ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/HDA/RS/2026
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FELU.09.02-IP.02-0061/24 - Rozwijaj się!
Przedmiotem zamówienia jest:
Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim” na terenie Tomaszowa Lubelskiego (woj. lubelskie) wraz z zapewnieniem materiałów dydaktycznych/ szkoleniowych, sali szkoleniowej, cateringu, ubezpieczenie NNW oraz egzaminu dla 10 uczestniczek/ków.
Szczegóły dotyczące szkolenia:
Szkolenie: "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim”
Czas trwania: 72h
Zajęcia mogą być realizowane w dniach poniedziałek – niedziele (w zależności od potrzeb i preferencji Uczestników), po 6 - 8h dydaktycznych dziennie (1h = 45 min) z uwzględnieniem przerw na catering oraz na przerwę kawową. Godziny szkolenia powinny być dopasowane do potrzeb i możliwości Uczestników Projektu. Zamawiający wymaga, aby program szkolenia był zgodny ze standardem tematycznym ww. kursu. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość prowadzenia zajęć w ramach kursów również w innych niż wyżej określono dniach, godzinach i wymiarze. Każde odstępstwo od wymogu, wymaga wyraźnej zgody Zamawiającego oraz uzgodnienia przez Strony.
Liczba uczestników: max 10 os.
Ostateczna liczba Uczestników Projektu może ulec zmianie w zależności od rezygnacji Uczestników Projektu z udziału w projekcie. W konsekwencji zmniejszeniu ulec może wynagrodzenie Wykonawcy proporcjonalnie do ostatecznej liczby Uczestników Projektu biorących udział w szkoleniu zawodowym. Ostateczna liczba Uczestników Projektu zostanie przedstawiona Wykonawcy w drodze kontaktów roboczych w zależności od rezygnacji Uczestników Projektu z udziału w projekcie.
Frekwencja: min. 80%
Ramowy program:
Moduł 1: Organizacja pracy współczesnej kancelarii i sekretariatu (12 h)
a) Struktura organizacyjna firmy i rola pracownika kancelaryjnego. Miejsce biura w
strukturze firmy, etykieta biznesowa i kultura pracy (krajowa vs. międzynarodowa).
b) Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA). Tworzenie,
obieg i archiwizacja dokumentów.
c) E-biuro i cyfryzacja. Systemy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją),
obieg faktur, bezpieczny podpis elektroniczny.
d) Business English: Słownictwo związane ze strukturą firmy, działami, stanowiskami
oraz wyposażeniem biura (Office Supplies & Equipment).
Moduł 2: Korespondencja biznesowa w języku polskim i angielskim (16 h)
a) Zasady redagowania pism urzędowych i handlowych. Układ graficzny pisma,
zwroty grzecznościowe, styl formalny.
b) Pisma rutynowe i problemowe. Zapytania ofertowe, oferty, zamówienia, reklamacje,
monity (wezwania do zapłaty).
c) Profesjonalna korespondencja e-mailowa. Zasady netykiety, tworzenie jasnych
tematów wiadomości, formułowanie wniosków.
d) Business English:
o Formuły rozpoczęcia i zakończenia listu/e-maila (Dear Sir/Madam, Yours
sincerely, Best regards).
o Przydatne idiomy i zwroty korporacyjne (np. as per your request, please find
attached, in reference to).
o Ćwiczenia: Pisanie i korekta e-maili w parach (tzw. peer review).
Moduł 3: Profesjonalna komunikacja interpersonalna i telefoniczna (12 h)
a) Obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Zasady asertywności, radzenie
sobie z trudnym klientem, zarządzanie konfliktami.
b) Telefoniczny savoir-vivre. Przyjmowanie i przekazywanie wiadomości, przełączanie
rozmów, radzenie sobie z barierą językową.
c) Business English (Telephone Skills):
o Standardowe zwroty: How can I help you?, Hold the line, please, Could you
spell that?.
o Alfabet fonetyczny NATO (Spelling) w praktyce biurowej.
o Symulacje: Odbieranie telefonów, umawianie spotkań, zapisywanie
wiadomości dla szefa (Taking messages).
Moduł 4: Organizacja spotkań, podróży służbowych i zarządzanie czasem (12h)
a) Zarządzanie czasem i kalendarzem przełożonego. Priorytetyzacja zadań (Macierz Eisenhowera), planowanie dnia pracy biura.
b) Logistyka spotkań i konferencji. Rezerwacja sal, przygotowanie agendy, catering, obsługa gości (w tym obcokrajowców).
c) Organizacja podróży służbowych (Travel Management). Rezerwacja biletów, hoteli, rozliczanie delegacji.
d) Business English: Tworzenie agendy spotkania (Meeting Agenda), pisanie protokołów
(Minutes of the meeting), rezerwacja usług w języku angielskim.
