Polsko-Szwajcarski Program Rozwoju Miast
Notice description
Kody ze Wspólnego Słownika Zamówień:
• 79212100-4 - Usługi audytu finansowego
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi biegłego rewidenta polegającej na badaniu i weryfikacji sprawozdań finansowych, sprawozdań z realizacji oraz dokumentacji księgowej związanej z realizacją projektu „AkTYwne Miasto. Razem dla rozwoju Starachowic” w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, współfinansowanego z Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz z budżetu państwa, a także na sporządzaniu protokołów z przeprowadzonych badań, zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz Krajowymi Standardami Rewizji Finansowej.
2. Zgodnie z umową o dofinansowanie Zamawiający zobowiązany jest do składania sprawozdań rozliczeniowych, rocznych i końcowych z realizacji projektu (zgodnie ze wzorem – załącznikiem nr 7 do niniejszego zapytania ofertowego).
3. Szczegółowe założenia przedmiotu zamówienia:
a) Zamawiający jest zobowiązany sporządzać sprawozdania rozliczeniowe, roczne oraz sprawozdanie końcowe z realizacji Projektu, zgodnie ze wzorami udostępnionymi przez KIK-OP.
b) Zamawiający będzie składał sprawozdanie okresowe rozliczające wydatkowanie co najmniej 70% przekazanych dotychczas płatności. Sprawozdanie to przed złożeniem do KIK-OP powinno być poddane badaniu przez biegłego rewidenta (w zakresie wydatków beneficjenta i partnerów). Biegły weryfikuje całość dokumentacji. Protokół z badania biegłego rewidenta stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania.
c) Sprawozdania Zamawiający przesyła w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Zamawiający przedłoży do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej – Operatora Programu (KIK-OP) łącznie 7 sprawozdań z realizacji projektu.
• W przypadku sprawozdań okresowych:
rozliczeniowe - niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności;
• W przypadku sprawozdania rocznego – w terminie do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego;
• W przypadku sprawozdania końcowego z realizacji Projektu – w terminie do 31.03.2029 r.
A zatem Wykonawca jest zobowiązany do weryfikacji całości dokumentacji, sprawozdań i sporządzenia protokołów z ich badania w terminach umożliwiających terminowe przesłanie dokumentów przez Zamawiającego do KIK-OP.
d) W związku z rozliczaniem projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Zamawiający przedłoży opracowane przez Wykonawcę protokoły z badań sprawozdań do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (Operatora Programu) przewidywalnie w liczbie 7 protokołów z realizacji projektu:
• 3 sprawozdania rozliczeniowe wraz z protokołami z badań sprawozdań - niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności
• 3 sprawozdania roczne wraz z protokołami badań sprawozdań (do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego tj. do 15 lutego 2027, 2028 oraz 2029 r.),
• 1 sprawozdanie końcowe wraz z protokołem z badania sprawozdania (w terminie do 3 miesięcy od zakończenia realizacji Projektu).
e) W związku z powyższym Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• zmniejszenia liczby protokołów z badań,
• zwiększenia liczby protokołów z badań w ramach zamówienia o 1 protokół z badania sprawozdania rozliczeniowego (związane z rozliczeniem transz)
• dokonanie korekty sprawozdań już sporządzonych, na każde wezwanie Operatora Programu, w zakresie i w granicach wynikających z obowiązujących wytycznych Programu oraz dokumentów sporządzonych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia
f) W razie wystąpienia błędów w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, na wniosek KIK-OP, Beneficjent przekazuje do KIK-OP, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tego wniosku, poprawione wersje sprawozdania sporządzone w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej do KIK-OP. W przypadku wystąpienia w sprawozdaniu błędów, których poprawa wymaga ponownej weryfikacji sprawozdania przez biegłego rewidenta, termin ten ulega przedłużeniu do 10 dni roboczych.
g) KIK-OP może uzupełniać lub poprawiać sprawozdanie z realizacji Projektu w zakresie oczywistych omyłek o charakterze pisarskim lub rachunkowym, o czym informuje Beneficjenta w ciągu 5 dni roboczych.
h) KIK-OP akceptuje sprawozdania rozliczeniowe i końcowe z realizacji Projektu w terminie 60 dni roboczych od dnia jego przesłania przez Beneficjenta, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego terminu w przypadku skorzystania z uprawnień wskazanych w niniejszym punkcie lit. f lub g.
i) KIK-OP akceptuje sprawozdania roczne z realizacji Projektu w terminie 30 dni roboczych od dnia jego przesłania przez Beneficjenta, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego terminu w przypadku skorzystania z uprawnień wskazanych w niniejszym punkcie lit. f lub g.
j) KIK-OP informuje Beneficjenta o akceptacji sprawozdania z realizacji Projektu w terminie 7 dni roboczych od dnia jego akceptacji.
