ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 46/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy RENGGLI SP Z O.O., NIP 5423234535, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi ACHEMA 2027, które odbędą się w dniach 14-18 czerwca 2027r. w Frankfurcie nad Menem, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2), stoisko otwarte z dwóch stron (narożne), dopuszcza się stoisko „w ciągu”, w przypadku, gdy organizator targów nie oferuje stoisk narożnych dla powierzchni 20 m2 (+/-2m2);
• preferowana lokalizacja: hala 12.0 Laboratory and Analytical Techniques, wymiary stoiska: 5mx4m;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata medialna, wpis do katalogu wystawców, visitor flat rate, sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• ściany stoiska o wysokości maksymalnej dopuszczalnej przez organizatora targów bez dodatkowych pozwoleń, wykonane z trudnozapalnego materiału. Na ścianach powinna być możliwość przymocowania halogenów oświetleniowych minimum co 1 m;
• podłoga powinna zostać posadowiona w bezpieczny sposób na całości stoiska odpowiednio przyklejona i zabezpieczona, wykonana z białych laminowanych błyszczących i trudno zapalnych paneli;
• stoisko powinno zapewniać dostępność komunikacyjną dla osób niepełnosprawnych;
• wyposażenie stoiska:
1 lada zamykana wykonana z białej błyszczącej trudnozapalnej płyty o wymiarach minimum 120 cm szerokości / 40 cm głębokości/ 100 cm wysokości;
1 krzesło wysokie typu hoker, kolor biały;
2 ekspozytory na katalogi;
6 krzeseł niskich kolorem korespondujących z pozostałą częścią zabudowy, kolor biały;
2 stoliki wykonane (blaty) z białej błyszczącej płyty podobnej do materiału wykonania lad;
2 sztuczne rośliny wysokości min. 140 cm;
• elementy dodatkowe – konstrukcja zadaszenia z lamelami i konstrukcja typu „opadająca ścianka” – dostawiany od podłogi element w kształcie łuku lub prostopadłej konstrukcji. „Konstrukcja” zaczyna się od podłogi i jest poprowadzona pionowo do elementu „sufitu” nad stolikami zapewniając odpowiednie oświetlenie, element „sufitu” o wymiarach nie mniejszych niż 6 m2, konieczna dodatkowa podpora aby ustabilizować elementy sufitu. Konstrukcja z połączenia płyty białej błyszczącej oraz z wybranego koloru drewnopodobnego, możliwość nakierowania halogenów na eksponaty;
• wszystkie elementy stoiska muszą być wykonane z elementów trudnozapalnych;
• oświetlenie halogenowe minimum 12 szt. dobrze oświetlające przestrzeń wystawienniczą, o mocy minimum 150 W każde;
• ilość gniazdek elektrycznych: na zapleczu minimum 8, na zewnątrz minimum 8;
• zaplecze nie większe niż 5m2 (max 2 x 2,5 m), zaplecze powinno być wyposażone w max 3 regały wykonane z niepalnego materiału o wymiarach minimum 1 m szerokości x 50 cm głębokości x 2 m wysokości, półki wzmocnione; zaplecze powinno być wyposażone w lodówkę minimum 60 litrową oraz ekspres do kawy; zaplecze powinno być zamykane na bezpieczne zamknięcie z kluczem, kolor zaplecza powinien korespondować z innymi elementami zabudowy;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
grafika zawierającą logotypy wystawcy o wymiarach nie mniejszych niż 1,5m szerokości i wysokości proporcjonalnej do loga firmy Renggli wraz z niezbędnym podpisem „Systemy mebli laboratoryjnych”;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony (meble specjalistyczne, dygestorium specjalistyczne) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok - targi ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy- Białystok;
• szacowana wielkość ładunku: 12 palet EURO o wadze do 500 kg każda;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Frankfurt – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot z Warszawy 12.06.2027r. przez godziną 13:00, wylot z Frankfurtu 19.06.2027r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 12-19.06.2027r. (7 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z szerokimi łóżkami;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy RENGGLI SP Z O.O., NIP 5423234535, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi ACHEMA 2027, które odbędą się w dniach 14-18 czerwca 2027r. w Frankfurcie nad Menem, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2), stoisko otwarte z dwóch stron (narożne), dopuszcza się stoisko „w ciągu”, w przypadku, gdy organizator targów nie oferuje stoisk narożnych dla powierzchni 20 m2 (+/-2m2);
