„Organizacja turnusu edukacyjno – terapeutycznego dla dzieci z pieczy zastępczej oraz turnusu wzmacniającego kompetencje rodzicielskie dla rodzin zastępczych” w ramach realizacji projektu pt. „Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie kaliskim” numer FEWP.06.15-IZ.00-0003/23

Opis zapytania

Powstaje w kontekście projektu:
FEWP.06.15-IZ.00-0003/23 - Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie kaliskim

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie jednego 4-dniowego nieprzerwanego wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego oraz turnusu wzmacniającego kompetencje rodzicielskie z elementami integracyjnymi w ramach projektu pt. „Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie kaliskim” numer FEWP.06.15-IZ.00-0003/23, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski na lata 2021-2027. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia transportu, zakwaterowania, wyżywienia, zapewnienia miejsca na organizację warsztatów oraz zapewnienia atrakcji turystyczno–rekreacyjnych i ubezpieczenia dla uczestników wyjazdu.
Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego oraz turnusu wzmacniającego kompetencje rodzicielskie z uwzględnieniem następujących założeń (wszystkie niżej wymienione elementy Wykonawca musi wziąć pod uwagę przy wycenie usługi):
1)Termin wyjazdu (wykonania zamówienia): od 30 czerwca do 3 lipca 2026 r. lub od 7 do 10 lipca 2026 r.
2)Miejsce docelowe: miejscowości na terenie Polski o wysokim potencjale turystyczno-krajoznawczym, które sprzyjają zarówno wypoczynkowi, jak i realizacji celów edukacyjnych i terapeutycznych oddalone maksymalnie 250 km od Kępna (woj. wielkopolskie; powiat kępiński).
3)Liczba uczestników wyjazdu: 34 osoby (w tym 18 dzieci w różnym wieku) – dzieci z pieczy zastępczej oraz rodziny zastępcze. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby uczestników z przyczyn niezależnych, nieleżących po stronie Zamawiającego.
4)Wyjazd obejmuje 4-dniowy pobyt (3 noclegi) w obiekcie wypoczynkowym spełniającym następujące warunki:
a)Zakwaterowanie musi odbyć się w hotelu/pensjonacie/obiekcie o standardzie hotelowym nie niższym niż 3 gwiazdki zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1944) i Rozporządzeniem Ministra Gospodarki Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2004 nr 188 poz. 1945). Wykonawca w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego – Formularzu ofertowym wskazuje nazwę, adres obiektu.
b)Zakwaterowanie musi odbyć się w jednym obiekcie dla wszystkich rodzin z uwzględnieniem podziału na rodziny. Wymagane jest osobne zakwaterowanie każdej z rodzin (pokoje 2, 3, 4 i 7* osobowe). Nie dopuszcza się kwaterowania członków różnych rodzin w jednym pokoju. Ilość pokoi niezbędna do zakwaterowania zależna będzie od ostatecznej liczby uczestników i ilości członków rodzin. Wstępne zapotrzebowanie na zakwaterowanie przedstawia się następująco: 5 x pokój – 2 osobowy, 3 x pokój – 3 osobowy, 2 x pokój – 4 osobowy, 1 x pokój - 7 osobowy (*dopuszcza się dwa mniejsze pokoje, sąsiadujące ze sobą). Wymagane jest zapewnienie dla każdego z uczestników łóżka bez względu na wiek (łóżka 2 lub 1 osobowe). Każdy pokój powinien posiadać osobną łazienkę z prysznicem/wanną z dostępem do ciepłej i zimnej wody (24h/24h). Pokoje mają być wyposażone w zestaw ręczników (min. 1 mały, min. 1 duży) na osobę. Każdy pokój powinien posiadać bezpłatny dostęp do internetu (wi-fi).