Moduł 5: Narzędzia IT w pracy biurowej (12 h)
a) Zaawansowane funkcje MS Office / Google Workspace. Word (szablony pism, korespondencja seryjna), Excel (proste bazy danych, sortowanie, tabele przestawne do raportów biurowych).
b) Kalendarze i planery. Outlook, Google Calendar, Trello/Asana w koordynacji pracy biura.
c) Business English: Angielskie interfejsy programów biurowych, komendy, słownictwo z zakresu IT i ochrony danych (RODO / GDPR w kontekście międzynarodowym).
Moduł 6: Powtórzenie, symulacje i egzamin końcowy (8 h)
a) Symulacja "Dzień z życia Office Managera" (4 h): Kompleksowe ćwiczenie
praktyczne. Kursanci otrzymują zestaw zadań (odebranie trudnego telefonu po angielsku, odpisanie na reklamację, zaplanowanie delegacji, wprowadzenie faktury do systemu pod presją czasu).
b) Egzamin końcowy (4 h):
o Część pisemna: Test wiedzy kancelaryjnej + zredagowanie e-maila po angielsku.
o Część ustna: Rozmowa telefoniczna lub powitanie zagranicznego gościa w sekretariacie.
Szczegóły dotyczące egzaminu:
Na zakończenie szkolenia każdy/a uczestnik/czka weźmie udział w egzaminie potwierdzającym zdobycie kompetencji w rozumieniu załącznika nr 2 „Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST” w zakresie "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim”.
Potwierdzenie nabycia kompetencji będzie uwzględniało następujące etapy:
− ETAP I – Zakres – zdefiniowanie w ramach wniosku o dofinansowanie (w przypadku projektów) lub karty usługi (w przypadku Podmiotowego Systemu Finansowania) grupy docelowej do objęcia wsparciem oraz wybranie zakresu tematycznego wsparcia, który będzie poddany ocenie,
− ETAP II – Wzorzec – określony przed rozpoczęciem form wsparcia i zrealizowany w projekcie/usłudze rozwojowej standard wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku przeprowadzonych działań (wraz z informacjami o kryteriach i metodach weryfikacji tych efektów). Sposób (miejsce) definiowania informacji wymaganych w etapie II powinien zostać określony przez instytucję organizującą konkurs/ przeprowadzającą nabór projektów (w przypadku projektów),
− ETAP III – Ocena – przeprowadzenie weryfikacji na podstawie kryteriów opisanych we wzorcu (etap II) po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie, przy zachowaniu rozdzielności funkcji pomiędzy procesem kształcenia i walidacji (np. walidacja jest prowadzona przez zewnętrzny podmiot w stosunku do instytucji szkoleniowej lub w jednej instytucji szkoleniowej proces walidacji jest prowadzony przez inną osobę aniżeli proces kształcenia),
− ETAP IV – Porównanie – porównanie uzyskanych wyników etapu III (ocena) z przyjętymi wymaganiami (określonymi na etapie II efektami uczenia się) po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie. Nabycie kompetencji potwierdzone jest uzyskaniem dokumentu zawierającego wyszczególnione efekty uczenia się odnoszące się do nabytej kompetencji.
Na podstawie osiągnięcia założonego poziomu efektu zrealizowanego szkolenia uczestnik/czka otrzyma certyfikat/zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wraz z wykazem kompetencji (certyfikat/zaświadczenie potwierdzające nabycie danych kompetencji (zaświadczenie zawiera: imię, nazwisko i PESEL uczestnika/czki, nazwę i adres placówki realizującej szkolenie, liczbę godzin szkolenia, datę realizacji, nabyte efekty, podpis osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki szkolącej).
W ramach realizacji usługi musi zostać zapewnione rozdzielenie procesu kształcenia od procesu walidacji i certyfikowania (egzamin przeprowadza inny podmiot lub inne osoby niż prowadzące szkolenie).
Szczegóły dotyczące materiałów dydaktycznych/szkoleniowych: (również dostosowane do indywidualnych potrzeb osób niepełnosprawnych): skrypt/książka, notes, długopis, teczka; a także wszystkie niezbędne materiały zużywalne do realizacji szkolenia.