4. Zakres usługi świadczonej przez Wykonawcę obejmować będzie w szczególności:
a) Zweryfikowanie każdego sprawozdania oraz przygotowanie Protokołu z badania biegłego rewidenta w terminie maksymalnie 10 dni kalendarzowych, od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego możliwości udostępnienia dokumentów niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępniane będą wyłącznie w siedzibie Zamawiającego tj. Urząd Miejski w Starachowicach, ul. Radomska 45, 27-200 Starachowice. Wykonawca może sporządzać notatki i zestawienia niezbędne do realizacji usługi, z zachowaniem zasad poufności i ochrony danych.
b) Wykonawca musi zapewnić sprzęt i oprogramowane komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne i transport lokalny dla biegłego rewidenta/biegłych rewidentów. Zamawiający udostępni pomieszczenia biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy, w których znajduje się dokumentacja podlegająca badaniu.
c) Sporządzenie Protokołu z badania biegłego rewidenta zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszego zamówienia. Zamawiający każdorazowo będzie informował Wykonawcę o wszelkich zmianach Protokołu z badania biegłego rewidenta wprowadzanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – Operatora Programu. Wykonawca zobowiązuje się przygotować Protokół z badania biegłego rewidenta każdorazowo na aktualnym wzorze.
d) Zamawiający zastrzega, że badanie każdego sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego musi być oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, nie może zostać przeprowadzone w oparciu o próbę.
e) Informowanie Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach w sprawdzanym sprawozdaniu i podejmowanie niezbędnych kroków w porozumieniu z Zamawiającym prowadzących do usunięcia nieprawidłowości.
f) W razie wydania opinii zawierającej zastrzeżenia, co do prawidłowości lub rzetelności badanego sprawozdania, wydania o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne, szczegółowe, pisemne uzasadnienie ich przyczyn oraz wskaże prawidłowy sposób postępowania.
g) Sprawozdania wraz z zestawieniem dokumentów księgowych za dany okres powinny zostać zweryfikowane przez Wykonawcę (niezależnego biegłego rewidenta) w formie Protokołów z badania biegłego rewidenta. W ramach protokołu biegły rewident potwierdza, że kwota przedstawiona do rozliczenia w sprawozdaniu jest zgodna z dokumentami źródłowymi (fakturami/rachunkami/listami płac/umowami itp.) oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (przelewy lub dokumenty równoważne).
h) Projekt jest realizowany w Partnerstwie z Powiatem Starachowickim, który dysponuje swoim budżetem i raportuje wydatki na podstawie sprawozdań okresowych.
i) Wykonawca dokonuje sprawdzenia dokumentów finansowych również mając na uwadze Dokumenty i Wytyczne Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast finansowanego z mechanizmu Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej.
j) Wartość całego projektu wynosi 77 987 077,31 PLN z zastrzeżeniem, iż w przypadku nawiązania przez Beneficjenta partnerstwa z partnerem bilateralnym (partner ze Szwajcarii) Beneficjent może zawnioskować do KIK-OP o przyznanie dodatkowych środków na realizację tego partnerstwa w wysokości nie większej niż 672 720,00 PLN
k) Zamawiający przewiduje dokonywanie wynagrodzenia dla Wykonawcy po sporządzeniu każdego protokołu.
5. Zamówienie musi być realizowane w sposób zapewniający kwalifikowalność wydatków zgodnie z wytycznymi Programu.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: starachowicki, Gmina: Starachowice, Miejscowość: Starachowice
• 79212100-4 - Usługi audytu finansowego
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi biegłego rewidenta polegającej na badaniu i weryfikacji sprawozdań finansowych, sprawozdań z realizacji oraz dokumentacji księgowej związanej z realizacją projektu „AkTYwne Miasto. Razem dla rozwoju Starachowic” w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, współfinansowanego z Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz z budżetu państwa, a także na sporządzaniu protokołów z przeprowadzonych badań, zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz Krajowymi Standardami Rewizji Finansowej.