• preferowana lokalizacja: hala 12.0 Laboratory and Analytical Techniques, wymiary stoiska: 5mx4m;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata medialna, wpis do katalogu wystawców, visitor flat rate, sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• ściany stoiska o wysokości maksymalnej dopuszczalnej przez organizatora targów bez dodatkowych pozwoleń, wykonane z trudnozapalnego materiału. Na ścianach powinna być możliwość przymocowania halogenów oświetleniowych minimum co 1 m;
• podłoga powinna zostać posadowiona w bezpieczny sposób na całości stoiska odpowiednio przyklejona i zabezpieczona, wykonana z białych laminowanych błyszczących i trudno zapalnych paneli;
• stoisko powinno zapewniać dostępność komunikacyjną dla osób niepełnosprawnych;
• wyposażenie stoiska:
1 lada zamykana wykonana z białej błyszczącej trudnozapalnej płyty o wymiarach minimum 120 cm szerokości / 40 cm głębokości/ 100 cm wysokości;
1 krzesło wysokie typu hoker, kolor biały;
2 ekspozytory na katalogi;
6 krzeseł niskich kolorem korespondujących z pozostałą częścią zabudowy, kolor biały;
2 stoliki wykonane (blaty) z białej błyszczącej płyty podobnej do materiału wykonania lad;
2 sztuczne rośliny wysokości min. 140 cm;
• elementy dodatkowe – konstrukcja zadaszenia z lamelami i konstrukcja typu „opadająca ścianka” – dostawiany od podłogi element w kształcie łuku lub prostopadłej konstrukcji. „Konstrukcja” zaczyna się od podłogi i jest poprowadzona pionowo do elementu „sufitu” nad stolikami zapewniając odpowiednie oświetlenie, element „sufitu” o wymiarach nie mniejszych niż 6 m2, konieczna dodatkowa podpora aby ustabilizować elementy sufitu. Konstrukcja z połączenia płyty białej błyszczącej oraz z wybranego koloru drewnopodobnego, możliwość nakierowania halogenów na eksponaty;
• wszystkie elementy stoiska muszą być wykonane z elementów trudnozapalnych;
• oświetlenie halogenowe minimum 12 szt. dobrze oświetlające przestrzeń wystawienniczą, o mocy minimum 150 W każde;
• ilość gniazdek elektrycznych: na zapleczu minimum 8, na zewnątrz minimum 8;
• zaplecze nie większe niż 5m2 (max 2 x 2,5 m), zaplecze powinno być wyposażone w max 3 regały wykonane z niepalnego materiału o wymiarach minimum 1 m szerokości x 50 cm głębokości x 2 m wysokości, półki wzmocnione; zaplecze powinno być wyposażone w lodówkę minimum 60 litrową oraz ekspres do kawy; zaplecze powinno być zamykane na bezpieczne zamknięcie z kluczem, kolor zaplecza powinien korespondować z innymi elementami zabudowy;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
grafika zawierającą logotypy wystawcy o wymiarach nie mniejszych niż 1,5m szerokości i wysokości proporcjonalnej do loga firmy Renggli wraz z niezbędnym podpisem „Systemy mebli laboratoryjnych”;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony (meble specjalistyczne, dygestorium specjalistyczne) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok - targi ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy- Białystok;
• szacowana wielkość ładunku: 12 palet EURO o wadze do 500 kg każda;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Frankfurt – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot z Warszawy 12.06.2027r. przez godziną 13:00, wylot z Frankfurtu 19.06.2027r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 12-19.06.2027r. (7 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z szerokimi łóżkami;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-06-26 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
