Opracowanie, wdrożenie i internacjonalizacja kompleksowego symulatora małoinwazyjnej chirurgii zrobotyzowanej
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FENG.01.01-IP.02-3030/23 - Opracowanie, wdrożenie i internacjonalizacja kompleksowego symulatora małoinwazyjnej chirurgii zrobotyzowanej
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego transportu międzynarodowego (door-to-door w obie strony) w procedurze Karnetu ATA (preferowana forma) lub odprawy czasowej dla ładunku targowego na wydarzenie "2026 Society of Robotic Surgery Annual Meeting" (SRS 2026).
2. Specyfikacja ładunku:
* Ładunek: Symulator chirurgii robotycznej (przeznaczenie edukacyjne) – 2 szt.
* Rodzaj opakowania: 2 szt. skrzyniopalety z tworzywa sztucznego (piętrowalne).
* Wymiary (Dł x Szer x Wys): Każda ze skrzyń 122 x 102 x 85 cm.
* Waga brutto całkowita: Skrzynia 1: 180 kg, Skrzynia 2: 160 kg. (podane z dokładnością do +/- 5% - ostateczną wagę Zamawiający poda przed wysyłką).
* Wartość zadeklarowana: 100 000 EUR.
3. Miejsca dostaw i odbiorów:
* Miejsce załadunku początkowego (Polska): Laparo Sp. z o.o., Al. Armii Krajowej 54, 50-541 Wrocław, Polska.
* Miejsce rozładunku w USA (Advanced Warehouse): 26 SRS Annual Meeting, Viper Tradeshow Services, 1485 Rail Head Blvd, Naples, FL 34110.
* Miejsce odbioru powrotnego w USA (Show Site): Diplomat Beach Resort - Grand & Atlantic Ballrooms, 3555 S. Ocean Dr., Hollywood, FL 33019.
4. Wymagania harmonogramowe i operacyjne (Kryteria bezwzględne):
* Dostawa (Inbound): Ładunek musi zostać dostarczony wyłącznie do magazynu (Advance Warehouse). Bezpośrednie dostawy na teren targów zostaną odrzucone.
* Ostateczny termin dostawy do magazynu bez naliczania kar to wtorek, 14 lipca 2026 r. (w godzinach 8:00 - 16:00, od poniedziałku do piątku).
* Odbiór powrotny (Outbound/Move-out): Sobota, 25 lipca 2026 r. w godzinach 14:00 - 21:00.
* Kierowca przewoźnika musi bezwzględnie zgłosić się do Viper Service Desk (Check-in) najpóźniej do godziny 19:00 w dniu 25 lipca 2026 r. (tzw. Freight Force) . Brak zgłoszenia grozi przymusowym przekazaniem ładunku lokalnemu przewoźnikowi.
* Jeśli ładunek nie zostanie załadowany do godziny 21:00 w sobotę, kierowca będzie musiał wrócić po odbiór w niedzielę, 26 lipca 2026 r. w godzinach 7:00 - 10:00. Oferta musi zakładać tę ewentualność.
* Szczegółowe wytyczne logistyczne, obostrzenia oraz zasady awizowania i odbioru ładunku określają załączone do postępowania dokumenty organizatora:
a) 26 SRS Logistics changes letter.pdf;
b) 26 SRS Exhibitor Kit REVISED.pdf (pełny podręcznik wystawcy). UWAGA DLA PRZEWOŹNIKA: W przypadku tego pliku prosimy o zapoznanie się wyłącznie z sekcjami dotyczącymi logistyki i transportu, w szczególności: stroną 2 (Quick Reference), stroną 3 (Move Out Information) oraz stroną 10 (Advance Warehouse Shipping Labels).
Oferent ma obowiązek zapoznać się z ich treścią i uwzględnić zawarte w nich wymogi (m.in. zakaz dostaw bezpośrednich na miejsce targów oraz rygorystyczne godziny odpraw) w swojej ofercie.
5. Procedury i Ubezpieczenie:
* Przewoźnik zobowiązany jest do pełnej obsługi celnej Karnetu ATA na wszystkich etapach granicznych. Karnet ATA zostanie przygotowany i opłacony przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z procedury odprawy czasowej zamiast karnetu ATA lecz karnet ATA jest preferowaną formą.
* Ubezpieczenie Cargo All-Risk: Ładunek zawiera wrażliwy sprzęt edukacyjny, w tym zintegrowane komponenty komputerowe oraz sprzęt audiowizualny (AV). Z uwagi na fakt, że organizator targów (Viper Tradeshow Services) oficjalnie wyłącza swoją odpowiedzialność ubezpieczeniową za sprzęt komputerowy i AV, wymagamy od Oferenta zapewnienia pełnego ubezpieczenia Cargo (od drzwi do drzwi) w obie strony na wartość 100 000 EUR.
Termin i sposób przygotowania ofert:
1.Termin składania Ofert to 23.06.2026 godz. 23:59 CET. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy potencjalni Dostawcy zostaną poinformowani poprzez Bazę Konkurencyjności.
