Organizacja dwudniowej konferencji w Krakowie w dn. 13-14.10.2026 organizowanej w ramach projektu "Samorząd otwarty na dane"
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERC.02.05-IP.01-0002/25 - „Samorząd otwarty na dane”
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usługi w następującym zakresie:
1. Wymagania lokalizacyjne:
a. Konferencja zostanie zorganizowana na terenie miasta Krakowa.
b. Wykonawca zapewni realizację zamówienia w obiekcie hotelowym posiadającym kategorię co najmniej 4 gwiazdek, zgodnie z przepisami regulującymi kategoryzację obiektów hotelarskich.
c. Ze względu na ogólnopolski charakter wydarzenia oraz przewidywany przyjazd uczestników transportem publicznym, lokalizacja obiektu musi umożliwiać dojazd z przystanku znajdującego się przy Dworcu Kraków Główny do przystanku położonego najbliżej obiektu:
i. bez konieczności przesiadek, tj. z wykorzystaniem jednej linii komunikacji miejskiej (tramwajowej lub autobusowej),
ii. w czasie nie dłuższym niż 15 minut zgodnie z aktualnym rozkładem jazdy komunikacji miejskiej w Krakowie w dni robocze a odległość od najbliższego przystanku do obiektu nie przekracza 500 m.
d. Obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w szczególności zapewniać:
i. dostęp do sal konferencyjnych, warsztatowych, restauracji oraz części noclegowej bez barier architektonicznych,
ii. możliwość zakwaterowania osób z niepełnosprawnościami,
iii. dostęp do odpowiednio przystosowanych sanitariatów.
e. Wszystkie miejsca w których będzie realizowane zamówienie, tj. noclegi, sala konferencyjna, sale warsztatowe oraz usługi gastronomiczne, muszą być zlokalizowane od siebie w odległości pieszego dojścia nie przekraczającego 15 minut.
2. Zapewnienie noclegów dla 35 uczestników (+/-10%) w dn. 12-14.10.2026 r.
a. Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem na dwie noce dla 35 uczestników w pokojach: 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania.
b. Hotel musi spełniać wymagania dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
c. Cena noclegu dla 1 osoby za noc nie może przekroczyć 300 zł brutto zgodnie z zapisami w „Katalogu wydatków kwalifikowalnych II priorytetu programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027”
3. Wynajem sali konferencyjnej dla 150 uczestników podczas pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026 r.):
a. Wynajem sali konferencyjnej na jeden dzień dla 150 uczestników
b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia konferencji (ekran, projektor,nagłośnienie, mikrofony).
c. Zapewnienie układ teatralnego sali wraz z niezbędnym wyposażeniem (krzesła, stolik kawowy na scenie, stolik na laptopa, fotele dla prelegentów).
4. Wynajem dwóch sal warsztatowych dla 75 uczestników łącznie podczas drugiego dnia wydarzenia (14.10.2026 r.):
a. Wynajem dwóch sal warsztatowych na jeden dzień dla 75 uczestników łącznie (każda z sal dla min. 30 uczestników),
b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia warsztatów (ekran, projektor, laptop, nagłośnienie, mikrofony) w każdej z sal.
c. Zapewnienie układu warsztatowego sal wraz z niezbędnym wyposażeniem do przeprowadzenia warsztatów.
5. Zapewnienie usługi cateringowej dla 150 uczestników w pierwszym dniu wydarzenia (13.10.2026 r. w godz. 9-16.30):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze.
b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.:
• Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach.
• Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju),
• Woda w szklanych butelkach oraz szklanki dla prelegentów na scenie wraz z usługą wymiany po sesjach,
• Przekąski:
o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki,
o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille,
o świeże owoce – ok. 150 g/os.,
c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący:
• min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki),
• min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki).
6. Zapewnienie usługi cateringowej dla 75 uczestników w drugim dniu wydarzenia (14.10.2026 r. w godz. 9-15):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze.
b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.:
• Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach.
• Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju),
• Przekąski:
o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki,
o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille,
o świeże owoce – ok. 150 g/os.,
c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący:
• min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki),
• min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki).
7. Organizację kolacji serwowanej dla 75 uczestników pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026, w godz. 19-21):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/20 osób), przygotowanie i zapewnienie stolików (min. 8-osobowych), bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze,
b. Usługa cateringowa serwowana obejmująca:
• zupę – 2 propozycje, w tym jedna wegańska (min. 300 ml/os.)
• danie główne – do wyboru propozycja mięsna i wegańska (min. 200 g/os.),
• dodatek do dania głównego np. ziemniaki/ryż (min. 150 g/os.),
• dodatek warzywny do dania głównego np. surówki/warzywa gotowane (min. 150 g/os.),
• deser - 2 rodzaje ciast lub deserów do wyboru, w tym 1 deser wegański (ok. 150 g/os.),
• napoje (woda, soki owocowe 100%) serwowane w dzbankach na stole,
• kawa i herbata – do wyboru.
Informacje dodatkowe:
Wszystkie przekąski oraz napoje muszą być na bieżąco uzupełniane i estetycznie serwowane oraz podpisane.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia specyficznych wymagań żywieniowych (np. udział posiłków wegańskich/mięsnych, alergie).
