ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 47/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi FACHPACK 2027, Norymberga, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi FACHPACK 2027, Norymberga, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy TORPOL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 7190000879, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi FACHPACK 2027, które odbędą się w dniach 21-23 września 2027r. w Norymberdze, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach FACHPACK 2027, Norymberga, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2), stoisko otwarte z dwóch stron (narożne);
• preferowana lokalizacja: opakowania papierowe i ekoinnowacje, wymiary stoiska: 5mx4m;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• dodatkowo zakup reklamy w katalogu targowym FACHPACK (1/2 strony A4, kolor) oraz reklamy banerowej na stronie internetowej targów (emisja banera w standardowym pakiecie reklamowym organizatora targów przez okres minimum 30 dni przed rozpoczęciem targów lub w innym równoważnym pakiecie zapewniającym porównywalną ekspozycję reklamy);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska o podwyższonym standardzie z zabudową systemową oferowaną przez Organizatora targów FACHPACK (pakiet systemowy o podwyższonym standardzie oferowany przez organizatora targów lub rozwiązanie równoważne) z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany z paneli MDF lub płyty kompozytowej, konstrukcja aluminiowa, wysokość 3,0 m, kolor biały z elementami dekoracyjnymi (np. podświetlane grafiki firmowe na ścianach);
• wykładzina dywanowa premium, kolor grafitowy lub antracyt;
• oświetlenie sufitowe LED (8 punktów świetlnych) oraz podświetlane elementy ekspozycyjne;
• meble premium: lada recepcyjna (dł. 120 cm, szer. 45 cm, wys. 110 cm, MDF lakierowany, kolor biały), witryna ekspozycyjna (dł. 100 cm, szer. 40 cm, wys. 200 cm, szkło/aluminium), stoły konferencyjne (2 szt., blat szklany, śr. 90 cm, wys. 75 cm), krzesła tapicerowane (4 szt., kolor szary, styl nowoczesny), szafka na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm, MDF, kolor biały);
• gniazdka elektryczne: 6 szt. (w tym min. 2 w zapleczu socjalnym, umożliwiające podłączenie lodówki lub ekspresu do kawy);
• dekoracje: rośliny doniczkowe premium (2 szt., wysokość 150 cm, np. fikus benjamina, donica designerska);
• zaplecze socjalne: wydzielona przestrzeń o wymiarach min. 2 m x 2 m, wyposażona w szafkę na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm), wieszak na ubrania, lustro, mini-lodówka;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
druk na folii samoprzylepnej z laminatem ochronnym, powierzchnia grafik min. 12 m², montaż na ścianach stoiska, w tym zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• dodatkowo poza pakietem systemowym o podwyższonym standardzie, o którym mowa powyżej: 1 telewizor LED 55", rozdzielczość 4K, montaż na stojaku, 2 głośniki aktywne, moc 50 W, montaż na stojakach, 2 tablice informacyjne: rozmiar 70×100 cm, PCV, montaż na ścianie stoiska;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
• transport eksponatów w obie strony (worki papierowe pokazowe, gadżety reklamowe, trybunka z logo TORPOL, rollupy, ścianka reklamowa) w obsłudze door-to-door na trasie: Szczuczyn - targi FACHPACK 2027, NürnbergMesse GmbH Messezentrum 190471 Nürnberg, Germany, - Szczuczyn;
• szacowana wielkość ładunku: 1 paleta EURO o wadze do 200kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Norymberga – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, wylot z Warszawy 20.09.2027r., wylot z Norymbergi 24.09.2027r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 20-24.09.2027r. (4 noclegi);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów FACHPACK 2027, NürnbergMesse GmbH Messezentrum 190471 Nürnberg, Germany):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi FACHPACK 2027, Norymberga, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy TORPOL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 7190000879, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi FACHPACK 2027, które odbędą się w dniach 21-23 września 2027r. w Norymberdze, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach FACHPACK 2027, Norymberga, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich wymaganych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2), stoisko otwarte z dwóch stron (narożne);
• preferowana lokalizacja: opakowania papierowe i ekoinnowacje, wymiary stoiska: 5mx4m;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpis do katalogu wystawców, koszty marketingowe, sprzątanie, obsługa techniczna i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• dodatkowo zakup reklamy w katalogu targowym FACHPACK (1/2 strony A4, kolor) oraz reklamy banerowej na stronie internetowej targów (emisja banera w standardowym pakiecie reklamowym organizatora targów przez okres minimum 30 dni przed rozpoczęciem targów lub w innym równoważnym pakiecie zapewniającym porównywalną ekspozycję reklamy);
• montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska o podwyższonym standardzie z zabudową systemową oferowaną przez Organizatora targów FACHPACK (pakiet systemowy o podwyższonym standardzie oferowany przez organizatora targów lub rozwiązanie równoważne) z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• ściany z paneli MDF lub płyty kompozytowej, konstrukcja aluminiowa, wysokość 3,0 m, kolor biały z elementami dekoracyjnymi (np. podświetlane grafiki firmowe na ścianach);
• wykładzina dywanowa premium, kolor grafitowy lub antracyt;
• oświetlenie sufitowe LED (8 punktów świetlnych) oraz podświetlane elementy ekspozycyjne;
• meble premium: lada recepcyjna (dł. 120 cm, szer. 45 cm, wys. 110 cm, MDF lakierowany, kolor biały), witryna ekspozycyjna (dł. 100 cm, szer. 40 cm, wys. 200 cm, szkło/aluminium), stoły konferencyjne (2 szt., blat szklany, śr. 90 cm, wys. 75 cm), krzesła tapicerowane (4 szt., kolor szary, styl nowoczesny), szafka na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm, MDF, kolor biały);
• gniazdka elektryczne: 6 szt. (w tym min. 2 w zapleczu socjalnym, umożliwiające podłączenie lodówki lub ekspresu do kawy);
• dekoracje: rośliny doniczkowe premium (2 szt., wysokość 150 cm, np. fikus benjamina, donica designerska);
• zaplecze socjalne: wydzielona przestrzeń o wymiarach min. 2 m x 2 m, wyposażona w szafkę na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm), wieszak na ubrania, lustro, mini-lodówka;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
druk na folii samoprzylepnej z laminatem ochronnym, powierzchnia grafik min. 12 m², montaż na ścianach stoiska, w tym zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• dodatkowo poza pakietem systemowym o podwyższonym standardzie, o którym mowa powyżej: 1 telewizor LED 55", rozdzielczość 4K, montaż na stojaku, 2 głośniki aktywne, moc 50 W, montaż na stojakach, 2 tablice informacyjne: rozmiar 70×100 cm, PCV, montaż na ścianie stoiska;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
• transport eksponatów w obie strony (worki papierowe pokazowe, gadżety reklamowe, trybunka z logo TORPOL, rollupy, ścianka reklamowa) w obsłudze door-to-door na trasie: Szczuczyn - targi FACHPACK 2027, NürnbergMesse GmbH Messezentrum 190471 Nürnberg, Germany, - Szczuczyn;
• szacowana wielkość ładunku: 1 paleta EURO o wadze do 200kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Norymberga – Warszawa (WAW), lot z max 1 przesiadką, wylot z Warszawy 20.09.2027r., wylot z Norymbergi 24.09.2027r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 20-24.09.2027r. (4 noclegi);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów FACHPACK 2027, NürnbergMesse GmbH Messezentrum 190471 Nürnberg, Germany):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-06-26 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