2. Zgodnie z umową o dofinansowanie Zamawiający zobowiązany jest do składania sprawozdań rozliczeniowych, rocznych i końcowych z realizacji projektu (zgodnie ze wzorem – załącznikiem nr 7 do niniejszego zapytania ofertowego).
3. Szczegółowe założenia przedmiotu zamówienia:
a) Zamawiający jest zobowiązany sporządzać sprawozdania rozliczeniowe, roczne oraz sprawozdanie końcowe z realizacji Projektu, zgodnie ze wzorami udostępnionymi przez KIK-OP.
b) Zamawiający będzie składał sprawozdanie okresowe rozliczające wydatkowanie co najmniej 70% przekazanych dotychczas płatności. Sprawozdanie to przed złożeniem do KIK-OP powinno być poddane badaniu przez biegłego rewidenta (w zakresie wydatków beneficjenta i partnerów). Biegły weryfikuje całość dokumentacji. Protokół z badania biegłego rewidenta stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania.
c) Sprawozdania Zamawiający przesyła w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Zamawiający przedłoży do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej – Operatora Programu (KIK-OP) łącznie 7 sprawozdań z realizacji projektu.
• W przypadku sprawozdań okresowych:
rozliczeniowe - niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności;
• W przypadku sprawozdania rocznego – w terminie do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego;
• W przypadku sprawozdania końcowego z realizacji Projektu – w terminie do 31.03.2029 r.
A zatem Wykonawca jest zobowiązany do weryfikacji całości dokumentacji, sprawozdań i sporządzenia protokołów z ich badania w terminach umożliwiających terminowe przesłanie dokumentów przez Zamawiającego do KIK-OP.
d) W związku z rozliczaniem projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Zamawiający przedłoży opracowane przez Wykonawcę protokoły z badań sprawozdań do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (Operatora Programu) przewidywalnie w liczbie 7 protokołów z realizacji projektu:
• 3 sprawozdania rozliczeniowe wraz z protokołami z badań sprawozdań - niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystania co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności
• 3 sprawozdania roczne wraz z protokołami badań sprawozdań (do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego tj. do 15 lutego 2027, 2028 oraz 2029 r.),
• 1 sprawozdanie końcowe wraz z protokołem z badania sprawozdania (w terminie do 3 miesięcy od zakończenia realizacji Projektu).
e) W związku z powyższym Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• zmniejszenia liczby protokołów z badań,
• zwiększenia liczby protokołów z badań w ramach zamówienia o 1 protokół z badania sprawozdania rozliczeniowego (związane z rozliczeniem transz)
• dokonanie korekty sprawozdań już sporządzonych, na każde wezwanie Operatora Programu, w zakresie i w granicach wynikających z obowiązujących wytycznych Programu oraz dokumentów sporządzonych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia
f) W razie wystąpienia błędów w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, na wniosek KIK-OP, Beneficjent przekazuje do KIK-OP, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tego wniosku, poprawione wersje sprawozdania sporządzone w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej do KIK-OP. W przypadku wystąpienia w sprawozdaniu błędów, których poprawa wymaga ponownej weryfikacji sprawozdania przez biegłego rewidenta, termin ten ulega przedłużeniu do 10 dni roboczych.
g) KIK-OP może uzupełniać lub poprawiać sprawozdanie z realizacji Projektu w zakresie oczywistych omyłek o charakterze pisarskim lub rachunkowym, o czym informuje Beneficjenta w ciągu 5 dni roboczych.
h) KIK-OP akceptuje sprawozdania rozliczeniowe i końcowe z realizacji Projektu w terminie 60 dni roboczych od dnia jego przesłania przez Beneficjenta, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego terminu w przypadku skorzystania z uprawnień wskazanych w niniejszym punkcie lit. f lub g.
i) KIK-OP akceptuje sprawozdania roczne z realizacji Projektu w terminie 30 dni roboczych od dnia jego przesłania przez Beneficjenta, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego terminu w przypadku skorzystania z uprawnień wskazanych w niniejszym punkcie lit. f lub g.
j) KIK-OP informuje Beneficjenta o akceptacji sprawozdania z realizacji Projektu w terminie 7 dni roboczych od dnia jego akceptacji.