c)Hotel/pensjonat/obiekt w którym zakwaterowani będą uczestnicy musi gwarantować możliwość rezerwacji dwóch dodatkowych (1 osobowych) pokoi z łazienkami dla prowadzących warsztaty oraz wyżywienie dla prowadzących (koszt zakwaterowania i wyżywienia pokrywać będą prowadzący indywidulanie - nie należy go wliczać do ceny oferty).
d)Zamawiający wymaga, aby pokoje dla uczestników znajdowały w budynku, najlepiej na jednym poziomie lub w wydzielonej jego części.
e)Miejsce zakwaterowania posiadać powinno (w jednym miejscu – kompleksie):
- zaplecze dydaktyczne umożliwiające przeprowadzenie warsztatów (2 samodzielne sale dydaktyczne z oknami zapewniającymi światło dzienne i możliwość wietrzenia, wyposażone, w stoły, miejsca siedzące dla uczestników, wi-fi, nagłośnienie, rzutnik)
-bazę żywieniową, miejsce gdzie będą odbywały się posiłki (restauracja/stołówka);
-pełne zaplecze sanitarne;
-salę zabaw, zewnętrzny plac zabaw/teren rekreacyjny oraz fakultatywnie wewnętrzny basen rekreacyjny (obiekty wyposażone w basen otrzymają dodatkową punktację);
-infrastrukturę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (np. winda, podjazdy).
5)Wykonawca podczas wyjazdu zapewnia 2 pełne dzienne zestawy żywieniowe (śniadanie i obiadokolacja w formie bufetu) dla każdego z uczestników wyjazdu, z zastrzeżeniem, że w dniu przyjazdu Wykonawca zapewni tylko obiadokolację, a w dniu wyjazdu (powrotu): śniadanie oraz suchy prowiant na podróż. Przez „suchy prowiant” należy rozumieć napój (woda gazowana/niegazowana) o pojemności co najmniej 0,5 litra, owoc oraz posiłek zgodny z normami określonymi przez Państwowy Zakład Higieny dla każdego z uczestników. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić potrzeby żywieniowe uczestników, w tym diety specjalne zgłoszone przez Zamawiającego (Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia posiłków wegetariańskich i/lub wg specjalistycznej diety zgodnie z potrzebami uczestników, o czym poinformuje Wykonawcę co najmniej na 3 dni przed przyjazdem poprzez e-mail). Wykonawca podczas całego wyjazdu zapewnia stały dostęp do wody pitnej.
6)Wykonawca pokrywa koszty związane z transportem. Do wyceny należy przyjąć następujące warunki:
a)Na potrzeby organizowanego transportu należy zapewnić sprawny (z ważnymi badaniami technicznymi), ubezpieczony (OC i NNW pasażerów) autokar z odpowiednią liczbą miejsc siedzących (wyposażonych w pasy bezpieczeństwa i klimatyzację) dla danej grupy (jeden autokar dla wszystkich uczestników) oraz odpowiednią liczbę uprawnionych kierowców (biorąc pod uwagę przewidywany czas jazdy w odniesieniu do liczby kilometrów, zgodnie z obowiązującymi normami – tak, by uniknąć przestojów na odpoczynek kierowcy). Transport musi być zorganizowany zgodnie obowiązującymi przepisami i wytycznymi, w tym w szczególności z Ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (tj. Dz.U z 2024 poz. 1251 z późn. zm) oraz Ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 477).
b)Na pokładzie autokaru należy zapewnić: opiekę pilota, serwis kawowy (kawa, herbata, woda, przekąski/słodycze).
c)Zamawiający nie dopuszcza możliwości transportu środkami komunikacji publicznej - zbiorowej, np. kolej, samolot.
d)Wyklucza się dowóz uczestników autokarem w godzinach nocnych, tzn. między godziną 22:00 a godziną 6:00.
e)W cenę oferty wliczyć należy koszty:
-przejazdu uczestników na miejsce wypoczynku i z powrotem (autokar należy podstawić do miejsca zbiórki wskazanego przez Zamawiającego na terenie miasta Kępna oraz zapewnić dowóz do miejsca wypoczynku; kurs powrotny z miejsca wypoczynku do miejsca zbiórki na terenie miasta Kępna);
-przewozów w trakcie wypoczynku/wycieczek fakultatywnych.
