„Skanowanie dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024.”
Notice description
Nazwa: Skanowanie dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024.
Opis: 2. Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY.
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE
OFERTOWE
Postępowanie
prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 593/2025
PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 11 grudnia 2025 r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 170 000
złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu
Skanowanie dokumentów stanowiących podstawę zmian w
ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024 – 210 000 stron
I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO
ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1
II. Opis przedmiotu
zamówienia
1.
Przedmiotem
niniejszego zamówienia jest przekształcenie do postaci cyfrowej, w drodze
skanowania, dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i
budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024.
2. W skład dowodów zmian wchodzą orzeczenia sądowe,
akty notarialne, decyzje administracyjne, zawiadomienia z sądu oraz inne
materiały określone w rozporządzeniu w sprawie ewidencji gruntów i
budynków.
3. Dokumenty zmian są ułożone chronologicznie, zgodnie
z numerami uwidocznionymi na pierwszych stronach dokumentów, w ramach
poszczególnych obrębów ewidencyjnych, których numery oraz zakres numerów zmian
jest uwidoczniony na każdym segregatorze. Dokumenty złożone są w 330
segregatorach plastikowych formatu A-4, każdy grubości 7,5 cm. Część dowodów
zmian to dokumenty wielokartkowe spięte w różny sposób, mogą zdarzyć się
formaty A3 i A2. Dowody zmian są poskładane do formatu A-4, jednostronne i
dwustronne.
4.
Szczegółowe wymagania
Zamawiającego określone są w Projekcie umowy stanowiącym ZAŁĄCZNIK
NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
5. Szczegółowy zakres zamówienia został określony
w Warunkach technicznych stanowiących ZAŁĄCZNIK NR 1 do Projektu umowy.
III.
TERMIN
REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Ustala się
następujące terminy wykonania zamówienia:
Data rozpoczęcia – data udzielenia
zamówienia
Data zakończenia –
do dnia 30 października 2026 r.
IV.
WARUNKI UDZIAŁU W
POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
Warunkiem udziału w postępowaniu
jest wykonanie
w sposób należyty w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym
upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – w tym okresie co najmniej dwóch zamówień polegających na wykonaniu skanowania
dokumentów uzasadniających wpisy do EGiB, o wartości co najmniej 30 000,00
zł brutto, wraz z podaniem ich zakresu, dat
wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem
dowodów o ich należytym wykonaniu.
Na potwierdzenie spełnienia tego warunku
Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3
do Zapytania ofertowego. Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające
ich należyte wykonanie.
Przedmiot wykazanych usług należy podać
z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania
warunku.
Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy
spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.
V. Opis sposobu obliczenia
ceny
1.
Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z
wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2.
Cena netto oferty musi odpowiadać wartości
podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 do
ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY.
3.
W
ZAŁĄCZNIKU NR 1 do
ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ
OFERTY należy podać cenę
(brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i
kwotę VAT.
4.
Cena
nie podlega waloryzacji.
VI.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze
oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu
oceny ofert
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie
kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym
kryterium o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny
ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:
XC x 100%
gdzie:
XC - liczba punktów przyznana w kryterium
cena (brutto)
Sposób obliczenia XC:
Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100
pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:
XC = cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty
VII. termin
składania ofert
1.
Oferty należy składać do dnia 26 czerwca 2026 r. do
godziny 09:30.
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się
za pośrednictwem platformy zakupowej.
3.
Składana oferta musi zawierać:
a)
wypełniony
ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,
b) wypełniony
ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG.
VIII. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami
Eliza Hryniewicz-Fieducik –
Departament Gospodarki
Nieruchomościami i Geodezji, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 113, telefon
55 239-31-14.
Zamawiający informuje, że korespondencja z
Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
IX.
PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do
treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki
realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają
zmianom
Zamawiający przekazuje projekt
Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
X. Informacje dodatkowe
1.
Zamawiający wymaga, aby
złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2.
Zamawiający zastrzega
sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego
przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez
podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru
oferty.
3.
Wykonawca
może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4.
W toku badania i oceny
ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji
dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
7. Wykonawca jest związany ofertą przez okres
30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu
składania ofert.
XI.
Załączniki
1.
ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,
2.
ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT
UMOWY,
3.
ZAŁĄCZNIK NR 3 - WYKAZ USŁUG.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew 30 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (Data rozpoczęcia– data udzielenia zamówienia
Data zakończenia– do dnia 30 października 2026 r.
Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Formularz oferty (Proszę załączyć wypełniony załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - Formularz oferty.)
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Projekt umowy (Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Wykaz usług (Proszę załączyć wypełniony załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - Wykaz usług.)
Opis: 2. Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY.
Ilość: 1 [usługa]
Opis i specyfikacja:
ZAPYTANIE
OFERTOWE
Postępowanie
prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 593/2025
PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 11 grudnia 2025 r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 170 000
złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu
Skanowanie dokumentów stanowiących podstawę zmian w
ewidencji gruntów i budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024 – 210 000 stron
I. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA – MIASTO
ELBLĄG
82-300 Elbląg, ul. Łączności 1
II. Opis przedmiotu
zamówienia
1.