4. Zakres usługi świadczonej przez Wykonawcę obejmować będzie w szczególności:
a) Zweryfikowanie każdego sprawozdania oraz przygotowanie Protokołu z badania biegłego rewidenta w terminie maksymalnie 10 dni kalendarzowych, od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego możliwości udostępnienia dokumentów niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępniane będą wyłącznie w siedzibie Zamawiającego tj. Urząd Miejski w Starachowicach, ul. Radomska 45, 27-200 Starachowice. Wykonawca może sporządzać notatki i zestawienia niezbędne do realizacji usługi, z zachowaniem zasad poufności i ochrony danych.
b) Wykonawca musi zapewnić sprzęt i oprogramowane komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne i transport lokalny dla biegłego rewidenta/biegłych rewidentów. Zamawiający udostępni pomieszczenia biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy, w których znajduje się dokumentacja podlegająca badaniu.
c) Sporządzenie Protokołu z badania biegłego rewidenta zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszego zamówienia. Zamawiający każdorazowo będzie informował Wykonawcę o wszelkich zmianach Protokołu z badania biegłego rewidenta wprowadzanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej – Operatora Programu. Wykonawca zobowiązuje się przygotować Protokół z badania biegłego rewidenta każdorazowo na aktualnym wzorze.
d) Zamawiający zastrzega, że badanie każdego sprawozdania rozliczeniowego/ rocznego/ końcowego musi być oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, nie może zostać przeprowadzone w oparciu o próbę.
e) Informowanie Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach w sprawdzanym sprawozdaniu i podejmowanie niezbędnych kroków w porozumieniu z Zamawiającym prowadzących do usunięcia nieprawidłowości.
f) W razie wydania opinii zawierającej zastrzeżenia, co do prawidłowości lub rzetelności badanego sprawozdania, wydania o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne, szczegółowe, pisemne uzasadnienie ich przyczyn oraz wskaże prawidłowy sposób postępowania.
g) Sprawozdania wraz z zestawieniem dokumentów księgowych za dany okres powinny zostać zweryfikowane przez Wykonawcę (niezależnego biegłego rewidenta) w formie Protokołów z badania biegłego rewidenta. W ramach protokołu biegły rewident potwierdza, że kwota przedstawiona do rozliczenia w sprawozdaniu jest zgodna z dokumentami źródłowymi (fakturami/rachunkami/listami płac/umowami itp.) oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (przelewy lub dokumenty równoważne).
h) Projekt jest realizowany w Partnerstwie z Powiatem Starachowickim, który dysponuje swoim budżetem i raportuje wydatki na podstawie sprawozdań okresowych.
i) Wykonawca dokonuje sprawdzenia dokumentów finansowych również mając na uwadze Dokumenty i Wytyczne Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast finansowanego z mechanizmu Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej.
j) Wartość całego projektu wynosi 77 987 077,31 PLN z zastrzeżeniem, iż w przypadku nawiązania przez Beneficjenta partnerstwa z partnerem bilateralnym (partner ze Szwajcarii) Beneficjent może zawnioskować do KIK-OP o przyznanie dodatkowych środków na realizację tego partnerstwa w wysokości nie większej niż 672 720,00 PLN
k) Zamawiający przewiduje dokonywanie wynagrodzenia dla Wykonawcy po sporządzeniu każdego protokołu.
5. Zamówienie musi być realizowane w sposób zapewniający kwalifikowalność wydatków zgodnie z wytycznymi Programu.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: starachowicki, Gmina: Starachowice, Miejscowość: Starachowice
Time limit for receipt of tenders
2026-05-18 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: świętokrzyskie, Powiat: starachowicki, Gmina: Starachowice, Miejscowość: Starachowice
Category assortment
Audit and controlling
Buyer details
Gmina Starachowice
Radomska 45
27-200 Starachowice
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 6641909150
Radomska 45
27-200 Starachowice
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 6641909150