Szczegóły dotyczące miejsca szkolenia/ sali szkoleniowej : Zamawiający wymaga, aby sala/budynek był/a odpowiednio wyposażony/a oraz spełniał/a wymogi dostępności (tj. pozbawione barier architektonicznych/ z ułatwieniami dostępu dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności; wsparcie musi się odbywać w warunkach zapewniających komfort uczenia się (odpowiedni metraż), sala spełniać warunki BHP, wymogi akustyczne, oświetleniowe, a także odpowiednie zaplecze sanitarne. Sala/budynek powinny być przestronna, ogrzewana lub wentylowana, autonomiczna i posiadać odpowiednie wyposażenie – stoliki i krzesła w odpowiedniej ilości, sprzęt audiowizualny: projektor i ekran, flipchart z pisakami, dostęp do Internetu. Sala, wejście oraz toaleta musi być przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami, w tym niepełnosprawnościami ruchowymi.
Szczegóły dotyczące cateringu - zapewnienie cateringu: obiad + przerwa kawowa (każdego dnia szkolenia)
Przerwa kawowa - słodkie lub słone przekąski typu paluszki/ciastka – porcja min. 100 g/osobę oraz woda mineralna gazowana i niegazowana – porcja po min. 0,25 l/osobę, a także herbata i kawa – porcja po min. 0,5 l/osobę, mleko do kawy 1 l/spotkanie oraz cukier 0,5kg/spotkanie. Obiad - (I danie zupa + II danie, napój), (dostarczone dania i produkty muszą być świeże i ciepłe): zupa tradycyjna (co najmniej 300 ml na osobę), porcja mięsa lub ryby lub porcja wegetariańska (co najmniej 150g na osobę), ziemniaki lub ryż lub frytki lub kasza (co najmniej 150g na osobę), surówki (co najmniej 150g na osobę), zapewnienie sztućców, niezbędnych naczyń.
Ubezpieczenie NNW – zapewnienie uczestnikom ubezpieczenia NNW na czas realizacji szkolenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: tomaszowski, Gmina: Tomaszów Lubelski, Miejscowość: Tomaszów Lubelski
FELU.09.02-IP.02-0061/24 - Rozwijaj się!
Przedmiotem zamówienia jest:
Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim” na terenie Tomaszowa Lubelskiego (woj. lubelskie) wraz z zapewnieniem materiałów dydaktycznych/ szkoleniowych, sali szkoleniowej, cateringu, ubezpieczenie NNW oraz egzaminu dla 10 uczestniczek/ków.
Szczegóły dotyczące szkolenia:
Szkolenie: "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim”
Czas trwania: 72h
Zajęcia mogą być realizowane w dniach poniedziałek – niedziele (w zależności od potrzeb i preferencji Uczestników), po 6 - 8h dydaktycznych dziennie (1h = 45 min) z uwzględnieniem przerw na catering oraz na przerwę kawową. Godziny szkolenia powinny być dopasowane do potrzeb i możliwości Uczestników Projektu. Zamawiający wymaga, aby program szkolenia był zgodny ze standardem tematycznym ww. kursu. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość prowadzenia zajęć w ramach kursów również w innych niż wyżej określono dniach, godzinach i wymiarze. Każde odstępstwo od wymogu, wymaga wyraźnej zgody Zamawiającego oraz uzgodnienia przez Strony.
Liczba uczestników: max 10 os.
Ostateczna liczba Uczestników Projektu może ulec zmianie w zależności od rezygnacji Uczestników Projektu z udziału w projekcie. W konsekwencji zmniejszeniu ulec może wynagrodzenie Wykonawcy proporcjonalnie do ostatecznej liczby Uczestników Projektu biorących udział w szkoleniu zawodowym. Ostateczna liczba Uczestników Projektu zostanie przedstawiona Wykonawcy w drodze kontaktów roboczych w zależności od rezygnacji Uczestników Projektu z udziału w projekcie.
Frekwencja: min. 80%
Ramowy program:
Moduł 1: Organizacja pracy współczesnej kancelarii i sekretariatu (12 h)
a) Struktura organizacyjna firmy i rola pracownika kancelaryjnego. Miejsce biura w
strukturze firmy, etykieta biznesowa i kultura pracy (krajowa vs. międzynarodowa).
b) Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA). Tworzenie,
obieg i archiwizacja dokumentów.
c) E-biuro i cyfryzacja. Systemy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją),
obieg faktur, bezpieczny podpis elektroniczny.
d) Business English: Słownictwo związane ze strukturą firmy, działami, stanowiskami
oraz wyposażeniem biura (Office Supplies & Equipment).