Zamawiający przekaże ostateczną liczbę noclegów najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Nowa Huta, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
FERC.02.05-IP.01-0002/25 - „Samorząd otwarty na dane”
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usługi w następującym zakresie:
1. Wymagania lokalizacyjne:
a. Konferencja zostanie zorganizowana na terenie miasta Krakowa.
b. Wykonawca zapewni realizację zamówienia w obiekcie hotelowym posiadającym kategorię co najmniej 4 gwiazdek, zgodnie z przepisami regulującymi kategoryzację obiektów hotelarskich.
c. Ze względu na ogólnopolski charakter wydarzenia oraz przewidywany przyjazd uczestników transportem publicznym, lokalizacja obiektu musi umożliwiać dojazd z przystanku znajdującego się przy Dworcu Kraków Główny do przystanku położonego najbliżej obiektu:
i. bez konieczności przesiadek, tj. z wykorzystaniem jednej linii komunikacji miejskiej (tramwajowej lub autobusowej),
ii. w czasie nie dłuższym niż 15 minut zgodnie z aktualnym rozkładem jazdy komunikacji miejskiej w Krakowie w dni robocze a odległość od najbliższego przystanku do obiektu nie przekracza 500 m.
d. Obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w szczególności zapewniać:
i. dostęp do sal konferencyjnych, warsztatowych, restauracji oraz części noclegowej bez barier architektonicznych,
ii. możliwość zakwaterowania osób z niepełnosprawnościami,
iii. dostęp do odpowiednio przystosowanych sanitariatów.
e. Wszystkie miejsca w których będzie realizowane zamówienie, tj. noclegi, sala konferencyjna, sale warsztatowe oraz usługi gastronomiczne, muszą być zlokalizowane od siebie w odległości pieszego dojścia nie przekraczającego 15 minut.
2. Zapewnienie noclegów dla 35 uczestników (+/-10%) w dn. 12-14.10.2026 r.
a. Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem na dwie noce dla 35 uczestników w pokojach: 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania.
b. Hotel musi spełniać wymagania dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
c. Cena noclegu dla 1 osoby za noc nie może przekroczyć 300 zł brutto zgodnie z zapisami w „Katalogu wydatków kwalifikowalnych II priorytetu programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027”
3. Wynajem sali konferencyjnej dla 150 uczestników podczas pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026 r.):
a. Wynajem sali konferencyjnej na jeden dzień dla 150 uczestników
b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia konferencji (ekran, projektor,nagłośnienie, mikrofony).
c. Zapewnienie układ teatralnego sali wraz z niezbędnym wyposażeniem (krzesła, stolik kawowy na scenie, stolik na laptopa, fotele dla prelegentów).
4. Wynajem dwóch sal warsztatowych dla 75 uczestników łącznie podczas drugiego dnia wydarzenia (14.10.2026 r.):
a. Wynajem dwóch sal warsztatowych na jeden dzień dla 75 uczestników łącznie (każda z sal dla min. 30 uczestników),
b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia warsztatów (ekran, projektor, laptop, nagłośnienie, mikrofony) w każdej z sal.
c. Zapewnienie układu warsztatowego sal wraz z niezbędnym wyposażeniem do przeprowadzenia warsztatów.
5. Zapewnienie usługi cateringowej dla 150 uczestników w pierwszym dniu wydarzenia (13.10.2026 r. w godz. 9-16.30):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze.
b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.:
• Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach.
• Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju),
• Woda w szklanych butelkach oraz szklanki dla prelegentów na scenie wraz z usługą wymiany po sesjach,
• Przekąski:
o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki,
o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille,
o świeże owoce – ok. 150 g/os.,
c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący:
• min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki),
• min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki).
6. Zapewnienie usługi cateringowej dla 75 uczestników w drugim dniu wydarzenia (14.10.2026 r. w godz. 9-15):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze.
b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.:
• Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach.
• Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju),
• Przekąski:
o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki,
o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille,
o świeże owoce – ok. 150 g/os.,
c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący:
• min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki),
• min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki).
7. Organizację kolacji serwowanej dla 75 uczestników pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026, w godz. 19-21):
a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/20 osób), przygotowanie i zapewnienie stolików (min. 8-osobowych), bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze,
b. Usługa cateringowa serwowana obejmująca:
• zupę – 2 propozycje, w tym jedna wegańska (min. 300 ml/os.)
• danie główne – do wyboru propozycja mięsna i wegańska (min. 200 g/os.),
• dodatek do dania głównego np. ziemniaki/ryż (min. 150 g/os.),
• dodatek warzywny do dania głównego np. surówki/warzywa gotowane (min. 150 g/os.),
• deser - 2 rodzaje ciast lub deserów do wyboru, w tym 1 deser wegański (ok. 150 g/os.),
• napoje (woda, soki owocowe 100%) serwowane w dzbankach na stole,
• kawa i herbata – do wyboru.
Informacje dodatkowe:
Wszystkie przekąski oraz napoje muszą być na bieżąco uzupełniane i estetycznie serwowane oraz podpisane.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia specyficznych wymagań żywieniowych (np. udział posiłków wegańskich/mięsnych, alergie).
Zamawiający przekaże ostateczną liczbę noclegów najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Nowa Huta, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
2026-07-28 10:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Event planning
Buyer details
Instytut Rozwoju Miast i Regionów
Targowa 45
03-728 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 6772201345
Targowa 45
03-728 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 6772201345
