Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie SOYMAX Sp. z o.o.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FELU.02.04-IP.01-0093/26 - Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie SOYMAX Sp. z o.o.
1. System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów
System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów jest jednym z elementów koncepcji Przemysłu 4.0, planowanej do wdrożenia w przedsiębiorstwie Zamawiającego.
System ma umożliwiać pełną cyfryzację dokumentacji przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów administracyjnych, finansowych i operacyjnych.
Rozwiązanie musi być dostarczone jako kompletne środowisko obejmujące:
• licencje systemowe,
• wdrożenie,
• konfigurację,
• integracje,
• migrację danych.
1.1. Digitalizacja dokumentów
System musi umożliwiać:
• skanowanie dokumentów papierowych
• import dokumentów z pliku PDF/JPG/PNG/TIFF/XML
• masowy import dokumentów
• automatyczne rozpoznawanie danych z dokumentów (OCR)
• automatyczne odczytywanie danych z faktur
• indeksowanie dokumentów
• nadawanie metadanych dokumentom
• archiwizację dokumentów
• wersjonowanie dokumentów
• wyszukiwanie pełnotekstowe
1.2. Obieg dokumentów workflow
System musi umożliwiać:
• tworzenie wieloetapowych ścieżek akceptacyjnych
• równoległą akceptację dokumentów przez wielu użytkowników
• automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy etapami
• definiowanie reguł biznesowych
• definiowanie warunków przejść pomiędzy etapami
• cofanie dokumentów do wcześniejszych etapów
• eskalację dokumentów
• obsługę zastępstw
• obsługę terminów realizacji zadań
• historię zmian i audyt działań użytkowników
1.3. Konfigurator procesów
System musi posiadać:
• graficzny konfigurator workflow typu low-code/no-code
• możliwość samodzielnego modelowania procesów przez administratora
• definiowanie formularzy elektronicznych
• tworzenie własnych typów dokumentów
• definiowanie reguł walidacyjnych
• definiowanie obowiązkowych pól
1.4. Integracje
System musi posiadać możliwość integracji z:
• systemem ERP używanym przez Zamawiającego
• systemem księgowym
• pocztą e-mail
• podpisem elektronicznym
• usługami katalogowymi Active Directory / LDAP
• API REST/SOAP
1.5. Obsługa KSeF
System powinien umożliwiać:
• pobieranie faktur z KSeF
• wizualizację dokumentów XML
• konwersję XML do PDF
• przypisywanie reguł dokumentom
• filtrowanie dokumentów
• automatyczne klasyfikowanie dokumentów
• automatyczne przypisywanie użytkowników
1.6. Dostęp użytkowników
System musi zapewniać:
• aplikację webową
• aplikację desktopową
• aplikację mobilną Android
• aplikację mobilną iOS
• wielopoziomowe uprawnienia
• role użytkowników
• logowanie SSO
1.7. Raportowanie
System musi umożliwiać:
• raportowanie czasu realizacji procesów
• raportowanie opóźnień
• raportowanie statusów dokumentów
• raportowanie efektywności procesów
• eksport raportów do Excel/PDF
1.8. Bezpieczeństwo
System musi zapewniać:
• zgodność z RODO
• szyfrowanie danych
• backup
• logi audytowe
• historię operacji
• kontrolę wersji dokumentów
• mechanizmy odzyskiwania danych
1.9. System powinien obejmować minimum:
• min. 8 użytkowników nazwanych lub równoważnych
• brak limitu liczby dokumentów
• brak limitu liczby workflow
• możliwość dalszej rozbudowy
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
2. Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów:
Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów obejmuje kompleksowe prace analityczne, konfigurację środowiska oraz uruchomienie procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, w celu ograniczenia papierowego obiegu, usprawnienia akceptacji i archiwizacji dokumentów oraz zapewnienia jednolitych zasad pracy na dokumentach w ujęciu między działowym. Zakres usługi obejmuje przygotowanie koncepcji wdrożenia (na podstawie przeglądu aktualnych typów dokumentów i sposobu ich przetwarzania), konfigurację repozytorium dokumentów i metadanych (indeksowanie, kategorie, uprawnienia), wdrożenie ścieżek przepływu pracy (np. akceptacje, dekretacja, zatwierdzanie, podpisy elektroniczne) oraz przygotowanie i uruchomienie mechanizmów raportowania i kontroli przebiegu spraw.
Usługa złożona z następujących etapów:
- audyt i planowanie, tj. analizę obecnych dokumentów papierowych i elektronicznych, identyfikację punktów krytycznych (miejsca opóźnień, duplikacji, braków formalnych) oraz opracowanie harmonogramu digitalizacji z określeniem priorytetów
- instalacja i konfiguracja rozwiązania, obejmująca przygotowanie środowiska pracy, ustawienia bezpieczeństwa, model ról i dostępów oraz konfigurację obiegów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkowników.