Przedmiotem
niniejszego zamówienia jest przekształcenie do postaci cyfrowej, w drodze
skanowania, dokumentów stanowiących podstawę zmian w ewidencji gruntów i
budynków miasta Elbląga z lat 2020-2024.
2. W skład dowodów zmian wchodzą orzeczenia sądowe,
akty notarialne, decyzje administracyjne, zawiadomienia z sądu oraz inne
materiały określone w rozporządzeniu w sprawie ewidencji gruntów i
budynków.
3. Dokumenty zmian są ułożone chronologicznie, zgodnie
z numerami uwidocznionymi na pierwszych stronach dokumentów, w ramach
poszczególnych obrębów ewidencyjnych, których numery oraz zakres numerów zmian
jest uwidoczniony na każdym segregatorze. Dokumenty złożone są w 330
segregatorach plastikowych formatu A-4, każdy grubości 7,5 cm. Część dowodów
zmian to dokumenty wielokartkowe spięte w różny sposób, mogą zdarzyć się
formaty A3 i A2. Dowody zmian są poskładane do formatu A-4, jednostronne i
dwustronne.
4.
Szczegółowe wymagania
Zamawiającego określone są w Projekcie umowy stanowiącym ZAŁĄCZNIK
NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
5. Szczegółowy zakres zamówienia został określony
w Warunkach technicznych stanowiących ZAŁĄCZNIK NR 1 do Projektu umowy.
III.
TERMIN
REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Ustala się
następujące terminy wykonania zamówienia:
Data rozpoczęcia – data udzielenia
zamówienia
Data zakończenia –
do dnia 30 października 2026 r.
IV.
WARUNKI UDZIAŁU W
POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
Warunkiem udziału w postępowaniu
jest wykonanie
w sposób należyty w okresie ostatnich 5 lat liczonych wstecz od dnia, w którym
upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy – w tym okresie co najmniej dwóch zamówień polegających na wykonaniu skanowania
dokumentów uzasadniających wpisy do EGiB, o wartości co najmniej 30 000,00
zł brutto, wraz z podaniem ich zakresu, dat
wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem
dowodów o ich należytym wykonaniu.
Na potwierdzenie spełnienia tego warunku
Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3
do Zapytania ofertowego. Do wykazanych usług należy załączyć dowody określające
ich należyte wykonanie.
Przedmiot wykazanych usług należy podać
z taką szczegółowością, która umożliwi Zamawiającemu sprawdzenie spełniania
warunku.
Zamawiający oceniać będzie wyłącznie oferty Wykonawców, którzy
spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.
V. Opis sposobu obliczenia
ceny
1.
Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z
wykonaniem przedmiotu zamówienia.
2.
Cena netto oferty musi odpowiadać wartości
podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 do
ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY.
3.
W
ZAŁĄCZNIKU NR 1 do
ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ
OFERTY należy podać cenę
(brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i
kwotę VAT.
4.
Cena
nie podlega waloryzacji.
VI.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze
oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu
oceny ofert
1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie
kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.
2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym
kryterium o następującym znaczeniu:
(1) cena (brutto) - 100 %
3. Sposób oceny
ofert:
Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:
XC x 100%
gdzie:
XC - liczba punktów przyznana w kryterium
cena (brutto)
Sposób obliczenia XC:
Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100
pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:
XC = cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty
VII. termin
składania ofert
1.
Oferty należy składać do dnia 26 czerwca 2026 r. do
godziny 09:30.
2. Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się
za pośrednictwem platformy zakupowej.
3.
Składana oferta musi zawierać:
a)
wypełniony
ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY,
b) wypełniony
ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG.
VIII. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami
Eliza Hryniewicz-Fieducik –
Departament Gospodarki
Nieruchomościami i Geodezji, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 113, telefon
55 239-31-14.
Zamawiający informuje, że korespondencja z
Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.
IX.
PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do
treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki
realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają
zmianom
Zamawiający przekazuje projekt
Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.
X. Informacje dodatkowe
1.
Zamawiający wymaga, aby
złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.
2.
Zamawiający zastrzega
sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego
przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez
podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru
oferty.
3.
Wykonawca
może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4.
W toku badania i oceny
ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji
dotyczących treści złożonych ofert.
5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
7. Wykonawca jest związany ofertą przez okres
30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu
składania ofert.
XI.
Załączniki
1.
ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,
2.
ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT
UMOWY,
3.
ZAŁĄCZNIK NR 3 - WYKAZ USŁUG.
Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)
Warunki płatności (Przelew 30 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Termin realizacji (Data rozpoczęcia– data udzielenia zamówienia
Data zakończenia– do dnia 30 października 2026 r.
Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Formularz oferty (Proszę załączyć wypełniony załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - Formularz oferty.)
Oświadczenie sankcyjne (Oświadczam, że nie zachodzą w stosunku do mnie przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Projekt umowy (Proszę potwierdzić wpisując "Akceptuję")
Wykaz usług (Proszę załączyć wypełniony załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - Wykaz usług.)
Time limit for receipt of tenders
2026-06-26 07:30:00.0
Category assortment
No category
Buyer details
Urząd Miejski w Elblągu