2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Bazie Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Zamawiający nie dopuszcza innego sposobu złożenia Oferty.
5. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.
6.Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę firmy, adres, numer zapytania ofertowego, cenę netto (PLN/EUR), termin realizacji.
7. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP w dniu zakończenia przetargu.
8. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
9. Pytania należy składać poprzez Bazę konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. W wyjątkowych przypadkach, gdy zadanie pytania przy użyciu Bazy konkurencyjności wiąże się z ryzykiem ujawnienia informacji szczególnie wrażliwych, Zamawiający dopuszcza możliwość zadania pytania drogą e-mailową. W takich sytuacjach:
- obowiązkiem Wykonawcy jest uzasadnienie, że publikacja pytania w Bazie konkurencyjności przez Wykonawcę może narażać go na ujawnienie informacji szczególnie wrażliwych,
- Zamawiający zastrzega prawo do publikacji pytania w Bazie konkurencyjności w formie zanonimizowanej.
Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania. Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi. W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów
10. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
a. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
b. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.
Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:
1. Cena netto ryczałtowa (waga 100%) - Zamawiający oczekuje przedstawienia ceny ryczałtowej (all-inclusive) w obie strony, zawierającej transport, obsługę Karnetu ATA, ubezpieczenie cargo All-Risk oraz wszelkie opłaty dodatkowe (np. paliwowe, drogowe). W przypadku ofert w innej walucie, cena zostanie przeliczona po średnim kursie NBP z dnia zakończenia zbierania ofert. Sposób obliczania punktacji: (cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej) x 100 pkt x 100%.
2. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.
3. Kryterium wyboru ofert przedstawione jest w dalszej części postępowania. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację.
4.Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.
Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:
1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści w Bazie Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.
Postanowienia ogólne
1. Zamawiający wymaga, aby oferta była ważna 30 dni.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postępowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert ze wszystkimi Oferentami. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji.
Współpraca i komunikacja w trakcie przetargu
1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Bazy Konkurencyjności lub mailem: r.nowosielski@laparosimulators.com z zastrzeżeniem pkt 9 sekcji Termin i sposób przygotowanie oferty niniejszego Zapytania.
2. Wszelkie odpowiedzi będą udzielane Wykonawcom za pomocą Bazy Konkurencyjności przedmiotowego postępowania.
Miejsce realizacji
Kraj: Stany Zjednoczone Ameryki, Miejscowość: Naples
FENG.01.01-IP.02-3030/23 - Opracowanie, wdrożenie i internacjonalizacja kompleksowego symulatora małoinwazyjnej chirurgii zrobotyzowanej
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego transportu międzynarodowego (door-to-door w obie strony) w procedurze Karnetu ATA (preferowana forma) lub odprawy czasowej dla ładunku targowego na wydarzenie "2026 Society of Robotic Surgery Annual Meeting" (SRS 2026).
2. Specyfikacja ładunku:
* Ładunek: Symulator chirurgii robotycznej (przeznaczenie edukacyjne) – 2 szt.
* Rodzaj opakowania: 2 szt. skrzyniopalety z tworzywa sztucznego (piętrowalne).
* Wymiary (Dł x Szer x Wys): Każda ze skrzyń 122 x 102 x 85 cm.
* Waga brutto całkowita: Skrzynia 1: 180 kg, Skrzynia 2: 160 kg. (podane z dokładnością do +/- 5% - ostateczną wagę Zamawiający poda przed wysyłką).
* Wartość zadeklarowana: 100 000 EUR.
3. Miejsca dostaw i odbiorów:
* Miejsce załadunku początkowego (Polska): Laparo Sp. z o.o., Al. Armii Krajowej 54, 50-541 Wrocław, Polska.
* Miejsce rozładunku w USA (Advanced Warehouse): 26 SRS Annual Meeting, Viper Tradeshow Services, 1485 Rail Head Blvd, Naples, FL 34110.
* Miejsce odbioru powrotnego w USA (Show Site): Diplomat Beach Resort - Grand & Atlantic Ballrooms, 3555 S. Ocean Dr., Hollywood, FL 33019.
4. Wymagania harmonogramowe i operacyjne (Kryteria bezwzględne):
* Dostawa (Inbound): Ładunek musi zostać dostarczony wyłącznie do magazynu (Advance Warehouse). Bezpośrednie dostawy na teren targów zostaną odrzucone.
* Ostateczny termin dostawy do magazynu bez naliczania kar to wtorek, 14 lipca 2026 r. (w godzinach 8:00 - 16:00, od poniedziałku do piątku).
* Odbiór powrotny (Outbound/Move-out): Sobota, 25 lipca 2026 r. w godzinach 14:00 - 21:00.
* Kierowca przewoźnika musi bezwzględnie zgłosić się do Viper Service Desk (Check-in) najpóźniej do godziny 19:00 w dniu 25 lipca 2026 r. (tzw. Freight Force) . Brak zgłoszenia grozi przymusowym przekazaniem ładunku lokalnemu przewoźnikowi.
