Szacowanie kosztów zakupu oprogramowania do rozliczania kosztów nośników energetycznych w społeczności energetycznej

Notice description

Nazwa: dostawa systemu zgodnie ze wskazanymi funkcjonalnościami
Opis: kompletne wynagrodzenie za wykonanie systemu
Ilość: 1 [szt.]

Opis i specyfikacja:
Bydgoszcz, dnia 7 maja 2026 r.

ZZE.5.2026

 

 
 
 

zapytanie o cenę

(szacowanie wartości
zamówienia)

 
 

1.     
Nazwa
oraz adres Zamawiającego:

    
Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1,
85-102 Bydgoszcz

     Wydział przeprowadzający postępowanie:

      Zespół ds. Zarządzania
Energią

     
ul. Wojska Polskiego 65

     
85-825 Bydgoszcz

Nazwa:

 
Szacowanie kosztów zakupu oprogramowania do rozliczania kosztów nośników
energetycznych w społeczności energetycznej

 
2.      Cel
zamówienia:

 
Przedmiotem zapytania jest oszacowanie wartości
całkowitych kosztów budowy oprogramowania do zautomatyzowania zarządzania
dokumentami dot. energii w zakresie analizy danych, wykrywania błędów,
tworzenia statystyk, wskazywania anomalii, a także centralizacja danych oraz
usprawnienie systemu zarzadzania energią wspomagającego zarządzanie
społecznością energetyczną.

 
3.      Opis
przedmiotu zamówienia:

 
1)     
Zakres
digitalizacji – wymogi formalne

 
Robotyzacja
procesu pozyskiwania, dystrybucji, archiwizacji dokumentów za energię
elektryczną, paliwa gazowe, ciepło sieciowe, wodę i inne media od sprzedawcy

oraz dystrybutora dla jednostek samorządu terytorialnego z jednoczesnym
pozyskaniem danych z tych dokumentów.

Proces
składa się z czterech etapów:

1.       Pozyskiwanie
danych wyjściowych

Wykonawca za
pomocą oprogramowania typu RPA (Robotic Process Automation) loguje się do eBOK
sprzedawcy i dystrybutora poszczególnych mediów minimum raz dziennie

od poniedziałku do piątku i pobiera dokumenty, które nie zostały pobrane od
ostatniego logowania. Zamiennie system może pobierać dokumenty z wydzielonej
skrzynki mailowej w domenie członka społeczności energetycznej, na którą
trafiają dokumenty rozliczeniowe od sprzedawcy i dystrybutora mediów. Pobierane
są dokumenty tj.: faktury, wezwania do zapłaty, noty dotyczące kar umownych,
noty odsetkowe i inne dokumenty dostępne do pobrania. Dokumenty mają zostać
pobrane w formacie źródłowym pod unikalną nazwą zawierającą przynajmniej nr
dokumentu tak, aby możliwa była ich dalsza obróbka i pozyskanie danych.
Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane logowania do w/w portali lub
dostępy

do skrzynek mailowych. Proces dotyczy obsługi dokumentów elektronicznych dla wszystkich
zdefiniowanych w eBOKach kontrahentów. Dodatkowo Wykonawca ma utworzyć słownik
budynków, który będzie zawierać pola wg tabeli.

                System powinien
być sformatowany od przyjmowania, przetwarzania i analizowania danych
zdefiniowanych w tabeli nr 1 wg wymogów użytkownika.

 
2.       Pozyskiwanie
danych z dokumentów i ich analiza

Wykonawca za pomocą przygotowanego rozwiązania do automatyzacji procesów
dokona rozpoznania typu dokumentu źródłowego i jego przekształcenia w cyfrowy
strumień danych poprzez mechanizm mapowania danych. Dane pobrane z dokumentów
zasilą utworzoną bazę danych. Dodatkowo dla dokumentów typu faktura pobrany
zostanie minimum następujący zestaw danych określonych w poniższej tabeli.

 
Szczegółowy
zakres danych pobranych z poszczególnych typów dokumentów Wykonawca ustali z
Zamawiającym po podpisaniu umowy realizacyjnej.

Dodatkowo
zastosowany mechanizm mapowania musi pozwolić na dowolną zmianę mapowanych pól oraz
rozbudowę o kolejne pola, które system ma odczytywać z poszczególnych
dokumentów  i zapisywać do utworzonej
bazy danych.

