitorowania i raportowania incydentów,
dostępność usługi w trybie 24/7.
f) Wsparcie techniczne i biznesowe – 5%
Ocena obejmować będzie:
dostępność dedykowanego opiekuna biznesowego,
dostępność dedykowanego wsparcia technicznego,
organizację procesu obsługi zgłoszeń,
wsparcie podczas wdrożenia i migracji,
jakość dokumentacji technicznej i szkoleniowej.
g) Warunki umowy – 5%
Ocena obejmować będzie:
elastyczność warunków współpracy,
długość okresu wypowiedzenia,
warunki zakończenia współpracy,
zobowiązania dotyczące migracji do innego dostawcy po zakończeniu
umowy,
proponowane zapisy dotyczące odpowiedzialności stron oraz kar
umownych.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która
uzyska najwyższą łączną liczbę punktów we wszystkich kryteriach oceny.
12. Terminy
związane z postępowaniem:
Lp.
Zdarzenie
Data
1.
Ostateczny termin składania ofert
(Oferty dostarczone po wskazanym powyżej
terminie nie będą rozpatrywane)
24.08.2026 do godz.
12:00
2.
Termin nadesłania
pytań od Oferentów wraz z podpisanym NDA
12.08.2026
3.
Terminy odesłania odpowiedzi na zadane
pytania
18.08.2026
4.
Terminy pierwszych spotkań z Oferentami
po złożeniu ofert
27.08.-04.09.2026
4.
Termin ostatecznej oceny ofert
Wrzesień/Październik
2026
13. Miejsce
składania ofert oraz
pytania do treści zapytania ofertowego
1) Oferent
jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem
Platformy Zakupowej Open Nexus
2)
W przypadku pytań:
a)
merytorycznych,
proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej
Open Nexus "Wyślij wiadomość”
b)
związanych z
obsługą Platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej
Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do
17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl
3) Wiadomości
z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.
4)
Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji
zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy przez Zamawiającego.
14. Załączniki
Załącznik
nr 1- NDA wzór
Załącznik
nr 2 – Formularz ofertowy- operator płatności
Wymagania dodatkowe:
CZAS ROZPOCZĘCIA ORAZ GOTOWOŚĆ DO REALIZACJI USŁUG (• deklarowana gotowość do rozpoczęcia świadczenia usług,
• zdolność do obsługi nowo otwieranych sklepów,
• elastyczność w zwiększaniu wolumenu obsługi.)
DOKUMENTY REJESTROWE FIRMY (Obligatoryjne załączniki: aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON )
Zakres i jakość oferowanych usług (• kompletności zakresu usług,
• jakości proponowanych rozwiązań organizacyjnych i procesowych,
• sposobu zapewnienia terminowości i bieżącej obsługi,
• dostępu do informacji księgowych i kadrowych,
• wsparcia w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi.)
UMOWA NDA (O podpisanie umowy NDA zostana poproszeni wybrani dostawcy na kolejnym etapie)
Kompetencje zespołu, doświadczenie (W ramach tego kryterium oceniane będzie doświadczenie Oferenta w świadczeniu usług
• księgowych oraz kadrowo-płacowych,
• dla podmiotów o podobnej skali, strukturze lub charakterze działalności (np. sieci sklepowe, podmioty wielooddziałowe).)
Referencje (Weryfikacji podlegać będą doświadczenia Oferenta w realizacji podobnych projektów, potwierdzone referencjami lub listami od klientów, ze szczególnym uwzględnieniem jakości wsparcia )
POLISA OC (Należy załączyć kopię aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Wykonawcy,)
Funkcjonalność rozwiązania i API (Ocena obejmować będzie stopień spełnienia wymagań funkcjonalnych i technicznych określonych przez Zamawiającego, w szczególności:
• możliwości integracji z platformą VTEX,
• dostępność i funkcjonalność API,
• obsługę webhooków,
• dostępność środowiska testowego (sandbox),
• obsługę zwrotów poprzez API,
• raportowanie i eksport danych,
• możliwości rozwoju oraz skalowalności rozwiązania.
)
Obsługa marketplace / split settlement (Ocena obejmować będzie funkcjonalności związane z obsługą modelu marketplace, w szczególności:
• możliwość automatycznego podziału płatności pomiędzy sprzedawców,
• rozliczanie wielu podmiotów w ramach jednej transakcji,
• obsługę zwrotów wielopodmiotowych,
• raportowanie dla poszczególnych sklepów oraz centrali,
• elastyczność modelu rozliczeń.)
Dostępne metody płatności (Ocena obejmować będzie zakres dostępnych metod płatności, ze szczególnym uwzględnieniem metod stanowiących największy udział w obecnej strukturze transakcji Zamawiającego, tj.:
• BLIK,
• karty Visa i Mastercard,
• Apple Pay,
• Google Pay,
• PayPo lub rozwiązania równoważne,
• Open Banking / Pay-by-link.
Dodatkowo punktowana będzie dostępność rozszerzonych metod płatności, takich jak Visa Mobile, Klarna, BLIK Płacę Później, raty online czy płatności zagraniczne.)
SLA i niezawodność usługi (Ocena obejmować będzie:
• gwarantowaną dostępność usługi,
• deklarowane poziomy SLA,
• czas reakcji na zgłoszenia,
• czas usuwania awarii,
• sposób monitorowania i raportowania incydentów,
• dostępność usługi w trybie 24/7.)
Wsparcie techniczne i biznesowe (Ocena obejmować będzie:
• dostępność dedykowanego opiekuna biznesowego,
• dostępność dedykowanego wsparcia technicznego,
• organizację procesu obsługi zgłoszeń,
• wsparcie podczas wdrożenia i migracji,
• jakość dokumentacji technicznej i szkoleniowej.)
Warunki umowy (Ocena obejmować będzie:
• elastyczność warunków współpracy,
• długość okresu wypowiedzenia,
• warunki zakończenia współpracy,
• zobowiązania dotyczące migracji do innego dostawcy po zakończeniu umowy,
• proponowane zapisy dotyczące odpowiedzialności stron oraz kar umownych.)
Time limit for receipt of tenders
2026-08-24 10:00:00.0
Category assortment
No category
Buyer details
ITM Polska Sp. z o.o.