- integracja i testy, tj. uruchomienie połączeń z wykorzystywanymi w firmie systemami (np. ERP/CRM) oraz weryfikacja poprawności przepływu danych, uprawnień i rejestracji zdarzeń, z uwzględnieniem zgodności przetwarzania danych z wymaganiami RODO oraz przyjętymi w organizacji zasadami/standardami bezpieczeństwa informacji.
- uruchomienie obejmie uruchomienie pilotażowego obiegu dokumentów na wybranych procesach, a następnie rozszerzenie działania systemu na docelowy zakres wraz z migracją/zaimportowaniem uzgodnionych zbiorów danych i dokumentów. Po uruchomieniu wykonane zostaną
- testy końcowe obejmą testy obiegu dokumentów, raportów oraz integracji ukierunkowane na usuwanie błędów, doprecyzowanie konfiguracji oraz utrwalenie nowych sposobów pracy w organizacji.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
3. Usługa szkoleniowa z zakresu digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów – usługa obejmuje:
Celem usługi szkoleniowej jest przygotowanie pracowników do korzystania z nowych rozwiązań. Szkolenia powinny zapewnić pracownikom wiedzę i umiejętności niezbędne do efektywnego wykorzystania rozwiązań w codziennej pracy. Przeprowadzenie szkoleń nie może dezorganizować pracy całego zespołu pracowników.
Oferent winien przygotować Ramowy harmonogram wdrożeniowo-szkoleniowy uwzględniający czas niezbędny na realizację usług oraz konieczność zaangażowania pracowników po stronie Zamawiającego i Oferenta.
Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla 8 osób:
• administratorów systemu,
• pracowników,
• kadry zarządzającej.
Szkolenia muszą obejmować zakres minimum:
• Podstawy systemu: instalacja, struktura i role dostępu,
• Obieg dokumentów: rejestrowanie, akceptacje, wyszukiwanie i raportowanie,
• Ćwiczenia praktyczne: symulacje rzeczywistych procesów biznesowych ,
• Konfiguracja portalu pracowniczego,
• Dobre praktyki korzystania z rozwiązania informatycznego ze szczególnym uwzględnieniem aspektu cyberbezpieczeństwa.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
FELU.02.04-IP.01-0093/26 - Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie SOYMAX Sp. z o.o.
1. System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów
System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów jest jednym z elementów koncepcji Przemysłu 4.0, planowanej do wdrożenia w przedsiębiorstwie Zamawiającego.
System ma umożliwiać pełną cyfryzację dokumentacji przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów administracyjnych, finansowych i operacyjnych.
Rozwiązanie musi być dostarczone jako kompletne środowisko obejmujące:
• licencje systemowe,
• wdrożenie,
• konfigurację,
• integracje,
• migrację danych.
1.1. Digitalizacja dokumentów
System musi umożliwiać:
• skanowanie dokumentów papierowych
• import dokumentów z pliku PDF/JPG/PNG/TIFF/XML
• masowy import dokumentów
• automatyczne rozpoznawanie danych z dokumentów (OCR)
• automatyczne odczytywanie danych z faktur
• indeksowanie dokumentów
• nadawanie metadanych dokumentom
• archiwizację dokumentów
• wersjonowanie dokumentów
• wyszukiwanie pełnotekstowe
1.2. Obieg dokumentów workflow
System musi umożliwiać:
• tworzenie wieloetapowych ścieżek akceptacyjnych
• równoległą akceptację dokumentów przez wielu użytkowników
• automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy etapami
• definiowanie reguł biznesowych
• definiowanie warunków przejść pomiędzy etapami
• cofanie dokumentów do wcześniejszych etapów
• eskalację dokumentów
• obsługę zastępstw
• obsługę terminów realizacji zadań
• historię zmian i audyt działań użytkowników
1.3. Konfigurator procesów
System musi posiadać:
• graficzny konfigurator workflow typu low-code/no-code
• możliwość samodzielnego modelowania procesów przez administratora
• definiowanie formularzy elektronicznych
• tworzenie własnych typów dokumentów
• definiowanie reguł walidacyjnych
• definiowanie obowiązkowych pól
1.4. Integracje
System musi posiadać możliwość integracji z:
• systemem ERP używanym przez Zamawiającego
• systemem księgowym
• pocztą e-mail
• podpisem elektronicznym
• usługami katalogowymi Active Directory / LDAP
• API REST/SOAP
1.5. Obsługa KSeF
System powinien umożliwiać:
• pobieranie faktur z KSeF
• wizualizację dokumentów XML
• konwersję XML do PDF
• przypisywanie reguł dokumentom
• filtrowanie dokumentów
• automatyczne klasyfikowanie dokumentów
• automatyczne przypisywanie użytkowników
1.6. Dostęp użytkowników
System musi zapewniać:
• aplikację webową
• aplikację desktopową
• aplikację mobilną Android
• aplikację mobilną iOS