Zamawiający
zakłada, że dokumenty udostępnione na eBOK sprzedawcy i dystrybutora lub
poprzez załącznik w formie mailowej, posiadają format PDF w postaci osadzonych
danych tekstowych w tych dokumentach i nie będzie konieczny proces ich
OCR’owania.

Wykonawca
umożliwi Zamawiającemu dostęp do pobranych dokumentów oraz bazy, która będzie
zawierała dane ze wszystkich zaczytanych dokumentów wraz ze szczegółowymi danymi
pochodzącymi z faktur oraz link do plików źródłowych. Codziennie pobierane dane
będą dopisywane do bazy. Zamawiający ma mieć możliwość przeglądania danych.
Dodatkowo system musi być wyposażony w mechanizm eksportu danych w formacie
xlsx, csv lub innych obsługiwanych przez Excel. Mechanizm musi pozwolić na
filtrowanie po określonym zakresie danych np. z zadanego okresu, danego typu.
System musi pozwolić na zapis arkusza Excel w postaci pliku. Właściwości pliku
Excel powinny umożliwiać pełną edycję danych, w tym kopiowanie wierszy i
kolumn. 

 
System musi
zachować ciągłość pracy nawet w przypadku, gdy zmieni się system/format
pobierania dokumentów w systemach eBOK. Dodatkowo system musi informować
Zamawiającego o zmianach na dokumentach, wysyłając alert na wskazany adres
e-mail.

 
 
3.      
Dystrybucja
dokumentów

Na podstawie
dostarczonej przez Zamawiającego listy zawierającej powiązanie PPE, PPG i
innych punktów poboru mediów z adresem e-mail wszystkie dokumenty mają zostać
wysłane na wskazane adresy e-mail. Dodatkowo system musi  umożliwiać prostą edycję powiązań punktów
poboru z adresem e-mail. W przypadku, gdy na dokumencie występuje więcej niż 1
numer punktu poboru powiązany z różnymi adresami e-mail, dokument należy wysłać
na wszystkie wskazane w powiązaniu adresy e-mail. W przypadku dokumentów, na
których nie występuje numer punktu poboru, a które powiązane są z innym
dokumentem źródłowym np. wezwanie, nota, system przekaże te dokumenty według punktów
poboru występujących na dokumentach źródłowych.

Zamawiający
dodatkowo otrzyma raport z informacją o pobranych dokumentach, dokumentach,
które zostały wysłane do jednostek i dokumentach, których nie udało się
dostarczyć do jednostek. W przypadku niedostarczenia, raport ma zawierać opis
błędu pozwalający na wprowadzenie odpowiednich korekt. W systemie musi istnieć
możliwość definiowania ile razy i w jakich interwałach system ma ponownie
próbować dostarczyć dokumenty do jednostek. W przypadku braku możliwości
dostarczenia dokumentu z powodu:

o   braku
rozpoznania danego punktu poboru,

o   braku  powiązania danego punktu poboru z  adresem e-mail,

o   braku
możliwości powiązania dokumentu pobranego bez punktu poboru z dokumentem  źródłowym,

o   po
określonej liczbie prób, dokument taki ma zostać skierowany na adres

e-mail wymieniony w konfiguracji.

Wysyłka
dokumentów oraz alertów odbywa się poprzez zdefiniowaną w domenie Zamawiającego
skrzynkę e-mail, do której dostęp przekaże Zamawiający Wykonawcy oraz wspólnie
ustalą dzienne limity wysyłek na ww. skrzynce.

 
4.      
Archiwizacja
dokumentów

System musi
umożliwić zdefiniowanie okresu, po którym określony rodzaj dokumentów
zostanie  usunięty zarówno z bazy, jak i
usunięte zostaną odpowiadające wpisom w bazie pliki. Domyślnie ten okres wynosi
5 lat od momentu pobrania dokumentu.

 
5.      
Zastrzeżenie
zamawiającego

Wykonawca może zaproponować autorskie rozwiązanie oparte na innych
zasadach jak opisane jeżeli w końcowym rezultacie zostaną osiągnięte zakładane parametry
wynikowe.