f)Przed wyjazdem Wykonawca zleca Policji lub Inspekcji Transportu drogowego kontrolę autokaru.
g)Przewoźnik zobowiązany będzie uruchomić klimatyzację, gdy temperatura w pojeździe przekraczać będzie 23°C.
h)W cenę transportu wliczyć należy wszelkie koszty związane z transportem w tym opłaty za parkingi, opłaty drogowe, itp. oraz koszty pracy kierowców.
i)W przypadku awarii autokaru lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca na własny koszt zobowiązuje się podstawić inny sprawny autokar (spełniający wymagania określone w ogłoszeniu o zamówieniu) w ciągu 2 godzin od wystąpienia awarii.
7)Wykonawca w programie wyjazdu musi uwzględnić:
a)Organizację jednego wieczoru integracyjnego dla rodziców i dzieci z grami i zabawami dla uczestników (Wykonawca zapewnia wszelki niezbędny sprzęt, materiały oraz prowadzącego).
b)Min. 4 wycieczki/atrakcje fakultatywne poza obiektem noclegowym dostosowane do wieku uczestników (w tym co najmniej 2 płatne - biletowane, bilety wstępu pokrywa Wykonawca). Program wyjazdu przewidujący większą liczbę wycieczek/atrakcji – otrzyma dodatkową punktację. Koszt realizacji wszystkich wycieczek i atrakcji fakultatywnych w całości obciąża Wykonawcę.
c)Czas oraz miejsce w obiekcie (2 samodzielne sale) na przeprowadzenie zajęć warsztatowych dla rodziców i zajęć warsztatowych dla dzieci w drugim, trzecim i czwartym dniu wyjazdu. Zajęcia powinny odbywać się w tym samym czasie - 2 h każdego dnia dla każdej z grup (I grupa – dzieci; II grupa – dorośli). W sumie podczas całego wyjazdu zaplanować należy 6 h warsztatów dla każdej z grup. Wykonawca nie pokrywa kosztów wynagrodzenia osób przeprowadzających warsztaty (koszt po stronie Zamawiającego).
d)Inne atrakcje/zajęcia animacyjne, np. zajęcia rekreacyjne, organizacja dyskoteki/ogniska, rozgrywki sportowe (zajęcia te mogą być zaplanowane zarówno na świeżym powietrzu jak i w sali – plan może ulec zmianie w zależności od pogody).
8)Szczegółowy program wyjazdu powinien obejmować ramowy plan każdego dnia wyjazdu, uwzględniający m.in.: czas wolny dla uczestników, przerwy na posiłki, czas przeznaczony na warsztaty, wycieczki/atrakcje fakultatywne, zajęcia animacyjne, wspólne formy spędzania czasu przez uczestników. Szczegółowy program wyjazdu uwzględniający wymogi niniejszego zapytania ofertowego Wykonawca składa wraz z formularzem ofertowym.
9)Wykonawca zapewnia:
a)Ubezpieczenie grupowe od następstw nieszczęśliwych wypadków dla wszystkich uczestników wyjazdu podczas całego wyjazdu.
b)Bezpłatny transport do placówek opieki zdrowotnej, jeżeli taki okaże się konieczny.
c)Opiekę pilota – osoby sprawującej nadzór nad pobytem rodzin (doraźna opieka medyczna; nadzór nad sprawami organizacyjnymi wyjazdu, w tym zakwaterowanie i wykwaterowanie rodzin, całodobowy pobyt w hotelu/pensjonacie w celu informowania rodzin o harmonogramie dnia oraz czuwanie nad realizacją programu wyjazdu).
d)Zgłoszenie organizacji wyjazdu do odpowiednich jednostek/organów jeśli przepis prawa tak stanowi.
Szczegóły - patrz zapytanie ofertowe PCPR.26.14.2026
Miejsce realizacji
Cała polska

Złóż ofertę

Termin składania ofert

2026-06-11 21:59:59.0

Lokalizacja

Kraj: Polska

Kategoria asortymentowa

Usługi gastronomiczne
Usługi hotelarskie
Organizacja podróży
Usługi kurierskie i pocztowe
Usługi transportowe, logistyczne, spedycyjne i magazynowe
Usługi transportu pasażerskiego

Dane nabywcy

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kępnie
Sienkiewicza 26
63-600 Kępno
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6191854471

Dane kontaktowe