Moduł 2: Korespondencja biznesowa w języku polskim i angielskim (16 h)
a) Zasady redagowania pism urzędowych i handlowych. Układ graficzny pisma,
zwroty grzecznościowe, styl formalny.
b) Pisma rutynowe i problemowe. Zapytania ofertowe, oferty, zamówienia, reklamacje,
monity (wezwania do zapłaty).
c) Profesjonalna korespondencja e-mailowa. Zasady netykiety, tworzenie jasnych
tematów wiadomości, formułowanie wniosków.
d) Business English:
o Formuły rozpoczęcia i zakończenia listu/e-maila (Dear Sir/Madam, Yours
sincerely, Best regards).
o Przydatne idiomy i zwroty korporacyjne (np. as per your request, please find
attached, in reference to).
o Ćwiczenia: Pisanie i korekta e-maili w parach (tzw. peer review).
Moduł 3: Profesjonalna komunikacja interpersonalna i telefoniczna (12 h)
a) Obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Zasady asertywności, radzenie
sobie z trudnym klientem, zarządzanie konfliktami.
b) Telefoniczny savoir-vivre. Przyjmowanie i przekazywanie wiadomości, przełączanie
rozmów, radzenie sobie z barierą językową.
c) Business English (Telephone Skills):
o Standardowe zwroty: How can I help you?, Hold the line, please, Could you
spell that?.
o Alfabet fonetyczny NATO (Spelling) w praktyce biurowej.
o Symulacje: Odbieranie telefonów, umawianie spotkań, zapisywanie
wiadomości dla szefa (Taking messages).
Moduł 4: Organizacja spotkań, podróży służbowych i zarządzanie czasem (12h)
a) Zarządzanie czasem i kalendarzem przełożonego. Priorytetyzacja zadań (Macierz Eisenhowera), planowanie dnia pracy biura.
b) Logistyka spotkań i konferencji. Rezerwacja sal, przygotowanie agendy, catering, obsługa gości (w tym obcokrajowców).
c) Organizacja podróży służbowych (Travel Management). Rezerwacja biletów, hoteli, rozliczanie delegacji.
d) Business English: Tworzenie agendy spotkania (Meeting Agenda), pisanie protokołów
(Minutes of the meeting), rezerwacja usług w języku angielskim.
Moduł 5: Narzędzia IT w pracy biurowej (12 h)
a) Zaawansowane funkcje MS Office / Google Workspace. Word (szablony pism, korespondencja seryjna), Excel (proste bazy danych, sortowanie, tabele przestawne do raportów biurowych).
b) Kalendarze i planery. Outlook, Google Calendar, Trello/Asana w koordynacji pracy biura.
c) Business English: Angielskie interfejsy programów biurowych, komendy, słownictwo z zakresu IT i ochrony danych (RODO / GDPR w kontekście międzynarodowym).
Moduł 6: Powtórzenie, symulacje i egzamin końcowy (8 h)
a) Symulacja "Dzień z życia Office Managera" (4 h): Kompleksowe ćwiczenie
praktyczne. Kursanci otrzymują zestaw zadań (odebranie trudnego telefonu po angielsku, odpisanie na reklamację, zaplanowanie delegacji, wprowadzenie faktury do systemu pod presją czasu).
b) Egzamin końcowy (4 h):
o Część pisemna: Test wiedzy kancelaryjnej + zredagowanie e-maila po angielsku.
o Część ustna: Rozmowa telefoniczna lub powitanie zagranicznego gościa w sekretariacie.
Szczegóły dotyczące egzaminu:
Na zakończenie szkolenia każdy/a uczestnik/czka weźmie udział w egzaminie potwierdzającym zdobycie kompetencji w rozumieniu załącznika nr 2 „Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST” w zakresie "Pracownik Kancelaryjny z językiem angielskim”.