 
2)   
Rozliczenia w społecznościach energetycznych

1.       System
rozliczeniowy i automatyzacja

System
rozliczeniowy z pełną automatyzacją, który powinien konfigurować ceny, profile
członków i zasady bilansowania oraz zapewnić automatyczne generowanie faktur
oraz miesięczne raporty z dostępem 24/7 i intuicyjnym interfejsem. System
powinien umożliwiać w szczególności:

1.1.           
Automatyzacja
rozliczeń społeczności energetycznych

Platforma automatycznie przetwarza dane pomiarowe członków społeczności energetycznej i
przygotowuje zestawienia potrzebne do rozliczeń. System wspiera koordynatora/zarząd
w cyklicznym rozliczaniu energii.

1.2.           
Integracje z systemami zewnętrznymi

Platforma
umożliwia import danych pomiarowych z różnych systemów wykorzystywanych przez społeczności energetyczne.
Wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu.

 
1.3.           
Konfiguracja danych społeczności energetycznej

System umożliwia
konfigurację danych społeczności,
takich jak profile członków, ceny energii i umowy. Platforma wspiera
organizację procesu rozliczeniowego.

 
1.4.           
Platforma webowa i aplikacja mobilna

Dostęp do
systemu możliwy jest z poziomu przeglądarki oraz aplikacji mobilnej.
Koordynator/zarząd korzysta z panelu administracyjnego, a członkowie mają wgląd
w swoje dane energetyczne i rozliczenia.

 
2.       Miesięczne
rozliczenie w społeczności energetycznej – sposób realizacji  

2.1.           
Na początku okresu rozliczeniowego Platforma pobiera
dane pomiarowe dotyczące oddania energii do sieci oraz poboru energii z sieci
przez wszystkich członków społeczności.
Następnie system bilansuje energię w ramach społeczności, uwzględniając obowiązujące
regulacje oraz przyjęte zasady podziału.

2.2.           
Na tej podstawie generowane są zestawienia dla całej społeczności oraz indywidualne
podsumowania dla poszczególnych członków. Koordynator/zarząd otrzymuje pełny
raport energetyczno-finansowy, a członkowie mają wgląd w swoje dane, w tym
wielkość oddanej i pobranej energii oraz wynik rozliczenia. Dostęp do tych
informacji możliwy jest również poprzez aplikację mobilną.

2.3.           
Proces jest w pełni automatyczny i powtarzalny, co
zapewnia stabilność oraz przewidywalność działania w każdym okresie
rozliczeniowym.

 
3.      
Pełny proces w jednym środowisku

3.1.           
Platforma powinna
automatycznie przetwarzać dane pomiarowe dotyczące wszystkich członków społeczności
energetycznej. Na ich podstawie system powinien bilansować energię w ramach
wspólnoty oraz przygotowywać zestawienia oddania energii do sieci i poboru energii z
sieci dla poszczególnych członków.

3.2.           
Rozliczenia powinny powstawać w oparciu o rzeczywiste
dane pomiarowe oraz przyjęty model podziału korzyści.

3.3.           
Całość powinna odbywać się w jednym środowisku online,
bez konieczności ręcznego przetwarzania informacji.

3.4.           
Koordynator/zarząd społeczności energetycznej powinien
mieć stały dostęp do bilansu energii oraz okresowych raportów rozliczeniowych
dla całej społeczności energetycznej i jej członków.

3.5.           
Dane powinny być prezentowane w sposób czytelny i
uporządkowany.

 
4.       Rozliczenia
jako element zarządzania energią

4.1.           
System rozliczeń w ramach społeczności nie powinien ograniczać się do
generowania raportów.

4.2.           
System powinien umożliwiać analizę efektywności
funkcjonowania spółdzielni lub klastra energii w czasie, w tym:

4.2.1       
 poziomu
autokonsumpcji,

4.2.2       
struktury nadwyżek oraz

4.2.3       
wpływu przyjętego modelu działania na rzeczywiste
oszczędności.

4.3.           
Rozliczenia stają się narzędziem zarządzania energią,
a nie wyłącznie obowiązkiem administracyjnym.

 

 
5. Zastrzeżenie zamawiającego

 
Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań alternatywnych

Dane wynikowe powinny odpowiadać potrzebom zamawiającego

 
 
4.      Przekazanie przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia ma zostać wykonany
w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy.

 
 Tabele poglądowe zawierające niezbędne założenia dla działania systemu stanowią załącznik do niniejszego zapytania.

Wymagania dodatkowe:
offer_value (Wartość oferty)

Make an offer

Time limit for receipt of tenders

2026-05-14 10:36:00.0

Category assortment

No category

Buyer details

Urząd Miasta Bydgoszcz

Contact details