* Jeśli ładunek nie zostanie załadowany do godziny 21:00 w sobotę, kierowca będzie musiał wrócić po odbiór w niedzielę, 26 lipca 2026 r. w godzinach 7:00 - 10:00. Oferta musi zakładać tę ewentualność.
* Szczegółowe wytyczne logistyczne, obostrzenia oraz zasady awizowania i odbioru ładunku określają załączone do postępowania dokumenty organizatora:
a) 26 SRS Logistics changes letter.pdf;
b) 26 SRS Exhibitor Kit REVISED.pdf (pełny podręcznik wystawcy). UWAGA DLA PRZEWOŹNIKA: W przypadku tego pliku prosimy o zapoznanie się wyłącznie z sekcjami dotyczącymi logistyki i transportu, w szczególności: stroną 2 (Quick Reference), stroną 3 (Move Out Information) oraz stroną 10 (Advance Warehouse Shipping Labels).
Oferent ma obowiązek zapoznać się z ich treścią i uwzględnić zawarte w nich wymogi (m.in. zakaz dostaw bezpośrednich na miejsce targów oraz rygorystyczne godziny odpraw) w swojej ofercie.
5. Procedury i Ubezpieczenie:
* Przewoźnik zobowiązany jest do pełnej obsługi celnej Karnetu ATA na wszystkich etapach granicznych. Karnet ATA zostanie przygotowany i opłacony przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z procedury odprawy czasowej zamiast karnetu ATA lecz karnet ATA jest preferowaną formą.
* Ubezpieczenie Cargo All-Risk: Ładunek zawiera wrażliwy sprzęt edukacyjny, w tym zintegrowane komponenty komputerowe oraz sprzęt audiowizualny (AV). Z uwagi na fakt, że organizator targów (Viper Tradeshow Services) oficjalnie wyłącza swoją odpowiedzialność ubezpieczeniową za sprzęt komputerowy i AV, wymagamy od Oferenta zapewnienia pełnego ubezpieczenia Cargo (od drzwi do drzwi) w obie strony na wartość 100 000 EUR.
Termin i sposób przygotowania ofert:
1.Termin składania Ofert to 23.06.2026 godz. 23:59 CET. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy potencjalni Dostawcy zostaną poinformowani poprzez Bazę Konkurencyjności.
2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Bazie Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Zamawiający nie dopuszcza innego sposobu złożenia Oferty.
5. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.
6.Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę firmy, adres, numer zapytania ofertowego, cenę netto (PLN/EUR), termin realizacji.
7. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP w dniu zakończenia przetargu.
8. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
9. Pytania należy składać poprzez Bazę konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. W wyjątkowych przypadkach, gdy zadanie pytania przy użyciu Bazy konkurencyjności wiąże się z ryzykiem ujawnienia informacji szczególnie wrażliwych, Zamawiający dopuszcza możliwość zadania pytania drogą e-mailową. W takich sytuacjach:
- obowiązkiem Wykonawcy jest uzasadnienie, że publikacja pytania w Bazie konkurencyjności przez Wykonawcę może narażać go na ujawnienie informacji szczególnie wrażliwych,
- Zamawiający zastrzega prawo do publikacji pytania w Bazie konkurencyjności w formie zanonimizowanej.
Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania. Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi. W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów
10. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
a. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
b. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.
Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:
1. Cena netto ryczałtowa (waga 100%) - Zamawiający oczekuje przedstawienia ceny ryczałtowej (all-inclusive) w obie strony, zawierającej transport, obsługę Karnetu ATA, ubezpieczenie cargo All-Risk oraz wszelkie opłaty dodatkowe (np. paliwowe, drogowe). W przypadku ofert w innej walucie, cena zostanie przeliczona po średnim kursie NBP z dnia zakończenia zbierania ofert. Sposób obliczania punktacji: (cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej) x 100 pkt x 100%.
2. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.
3. Kryterium wyboru ofert przedstawione jest w dalszej części postępowania. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację.
4.Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.
Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:
1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści w Bazie Konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.
Postanowienia ogólne
1. Zamawiający wymaga, aby oferta była ważna 30 dni.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postępowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert ze wszystkimi Oferentami. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji.
Współpraca i komunikacja w trakcie przetargu
1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Bazy Konkurencyjności lub mailem: r.nowosielski@laparosimulators.com z zastrzeżeniem pkt 9 sekcji Termin i sposób przygotowanie oferty niniejszego Zapytania.
2. Wszelkie odpowiedzi będą udzielane Wykonawcom za pomocą Bazy Konkurencyjności przedmiotowego postępowania.
Miejsce realizacji
Kraj: Stany Zjednoczone Ameryki, Miejscowość: Naples
Time limit for receipt of tenders
2026-06-23 21:59:59.0
Location
Kraj: Stany Zjednoczone Ameryki, Miejscowość: Naples
Category assortment
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Laparo Sp. z o. o.
Al. Armii Krajowej 54
50-541 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8971818380
Al. Armii Krajowej 54
50-541 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8971818380