• wielopoziomowe uprawnienia
• role użytkowników
• logowanie SSO
1.7. Raportowanie
System musi umożliwiać:
• raportowanie czasu realizacji procesów
• raportowanie opóźnień
• raportowanie statusów dokumentów
• raportowanie efektywności procesów
• eksport raportów do Excel/PDF
1.8. Bezpieczeństwo
System musi zapewniać:
• zgodność z RODO
• szyfrowanie danych
• backup
• logi audytowe
• historię operacji
• kontrolę wersji dokumentów
• mechanizmy odzyskiwania danych
1.9. System powinien obejmować minimum:
• min. 8 użytkowników nazwanych lub równoważnych
• brak limitu liczby dokumentów
• brak limitu liczby workflow
• możliwość dalszej rozbudowy
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
2. Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów:
Usługa wdrożeniowa systemu do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów obejmuje kompleksowe prace analityczne, konfigurację środowiska oraz uruchomienie procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, w celu ograniczenia papierowego obiegu, usprawnienia akceptacji i archiwizacji dokumentów oraz zapewnienia jednolitych zasad pracy na dokumentach w ujęciu między działowym. Zakres usługi obejmuje przygotowanie koncepcji wdrożenia (na podstawie przeglądu aktualnych typów dokumentów i sposobu ich przetwarzania), konfigurację repozytorium dokumentów i metadanych (indeksowanie, kategorie, uprawnienia), wdrożenie ścieżek przepływu pracy (np. akceptacje, dekretacja, zatwierdzanie, podpisy elektroniczne) oraz przygotowanie i uruchomienie mechanizmów raportowania i kontroli przebiegu spraw.
Usługa złożona z następujących etapów:
- audyt i planowanie, tj. analizę obecnych dokumentów papierowych i elektronicznych, identyfikację punktów krytycznych (miejsca opóźnień, duplikacji, braków formalnych) oraz opracowanie harmonogramu digitalizacji z określeniem priorytetów
- instalacja i konfiguracja rozwiązania, obejmująca przygotowanie środowiska pracy, ustawienia bezpieczeństwa, model ról i dostępów oraz konfigurację obiegów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkowników.
- integracja i testy, tj. uruchomienie połączeń z wykorzystywanymi w firmie systemami (np. ERP/CRM) oraz weryfikacja poprawności przepływu danych, uprawnień i rejestracji zdarzeń, z uwzględnieniem zgodności przetwarzania danych z wymaganiami RODO oraz przyjętymi w organizacji zasadami/standardami bezpieczeństwa informacji.
- uruchomienie obejmie uruchomienie pilotażowego obiegu dokumentów na wybranych procesach, a następnie rozszerzenie działania systemu na docelowy zakres wraz z migracją/zaimportowaniem uzgodnionych zbiorów danych i dokumentów. Po uruchomieniu wykonane zostaną
- testy końcowe obejmą testy obiegu dokumentów, raportów oraz integracji ukierunkowane na usuwanie błędów, doprecyzowanie konfiguracji oraz utrwalenie nowych sposobów pracy w organizacji.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
3. Usługa szkoleniowa z zakresu digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów – usługa obejmuje:
Celem usługi szkoleniowej jest przygotowanie pracowników do korzystania z nowych rozwiązań. Szkolenia powinny zapewnić pracownikom wiedzę i umiejętności niezbędne do efektywnego wykorzystania rozwiązań w codziennej pracy. Przeprowadzenie szkoleń nie może dezorganizować pracy całego zespołu pracowników.
Oferent winien przygotować Ramowy harmonogram wdrożeniowo-szkoleniowy uwzględniający czas niezbędny na realizację usług oraz konieczność zaangażowania pracowników po stronie Zamawiającego i Oferenta.
Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla 8 osób:
• administratorów systemu,
• pracowników,
• kadry zarządzającej.
Szkolenia muszą obejmować zakres minimum:
• Podstawy systemu: instalacja, struktura i role dostępu,
• Obieg dokumentów: rejestrowanie, akceptacje, wyszukiwanie i raportowanie,
• Ćwiczenia praktyczne: symulacje rzeczywistych procesów biznesowych ,
• Konfiguracja portalu pracowniczego,
• Dobre praktyki korzystania z rozwiązania informatycznego ze szczególnym uwzględnieniem aspektu cyberbezpieczeństwa.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: bialski, Gmina: Drelów, Miejscowość: Kwasówka
Time limit for receipt of tenders
2026-07-10 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie
Category assortment
Licences and software
Buyer details
SOYMAX Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Jana Pawła II 13/13
20-535 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 7123140587
ul. Jana Pawła II 13/13
20-535 Lublin
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 7123140587