Potwierdzenie nabycia kompetencji będzie uwzględniało następujące etapy:
− ETAP I – Zakres – zdefiniowanie w ramach wniosku o dofinansowanie (w przypadku projektów) lub karty usługi (w przypadku Podmiotowego Systemu Finansowania) grupy docelowej do objęcia wsparciem oraz wybranie zakresu tematycznego wsparcia, który będzie poddany ocenie,
− ETAP II – Wzorzec – określony przed rozpoczęciem form wsparcia i zrealizowany w projekcie/usłudze rozwojowej standard wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku przeprowadzonych działań (wraz z informacjami o kryteriach i metodach weryfikacji tych efektów). Sposób (miejsce) definiowania informacji wymaganych w etapie II powinien zostać określony przez instytucję organizującą konkurs/ przeprowadzającą nabór projektów (w przypadku projektów),
− ETAP III – Ocena – przeprowadzenie weryfikacji na podstawie kryteriów opisanych we wzorcu (etap II) po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie, przy zachowaniu rozdzielności funkcji pomiędzy procesem kształcenia i walidacji (np. walidacja jest prowadzona przez zewnętrzny podmiot w stosunku do instytucji szkoleniowej lub w jednej instytucji szkoleniowej proces walidacji jest prowadzony przez inną osobę aniżeli proces kształcenia),
− ETAP IV – Porównanie – porównanie uzyskanych wyników etapu III (ocena) z przyjętymi wymaganiami (określonymi na etapie II efektami uczenia się) po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie. Nabycie kompetencji potwierdzone jest uzyskaniem dokumentu zawierającego wyszczególnione efekty uczenia się odnoszące się do nabytej kompetencji.
Na podstawie osiągnięcia założonego poziomu efektu zrealizowanego szkolenia uczestnik/czka otrzyma certyfikat/zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wraz z wykazem kompetencji (certyfikat/zaświadczenie potwierdzające nabycie danych kompetencji (zaświadczenie zawiera: imię, nazwisko i PESEL uczestnika/czki, nazwę i adres placówki realizującej szkolenie, liczbę godzin szkolenia, datę realizacji, nabyte efekty, podpis osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki szkolącej).
W ramach realizacji usługi musi zostać zapewnione rozdzielenie procesu kształcenia od procesu walidacji i certyfikowania (egzamin przeprowadza inny podmiot lub inne osoby niż prowadzące szkolenie).
Szczegóły dotyczące materiałów dydaktycznych/szkoleniowych: (również dostosowane do indywidualnych potrzeb osób niepełnosprawnych): skrypt/książka, notes, długopis, teczka; a także wszystkie niezbędne materiały zużywalne do realizacji szkolenia.
Szczegóły dotyczące miejsca szkolenia/ sali szkoleniowej : Zamawiający wymaga, aby sala/budynek był/a odpowiednio wyposażony/a oraz spełniał/a wymogi dostępności (tj. pozbawione barier architektonicznych/ z ułatwieniami dostępu dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności; wsparcie musi się odbywać w warunkach zapewniających komfort uczenia się (odpowiedni metraż), sala spełniać warunki BHP, wymogi akustyczne, oświetleniowe, a także odpowiednie zaplecze sanitarne. Sala/budynek powinny być przestronna, ogrzewana lub wentylowana, autonomiczna i posiadać odpowiednie wyposażenie – stoliki i krzesła w odpowiedniej ilości, sprzęt audiowizualny: projektor i ekran, flipchart z pisakami, dostęp do Internetu. Sala, wejście oraz toaleta musi być przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami, w tym niepełnosprawnościami ruchowymi.
Szczegóły dotyczące cateringu - zapewnienie cateringu: obiad + przerwa kawowa (każdego dnia szkolenia)
Przerwa kawowa - słodkie lub słone przekąski typu paluszki/ciastka – porcja min. 100 g/osobę oraz woda mineralna gazowana i niegazowana – porcja po min. 0,25 l/osobę, a także herbata i kawa – porcja po min. 0,5 l/osobę, mleko do kawy 1 l/spotkanie oraz cukier 0,5kg/spotkanie. Obiad - (I danie zupa + II danie, napój), (dostarczone dania i produkty muszą być świeże i ciepłe): zupa tradycyjna (co najmniej 300 ml na osobę), porcja mięsa lub ryby lub porcja wegetariańska (co najmniej 150g na osobę), ziemniaki lub ryż lub frytki lub kasza (co najmniej 150g na osobę), surówki (co najmniej 150g na osobę), zapewnienie sztućców, niezbędnych naczyń.
Ubezpieczenie NNW – zapewnienie uczestnikom ubezpieczenia NNW na czas realizacji szkolenia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: tomaszowski, Gmina: Tomaszów Lubelski, Miejscowość: Tomaszów Lubelski
Time limit for receipt of tenders
2026-06-11 10:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: tomaszowski, Gmina: Tomaszów Lubelski, Miejscowość: Tomaszów Lubelski
Category assortment
Training
Buyer details
HDA - CENTRUM SZKOLENIA, DORADZTWA FINANSOWEGO I BIZNESU HUBERT DURLIK
Leśna 1A/2
25-509 Kielce
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 9590808310
Leśna 1A/2
25-509 Kielce
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 9590808310
